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HubSpotにセンシティブデータを保存する

更新日時 2024年 6月 10日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

Marketing Hub   Enterprise
Sales Hub   Enterprise
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Operations Hub   Enterprise
Content Hub   Enterprise



HubSpotアカウントにセンシティブデータを保存するには、スーパー管理者権限を持つユーザーがセンシティブデータ設定をオンにします。この設定をオンにすると、機密データを保存するカスタムプロパティーを作成し、フィールドレベル権限を使ってユーザーのプロパティーへのアクセスを制限することができます。

始める前に

センシティブデータの保存を開始する前に、センシティブデータ機能に関する必須の要件、制限、推奨事項など、以下の情報を確認してください。

  • HubSpotには特定の種類のセンシティブデータしか保存できません。「センシティブデータ規約」ページを参照し、保存できるセンシティブデータのタイプと、これらの機能が使用可能な場所について理解してください。 HIPAAで保護されている個人健康情報、クレジットカード番号またはデビットカード番号、金融口座番号、電信送金指示、社会保障または国民ID情報、または児童保護法に基づく児童の個人情報を保存することはできません。
  • スーパー管理者の権限を持つユーザーだけが、センシティブデータにオンにすることができます。一度センシティブデータ設定をオンにすると、オフにすることはできません。
  • スーパー管理者の権限を持つユーザーのみが、センシティブ データ プロパティーを作成、編集、または削除できます。
  • パーソナライズトークン、サンドボックス、チャットボット、プレイブックなど、特定のツールではセンシティブ データ プロパティーを利用できません。
  • スーパー管理者であれば誰でもセンシティブデータを作成および表示することができるため、スーパー管理者リストを確認し、必要のないユーザーの管理者アクセス権を削除することをお勧めします。ユーザーとチームの設定で、管理者ユーザーにマウスポインターを合わせ、アクション > スーパー管理者の削除をクリックします。

センシティブデータにオンにする

センシティブプロパティーを作成する前に、プライバシーと同意の設定でセンシティブデータをオンにし、関連規約に同意する必要があります。ユーザー別で、センシティブデータをオンにするには、スーパー管理者の権限が必要です。

注:一度センシティブデータをオンにすると、オフにすることはできません。

  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで、[プライバシーと同意]に移動します。
  • センシティブデータ設定の構成をクリックします。

コンフィグセンシティブデータ設定

  • 右側のパネルで、チェックボックスを選択し、センシティブデータを保存するカテゴリーを指定します。保護された医療データを保存する場合は、このナレッジベース記事で、HIPAA センシティブデータベータについて詳しく学んでください。「センシティブデータ規約」を参照し、どのような種類のデータをカテゴリーに保存できるかを理解してください。
  • [次へ]をクリックします。
  • チェックボックスを選択し、利用条件に同意します。
  • センシティブデータ設定をオンにするをクリックします。

センシティブデータ保存のためのプロパティーを作成する

スーパー管理者はプロパティーを機密扱いとしてマークすることができます。デフォルトでは、HubSpotのデータは転送中および静止時に暗号化されますプロパティーをセンシティブとして追加すると、アプリケーションレイヤー暗号化という追加の暗号化レイヤーが追加され、個々のアカウントとそのセンシティブデータの保護と分離が強化されます。検索やレポートに必要なセンシティブデータは、高度にアクセス制限された保護された環境に保存されます。センシティブプロパティーの暗号化されていない値へのアクセスは、指定されたHubSpotアプリティーとユーザーが承認した接続された非公開アプリティーに制限されています。 

  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで[プロパティー]を選択します。
  • [プロパティーを作成]をクリックします。
  • プロパティー基本情報を入力し、次へをクリックする。
  • プロパティーをセンシティブデータとしてマークするには、[センシティブデータ]を選択します。

