HubSpotに機密データを保存する

個人識別情報、財務情報、健全性情報、医療情報などの機密情報をHubSpotアカウントに保存するには、スーパー管理者権限を持つユーザーは、「センシティブデータ」設定をオンにすることができます。この設定をオンにすると、"機密データ "を保存するカスタムプロパティーを作成し、フィールドレベル権限を使用して、そのプロパティーへのユーザーのアクセスを制限することができます。

始める前に

センシティブデータ」の保存を開始する前に、「センシティブデータ」の機能に関する要件、制限、推奨事項など、以下の情報を確認してください。

• HubSpotには特定の種類の機密データしか保存できません。「機密データ」の用語を参照し、保存できる「機密データ」のタイプと、これらの機能が利用できる場所について理解してください。
• "スーパー管理者" "スーパー管理者 "権限を持つユーザーのみが "機密データ "をオンにすることができます。一度「機密データ」設定をオンにすると、、オフにすることはできない。
• 「スーパー管理者」の権限を持つユーザーのみが、センシティブデータプロパティーの作成、編集、または削除を行うことができます。パートナー管理者ユーザは、"スーパー管理者 "権限を割り当てられていない限り、"センシティブデータ "プロパティーの作成、編集、または削除を行うことはできません。
• パーソナライゼーショントークン、サンドボックス、チャットボット、プレイブックを含む特定のツールでは、センシティブデータプロパティーを使用できません。
• センシティブデータをオンにした後、レコードを要約する際に制限が発生する場合がある。例えば、電話やセールスEメールなどの特定のアクティビティーを要約することはできません。 

機密データをオンにする

センシティブデータのプロパティーを作成する前に、プライバシーと同意の設定でセンシティブデータをオンにし、関連する利用条件に同意する必要があります。ユーザーは、"Sensitive Data "をオンにするには、スーパー管理者の権限が必要です。

注：一度「センシティブ・データ」をオンにすると、オフにすることはできません。一度選択したデータのカテゴリーは削除できませんが、必要に応じてカテゴリーを追加することができます。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プライバシーと同意］に移動します。
• センシティブデータ設定の構成をクリックします。すでに "機密データ "をオンにしている場合は、"機密データ設定の編集"をクリックし、追加のデータ・カテゴリーを選択する。

• 右側のパネルで、チェックボックスを選択し、センシティブデータを保存するカテゴリーを指定します。「機密データ」の用語を参照し、どのような種類のデータをカテゴリーに保存できるかを理解してください。
• HIPAA対象データを保存するには、「Health/Medical Data」チェックボックスと、「We are a HIPAA-covered entity or business associate」チェックボックスの両方を選択する必要があります。

注：、HubSpotはコンテンツタイプに関係なく、お客さまの個人情報やセンシティブデータを保護するための強固なセキュリティープログラムを提供していますが、これらのデータタイプ識別処理により、HIPAAや規制上のニーズを確実にサポートすることができます。HubSpotは、HIPAA対象事業体またはビジネスアソシエイトとしてID付けすることで、ビジネスアソシエイト契約（BAA）の適用を追跡し、規制上の義務を果たすことができます。

• ［次へ］をクリックします。
• センシティブデータ規約」および該当する場合は「業務提携契約」を読む。チェックボックスをオンにし、利用条件に同意します。
• 機密データ設定をオンにするをクリックするか、カテゴリーを追加した場合は機密データ設定を更新をクリックします。

機密データ保管のためのアクセス推奨事項

センシティブデータ」を保存する設定をオンにした後は、データの保護を強化するために、特定の設定を更新したり、アクションを実行したりする必要があります。センシティブデータの管理に役立つ推奨事項を確認する：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［プライバシーと同意］に移動します。
• おすすめチェックをクリックする。

• 右のパネルで、推奨されるアクションを確認する。各推奨については、リンクをクリックして詳細をご覧になるか、関連する設定に移動してください。

機密データを保存するプロパティーを作成する。

スーパー管理者はプロパティーをセンシティブとしてマークすることができます。また、その不動産が保護された健康情報を保管するかどうかを示すこともできる。既定で、HubSpotのデータは転送中および静止時に暗号化されます。プロパティーを "センシティブ "としてマークすることで、アプリケーションレイヤー暗号化という追加の暗号化レイヤーが追加され、個々のアカウントとその "センシティブ "データの保護と隔離が強化されます。検索やレポートに必要な機密データは、高度にアクセス制限された保護された環境に保存されます。センシティブデータプロパティーの暗号化されていない値へのアクセスは、指定されたHubSpotアプリケーションとユーザーが承認した接続されたプライベートアプリに制限されています。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで［プロパティー］を選択します。
• ［プロパティーを作成］をクリックします。
• プロパティーの基本詳細を入力し、フィールドタイプを選択し、センシティブデータタブをクリックする。
• プロパティーをセンシティブデータとしてマークするには、［センシティブデータ］を選択します。機密性の高い情報（BETA）を保存している場合は、「Highly-sensitive data（機密性の高いデータ）」を選択します。Highly Sensitive Data beta については、こちらの記事（）をご参照いただきたい。

