Organisez, supprimez et exportez les propriétés

Pour aider à maintenir des données de qualité dans votre CRM, il est important de garder vos propriétés organisées. Vous pouvez cloner des propriétés similaires, séparer des propriétés en groupes, ou archiver et supprimer des propriétés inutilisées. Pour afficher les informations sur les propriétés de plusieurs objets, vous pouvez également exporter toutes les propriétés ou les données historiques d'une seule propriété.

Sur la page des paramètres individuels de chaque objet, vous pouvez personnaliser davantage la façon dont les propriétés sont utilisées. Découvrez comment définir les propriétés qui s'affichent lors de la création de fiches d'informations et comment personnaliser les barres latérales des fiches d'informations et les cartes d'association.

Si vous souhaitez créer de nouvelles propriétés ou mettre à jour des propriétés existantes, découvrez comment créer et modifier des propriétés. Pour obtenir des conseils sur la mise à jour des valeurs de propriété d'un enregistrement, découvrez comment modifier une valeur de propriété sur un enregistrement ou en bloc. 

Créer et modifier des groupes de propriétés

Les groupes de propriétés peuvent vous aider à identifier les propriétés associées dans un objet. Il y a des groupes de propriétés par défaut, mais vous pouvez également créer des groupes personnalisés. Ces groupes ne sont utilisés que dans les paramètres des propriétés. Pour regrouper des propriétés sur un enregistrement, utilisez les barres latérales d'enregistrement.

Pour créer un nouveau groupe ou modifier un groupe existant, procédez comme suit :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez modifier les groupes.
• Cliquez sur l'onglet Groupes.

• Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur Créer un groupe dans l'angle supérieur droit de l'écran, puis sur Créer un groupe dans l'angle supérieur droit de l'écran, puis Pour modifier un groupe existant, passez le curseur sur le groupe, puis cliquez sur Modifier.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom du groupe et cliquez sur Enregistrer.

• Pour afficher les propriétés d'un groupe, passez le curseur de la souris sur le groupe, puis cliquez sur Afficher les propriétés.

• Pour supprimer un groupe, passez le curseur de la souris sur le groupe, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Cloner, archiver ou ajouter des propriétés à un groupe

Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Modifier les paramètres de propriété pour qu'un objet puisse cloner, archiver ou déplacer des propriétés vers un groupe. Pour effectuer ces actions :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur Sélectionner un objet dans le menu déroulant, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez cloner, déplacer ou archiver les propriétés de [objet] de la liste déroulante de Propriétés de [objet] de la liste déroulante Sélectionner un objet, puis sélectionnez Propriétés de [objet] pour

• Pour localiser certaines propriétés :

  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur les filtres :

    • Tous les groupes : cliquez sur le groupe pour filtrer uniquement les propriétés dans ce groupe spécifique.

    • Tous les types de champs : cliquez et sélectionnez pour filtrer les propriétés selon un type de champ spécifique.

    • Tous les utilisateurs : cliquez et sélectionnez pour filtrer les propriétés créées par un utilisateur spécifique.

  • Dans l'angle supérieur droit, recherchez votre propriété par nom dans la zone de recherche.

  • Pour trier les propriétés, cliquez sur l'en-tête de la colonne.

• Pour gérer une propriété individuelle, passez le curseur de la souris sur la propriété et cliquez sur le menu déroulant Plus :

• • Modifier : sélectionnez cette option pour modifier la propriété.

  • Cloner & # 160 ; : sélectionnez cette option pour créer une nouvelle propriété avec la même configuration.

  • Déplacer vers un groupe : sélectionnez pour déplacer la propriété vers un autre groupe de propriétés. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupe dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Exporter l'historique des propriétés : sélectionnez pour exporter l'historique des valeurs de propriété sur toutes les fiches.

  • Attribuer des utilisateurs et des équipes : sélectionnez pour attribuer des autorisations d'utilisateur pour la propriété (Entreprise uniquement).

