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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Stocker des données sensibles dans HubSpot

Dernière mise à jour: juin 10, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

Marketing Hub   Enterprise
Sales Hub   Enterprise
Service Hub   Enterprise
Operations Hub   Enterprise
Content Hub   Enterprise



Pour stocker des informations sensibles dans votre compte HubSpot, les utilisateurs ayant les permissions Super admin peuvent activer le paramètre des données sensibles. Une fois le paramètre activé, vous pouvez créer des propriétés personnalisées qui stockent des données sensibles, puis restreindre l'accès des utilisateurs à ces propriétés à l'aide d'autorisations au niveau du champ.

Avant de commencer

Avant de commencer à stocker des données sensibles, passez en revue les informations suivantes, y compris les exigences, les limitations et les recommandations relatives à la fonctionnalité des données sensibles.

  • Vous ne pouvez stocker que certains types de données sensibles dans HubSpot. Consultez la page sensitive data terms pour comprendre quels types de données sensibles vous pouvez stocker et où ces fonctions sont disponibles. Vous ne pouvez pas stocker des informations personnelles sur la santé protégées par l'HIPAA, des numéros de cartes de crédit ou de débit, des numéros de comptes financiers, des instructions de virement, des informations de sécurité sociale ou d'identification nationale, ou des informations personnelles sur les enfants en vertu des lois sur la protection de l'enfance.
  • Seuls les utilisateurs disposant des autorisations Super admin peuvent activer les données sensibles. Une fois que le paramètre des données sensibles est activé, il ne peut pas être désactivé .
  • Seuls les utilisateurs disposant des autorisations Super admin peuvent créer, modifier ou supprimer des propriétés de données sensibles.
  • Les propriétés des données sensibles sont indisponibles dans certains outils, notamment les jetons de personnalisation, les bacs à sable, les chatbots et les guides conversationnels.
  • Étant donné que tout superadministrateur peut créer et consulter des données sensibles, il est recommandé de revoir votre liste de superadministrateurs et de supprimer l'accès à l'administration pour les utilisateurs qui n'en ont pas besoin. Dans vos paramètres Users & Teams, survolez un utilisateur administrateur, puis cliquez sur Actions > Supprimer le super administrateur.

Activer les données sensibles

Avant de créer des propriétés sensibles, vous devez activer les données sensibles dans vos paramètres de confidentialité et de consentement et accepter les conditions générales correspondantes. Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Super Admin pour activer les données sensibles.

Remarque : une fois que vous avez activé les données sensibles, il n'est pas possible de les désactiver.

  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Confidentialité et consentement.
  • Cliquez sur Configurer les paramètres des données sensibles.

configure-sensitive-data-setting

  • Dans le panneau de droite, cochez les cases pour spécifier les catégories dans lesquelles vous stockerez des données sensibles. Si vous souhaitez stocker des données de santé protégées, apprenez-en plus sur le bêta des données sensibles de l'HIPAA à l'adresse en lisant cet article de la base de connaissances. Reportez-vous à la page sensitive data terms pour comprendre quels types de données peuvent être stockés dans les catégories.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Cochez la case pour accepter les conditions générales.
  • Cliquez sur Activer les paramètres des données sensibles.

Créer des propriétés pour stocker des données sensibles

Super Admins peut marquer une propriété comme sensible. Par défaut, les données de HubSpot sont cryptées sur en transit et au repos. Le fait de marquer une propriété comme sensible ajoute une couche supplémentaire de cryptage, le cryptage de la couche application, qui confère aux comptes individuels et à leurs données sensibles une protection et une isolation accrues. Les données sensibles nécessaires à la recherche et à l'établissement de rapports sont stockées dans des environnements protégés dont l'accès est très restreint. L'accès aux valeurs non chiffrées des propriétés sensibles est limité aux applications HubSpot désignées et aux apps privées connectées approuvées par l'utilisateur. 

  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
  • Cliquez sur Créer une propriété.
  • Saisissez les informations de base de la propriété, puis cliquez sur Next.
  • Pour marquer la propriété comme sensible, sélectionnez Données sensibles.

création de propriétés de données sensibles

  • Si la propriété stocke des données de santé protégées par la loi HIPAA (BETA), cochez la case Oui, ces données contiennent des informations de santé protégées (PHI) .
  • Sélectionnez les utilisateurs de qui doivent avoir accès à la visualisation et à la modification des valeurs de la propriété, soit Tout le monde ou Super administrateurs uniquement. Si vous avez sélectionné Tout le monde, il est recommandé de restreindre l'accès à la vue et à la modification de la propriété après l'enregistrement de celle-ci.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Finissez de configurer votre propriété, puis cliquez sur Créer. Une fois qu'une propriété est créée comme sensible, son paramètre de données sensibles ne peut pas être modifié.

