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Armazenar dados confidenciais no HubSpot

Ultima atualização: Julho 24, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

Marketing Hub Enterprise

Sales Hub Enterprise

Service Hub Enterprise

Operations Hub Enterprise

Content Hub Enterprise

Para armazenar informações confidenciais na sua conta HubSpot, os usuários com permissões de superadministrador podem ativar a configuração de dados confidenciais. Depois de ativar a configuração, você pode criar propriedades personalizadas que armazenam dados confidenciais e, em seguida, restringir o acesso do usuário às propriedades usando permissões em nível de campo.

Antes de começar

Antes de começar a armazenar dados confidenciais, revise as seguintes informações, incluindo requisitos, limitações e recomendações relacionadas à funcionalidade de dados confidenciais.

Você somente pode armazenar certos tipos de dados confidenciais no HubSpot. Consulte a página de termos de dados confidenciais para entender quais tipos de dados confidenciais você pode armazenar e onde esses recursos estão disponíveis. Você não pode armazenar informações pessoais de saúde protegidas pela HIPAA, números de cartão de crédito ou débito, números de contas financeiras, instruções de transferência, informações de previdência social ou identificadores nacionais, ou informações pessoais de crianças protegidas pelas leis de proteção de crianças.
Apenas usuários com permissões de superadministrador podem ativar dados confidenciais. Uma vez que a configuração de dados confidenciais é ativada, ela não pode ser desativada.
Apenas usuários com permissões de superadministrador podem criar, editar ou excluir propriedades de dados confidenciais.
Propriedades de dados confidenciais não estão disponíveis em certas ferramentas, incluindo tokens de personalização, sandboxes, chatbots e manuais.
Como qualquer superadministrador pode criar e exibir dados confidenciais, é recomendado revisar sua lista de superadministradores e remover o acesso para usuários que não precisam dele. Nas configurações de Usuários e equipes, passe o mouse sobre um administrador e, em seguida, clique em Ações > Remover superadministrador.

Ativar dados confidenciais

Antes de criar propriedades confidenciais, você precisará ativar os dados confidenciais nas suas configurações de Privacidade e consentimento e aceitar os termos e condições relacionados. Os usuários devem ter permissões de superadministrador para ativar dados confidenciais.

Observação: depois de ativar os dados confidenciais, não é possível desativá-los.

Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
No menu da barra lateral esquerda, acesse Privacidade e consentimento.
Clique em Definir as configurações de dados confidenciais.

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No painel direito, marque as caixas de seleção para especificar as categorias nas quais você armazenará dados confidenciais. Se você deseja armazenar dados de saúde protegidos, saiba mais sobre a versão beta de dados confidenciais da HIPAA neste artigo da central de conhecimento. Consulte os termos de dados confidenciais para entender quais tipos de dados podem ser armazenados nas categorias.
Clique em Próximo.
Marque a caixa de seleção para aceitar os termos e condições.
Clique em Ativar as configurações de dados confidenciais.

Criar propriedades para armazenar dados confidenciais

Os superadministradores podem marcar uma propriedade como confidencial. Por padrão, os dados no HubSpot são criptografados em trânsito e em repouso. Marcar uma propriedade como confidencial adiciona uma camada de criptografia, a criptografia de camada de aplicativo, que aumenta a proteção e o isolamento de contas individuais e seus dados confidenciais. Os dados confidenciais necessários para pesquisa e geração de relatórios são armazenados em ambientes protegidos com acesso altamente restrito. O acesso aos valores não criptografados para propriedades confidenciais é restrito a aplicativos HubSpot designados e aplicativos privados conectados aprovados pelo usuário.

Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
Clique em Criar propriedade.
Insira as informações básicas da propriedade e clique em Próximo.
Para marcar a propriedade como confidencial, selecione Dados confidenciais.

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Se a propriedade armazenar dados de saúde protegidos pela HIPAA (BETA), marque a caixa de seleção Sim, esses dados contêm informações de saúde protegidas (PHI).

Selecione quais usuários devem ter acesso para exibir e editar os valores da propriedade: Todos ou Somente superadministradores. Se você selecionou Todos, é recomendado restringir o acesso de exibição e edição da propriedade depois de salvá-la.
Clique em Próximo.