• プロパティーがHIPAAで保護された健康データを保存する場合は、「はい、このデータには保護された健康情報（PHI）が含まれます」チェックボックスを選択します。
• プロパティーを表示および編集するためのアクセス権を持つ人を設定するには、Manage accessタブをクリックし、オプションを選択します。
• プロパティーの設定を完了したら、［作成］をクリックします。

機密データの管理

以下のセクションでは、HubSpotツールでの "センシティブデータ "プロパティーの使用と "センシティブデータ "の管理について詳しく説明します。

センシティブデータプロパティーの使用

センシティブデータを保存するプロパティーを作成したら：

• スーパー管理者は、プロパティーを特定のユーザーおよびチームにビューおよび編集アクセスを制限するために、フィールドレベル権限を設定することができます。厳選されたユーザーのみが "センシティブデータ "を閲覧または変更できるようにするために、この方法を強く推奨します。
• スーパー管理者は、"Sensitive Data "プロパティー値に関連するユーザーのアクションを、監査ログで見ることができます。
• スーパー管理者は、"センシティブデータ "プロパティーを編集または削除することができる。
• プロパティーにアクセス権を持つユーザーは、プロパティー値を手動で、またはインポートおよびワークフローを介して更新することができます。
• プロパティーへのアクセス権を持つユーザーは、CRMレコード、ビュー、リスト、ワークフロートリガーとアクション、レポート、検索、モバイルなどのHubSpotツールでプロパティーを使用できます。機密データは他のすべてのHubSpotツールで利用できなくなります。
• お客さまのアカウントでHubSpot社員がサポート問題のトラブルシューティングのためにアクセスすることを許可している場合、HubSpot社員はSensitive Dataプロパティー値を表示するアクセス権を持ちません。

フォーム 

HubSpotにセンシティブデータを保存する機能を使えば、HubSpotフォーム、HubSpot以外のフォーム、訪問者の機密情報を自信を持って収集することができます。フォームを通じて収集された機密データは暗号化され、CRMに安全に同期されます。センシティブデータ」プロパティーに関連付けされたフォーム送信によってアップロードされたファイルも、センシティブデータとみなされます。

センシティブデータを表示するための適切な権限を持つユーザーのみが、センシティブとマークされたフォーム送信値とファイルを表示することができます。全てのフォーム送信 "通知 "は、"機密データ "ユーザー "権限 "要件にも従います。

連携

開発者はAPI ドキュメントを使用して、機密データを同期する連携同期を構築することができます。センシティブ データ規約に基づき、利用者がサブスクリプション サービスに関連してサードパーティー製品との連携またはその他の方法でサードパーティー製品を使用することを選択した場合、利用者は、当該サードパーティー製品によってホストまたは処理される顧客データが、当該サードパーティーが維持するポリシーに従ってホスティングされることを了承するものとします。

HIPAA で保護されたセンシティブデータを保存している場合、Snowflake Data Share連携は以下のリージョンでのみサポートされます：AWS US_EAST_1 および AWS EU_CENTRAL_1.

添付ファイル

機密データを保存する機能により、機密情報を含むファイルをHubSpot全体のツールに保存できます。センシティブデータ設定をオンにすると、以下の方法でアップロードされた添付ファイルは、HubSpotのデータベースストレージ内の暗号化レイヤーによって保護されます。これにより、認証なしでファイルを外部共有するオプションも削除され、HubSpot従業員による添付ファイルへのアクセスは許可されなくなります。

以下の方法で追加すると、ファイルは保護されます。

• ［添付ファイル］セクションで自分のコンピューターからレコードにアップロード。
• 新しいメモを経由してレコードにアップロード。
• コンタクトのEメールでレコードにアップロード。
• HubSpotモバイルアプリでレコードにアップロード。
• ファイル タイプ プロパティーにアップロード。
• フォーム送信でアップロード。
• インポート経由でアップロード。

各ツールの権限により、添付ファイルへのユーザーアクセスを制御できます。例えば、コンタクトファイルにアクセスすべきでない特定のユーザーに対して、コンタクトへのアクセスを制限することができます。

通知

お客さまのアカウントで "センシティブ・データ "をオンにすると、"センシティブ・データ "の表示を避けるため、の通知、プレビュー（メモ本文のプレビューなど）が表示されなくなります。これは現在、次の通知に対して発生します：@言及されたレコードまたはコメント、割り当てられた、またはタスクのリマインダーを受け取った、フォローしたレコードにアクティビティーがあった、またはあなたへの上位のおすすめ".

ワークフロー