Lataa ja jaa asiakirjoja

Asiakirjat-työkalun avulla voit rakentaa koko tiimillesi sisällön kirjaston , johon voit ladata asiakirjoja ja jakaa niitä yhteystietojesi kanssa. Asiakirjatyökalu auttaa sinua ymmärtämään, mitkä kontaktit ovat kiinnostuneita jakamastasi sisällöstä ja milloin on oikea aika seurata näitä kiinnostuneita potentiaalisia asiakkaita.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitä toimenpiteitä on toteutettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Asiakirjojen kuvausten luomiseksi sinun on otettava tekoälyasetukset käyttöön.
• Jos haluat ladata, tarkastella ja jakaa enemmän kuin viisi ensimmäistä tili lisättyä asiakirjaa, sinun on täytettävä jokin seuraavista kriteereistä:
  • Jos olet myynti tai Service Hub Professional- tai tili käyttäjä, sinulla on oltava määritetty myynti tai Paikka.
  • Jos olet myynti tai Service Hub Starter tili käyttäjä, sinulla on oltava määritetty Paikka.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Koska asiakirjoja jaetaan julkisesti, asiakirjatyökalua ei pitäisi käyttää arkaluontoisten tai luottamuksellisten tietojen lähettämiseen.
• Kun luot jaettavan linkin, asiakirja on julkisesti saatavilla internetissä. Asiakirjan jakavan HubSpot-käyttäjän etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite näkyvät jaetun asiakirjan oikeassa yläkulmassa.
• Seuranta otetaan käyttöön automaattisesti, kun jaat asiakirjan, paitsi kun lisäät asiakirjan linkin mallipohja. Tällöin sinun on valittava Vaadi sähköpostiviesti asiakirjan katseluun valintaruutu, jotta voit seurata katselukertoja. 

Lataa asiakirja

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Lataa asiakirja.
3. Valitse tiedostosi tuonti . Tutustu asiakirjojen tuettuihin tiedostomuotoihin.

Kun asiakirja on ladattu, se näkyy asiakirjojen koontinäyttö.

Välttämätön luovuttaminen: Jos käytät HubSpotin asiakirjatyökalua, HubSpot tallentaa tämän työkalun avulla lataamasi tiedostot ja jakaa ne muiden käyttäjien kanssa tili.

Luo asiakirjan kuvaus

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
2. Napsauta sen asiakirjan nimeä , jolle haluat luoda kuvauksen.
3. Valitse yläreunassa Lisää se nyt Breeze avulla breezeSingleStar.
4. Napsauta valintaikkunan oikeassa alareunassa painiketta breezeSingleStar Breeze. Kun kuvaus on luotu, muokkaa kuvausta tarpeen mukaan.

5. Napsauta Tallenna.

Asiakirjan jakaminen yhteystietojen kanssa

Jaa asiakirjoja yhteystietojen kanssa jaettavan linkin tai mallipohja kautta. HubSpot käyttää automaattisesti seuranta, kun jaat asiakirjan, joten linkin jakanut käyttäjä saa ilmoituksen, kun yhteystieto katsoo asiakirjaa. Voit myös vaatia vastaanottajia syöttämään sähköpostiosoitteensa ennen asiakirjan katsomista.

Kun jaat asiakirjan, HubSpot yhdistää ensimmäisen avatun asiakirjan kyseisen yhteystieto sähköpostiosoitteeseen. Asiakirjalinkkiä avaavien muiden yhteyshenkilöiden on syötettävä sähköpostiosoitteensa, elleivät he ole aiemmin katsoneet tili jaettua asiakirjaa. Kun Vaadi sähköpostiosoite asiakirjan tarkasteluun -asetus on pois käytöstä, kaikkia asiakirjalinkkiä tarkastelevia yhteystietoja ei tunnisteta, elleivät he ole aiemmin antaneet sähköpostiosoitettaan tarkastellakseen toista samalla tili jaettua asiakirjaa.

Luo jaettava linkki

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
2. Vie hiiren kursori asiakirjan nimen päälle ja valitse Toiminnot ja valitse sitten Luo linkki. Tai napsauta asiakirjan nimeä ja napsauta sitten Luo linkki oikeassa yläkulmassa.
3. Kirjoita valintaikkunassa vastaanottajan sähköpostiosoite kenttään Kenelle lähetät tämän?
4. Vastaanottajan asiakirjan näkymien seuranta riippuvat asiakirjan tietosuoja-asetuksista:
   
   • Jos Ota tietosuoja käyttöön -kytkin on pois päältä, vaihda Vaadi sähköpostiosoite nähdäksesi asiakirja kytkeytyvät päälle seurataksesi heidän näkemyksiään.
   • Jos Ota tietosuoja käyttöön -kytkin on kytketty päälle, vastaanottajan on annettava sähköpostiosoitteensa ja vahvistettava, että hän antaa suostumuksensa siihen, että häneen otetaan yhteyttä, ennen kuin hän voi tarkastella asiakirjaa.

5. Napsauta Luo-linkkiä.

6. Kopioi asiakirjalinkki napsauttamalla Kopioi tai lähetä sähköpostiviesti asiakirjalinkki sisältävän sähköpostiviestin lähettämiseksi yhteystieto tietue napsauttamalla Laadi sähköpostiviesti .

Asiakirjan lisääminen mallipohja

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Viestimallipohjat.
   
