Caricare e condividere documenti

Con lo strumento documenti, è possibile creare una libreria di contenuti per tutto il team per caricare e condividere documenti con i contatti. Lo strumento dei documenti vi aiuta a capire quali contatti Coinvolgono i contenuti che condividete e qual è il momento giusto per seguire i prospect coinvolti.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di aver compreso appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• Per generare le descrizioni dei documenti, è necessario attivare le impostazioni AI.
• Per caricare, visualizzare e condividere più dei primi cinque documenti aggiunti a un account, è necessario soddisfare uno dei seguenti criteri:
  • Se si è un utente di un account Sales Hub Professional o Sales Hub Enterprise , è necessario avere una postazione Sales o Service Enterprise assegnata.
  • Se siete un utente di un account Sales Hub Starter o Service Hub , dovete avere una postazione di base (Starter) assegnata.

Comprendere limiti e considerazioni

• Poiché i documenti sono condivisi pubblicamente, lo strumento documenti non deve essere utilizzato per inviare informazioni sensibili o riservate.
• Quando si crea un link condivisibile, il documento sarà pubblicamente disponibile su Internet. Il nome, il cognome e l'indirizzo e-mail dell'utente HubSpot che condivide il documento saranno visualizzati nell'angolo in alto a destra del documento condiviso.
• Il tracciamento viene applicato automaticamente quando si condivide un documento, tranne quando si aggiunge un link a un modello di e-mail. In questo caso, è necessario selezionare la casella di controllo Richiedi e-mail per visualizzare il documento per tracciare le visualizzazioni. 

Caricare un documento

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
2. In alto a destra, fare clic su Carica documento.
3. Selezionare l' origine di importazione del file. Scoprite i formati di file supportati per i documenti.

Una volta caricato, il documento apparirà nel vostro dashboard dei documenti.

Divulgazione necessaria: se si utilizza lo strumento documenti di HubSpot, i file caricati tramite questo strumento vengono memorizzati da HubSpot e condivisi con altri utenti del proprio account HubSpot.

Generare una descrizione del documento

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
2. Fare clic sul nome del documento per il quale si desidera creare una descrizione.
3. In alto, fare clic su Aggiungi ora con Breeze breezeSingleStar.
4. In basso a destra della finestra di dialogo, fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze. Dopo aver generato la descrizione, modificarla secondo le necessità.

5. Fai clic su Salva.

Condividere un documento con i contatti

Condividete i documenti con i contatti tramite un link condivisibile o all'interno di un modello di e-mail. HubSpot applica automaticamente il tracciamento quando si condivide un documento, quindi l'utente che ha condiviso il link riceverà una notifica quando un contatto visualizza il documento. È anche possibile richiedere ai destinatari di inserire il proprio indirizzo e-mail prima di visualizzare il documento.

Quando si condivide un documento, HubSpot associa il primo documento aperto all'indirizzo e-mail del contatto. I contatti che aprono il link al documento dovranno inserire il loro indirizzo e-mail, a meno che non abbiano precedentemente visualizzato un documento condiviso dal vostro account. Quando l'impostazione Richiedi indirizzo e-mail per visualizzare il documento è disattivata, tutti i contatti che visualizzano il link al documento non vengono identificati, a meno che non abbiano precedentemente inserito il proprio indirizzo e-mail per visualizzare un altro documento condiviso dallo stesso account.

Creare un link condivisibile

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
2. Passare il mouse sul nome del documento e fare clic su Azioni, quindi selezionare Crea collegamento. In alternativa, fare clic sul nome del documento, quindi su Crea collegamento in alto a destra.
3. Nella finestra di dialogo, inserire l' indirizzo e-mail del destinatario nel campo A chi lo stai inviando?
4. Le opzioni per il tracciamento delle visualizzazioni del documento da parte del destinatario dipendono dall' impostazione della privacy dei dati del documento:
   
   • Se l'interruttore Attiva la privacy dei dati è disattivato, attivare l'opzione Richiedi l'indirizzo e-mail per la visualizzazione documento accendere per tracciare le loro opinioni.
   • Se l'interruttore Attiva la privacy dei dati è attivato, il destinatario dovrà inserire il proprio indirizzo e-mail e confermare il consenso al contatto prima di poter visualizzare il documento.

5. Fare clic sul link Crea.

6. Fare clic su Copia per copiare il link al documento, oppure fare clic su Strumento di composizione per inviare un'e-mail con il link al documento dal record del contatto.

Aggiunta di un documento a un modello di e-mail

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Modelli di messaggi.
   
