Configurer des automatisations de pipeline pour les objets

Vous pouvez déclencher automatiquement des actions, telles que des tâches et des notifications, lorsque les fiches d’informations passent d’une phase de pipeline à l’autre ou passent d’un statut de ticket à une autre. Par exemple, vous pouvez définir le statut du ticket sur En attente d’un client lorsqu’un utilisateur envoie un e-mail à partir d’un ticket. Ce document décrit l’automatisation spécifique à chaque phase du pipeline. 

Découvrez-en davantage sur l’utilisation de l’éditeur de workflow complet.

Remarque : Votre compte peut utiliser des noms personnalisés pour chaque objet (par exemple, compte au lieu d’entreprise). Ce document fait référence aux objets par leur nom par défaut HubSpot.

Automatisez les actions en fonction des phases du pipeline

Vous pouvez créer des automatisations basées sur les phases de transaction, de projet et de objet personnalisé pipeline. Par exemple, vous pouvez créer une tâche ou envoyer une notification interne lorsque la phase d’une transaction change.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Accédez à l’objet souhaité :
   1. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
   2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Projets.
   3. Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Objets > Objets personnalisés.
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Dans la section Select a pipeline , cliquez sur le menu déroulant , puis sélectionnez le pipeline à automatiser.
5. Cliquez sur l'onglet Automate .
6. Si elle est réduite, cliquez sur Créer des workflows à partir de zéro pour développer la section.
7. Dans la section Déclencher des actions lorsqu’un [nom de l’objet] passe à une nouvelle phase , cliquez sur l’icône Plus + pour ajouter une action à une phase de pipeline.
8. Dans le panneau de gauche, configurez une action telle que :
   • Pour envoyer une notification interne lorsqu’une transaction entre en phase de phase, sélectionnez Envoyer une notification d’e-mail interne. Configurez les détails de la notification, puis cliquez sur Enregistrer.
   • Pour créer une tâche lorsqu’un projet entre dans une certaine phase, sélectionnez Créer une tâche. Saisissez les détails de la tâche , puis cliquez sur Enregistrer en tant que.
9. Cliquez sur la bulle d'action pour modifier une action existante. Apportez vos modifications dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Enregistrer.
10. Passez le curseur sur une action existante, puis cliquez sur l’icône de comments commentaire pour laisser un commentaire pour les autres utilisateurs sur une action. Saisissez votre message et cliquez sur Commentaire.
11. Passez le curseur sur une action existante, puis cliquez sur l’icône delete Supprimer pour supprimer une action. Sélectionnez Supprimer uniquement cette action pour supprimer uniquement l’action sélectionnée ou sélectionnez Supprimer cette action et toutes les actions suivantes pour supprimer l’action sélectionnée et toutes les actions en dessous.
12. Cliquez sur Ouvrir dans Workflows sous les actions de la phase pour ouvrir dans l’éditeur de workflow complet.
13. Basculez le commutateur Workflow est [statut] pour activer ou désactiver le workflow.

Automatisation des actions en fonction du statut du ticket

Configurer le statut des tickets à partir des e-mails associés

Vous pouvez mettre à jour automatiquement le statut des tickets lorsque des e-mails associés sont envoyés ou reçus. Il s'agit des e-mails envoyés depuis le ticket et des réponses de vos clients au ticket. Le statut du ticket est la propriété par défaut de HubSpot qui suit les tickets dans votre pipeline (par exemple, le statut En attente du contact).

Pour activer ou modifier l'automatisation du statut des tickets :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Tickets.
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez le pipeline de tickets à automatiser.
5. Cliquez sur l'onglet Automatiser. Si elle est réduite, cliquez rightIcon pour développer la section Automatisations modélisées .
6. Pour activer l'automatisation du statut des tickets, dans la section Mettre à jour le statut du ticket, sélectionnez une case à cocher pour activer un critère d'inscription :
   • Un e-mail est envoyé à un client : le statut du ticket changera lorsqu'un utilisateur enverra un e-mail à un contact depuis la fiche d'informations du ticket.Les e-mails envoyés depuis la fiche d’informations d’un contact ne déclencheront pas de modification du statut du ticket.
   • Un client répond à un e-mail : le statut du ticket changera lorsqu'un contact répondra dans le même fil dans lequel le ticket a été créé. Si le ticket a été fermé puis rouvert, tout nouveau fil de discussion sur le ticket mettra également à jour le statut du ticket. 