  • Archive : sélectionnez pour archiver la propriété. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Archiver pour confirmer. Cela permettra d'archiver toutes les informations sur la propriété.

• Pour gérer les propriétés en masse, cochez les cases à côté des propriétés. En haut du tableau :

• • Ajouter au groupe : sélectionnez l'option pour ajouter les propriétés à un groupe de propriétés, puis sélectionnez l'option Ajouter à un groupe de propriétés pour ajouter les propriétés à Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un groupe dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Archive : sélectionnez pour archiver les propriétés. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre de propriétés que vous archivez, puis cliquez sur Archiver pour confirmer. Cela permettra d'archiver toutes les informations sur les propriétés.

  • Attribuer des utilisateurs et des équipes : sélectionnez pour attribuer des autorisations d'utilisateur pour les propriétés (Entreprise uniquement).

Une fois archivées, les propriétés sont stockées dans l'onglet Propriétés archivées et seront définitivement supprimées après 90 jours. Vous ne pouvez archiver les propriétés que si elles ne sont pas utilisées ailleurs dans votre compte HubSpot (par exemple, dans une liste ou un workflow).

Pour afficher et gérer les propriétés utilisées :

• Dans le tableau des propriétés, cliquez sur le numéro dans la colonne Utilisé dans pour voir où la propriété est utilisée. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur pour développer une section pour voir les différentes vues, enregistrements ou actifs où la propriété est utilisée. Si vous archivez la propriété, vous devrez la supprimer ou la remplacer où qu'elle soit utilisée.

Restaurer ou supprimer définitivement des propriétés archivées

Les utilisateurs disposant des autorisations Modifier les paramètres de propriété d'un objet peuvent restaurer les propriétés archivées de cet objet. Les utilisateurs disposant d'autorisations de super administrateur peuvent également supprimer définitivement les propriétés archivées.

Remarque : les propriétés archivées il y a 90 jours ou plus ont été supprimées et ne peuvent pas être restaurées.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le

• Cliquez sur l'onglet Propriétés archivées (Archived Properties) (Propriétés archivées

• Recherchez les propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement :

• Cliquez sur le menu déroulant Filtrer par et sélectionnez le type de propriété.

• Utilisez les champs de date pour filtrer les propriétés en fonction de leur date d'archivage.

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez restaurer ou supprimer définitivement. Vous pouvez sélectionner la case à cocher en haut gauche du tableau pour sélectionner toutes les propriétés de la liste.

• En haut du tableau, cliquez sur Restaurer ou Supprimer.

• Si vous supprimez, dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre de propriétés que vous supprimez, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Exporter toutes les propriétés

Les utilisateurs disposant d'autorisations d'exportation peuvent exporter une liste de toutes les propriétés dans tous les objets de votre compte. Le fichier exporté contiendra des informations de base, notamment le nom de chaque propriété, son nom interne, son type, sa description, son groupe et, le cas échéant, ses options. Pour afficher les valeurs d'une propriété à la place, vous pouvez exporter l'historique d'une propriété individuelle ou afficher les données d'historique d'une propriété sur un enregistrement.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Exporter toutes les propriétés.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le format souhaité pour le fichier exporté.

• Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Exporter les données historiques d'une propriété

Vous pouvez également exporter les données historiques d'une propriété individuelle dans tous les enregistrements. Le fichier exporté inclura tous les enregistrements et leurs valeurs actuelles pour la propriété, ainsi que toutes les valeurs historiques et lorsque la valeur a été modifiée.  Si vous souhaitez exporter toutes les valeurs de propriété sur un enregistrement spécifique, découvrez comment afficher l'historique des propriétés d'un enregistrement.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.

• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet, puis sélectionnez les propriétés de [objet] pour l'objet dont vous souhaitez exporter la propriété.

• Passez le curseur de la souris sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Exporter l'historique de la propriété.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un Format de fichier et cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications. 

Pour restaurer les valeurs historiques de vos enregistrements, vous pouvez rechercher la date de modification dans votre fichier, puis réimporter les valeurs qui étaient dans HubSpot avant cette modification.