Documenten uploaden en delen

Met de documententool kun je een inhoudsbibliotheek opbouwen voor je hele team om documenten te uploaden en te delen met je contactpersonen. De documententool helpt je te begrijpen welke contacten betrokken zijn bij de inhoud die je deelt en wat het juiste moment is om die betrokken prospects op te volgen.

Voordat je begint

Voordat je met deze functie gaat werken, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Om documentbeschrijvingen te genereren, moet je AI-instellingen inschakelen.
• Om meer dan de eerste vijf documenten die aan een account zijn toegevoegd te uploaden, bekijken en delen, moet je aan een van de volgende criteria voldoen:
  • Als je een gebruiker bent in een Sales of Service Hub Professional of Enterprise account, moet je een Sales of Service Seat toegewezen hebben.
  • Als je een gebruiker bent in een Sales of Service Hub Starter account, moet je een Core Seat toegewezen hebben.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Omdat documenten openbaar worden gedeeld, mag de documententool niet worden gebruikt om gevoelige of vertrouwelijke informatie te verzenden.
• Als je een deelbare link maakt, is het document openbaar beschikbaar op het internet. De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de HubSpot-gebruiker die het document deelt, worden in de rechterbovenhoek van het gedeelde document weergegeven.
• Tracering wordt automatisch toegepast wanneer je een document deelt, behalve wanneer je een documentkoppeling toevoegt aan een e-mailsjabloon. In dat geval moet je het selectievakje E-mail vereist om document te bekijken inschakelen om weergaven bij te houden. 

Een document uploaden

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Documenten.
2. Klik rechtsboven op Document uploaden.
3. Selecteer de importbron voor uw bestand. Meer informatie over de ondersteunde bestandsindelingen voor documenten.

Zodra het document is geüpload, verschijnt het in je documenten dashboard.

Noodzakelijke openbaarmaking: als je de documententool van HubSpot gebruikt, worden bestanden die je uploadt met deze tool door HubSpot opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers in je HubSpot-account.

Een documentbeschrijving genereren

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Documenten.
2. Klik op de naam van het document waarvoor je een beschrijving wilt maken.
3. Klik bovenaan op Nu toevoegen met Breeze breezeSingleStar.
4. Klik rechtsonder in het dialoogvenster op het breezeSingleStar Breeze. Nadat de beschrijving is gegenereerd, kunt u deze bewerken als dat nodig is.

5. Klik op Opslaan.

Een document delen met contactpersonen

Deel documenten met contactpersonen via een deelbare link of binnen een e-mailsjabloon. HubSpot past automatisch tracking toe wanneer je een document deelt, zodat de gebruiker die de link heeft gedeeld een melding ontvangt wanneer een contactpersoon het document bekijkt. Je kunt ontvangers ook verplichten hun e-mailadres in te voeren voordat ze het document kunnen bekijken.

Wanneer je een document deelt, koppelt HubSpot het eerste geopende document aan het e-mailadres van die contactpersoon. Extra contactpersonen die de documentkoppeling openen, moeten hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een document hebben bekeken dat vanuit jouw account is gedeeld. Als de instelling E-mailadres vereist om document te bekijken is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander document te bekijken dat vanuit dezelfde account is gedeeld.

Maak een link die je kunt delen

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Documenten.
2. Ga met de muis over de documentnaam en klik op Acties, selecteer vervolgens Koppeling maken. Of klik op de naam van het document en klik vervolgens op Koppeling maken in de rechterbovenhoek.
3. Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van de ontvanger in het veld Naar wie stuur je dit?
4. De opties voor het bijhouden van de weergaven van het document door de ontvanger zijn afhankelijk van de privacy-instelling van het document:
   
   • Als de schakelaar Privacy van gegevens inschakelen is uitgeschakeld, schakelt u E-mailadres vereisen om te bekijken document aanzetten om hun meningen te volgen.
   • Als de schakelaar Gegevensbescherming inschakelen is ingeschakeld, moet de ontvanger zijn e-mailadres invoeren en bevestigen dat hij toestemming geeft om te worden gecontacteerd voordat hij het document kan bekijken.