2. Fare clic sul nome di un modello. Oppure, creare un nuovo modello. 
3. Nella parte inferiore dell'editor del modello, fare clic sul menu a discesa Inserisci e selezionare Modello.
   • Fare clic sul menu a discesa Documenti e selezionare il documento da aggiungere.
   • Nel campo Testo di visualizzazione del link , inserire il testo da visualizzare per il link al documento.
   • Per tracciare chi visualizza il documento, selezionare la casella Richiedi e-mail per visualizzare il documento .
   • Per visualizzare un'anteprima del documento nel corpo dell'e-mail, selezionare la casella di controllo Includi anteprima link .

4. Fare clic su Inserisci.

Scoprite come inserire un documento in una sequenza di e-mail quando si iscrivono i contatti in una sequenza.

Gestire i documenti

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
2. In alto a sinistra, utilizzare la barra di ricerca per trovare un documento per nome o filtrare in base al proprietario del documento utilizzando il menu a discesa Proprietario . 
3. Per organizzare i documenti in una cartella, selezionare le caselle di controllo accanto ai documenti da spostare, quindi fare clic su Sposta nella cartella nella parte superiore della tabella. Nella finestra di dialogo, selezionare il nome della cartella, quindi fare clic su Sposta.
4. Per modificare la condivisione del documento in modo che solo alcuni utenti possano visualizzarlo e utilizzarlo, passare il mouse sul documento e fare clic su Azioni, quindi selezionare Gestisci condivisione. Per saperne di più sulla condivisione dell'accesso ai contenuti delle vendite con i vostri utenti e team.

Visualizzare e modificare i documenti

Per modificare un singolo documento o per visualizzare i dettagli di un documento:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
2. Fare clic sul nome del documento.
3. Per modificare il titolo del documento, fare clic sull'icona editn icona della matita. Inserire un nuovo titolo, quindi fare clic su Salva.
4. Per modificare la descrizione del documento, fare clic sull'icona editn a destra della descrizione. Nella finestra di dialogo, modificare la descrizione e fare clic su Salva.
5. Sotto il titolo e la descrizione del documento, utilizzare l'interruttore Attiva privacy dati per attivare o disattivare le opzioni di privacy e consenso per un determinato documento. La conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e ad altre leggi sulla privacy comporta alcune modifiche ai vostri documenti prima di condividerli con i vostri contatti:

Nota bene: anche se queste funzioni sono presenti in HubSpot, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

• • Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni di privacy dei dati, l'interruttore Attiva privacy dei dati è attivo per impostazione predefinita per ogni documento, ma può essere disattivato su base individuale. Con questa impostazione attivata, i contatti devono dare il consenso alla comunicazione e all'elaborazione dei dati. Quando si condivide un documento, viene visualizzata la lingua delle impostazioni sulla privacy e sul consenso , con l'istruzione di acconsentire al tipo di abbonamento alle comunicazioni one-to-one. Il testo sulla privacy e sul consenso verrà visualizzato nella lingua del browser dell'utente, ma se HubSpot non è in grado di rilevare la lingua del browser, il testo verrà visualizzato nella lingua selezionata nelle impostazioni dell' account.
  • Il tipo di abbonamento predefinito nei documenti è la comunicazione uno a uno. Si tratta di un tipo di abbonamento interno al vostro account HubSpot. Questo tipo di abbonamento predefinito può essere aggiornato nelle impostazioni sulla privacy e sul consenso e verrà applicato ai nuovi documenti creati.

Nota bene: se i documenti sono stati caricati prima di attivare le impostazioni sulla privacy dei dati, sarà necessario attivare manualmente l'opzione privacy e consenso, accendendo l'interruttore.

6. Sotto l'impostazione della privacy dei dati, si possono recensire i dati relativi ai collegamenti totali creati, ai visitatori e alle visualizzazioni del documento.
7. Nella tabella Visitatori , visualizzare i contatti che hanno visualizzato il documento. Passare il mouse sul loro nome e fare clic su Dettagli per visualizzare informazioni specifiche sulla loro interazione con il documento.
8. Per sostituire il documento:
   • Fare clic su Ricarica in alto a destra.
   • Nella finestra di dialogo Aggiornamento del documento esistente può causare discrepanze nella visualizzazione dei dati, fare clic su Conferma.
   • Selezionare l' origine di importazione del file. Il formato del file deve essere .pptx, .pdf, .docx o .xlsx. Se avete inviato un link al documento prima del nuovo caricamento, il link verrà aggiornato per visualizzare il nuovo contenuto.
9. Per visualizzare l'anteprima, scaricare o eliminare il documento, fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Anteprima, Scarica o Elimina.
10. È possibile personalizzare il branding del documento di vendita nelle impostazioni dell'account. Imparate a modificare il logo aziendale, le informazioni sull'azienda e i colori predefiniti che vengono visualizzati sul vostro documento.