Veuillez noter que : les propriétés de score et de calcul ne peuvent pas stocker des données sensibles, et vous ne pouvez pas exiger des valeurs uniques pour les propriétés de données sensibles.

Une fois que vous avez créé une propriété pour stocker des données sensibles :

  • Les super administrateurs peuvent définir des autorisations au niveau du champ pour restreindre l'accès à la visualisation et à la modification pour la propriété à des utilisateurs et des équipes spécifiques. Ceci est fortement recommandé pour s'assurer que les données sensibles ne peuvent être vues ou modifiées que par des utilisateurs sélectionnés.
  • Les super administrateurs peuvent visualiser les actions des utilisateurs liées aux valeurs des propriétés des données sensibles dans le journal d'audit de .
  • Les super administrateurs peuvent modifier ou supprimer la propriété des données sensibles.
  • Les utilisateurs ayant accès à la propriété peuvent mettre à jour les valeurs de la propriété manuellement ou par le biais d'importations et de workflows. Si vous utilisez une propriété de données sensibles dans des workflows, il est recommandé de limiter l'accès à à l'outil de workflows, car les workflows n'appliquent pas actuellement les autorisations au niveau des champs.
  • Les utilisateurs ayant accès à la propriété peuvent l'utiliser dans les outils HubSpot, notamment les enregistrements CRM, les vues, les listes, les déclencheurs et actions de workflow, les rapports, la recherche et le mobile. Les données sensibles seront indisponibles dans tous les autres outils HubSpot.
  • Les super administrateurs peuvent synchroniser des propriétés sensibles à des objets qui sont disponibles pour une synchronisation unidirectionnelle et bidirectionnelle avec des intégrations tierces construites par HubSpot telles que Zapier, Salesforce, Zoho CRM, et plus. Conformément aux conditions d'utilisation des données sensibles de , si vous choisissez d'intégrer ou d'utiliser des produits tiers en relation avec le service d'abonnement, vous reconnaissez que les données des clients hébergées ou traitées par ces produits tiers le seront conformément aux politiques maintenues par ces tiers.
  • Si votre compte permet aux employés de HubSpot d'accéder à pour résoudre des problèmes d'assistance, les employés de HubSpot n'auront pas accès à la visualisation des valeurs de propriété des données sensibles.

Veuillez noter : si vous passez d'un abonnement Entreprise à un abonnement avec données sensibles activées :

  • Les super administrateurs peuvent supprimer des propriétés de données sensibles existantes, mais ne peut pas créer de nouvelles propriétés de données sensibles ou modifier les détails des propriétés de données sensibles existantes.
  • Les super-administrateurs pourront toujours consulter et modifier les valeurs d'une propriété de données sensibles. Les utilisateurs non administrateurs qui avaient auparavant accès aux valeurs ne pourront plus les consulter ou les modifier.

Utilisation des propriétés des données sensibles dans les formulaires 

Grâce à la possibilité de stocker des données sensibles dans HubSpot, vous pouvez utiliser les formulaires HubSpot pour collecter des informations sensibles auprès de vos visiteurs en toute confiance. Les données sensibles collectées via les formulaires seront cryptées et synchronisées dans le CRM en toute sécurité. Tout fichier téléchargé via des soumissions de formulaire associées à une propriété de données sensibles sera également considéré comme sensible.

Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour consulter les données sensibles pourront consulter les valeurs de soumission de formulaire et les fichiers marqués comme sensibles. Toutes les notifications de soumission de formulaire respecteront également les exigences en matière d'autorisation des utilisateurs de données sensibles.

Stockage de pièces jointes sensibles

Avec la possibilité de stocker des données sensibles, vous pouvez stocker des fichiers contenant des informations sensibles dans des outils à travers HubSpot. Une fois que vous avez activé le paramètre des données sensibles, les pièces jointes téléchargées de la manière indiquée ci-dessous seront protégées par une couche supplémentaire de cryptage dans le stockage de la base de données de HubSpot. Cela supprimera également la possibilité de partager des fichiers en externe sans authentification, et empêchera les employés de HubSpot d'accéder aux pièces jointes.