5. Klik op Koppeling maken.

6. Klik op Kopiëren om de documentkoppeling te kopiëren of klik op E-mail opstellen om een e-mail te verzenden met de documentkoppeling uit de record van de contactpersoon.

Een document toevoegen aan een e-mailsjabloon

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Berichtentemplates.
   
2. Klik op de naam van een sjabloon. Of maak een nieuwe sjabloon. 
3. Klik onder in de sjablooneditor op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteer vervolgens Document.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Documenten en selecteer een document om toe te voegen.
   • Voer in het veld Linkweergavetekst de tekst in die moet worden weergegeven voor de documentkoppeling.
   • Om bij te houden wie het document bekijkt, schakel je het selectievakje E-mail vereist om het document te bekijken in.
   • Als je een voorbeeld van je document in de e-mailtekst wilt weergeven, schakel je het selectievakje Koppelingsvoorbeeld opnemen in.

4. Klik op Invoegen.

Leer hoe je een document kunt invoegen in een e-mailsjabloon wanneer je contactpersonen inschrijft in een reeks.

Beheer uw documenten

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Documenten.
2. Gebruik linksboven de zoekbalk om een document op naam te zoeken of filter op de eigenaar van het document met het vervolgkeuzemenu Eigenaar . 
3. Om je documenten in een map te organiseren, selecteer je de selectievakjes naast de documenten die je wilt verplaatsen en klik je op Verplaats naar map bovenaan de tabel. Selecteer de mapnaam in het dialoogvenster en klik vervolgens op Verplaatsen.
4. Om te wijzigen met wie het document wordt gedeeld, zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, ga je met de muis over het document en klik je op Acties. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopcontent met uw gebruikers en teams.

Uw documenten bekijken en bewerken

Om een individueel document te bewerken of om details over een document te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Documenten.
2. Klik op de documentnaam.
3. Als u de documenttitel wilt bewerken, klikt u op het editn potloodpictogram. Voer een nieuwe titel in en klik op Opslaan.
4. Als u de documentbeschrijving wilt bewerken, klikt u op het editn potloodpictogram rechts van de beschrijving. Bewerk je beschrijving in het dialoogvenster en klik vervolgens op Opslaan.
5. Gebruik onder de documenttitel en -beschrijving de schakelaar Privacygegevens inschakelen om de privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in of uit te schakelen. Om te voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en andere privacywetten moet je je documenten aanpassen voordat je ze deelt met je contactpersonen:

Let op: Hoewel deze functies in HubSpot staan, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

• • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, is de schakelaar Gegevensprivacy inschakelen standaard ingeschakeld voor elk document, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als deze instelling is ingeschakeld, moeten je contactpersonen toestemming geven voor communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, wordt de taal van uw privacy- en toestemmingsinstellingen weergegeven en wordt er gevraagd om toestemming voor uw abonnementsvorm voor één-op-één-communicatie. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen.
  • Het standaard abonnementstype in documenten is één-op-één communicatie. Dit is een intern abonnementstype in je HubSpot account. Dit standaard abonnementstype kan worden bijgewerkt in uw privacy- en toestemmingsinstellingen en is van toepassing op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als je documenten hebt geüpload voordat je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld, moet je de optie voor privacy en toestemming handmatig inschakelen door de schakelaar aan te zetten.

6. Bekijk onder de instelling voor gegevensprivacy de gegevens voor het totaal aantal aangemaakte koppelingen, bezoekers en weergaven van het document.
7. Bekijk in de tabel Bezoekers de contactpersonen die uw document hebben bekeken. Beweeg de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
8. Het document vervangen:
   • Klik rechtsboven op Opnieuw uploaden .
   • Klik in het dialoogvenster Het bestaande document bijwerken kan leiden tot discrepanties in het bekijken van gegevens op Bevestigen.
   • Selecteer de importbron voor uw bestand. Het bestandsformaat moet .pptx, .pdf, .docx of .xlsx zijn. Als je eerder een link naar het document hebt gestuurd vóór de re-upload, wordt de link bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.
9. Om een voorbeeld van je document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Voorbeeld, Downloaden of Verwijderen.
10. Je kunt de branding van je verkoopdocument aanpassen in je accountinstellingen. Leer hoe je het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die in je document worden weergegeven, kunt bewerken .