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上載並分享文件

上次更新時間： 2025年12月11日

可搭配下列任何訂閱使用，除非另有註明：

需要有 需要權限  銷售 權限才能上傳和分享文件。

您可以使用文件工具 建立內容庫 ，供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。文件工具可協助您瞭解哪些客服案件與您分享的內容互動，以及與這些互動的潛在客戶進行後續追蹤的正確時間。

開始之前

在開始使用此功能之前，請務必提前充分了解應採取的步驟，以及該功能的局限性和使用該功能的潛在後果。

了解要求

  • 若要產生文件描述，您需要開啟 AI設定。
  • 若要上傳、檢視和分享超過前五份新增至 帳戶 的文件，您必須符合以下條件之一：

了解限制和注意事項

  • 由於文件是公開分享的，因此文件工具不應用於傳送敏感或機密資料。
  • 當您建立可分享的連結時，該文件將在網際網路上公開發佈。分享文件的HubSpot使用者的名字、姓氏和電子郵件地址會顯示在分享文件的右上角。
  • 當您分享文件時，系統會自動套用 追蹤 功能，但將 文件連結新增至電子郵件 範本時除外。在這種情況下，您必須勾選「需要電子郵件才能檢視文件 」核取方塊，才能追蹤檢視次數。 

上載文件

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 按一下右上角的「 上載文件」。
  3. 選擇檔案的 匯入 來源 。瞭解 文件支援的檔案格式。

匯入 來源選項功能表，顯示您的電腦、HubSpot中的現有檔案、Dropbox、Google雲端硬碟和Box的選項。

文件上傳後，即會顯示在文件 顯示面板 中。

必要披露：如果您使用HubSpot的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存，並與您HubSpot 帳戶 戶中的其他用戶共享。

產生文件描述

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 按一下要建立說明的文件 名稱 。
  3. 在頂部點擊「 立即使用 Breeze 新增 」 breezeSingleStar。
  4. 在對話方塊的右下角，按一下 breezeSingleStar Breeze 圖示。產生說明後，請根據需要編輯說明。

「文件描述」編輯器，右下角的「Breeze」圖示會反白顯示。

  1. 按一下儲存。

與聯絡人分享文件

透過可分享的連結或在電子郵件 範本 本中與聯絡人分享文件。當您分享文件時， HubSpot會自動套用 追蹤，因此當客 連絡人 案件檢視文件時，分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入電子郵件地址。

當您分享文件時， HubSpot會將開啟的第一份文件與該 連絡人。其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址，除非他們先前曾檢視過您 帳戶 中分享的文件。關閉 「需要電子郵件地址才能檢視文件」設定後，系統不會識別所有檢視文件連結的聯絡人，除非他們先前已輸入電子郵件地址，以檢視同一 帳戶 分享的其他文件。

請注意：

  • 如果你使用第三方訊息服務（如LinkedIn ）發送可分享的連結，每次發送都可能算作檢視。
  • 自2024年11月13日起，當您新增文件時，該文件將在hubspotdocuments.com上託 管。在此日期之前建立的現有網址會自動 重新導向 至新 網域。

建立可分享的連結

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 將遊標移至文件名稱，然後按一下「 動作」，然後選取「 建立連結」。或者，按一下文件 名稱 ，然後按一下右上角的「 建立連結 」。
  3. 在對話方塊中，在「 您要將此 郵 件發送給誰？」欄位中輸入收件人的電子郵件地址 。
  4. 追蹤 收件人檢視文件的選項取決於 文件的資料隱私設定：
    • 如果「開啟資料隱私 」開關已 關閉，請切換「 需要電子郵件地址才能檢視」 document 開啟以追蹤他們的觀看次數。
    • 如果開啟了「開啟資料隱私 」開關，收件人需要輸入電子郵件地址，並確認同意接受聯絡，才能查看文件。
  1. 按一下「 建立連結」。

「建立連結」對話方塊會顯示「您要將文件傳送給誰？」的文字欄位，以及「需要電子郵件地址才能檢視文件」的切換開啟。

  1. 按一下「 複製」以複製文件連結，或按一下「 撰寫電子郵件」以傳送包含 連絡人 服案件 記錄 中的文件連結的電子郵件。
產生連結後，連結會自動縮短為 hubs.ly URL ，因為目前不支援自訂 網域 連結。您也可以透過電子郵件收件匣透過電子郵件傳送文件連結 HubSpot Sales Chrome擴充功能， HubSpot Sales Outlook桌面增益集，或 HubSpot Sales Office 365增益集。

