문서 업로드 및 공유

문서 도구를 사용하면 팀 전체가 문서를 업로드하고 연락처와 공유할 수 있는 콘텐츠 라이브러리를 구축할 수 있습니다. 문서 도구를 사용하면 공유한 콘텐츠에 어떤 연락처가 참여하고 있는지, 그리고 참여도가 높은 잠재고객에게 후속 조치를 취해야 할 적절한 시기를 파악할 수 있습니다.

시작하기 전에

이 기능으로 작업을 시작하기 전에 미리 어떤 단계를 거쳐야 하는지, 이 기능의 제한 사항과 사용 시 발생할 수 있는 결과를 완전히 이해해야 합니다.

요구 사항 이해

• 문서 설명을 생성하려면 AI 설정을 켜야 합니다.
• 계정에 처음 5개 이상의 문서를 업로드하고, 보고, 공유하려면 다음 기준 중 하나를 충족해야 합니다:
  • Sales 또는 Service Hub Professional 또는 Enterprise 계정의 사용자라면 반드시 Sales 또는 Service 시트를 배정받아야 합니다.
  • Sales 또는 Service Hub 스타터 계정의 사용자라면 반드시 코어 시트를 배정받아야 합니다.

제한 사항 및 고려 사항 이해

• 문서가 공개적으로 공유되므로 문서 도구를 사용하여 민감한 정보나 기밀 정보를 전송해서는 안 됩니다.
• 공유 가능한 링크를 만들면 해당 문서는 인터넷에서 공개적으로 사용할 수 있게 됩니다. 공유 문서의 오른쪽 상단 모서리에 문서를 공유하는 HubSpot 사용자의 이름, 성, 이메일 주소가 표시됩니다.
• 추적은 이메일 템플릿에 문서 링크를 추가하는 경우를 제외하고 문서를 공유할 때 자동으로 적용됩니다. 이 경우 조회수를 추적하려면 문서를 보려면 이메일 필요 확인란을 선택해야 합니다. 

문서 업로드

1. HubSpot 계정에서 영업 > 문서로 이동합니다.
2. 오른쪽 상단에서 문서 업로드를 클릭합니다.
3. 파일의 가져오기 소스를 선택합니다. 지원되는 문서 파일 형식에 대해 알아보세요.

문서가 업로드되면 문서 대시보드에 표시됩니다.

필요한 공개: HubSpot의 문서 도구를 사용하는 경우, 이 도구를 사용하여 업로드한 파일은 HubSpot에 저장되고 HubSpot 계정의 다른 사용자와 공유됩니다.

문서 설명 생성

1. HubSpot 계정에서 영업 > 문서로 이동합니다.
2. 설명을 만들려는 문서의 이름을 클릭합니다.
3. 상단에서 Breeze로 지금 추가를 클릭합니다 breezeSingleStar.
4. 대화 상자의 오른쪽 하단에서 breezeSingleStar 브리즈 아이콘을 클릭합니다. 설명이 생성된 후 필요에 따라 설명을 수정합니다.

5. 저장을 클릭합니다.

연락처와 문서 공유

공유 가능한 링크를 통해 또는 이메일 템플릿 내에서 연락처와 문서를 공유하세요. HubSpot은 문서를 공유할 때 자동으로 추적 기능을 적용하므로 링크를 공유한 사용자는 연락처가 문서를 볼 때 알림을 받게 됩니다. 수신자가 문서를 보기 전에 이메일 주소를 입력하도록 요청할 수도 있습니다.

문서를 공유하면 HubSpot은 열려 있는 첫 번째 문서를 해당 연락처의 이메일 주소와 연결합니다. 문서 링크를 여는 추가 연락처는 이전에 내 계정에서 공유한 문서를 본 적이 없다면 이메일 주소를 입력해야 합니다. 문서를 보려면 이메일 주소 필요 설정을 끄면 문서 링크를 보는 모든 연락처는 동일한 계정에서 공유한 다른 문서를 보기 위해 이전에 이메일을 입력하지 않은 한 식별되지 않습니다.

공유 가능한 링크 만들기

1. HubSpot 계정에서 영업 > 문서로 이동합니다.
2. 문서 이름 위로 마우스를 가져가 작업을 클릭한 다음 링크 만들기를 선택합니다. 또는 문서 이름을 클릭한 다음 오른쪽 상단의 만들기 링크를 클릭합니다.
3. 대화 상자의 받는 사람 필드에 받는 사람의 이메일 주소를 입력합니다.
4. 수신자의 문서 보기를 추적하는 옵션은 문서의 데이터 개인정보 보호 설정에 따라 달라집니다:
   
   • 데이터 개인정보 보호 켜기 스위치가 꺼져 있는 경우, 이메일 주소가 필요합니다 문서 를 켜서 조회수를 추적합니다.
   • 데이터 개인정보 보호 켜기 스위치가 켜져 있는 경우 수신자는 이메일 주소를 입력하고 연락에 동의하는지 확인해야 문서를 볼 수 있습니다.

5. 링크 생성을 클릭합니다.

6. 복사를 클릭하여 문서 링크를 복사하거나 이메일 작성을 클릭하여 연락처의 기록에서 문서 링크가 포함된 이메일을 보내세요.