7. Pour déterminer le statut auquel passera le ticket en fonction du critère d'inscription, passez la souris sur la ligne, puis cliquez sur Modifier l'action. Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner le statut, sélectionnez un statut et cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver ou modifier l'automatisation du statut des tickets :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Tickets.
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez le pipeline de tickets à automatiser.
5. Cliquez sur l'onglet Automatiser. Si elle est réduite, cliquez rightIcon pour développer la section Automatisations modélisées .
6. Décochez les cases Mettre à jour le statut du ticket.

Configuration d’actions personnalisées de pipeline de tickets

Vous pouvez configurer une automatisation personnalisée basée sur les modifications de la valeur de propriété du statut du ticket. Vous pouvez envoyer un e-mail ou une notification interne. Vous pouvez configurer d’autres actions (par exemple, des branches, des délais) via l’outil workflows.

Pour configurer des actions en fonction des statuts des tickets :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Tickets.
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez le pipeline de tickets que vous souhaitez automatiser.
5. Cliquez sur l'onglet Automatiser , puis sur la section Créer des workflows à partir de zéro.
6. Dans la section Déclencher des actions lorsqu'un ticket atteint un certain statut, cliquez sur l'icône Plus + pour ajouter une action à un statut de ticket.
7. Dans le panneau de gauche, configurez votre action en fonction de vos objectifs :
   • Sélectionnez Envoyer une notification par e-mail interne pour envoyer une notification interne à votre équipe lorsqu’un ticket atteint un certain statut. Définissez les détails de la notification, puis cliquez sur Enregistrer.

• Sélectionnez Envoyer un e-mail pour envoyer un e-mail lorsqu’un ticket est ouvert (par exemple, Nouveau statut) ou fermé (par exemple, Statut fermé)). Cliquez sur E-mail automatisé, sélectionnez un e-mail, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez choisir parmi les types d’e-mails suivants :
  • Sélectionnez Ticket reçu ou Ticket fermé pour utiliser un e-mail HubSpot par défaut. Pour modifier le modèle par défaut, cliquez sur Modifier à côté du nom de l'e-mail, apportez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder l'e-mail.
  • Sélectionnez un e-mail automatisé personnalisé. Pour modifier un e-mail personnalisé, cliquez sur le nom de l'e-mail. Vous accéderez à l'outil E-mail marketing.

Remarque : Les e-mails par défaut Ticket reçu et Ticket fermé sont des e-mails transactionnels créés par HubSpot. Les e-mails transactionnels sont utilisés pour les interactions relationnelles, telles qu’un e-mail de confirmation après un achat. Les contacts n’ont pas besoin d’être définis comme marketing pour recevoir un e-mail transactionnel. Si vous choisissez d'envoyer un e-mail automatisé non transactionnel, les contacts doivent être définis comme contacts marketing pour recevoir l'e-mail. Si votre compte dispose du module complémentaire E-mails transactionnels, découvrez comment créer des e-mails transactionnels personnalisés.

• Vous pouvez également sélectionner d’autres actions de workflow basées sur les tickets, notamment des délais, des branches, des communications, des actions CRM et des actions de données. Configurez l'action, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Basculez le commutateur Workflow est [statut] pour activer ou désactiver le workflow.

Pour modifier ou supprimer une action existante, ou ajouter un commentaire :

1. Accédez à votre ticket pipeline workflow .
2. Cliquez sur la bulle d'action pour modifier une action existante. Apportez vos modifications dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Cliquez sur l’icône de comments commentaire pour laisser un commentaire pour les autres utilisateurs sur une action. Dans la boîte de dialogue, saisissez votre message et cliquez sur Commentaire.
4. Cliquez sur l’icône delete Supprimer pour supprimer une action. Vous avez deux possibilités :
   • Supprimer uniquement cette action : supprime uniquement l’action sélectionnée.
   • Supprimer cette action et l’ensemble des actions suivantes : supprime l’action sélectionnée et toutes les actions inférieures.
5. Cliquez sur Ouvrir dans Workflows sous les cases d’action pour accéder à l’éditeur de workflow. Dans l'éditeur de workflows, vous pouvez ajouter plus d'actions et modifier les paramètres du workflow.

Remarque : Par défaut, les actions automatisées ci-dessus ne s'appliquent pas aux conversations sur un chat en direct ou Facebook Messenger. Pour appliquer l’automatisation des tickets aux chats en direct ou à Facebook Messenger, vous pouvez créer et personnaliser un workflow et personnaliser les critères d’inscription de ce workflow pour inclure les conversations lorsque la source est égale à Chat.