Crear y administrar equipos

Los equipos en HubSpot te ayudan a organizar a los usuarios en grupos estructurados para que puedas gestionar el acceso, los informes y la visibilidad de los registros de manera más eficiente. Al asignar usuarios a un equipo principal y a equipos adicionales (solo Enterprise ), puedes controlar a qué registros pueden acceder y cómo aparecen tus datos en los informes basados en equipos.

Los equipos son especialmente útiles cuando deseas crear informes basados en grupos, dirigir conversaciones a grupos específicos o administrar cómo ven los diferentes usuarios los registros en HubSpot. Por ejemplo, puede agrupar a sus representantes de ventas en equipos regionales para poder informar sobre el rendimiento de cada región.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Entender los equipos

Equipo principal

• El equipo principal de un usuario es el equipo principal al que está asignado.
• Los miembros del equipo principal verán todas las vistas de registros personalizadas configuradas para el equipo.

Equipos adicionales

• Los miembros del equipo adicional obtienen los beneficios jerárquicos de los miembros del equipo principal para los equipos anidados. Esto significa que un usuario que sea miembro de un equipo adicional con varios equipos anidados también tendrá visibilidad sobre esos miembros de equipos adicionales y, desde un punto de vista jerárquico, será visible para los equipos superiores a ese.
• Ser un miembro más de un equipo sólo permite al usuario acceder a los registros y contenidos del equipo. Los miembros adicionales del equipo no se incluirán en ningún informe de equipo, regla de enrutamiento (por ejemplo, reglas de enrutamiento de conversaciones), notificación de equipo (excepto notificaciones de formularios) o acciones de rotación de workflow. Tampoco podrán ver ninguna de las vistas de registro personalizadas del equipo configuradas para la barra lateral izquierda, la columna central o la barra lateral derecha, y no podrán ser etiquetados en los comentarios de la bandeja de conversaciones de entrada. 

Equipos padre y anidados

• Los usuarios de una cuenta Enterprise pueden crear una estructura organizativa anidando un equipo debajo de otro equipo (el equipo principal).
• Los equipos principales pueden ver todo lo que tienen por debajo, pero un equipo anidado no puede ver todo lo que es propiedad del equipo principal.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El número de equipos que puedes crear depende de tu suscripción. Más información sobre los límites de equipos en tu cuenta.
• Si el miembro del equipo forma parte de otro equipo principal y lo asignas a otro equipo principal, se ajustará automáticamente como miembro extra del equipo. Aprende a cambiar el equipo principal de un usuario.
• Los usuarios con permisos de propiedad de equipo pueden acceder a los registros propiedad de cualquier miembro de sus equipos asignados y, si crea equipos anidados ( sóloEnterprise ), a los miembros de los equipos anidados del equipo. Más información sobre los permisos solo para el equipo.
• Cuando actualizas el propietario de un registro, la propiedad del equipo de HubSpot se completará automáticamente con el equipo principal de ese usuario. Para cambiar el equipo, edite el propietario del contacto.

Crear equipos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos. 
3. Haga clic en la pestaña Equipos y, a continuación, en Crear equipo. Introducir el nombre del equipo en el panel derecho. 
4. Si eres usuario de Enterprise , puedes crear una jerarquía de equipos y anidar tu nuevo equipo bajo un equipo existente:
   • Haz clic en la casilla de verificación Poner este equipo debajo de otro equipo.
   • Haga clic en el menú desplegable Este equipo se encuentra debajo y seleccione el equipo.
5. Para agregar miembros del equipo al equipo, haz clic en el menú desplegable Miembros del equipo y luego selecciona los usuarios. 
6. Haz clic en Guardar. 

Gestionar equipos

Una vez creado un equipo, puedes editar su información, moverlo entre equipos principales (solo Enterprise) o eliminarlo. 

Editar equipos existentes

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Usuarios & Equipos.
3. Haz clic en lapestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si eres unusuario Enterprise y el equipo que quieres editar es un equipo anidado, haz clic primero en el nombre del equipo principal para localizarlo y editarlo.
5. Pase el ratón por encima del nombre del equipo y haga clic en Editar.
6. Realice los cambios necesarios en el campo Nombre del equipo.
7. Para añadir o eliminar usuarios del equipo, utilice el menú desplegable Miembros del equipo y, a continuación, seleccione los usuarios que desee añadir o eliminar. También puedes gestionar el equipo de un usuario desde susajustesen .
8. Haz clic en Guardar.

Desplazar un equipo

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Usuarios & Equipos.
3. Haz clic en lapestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si eres unusuario Enterprise y el equipo que quieres editar está anidado debajo de otro equipo, haz clic primero en el nombre del equipo principal para localizarlo y editarlo.
5. Pase el ratón por encima del nombre del equipo y haga clic en Mover.
6. En el cuadro de diálogo:
   • Utiliza el menú desplegable Equipos para seleccionar los equipos que deseas mover. Los equipos anidados que estén por debajo de ese equipo también serán trasladados.
   • Utiliza el menú desplegable Este equipo va para seleccionar el nuevo equipo al que deseas mover los equipos seleccionados.
7. Haz clic en Guardar.

Eliminar lista

Nota: si hay materiales asignados al equipo, se recomienda reasignar esos materiales a otro equipo antes de eliminarlos. Si no hay otros equipos asignados a esos materiales cuando se eliminan, los materiales quedarán sin asignar y disponibles para que todos los de la cuenta los vean.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Usuarios & Equipos.
3. Haz clic en lapestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si eres unusuario Enterprise y el equipo que quieres editar está debajo de otro equipo, haz clic primero en el nombre del equipo que está encima para localizar tu equipo y poder editarlo.
5. Pase el ratón por encima del nombre del equipo y haga clic en Eliminar.
6. En el cuadro de diálogo, haga clic en Eliminar equipo.

Gestionar la asignación de un equipo a un usuario individual

Además de poder editar los miembros del equipo desde la página de configuración de equipos, también puedes configurar los equipos de un usuario desde su configuración de usuario:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en el nombre del usuario.
4. En la página de configuración del usuario, haz clic en la pestaña Configuración.
5. En la barra lateral izquierda, haz clic en Equipos.
6. Utiliza el menú desplegable Equipo principal para seleccionar el equipo principal del usuario. 
7. Si el usuario está asignado a un equipo principal, puede utilizar el menú desplegable Equipos adicionales para asignarlo a equipos adicionales.
8. Haz clic en Guardar.