Conclua a configuração da sua propriedade e clique em Criar. Depois que uma propriedade é criada como confidencial, sua configuração de dados confidenciais não pode ser alterada.

Observação: as propriedades de pontuação e cálculo não podem armazenar dados confidenciais e você não pode exigir valores exclusivos para propriedades de dados confidenciais.

Depois de criar uma propriedade para armazenar dados confidenciais:

Os superadministradores podem configurar permissões em nível de campo para restringir o acesso de exibição e edição da propriedade a usuários e equipes específicos. Isso é altamente recomendado para garantir que os dados confidenciais somente possam ser exibidos ou modificados por usuários selecionados.
Os superadministradores podem visualizar as ações do usuário relacionadas aos valores de propriedades de dados confidenciais no registro de auditoria.
Os superadministradores podem editar ou excluir a propriedade de dados confidenciais.
Os usuários com acesso à propriedade podem atualizar os valores da propriedade manualmente ou através de importações e fluxos de trabalho. Se você estiver usando uma propriedade de dados confidenciais em fluxos de trabalho, é recomendado limitar o acesso à ferramenta de fluxos de trabalho porque os fluxos de trabalho atualmente não impõem permissões em nível de campo.
Os usuários com acesso à propriedade podem usá-la nas ferramentas do HubSpot, incluindo registros de CRM, exibições, listas, gatilhos e ações de fluxo de trabalho, relatórios, pesquisa e dispositivos móveis. Os dados confidenciais não estarão disponíveis em todas as outras ferramentas do HubSpot.
Os superadministradores podem sincronizar propriedades confidenciais com objetos disponíveis para sincronização unidirecional e bidirecional com integrações de terceiros criadas pela HubSpot, como Zapier, Salesforce, Zoho CRM e muito mais. De acordo com os termos de dados confidenciais, se você optar por integrar ou usar produtos de terceiros em conexão com o Serviço de assinatura, você reconhece que os Dados do cliente hospedados ou processados por tais Produtos de terceiros seriam hospedados de acordo com as políticas desses terceiros.
Se sua conta permitir que os funcionários da HubSpot tenham acesso para solucionar problemas de suporte, os funcionários da HubSpot não terão acesso para visualizar valores de propriedades de dados confidenciais.

Observação: ao rebaixar uma assinatura Enterprise com dados confidenciais ativados:

Os superadministradores poderão excluir propriedades de dados confidenciais existentes, mas não poderão criar novas propriedades de dados confidenciais ou editar os detalhes das propriedades de dados confidenciais existentes.
Os superadministradores ainda poderão exibir e editar os valores de uma propriedade de dados confidenciais. Os usuários que não sejam administradores e que tinham acesso anteriormente aos valores deixarão de poder exibi-los ou editá-los.

Usar propriedades de dados confidenciais em formulários

Com a capacidade de armazenar dados confidenciais no HubSpot, você pode usar os formulários do HubSpot para coletar informações confidenciais dos seus visitantes com confiança. Os dados confidenciais obtidos através de formulários serão criptografados e sincronizados no CRM de forma segura. Todos os arquivos carregados por meio de envios de formulário associados a uma propriedade de dados confidenciais também serão considerados confidenciais.

Apenas usuários com as permissões apropriadas para visualizar dados confidenciais poderão visualizar valores de envio de formulários e arquivos marcados como confidenciais. Todas as notificações de envio de formulário também cumprirão os requisitos de permissão do usuário para dados confidenciais.

Armazenar anexos confidenciais

Com a capacidade de armazenar dados confidenciais, você pode armazenar arquivos que contêm informações confidenciais nas ferramentas do HubSpot. Depois de ativar a configuração de dados confidenciais, os anexos enviados das maneiras abaixo serão protegidos por uma camada adicional de criptografia no armazenamento do banco de dados da HubSpot. Isso também removerá a opção de compartilhar arquivos externamente sem autenticação e não permitirá que os funcionários da HubSpot acessem os anexos.