이메일 템플릿에 문서 추가

1. HubSpot 계정에서 CRM > 메시지 템플릿으로 이동합니다.
   
2. 템플릿의 이름을 클릭합니다. 또는 새 템플릿을 만들 수도 있습니다. 
3. 템플릿 편집기 하단에서 삽입 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 문서를 선택합니다.
   • 문서 드롭다운 메뉴를 클릭하고 추가할 문서를 선택합니다.
   • 링크 표시 텍스트 필드에 문서 링크에 표시할 텍스트를 입력합니다.
   • 문서를 보는 사람을 추적하려면 문서를 보려면 이메일 필요 확인란을 선택합니다.
   • 이메일 본문에 문서 미리 보기를 표시하려면 링크 미리 보기 포함 확인란을 선택합니다.

4. 삽입을 클릭합니다.

연락처를 순차적으로 등록할 때 이메일 템플릿에 문서를 삽입하는 방법을 알아보세요.

문서 관리

1. HubSpot 계정에서 영업 > 문서로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단의 검색창을 사용해 이름으로 문서를 찾거나 소유자 드롭다운 메뉴를 사용해 문서 소유자를 기준으로 필터링합니다. 
3. 문서를 폴더로 정리하려면 이동할 문서 옆의 확인란을 선택한 다음 표 상단의 폴더로 이동을 클릭합니다. 대화 상자에서 폴더 이름을 선택한 다음 이동을 클릭합니다.
4. 특정 사용자만 문서를 보고 사용할 수 있도록 문서 공유 대상을 변경하려면 문서 위에 마우스를 갖다 대고 작업을 클릭한 다음 공유 관리를 선택합니다. 사용자 및 팀과 영업 콘텐츠에 대한 액세스 권한을 공유하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

문서 보기 및 편집

개별 문서를 편집하거나 문서에 대한 세부 정보를 보려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 영업 > 문서로 이동합니다.
2. 문서 이름을 클릭합니다.
3. 문서 제목을 수정하려면 editn 연필 아이콘을 클릭합니다. 새 제목을 입력한 다음 저장을 클릭합니다.
4. 문서 설명을 수정하려면 설명 오른쪽의 editn 연필 아이콘을 클릭합니다. 대화 상자에서 설명을 수정한 다음 저장을 클릭합니다.
5. 문서 제목과 설명 아래에 있는 데이터 개인정보 보호 켜기 스위치를 사용하여 특정 문서에 대한 개인정보 보호 및 동의 옵션을 켜거나 끌 수 있습니다. GDPR( 일반 데이터 보호 규정 ) 및 기타 개인정보 보호법을 준수하려면 문서를 연락처와 공유하기 전에 문서를 일부 변경해야 합니다:

참고: 이러한 기능은 HubSpot에서 제공되지만, 특정 상황에 대한 규정 준수 조언은 법무팀에서 제공하는 것이 가장 좋습니다.

• • 계정에서 데이터 개인정보 보호 설정을 켜 놓은 경우, 각 문서에 대해 기본적으로 데이터 개인정보 보호 켜기 스위치가 켜져 있지만 개별적으로 끌 수 있습니다. 이 설정을 켜면 연락처가 통신 및 데이터 처리에 동의해야 합니다. 문서를 공유하면 개인정보 보호 및 동의 설정의 언어가 표시되고 일대일 커뮤니케이션 구독 유형에 동의하라는 메시지가 표시됩니다. 개인정보 보호 및 동의 텍스트는 뷰어의 브라우저 언어로 표시되지만, HubSpot이 브라우저 언어를 감지할 수 없는 경우 계정 설정에서 선택한 언어로 텍스트가 표시됩니다.
  • 문서의 기본 구독 유형은 일대일 커뮤니케이션입니다. 이것은 HubSpot 계정의 내부 구독 유형입니다. 이 기본 구독 유형은 개인정보 보호 및 동의 설정에서 업데이트할 수 있으며 새로 만든 문서에 적용됩니다.

참고: 데이터 개인정보 보호 설정을 켜기 전에 문서를 업로드한 경우, 스위치를 켜서 개인정보 보호 및 동의 옵션을 수동으로 켜야 합니다.

6. 데이터 개인정보 보호 설정 아래에서 문서의 총 링크 생성 수, 방문자 수 및 조회수에 대한 데이터를 검토합니다.
7. 방문자 테이블에서 문서를 본 연락처를 확인합니다. 이름 위로 마우스를 가져간 다음 세부 정보를 클릭하면 해당 문서와의 상호 작용에 대한 구체적인 정보를 볼 수 있습니다.
8. 문서를 교체하려면
   • 오른쪽 상단의 다시 업로드를 클릭합니다.
   • 기존 문서를 업데이트하면 데이터 보기에 불일치가 발생할 수 있습니다 대화 상자에서 확인을 클릭합니다.
   • 파일의 가져오기 소스를 선택합니다. 파일 형식은 .pptx, .pdf, .docx 또는 .xlsx여야 합니다. 다시 업로드하기 전에 이전에 문서 링크를 보낸 적이 있는 경우 새 콘텐츠가 표시되도록 링크가 업데이트됩니다.
9. 문서를 미리 보거나 다운로드 또는 삭제하려면 작업 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 미리 보기, 다운로드 또는 삭제를 선택합니다.
10. 계정 설정에서 판매 문서의 브랜딩을 사용자 지정할 수 있습니다. 문서에 표시되는 회사 로고, 회사 정보 및 기본 색상을 편집하는 방법을 알아보세요.