2. Napsauta mallipohja nimeä . Tai luo uusi mallipohja.  
3. Napsauta mallipohja alaosassa pudotusvalikkoa Insert (Lisää) ja valitse Document (Asiakirja).
   • Napsauta avattavaa Asiakirjat-valikkoa ja valitse lisättävä asiakirja.
   • Kirjoita Linkin näyttöteksti -kenttään asiakirjalinkkiä varten näytettävä teksti .
   • Jos haluat seurata, kuka asiakirjaa katsoo, valitse Vaadi sähköpostia asiakirjan katseluun valintaruutu.
   • Jos haluat näyttää asiakirjan esikatselun sähköpostin rungossa, valitse Sisällytä linkin esikatselu valintaruutu.

4. Napsauta Lisää.

Opi lisäämään asiakirja mallipohja, kun rekisteröit yhteystietojasi sarja.

Hallitse asiakirjojasi

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
2. Vasemmassa yläkulmassa olevalla hakupalkilla voit etsiä asiakirjan nimen perusteella tai suodattaa asiakirjan omistajan mukaan Owner-pudotusvalikosta . 
3. Jos haluat järjestää asiakirjat kansioon, valitse siirrettävien asiakirjojen vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten taulukon yläosassa olevaa Siirrä kansioon -painiketta. Valitse valintaikkunassa kansion nimi ja valitse sitten Siirrä.
4. Jos haluat muuttaa, kenelle asiakirja on jaettu, jotta vain tietyt käyttäjät voivat tarkastella ja käyttää asiakirjaa, siirrä hiiren kursori asiakirjan päälle ja valitse Toiminnot ja valitse sitten Hallitse jakamista. Lue lisää myynnin sisällön jakamisesta käyttäjien ja tiimien kanssa.

Tarkastele ja muokkaa asiakirjojasi

Voit muokata yksittäistä asiakirjaa tai tarkastella asiakirjan tietoja:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
2. Napsauta asiakirjan nimeä.
3. Voit muokata asiakirjan otsikkoa napsauttamalla editn kynäkuvaketta. Kirjoita uusi otsikko ja napsauta sitten Tallenna.
4. Voit muokata asiakirjan kuvausta napsauttamalla editn kynäkuvaketta kuvauksen oikealla puolella. Muokkaa kuvausta valintaikkunassa ja napsauta sitten Tallenna.
5. Asiakirjan otsikon ja kuvauksen alapuolella olevalla Ota tietosuoja käyttöön -kytkimellä voit kytkeä tietyn asiakirjan tietosuoja- ja suostumusvaihtoehdot päälle tai pois päältä. yleinen tietosuoja-asetus ( GDPR) ja muiden tietosuojalakien noudattaminen edellyttää joitakin muutoksia asiakirjoihisi, ennen kuin jaat ne yhteystietojesi kanssa:

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

• • Jos tili tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön, Ota tietosuoja käyttöön -kytkin on oletusarvoisesti käytössä jokaisessa asiakirjassa, mutta se voidaan ottaa pois käytöstä erikseen. Kun tämä asetus on käytössä, yhteystietojesi on annettava suostumus viestintään ja henkilötietojen käsittely. Kun jaat asiakirjaa, tietosuojan ja suostumuksen asetusten kieli tulee näkyviin ja sisältää kehote suostumuksen antamisesta henkilökohtaisen viestintätilaus. Tietosuoja- ja suostumusteksti näytetään katsojan selaimen kielellä, mutta jos HubSpot ei pysty tunnistamaan selaimen kieltä, teksti näytetään tili valitulla kielellä.
  • Asiakirjojen tilaustyyppi on kahdenkeskinen viestintä. Tämä on tili sisäinen tilaustyyppi. Tämä tilaustyyppi voidaan päivittää tietosuoja- ja suostumusasetuksissa , ja sitä sovelletaan äskettäin luotuihin asiakirjoihin.

Huomaa: jos olet ladannut asiakirjoja ennen tietosuoja-asetusten ottamista käyttöön, sinun on otettava yksityisyys ja suostumus -vaihtoehto manuaalisesti käyttöön kääntämällä kytkin päälle.

6. arvostelu tietosuoja-asetuksen alapuolella asiakirjan luotujen linkkien, kävijöiden ja katselujen kokonaismäärän tietoja.
7. Näytä Vierailijat-taulukossa yhteystiedot, jotka ovat katsoneet asiakirjasi. Vie hiiren kursori heidän nimensä päälle ja napsauta Yksityiskohdat , niin näet tarkat tiedot heidän vuorovaikutuksestaan asiakirjan kanssa.
8. Asiakirjan korvaaminen:
   • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Re-Upload .
   • Valitse Vahvista olemassa olevan asiakirjan päivittäminen voi aiheuttaa ristiriitaisuuksia tietojen katselussa -valintaikkunassa.
   • Valitse tiedostosi tuonti . Tiedostomuodon on oltava .pptx, .pdf, .docx tai .xlsx. Jos olet aiemmin lähettänyt linkin asiakirjaan ennen uutta latausta, linkki päivittyy näyttämään uuden sisällön.
9. Voit esikatsella, ladata tai poistaa asiakirjan napsauttamalla pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitsemalla sitten Esikatselu, Lataa tai Poista.
10. Voit mukauttaa myyntiasiakirjan brändäys tili asetuksissa. Opi muokkaamaan yritys logoa, yritys ja asiakirjassa näkyviä oletusvärejä .