Os arquivos serão protegidos quando adicionados através dos seguintes métodos:

Carregados do seu computador em um registro na seção Anexos.
Carregados em um registro através de uma nova observação.
Carregados em um registro através de um e-mail de um contato.
Carregados em um registro na aplicativo HubSpot.
Carregados em uma propriedade de tipo de arquivo.
Carregado por meio de um envio de formulário.
Carregado via importação.

Você pode controlar o acesso do usuário aos anexos através de permissões para cada ferramenta. Por exemplo, você pode restringir o acesso a contatos para usuários específicos que não devem ter acesso a arquivos de contatos.

Observação: os arquivos não serão protegidos nos seguintes cenários:

Apenas os arquivos carregados após a ativação dos dados confidenciais terão a proteção adicional. Os arquivos existentes usarão o nível padrão de segurança, mesmo que tenham sido carregados das maneiras descritas acima.
Os arquivos carregados e hospedados na ferramenta de arquivos não terão proteção adicional; portanto, arquivos que contêm dados confidenciais não devem ser armazenados na ferramenta de arquivos. Em outras ferramentas da HubSpot, se um usuário anexar um arquivo armazenado na ferramenta de arquivos (ou seja, através da opção Escolher existente ao carregar), esses arquivos usarão o nível padrão de segurança.
A HubSpot não restringirá o acesso a anexos de CRM se você compartilhar o URL com outro usuário autenticado na sua conta. Evite compartilhar URLs de anexos com usuários que não devem ver os arquivos.

Usar as ferramentas de IA da HubSpot ao armazenar dados confidenciais

As ferramentas de IA da HubSpot podem ajudá-lo a automatizar tarefas, coletar insights de dados, elaborar conteúdo e muito mais em toda a plataforma de clientes da HubSpot. Apenas usuários com permissões de Superadministrador podem ativar determinadas ferramentas de IA, como os Assistentes de IA.

Se você ativar os dados confidenciais, as propriedades confidenciais criadas não serão usadas para treinar os modelos de IA da HubSpot. No entanto, outros dados do cliente em sua conta podem ser usados para treinar os modelos de IA da HubSpot. Você pode optar por não permitir o uso dos dados do cliente para aprendizagem automática enviando um e-mail para privacy@hubspot.com. Para obter mais informações, consulte os Termos de Serviço e a Política de Privacidade da HubSpot.

Observação: evite compartilhar informações confidenciais nos prompts. Para melhorar o produto, a HubSpot registra e armazena seus prompts, o texto gerado e as métricas de uso quando você utiliza os Produtos de IA. A HubSpot compartilha seus prompts com os Provedores de serviços de IA para que você possa usar os Produtos de IA e os Provedores de serviços de IA armazenarão seus prompts para fins de moderação de conteúdo. Os seus prompts serão atribuídos a você. Seu uso dos Produtos de IA em versão beta da HubSpot será regido pelos nossos Termos de Versão Beta, e os Produtos de IA incorporados aos nossos Serviços de Assinatura serão regidos pelos nossos Termos Específicos do Produto.

Os produtos de IA da HubSpot não fazem parte dos recursos de dados confidenciais. Certos Produtos de IA podem processar dados confidenciais que você pode não ter pretendido incluir ao gerar resultados com base no prompt inserido. Essas ferramentas incluem:

Por exemplo, se você discutir dados confidenciais durante uma conversa, não deverá usar a ferramenta Resumos de conversas. Mesmo que você não tenha pretendido inserir dados confidenciais no seu prompt, a ferramenta de Resumos de conversa processará todo o conteúdo da conversa.

Para obter mais informações sobre as ferramentas de IA da HubSpot, consulte os cartões do modelo de IA. Evite usar ferramentas de IA se não quiser que elas processem seus dados confidenciais.

Usar dados confidenciais em diferentes data centers

Você pode armazenar informações confidenciais em qualquer data center que usar. No entanto, depois de ativar a configuração de dados confidenciais, você não poderá migrar para um data center diferente no momento.

Recursos adicionais

Para obter mais informações sobre o programa de segurança da HubSpot, consulte a Central de Confiabilidade da HubSpot.

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