センシティブ・データ・プロパティー作成

  • プロパティーがHIPAAで保護された健全性データ(ベータ版)を保存する場合は、[はい、このデータには保護対象保健情報(PHI)が含まれます]チェックボックスを選択します。
  • どのユーザーをがプロパティー値を表示および編集するアクセス権を持つかを、[全員]または[スーパー管理者のみ]のいずれかを選択します。[全員]を選択した場合、プロパティーを保存した後、プロパティーの表示および編集アクセスを制限することをお勧めします。
  • [次へ]をクリックします。
  • プロパティーを設定を終了し、プロパティーを作成をクリックします。一度プロパティーがセンシティブとして作成されると、そのセンシティブデータ設定は変更できなくなります。

注:スコアと計算のプロパティーセンシティブデータを保存することはできません。また、固有の値をプロパティーに求めることはできません。

センシティブデータを保存するプロパティーを作成したら:

  • スーパー管理者は、プロパティーを特定のユーザーおよびチームにビューおよび編集アクセスを制限するために、フィールドレベル権限を設定することができます。厳選されたユーザーだけがセンシティブデータを見たり変更したりできるようにするために、この方法を強くお勧めします。
  • スーパー管理者は、監査ログで、機密データプロパティー値に関連するユーザーのアクションを見ることができます。
  • スーパー管理者は、センシティブ データ プロパティーを編集または削除することができます。
  • プロパティーにアクセス権を持つユーザーは、プロパティー値を手動で、またはインポートやワークフローを介して更新することができます。ワークフローでセンシティブデータプロパティーを使用する場合、ワークフローは現在のところフィールドレベル権限を強制しないため、ワークフローツールにアクセス制限することを推奨します。
  • プロパティーにアクセスできるユーザーは、CRMレコード、表示、リスト、ワークフロートリガーとアクション、レポート、検索、モバイルなどのHubSpotツールでプロパティーを使用できます。その他のHubSpotツールでは、センシティブデータは使用できなくなります。
  • スーパー管理者は、Zapier、Salesforce、Zoho CRM、など、HubSpotが開発したサードパーティー連携で一方向・双方向同期が可能なオブジェクトにセンシティブプロパティーを同期できます。センシティブ データ規約により、利用者がサブスクリプション サービスに関連してサードパーティー製品と連携またはその他の方法で使用することを選択した場合、利用者は、当該サードパーティー製品によってホスティングまたは処理される顧客データが、当該サードパーティーが維持するポリシーに従ってホスティングされることを了承するものとします。
  • サポート問題のトラブルシューティングのためにHubSpot社員がお客さまのアカウントにアクセスすることを許可している場合、HubSpot社員はセンシティブデータのプロパティー値を表示するアクセス権限を持ちません。

注:Enterpriseのサブスクリプションから、センシティブデータをオンにした状態でダウングレードする場合は、
以下の点にご注意ください。

  • スーパー管理者は既存のセンシティブデータプロパティーを削除することができますが、センシティブデータプロパティーを新規作成したり、既存のセンシティブデータプロパティーの詳細を編集したりすることはできません。
  • スーパー管理者は、センシティブデータプロパティーの値を表示および編集することができます。以前は管理者以外のユーザーも値へのアクセスが可能でしたが、今後は表示および編集ができなくなります。

フォームでのセンシティブデータプロパティーの使用箇所 

HubSpotにセンシティブデータを保存する機能を使えば、HubSpotのフォームを使って訪問者のセンシティブ情報を安心して収集することができます。フォームで収集された機密データは暗号化され、CRMに安全に同期されます。センシティブデータプロパティーに関連付けされたフォーム送信によってアップロードされたファイルも、センシティブデータとみなされます。

センシティブデータを表示するための適切な権限を持つユーザーのみが、センシティブとしてマークされたフォーム送信値とファイルを表示することができます。全てのフォーム送信通知は、センシティブデータのユーザー権限要件にも準拠します。