將文件新增至電子郵件 範本

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「訊息範本」。
  2. 按一下 範本 名稱 。或者， 建立新 範本。 
  3. 在 範本 本編輯器底部，按一下 插入下拉式選單，然後選取 文件。
    • 按一下「 文件」下拉式選單，然後選取要新增的文件。
    • 在「 連結」顯示文字欄位中，輸入要為文件連結顯示的文 字 。
    • 若要追蹤文件的檢視者，請選取「 需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
    • 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽，請選取 包含連結預覽 核取方塊。

銷售電子郵件 範本 本編輯器，選取並反白顯示編輯器底部的「插入」按鈕。彈出式 方塊會顯示「文件」的下拉式選單、「連結」顯示文字的文字欄位，以及「需要電子郵件才能檢視文件」和「包括連結預覽」核取方塊。

  1. 單擊插入。

瞭解如何在 序列(電郵)註冊聯絡人時，將 文件插 入電子郵件 範本 本。

管理文件

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 在左上角，使用 搜尋列按名稱尋找文件，或使用「所有者」下拉式選單按文件所有者篩選。 
  3. 若要在資料夾中整理文件，請 勾選要移動的文件旁的核取方塊，然後按一下表格頂端的 移動到資料夾。在對話框中，選擇 文件夾名稱，然後單擊 移動。
  4. 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者才能檢視和使用文件，請將遊標暫留於文件上，然後按一下[動作] ，然後選取[ 管理共用]。深入瞭解如何與使用者和團隊 分享銷售內容的存 取權限。

查看和編輯文件

若要編輯個別文件或查看文件詳細資訊，請按照以下步驟操作：

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 按一下文件 名稱。
  3. 若要編輯文件標題，請按一下 editn 鉛筆圖示。輸入新 標題，然後按一下「 儲存」。
  4. 若要編輯文件描述，請按一下描述右側的 editn 鉛筆圖示 。在對話方塊中，編輯描述，然後按一下 儲存。
  5. 在文件標題和說明下方，使用 「開啟資料隱私 」開關開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《 一般資料保護規定 (GDPR)和其他隱私權法規，需要在與聯絡人分享文件之前對文件進行一些變更：

請注意：雖然這些功能已在HubSpot中使用，但您的法律團隊是為您的特定情況提供合規建議的最佳資源。

    • 如果你的 帳戶 已開啟資料私隱設定，系統會 預設 為每份文件開啟 資料私 隱開關，但你可以個別關閉。啟用此設定後，您的聯絡人必須同意通訊和 資料處理。分享文件時，系統會顯示 隱私權和同意設定的 語言，並 提示 您同意一對一 通訊訂閱 類型。隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言，文字將以您 帳戶 設定中選擇的語言顯示。
    • 文件中的預設 訂閱類型 為 一對一溝通。這是您HubSpot 帳戶 中的內部 訂閱類型。此預設 訂閱類型 可以在 隱私和同意設定中 更新，並適用於新建立的文件。

請注意：如果您在開啟資料隱私設定 之前 上傳了文件，則需要開啟開關以手動開啟隱私和同意選項。

  1. 在資料隱私設定下方，查看文件 建立的總連結、訪客和檢視次數的資料。
  2. 在「 訪客」表格中，查看查看過您文件的聯絡人。將遊標移至對方的姓名，然後按一下「 詳細資訊」，即可查看對方與文件互動的具體資訊。
  3. 若要更換文件，請按照以下步驟
    • 按一下右上角的「重新上 傳」。
    • 在 更新現有文件可能會導致檢視資料對話方塊中，按一下確認。
    • 選擇檔案的 匯入 來源 。檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。如果你在重新上載前已傳送文件連結，系統會更新連結以顯示新內容。
  4. 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「 操作」下拉式選單，然後選取「 預覽」、「 下載」或「 刪除」。
  5. 您可以在 帳戶 設定中自訂銷售文件的 品牌。瞭解如何 編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色 。
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