Lorsqu'ils sont ajoutés par le biais des méthodes suivantes, les fichiers sont protégés :

Vous pouvez contrôler l'accès des utilisateurs aux pièces jointes à l'aide de permissions pour chaque outil. Par exemple, vous pouvez restreindre l'accès aux contacts à des utilisateurs spécifiques qui ne devraient pas avoir accès aux fichiers de contacts.

Veuillez noter que les fichiers ne seront pas protégés dans les scénarios suivants : et:

  • Seuls les fichiers téléchargés sur après l'activation de sensitive data bénéficieront de la protection supplémentaire. Les fichiers existants utiliseront le niveau de sécurité standard même s'ils ont été téléchargés de la manière décrite ci-dessus.
  • Les fichiers téléchargés et hébergés sur l'outil bénéficient d'une protection supplémentaire. Les fichiers contenant des données sensibles doivent donc être stockés dans l'outil et non. Dans les autres outils HubSpot, si un utilisateur joint un fichier stocké dans l'outil de fichiers (c'est-à-dire via l'option Choisir existant lors du téléchargement), ces fichiers utiliseront le niveau de sécurité standard.
  • HubSpot ne limitera pas l'accès aux pièces jointes du CRM si vous partagez l'URL avec un autre utilisateur authentifié de votre compte. Évitez de partager les URL des pièces jointes avec des utilisateurs qui ne devraient pas être en mesure de visualiser les fichiers.

Utiliser les outils d'intelligence artificielle de HubSpot pour stocker des données sensibles

Les outils d'IA de HubSpot peuvent vous aider à automatiser des tâches, à recueillir des informations sur les données, à rédiger du contenu, et plus encore sur la plateforme client HubSpot. Seuls les utilisateurs ayant des droits de super administrateur peuvent activer certains outils d'intelligence artificielle, tels que AI Assistants.

Si vous activez les données sensibles, les propriétés sensibles que vous créez et non seront utilisées pour entraîner les modèles d'IA de HubSpot. Cependant, d'autres Données Client de votre compte peuvent être utilisées pour former les modèles d'IA de HubSpot. Vous pouvez refuser que vos Données Client soient utilisées pour l'apprentissage automatique en envoyant un e-mail à privacy@hubspot.com. Pour plus d'informations, veuillez consulter les conditions d'utilisation de HubSpot et la politique de confidentialité de HubSpot.

Remarque : éviter de communiquer des informations sensibles dans vos messages. Afin d'améliorer le produit, HubSpot enregistre et stocke vos invites, la langue générée et les mesures d'utilisation lorsque vous utilisez les produits AI. HubSpot partage vos invites avec les fournisseurs de services d'IA afin de permettre votre utilisation des produits d'IA et les fournisseurs de services d'IA stockeront vos invites à des fins de modération de contenu. Vos requêtes vous seront attribuées. Votre utilisation des Produits d'IA bêta de HubSpot sera régie par nos Beta Terms et les Produits d'IA incorporés dans nos Services d'abonnement seront régis par nos Product Specific Terms.

Les produits d'intelligence artificielle de HubSpot ne font pas partie des caractéristiques des données sensibles. Certains produits AI peuvent traiter des données sensibles que vous n'aviez peut-être pas l'intention d'inclure lors de la génération de résultats sur la base de l'invite saisie. Ces outils comprennent

Par exemple, si vous discutez de données sensibles au cours d'une conversation, vous ne devez pas utiliser l'outil Résumés des conversations. Même si vous n'aviez pas l'intention de saisir des données sensibles dans votre message, l'outil Résumés de conversation traiterait tout le contenu de la conversation. 

Pour plus d'informations sur les outils d'intelligence artificielle de HubSpot, consultez les cartes du modèle d'intelligence artificielle . Évitez d'utiliser des outils d'IA si vous ne souhaitez pas qu'ils traitent vos données sensibles.

Utilisation de données sensibles dans différents centres de données

Vous pouvez stocker des informations sensibles dans n'importe quel Data Center que vous utilisez. Cependant, une fois que vous aurez activé le paramètre sensitive data, vous ne pourrez plus migrer vers un autre centre de données.

Ressources complémentaires

Pour plus d'informations sur le programme de sécurité de HubSpot, consultez le site HubSpot Trust Center.

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