センシティブデータを含む添付ファイルの保管

センシティブデータを保存する機能を使えば、センシティブ情報を含むファイルをHubSpot全体のツールに保存できます。センシティブデータ設定をオンにすると、以下の方法でアップロードされた添付ファイルは、HubSpotのデータベースストレージ内の暗号化レイヤーによって保護されます。これにより、認証なしでファイルを外部共有するオプションも削除され、HubSpot従業員は添付ファイルにアクセス権を実行しなくなります。

以下の方法で追加すると、ファイルは保護されます:

各ツールの権限、添付ファイルへのユーザーアクセスを制御できます。例えば、コンタクトファイルにアクセスすべきでない特定のユーザーのコンタクトへのアクセスを制限することができます。

注:ファイルは、以下のシナリオでは、保護されません:

  • センシティブデータをオンにした後、アップロードされたファイルのみ、追加保護が適用されます。既存のファイルは、上記の方法でアップロードされたとしても、標準レベルのセキュリティーが使用されます。
  • ファイルツールにアップロードされ、そこでホスティングされたファイルは、、さらに保護されます。したがって、センシティブデータを含むファイルは、、ファイルツールに保存すべきではありません。他のHubSpotツールでは、ユーザーがファイルツールに保存されているファイルを添付する場合(アップロード時に既存のファイルを選択するなど)、これらのファイルは標準レベルのセキュリティーを使用します。
  • HubSpotは、アカウント内の他の認証済みユーザーとURLを共有しても、CRMの添付ファイルへのアクセスを制限しません。ファイルを表示すべきでないユーザーと添付ファイルのURLを共有することは避けましょう。

センシティブデータを保存する際のHubSpot AIツールの使用箇所

HubSpotのAIツールは、タスクの自動化、データインサイトの収集、コンテンツの下書きなど、HubSpotのカスタマープラットフォーム全体で役立ちます。スーパー管理者権限を持つユーザーだけが、AIアシスタントのような特定のAIツールをオンにすることができます。

センシティブデータをオンにすると、作成した機密プロパティーは、HubSpotのAIモデルのトレーニングに使用されます。ただし、HubSpotのAIモデルのトレーニングには、お客さまのアカウント内のその他の顧客データが使用される場合があります。お客さまは、privacy@hubspot.com にEメールすることにより、自分の顧客データが機械学習に使用されることをオプトアウトすることができます。詳細については、HubSpotのサービス利用規約およびHubSpotのプライバシーポリシーを要確認ください。

注:プロンプトでセンシティブ情報を共有することは避けてください。製品を改善するため、HubSpotはAI製品使用時のプロンプト、生成言語、使用指標をログに記録し、保存します。HubSpotはAI製品の使用を可能にするため、お客さまのプロンプトをAIサービスプロバイダーと共有し、AIサービスプロバイダーはコンテンツモデレーションを目的としてお客さまのプロンプトを保存します。プロンプトは入力者に帰属します。HubSpotのベータAI製品の使用には、当社のベータ条件が適用され、当社のサブスクリプションサービスに組み込まれたAI製品には、当社の製品特定条件が適用されます。

HubSpotのAI製品はセンシティブデータ機能には含まれません。AI製品によっては、入力されたプロンプトに基づいて結果を生成する際に、お客さまが意図していないセンシティブデータを処理する場合があります。以下のツールが含まれます。

例えば、会話中にセンシティブデータについて話し合う場合は、コミュニケーションサマリーツールを使用すべきではありません。プロンプトにセンシティブデータを入力するつもりはなかったとしても、コミュニケーションサマリーツールでは会話内の全てのコンテンツが処理されます。 

HubSpotのAIツールのその他のツールについては、AIモデルカードをご参照ください。AIツールに機密データを処理させたくない場合は、AIツールの使用を避ける。

センシティブデータを異なるデータセンターで使用する

お客さまが使用するデータセンターにセンシティブ情報を保存することができます。ただし、センシティブデータ設定をオンにすると、現時点では別のデータセンターに移行することはできません。

その他のリソース

HubSpotのセキュリティープログラムの詳細については、HubSpot Trust Centerをご参照ください。

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