Utiliser des délais dans Agent Hub workflows

Lors de la création d’un Agent Hub workflow, utilisez des délais pour espacer workflow actions, programmer vos envois d’e-mails et créer une expérience plus personnalisée pour vos prospect et vos clients. Par exemple, dans un workflow de bienvenue client, vous pouvez retarder l’envoi d’un e-mail jusqu’à un jour précis de la semaine ou jusqu’à l’anniversaire du client.

Avant de commencer

• Lorsque vous utilisez les délais Jour de la semaine, Heure, Jour calendaire et Date de propriété, vous pouvez choisir de définir le délai en fonction du fuseau horaire de votre compte ou du fuseau horaire du contact. Si vous avez choisi d’utiliser le fuseau horaire du contact, les conditions suivantes s’appliqueront :

  • Si le contact possède une valeur dans sa propriété fuseau horaire d’IP , HubSpot utilisera ce fuseau horaire. Si le contact ne possède pas de valeur pour cette propriété, le fuseau horaire du compte sera utilisé.
  • Lorsque cette option est utilisée, seul le fuseau horaire sur lequel la fiche d’informations entre dans le délai est utilisé pour calculer le délai.
  • Si le fuseau horaire de la fiche d’informations change pendant le délai, la date et l’heure de fin du délai devraient rester les mêmes. Une nouvelle date et une nouvelle heure de fin ne seront pas calculées en fonction du fuseau horaire mis à jour.

Comprendre et ajouter différents types de délais dans Agent Hub workflows

Ajoutez des délais à votre workflow en fonction de la manière dont vous souhaitez mettre en pause les actions de votre workflow. Il existe six types de délais :

• Définir le temps : retarde le workflow d’un certain nombre de jours, d’heures ou de minutes. Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre les exécutions de workflow pour la même durée à chaque exécution. Lorsque vous utilisez ce délai, vous pouvez également choisir d’exclure les week-ends du délai.
• Jour de la semaine : retarde le workflow jusqu’à des jours spécifiques de la semaine. Utilisez ce délai quand vous souhaitez qu'une action soit exécutée uniquement aux jours spécifiés. 
• Heure de la journée : retarde le workflow jusqu’à une heure spécifique. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une heure spécifique. Si la fiche d’informations est déclenchée après l’heure de la journée définie, elle sera retardée jusqu’à la prochaine heure disponible, le lendemain (par exemple, demain).
• Jour calendaire : retarde le workflow jusqu’à une date spécifique. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date spécifique. 
• Date de propriété : retarde le workflow jusqu’à la date saisie dans une propriété de date. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date selon une propriété de date spécifique.
• Événement : retarde un workflow jusqu’à l’accomplissement d’un événement, tel qu’une soumission de formulaire ou la visite d’une page de site web.
  • Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre un workflow jusqu’à ce qu’une action spécifique soit entreprise. Vous pouvez également baser ce délai sur des événements internes, tels que les tâches terminées.
  • L’événement doit se produire lorsque l’exécution du workflow est au délai lui-même. Par exemple, un délai est configuré pour attendre qu’un contact soumette un formulaire. Si le contact a déjà soumis un formulaire avant de déclencher le workflow, il restera dans le délai. Toutefois, si le contact soumet un autre formulaire pendant le délai, il quittera le délai.

Retarder d'un certain temps

Utilisez ce délai pour suspendre l’exécution de votre workflow pendant un nombre de jours, d’heures ou de minutes spécifié. Lorsque vous configurez ce délai, vous pouvez choisir l’option Utiliser les jours ouvrables uniquement. 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’éditeur de workflow d’action, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez Pour une durée déterminée.
7. Définissez la durée du délai en utilisant les champs Jours, Heures et Minutes. 
8. Si vous souhaitez exclure les week-ends, sélectionnez la case à cocher Jours ouvrables uniquement (du lundi au vendredi).  
   
   

Retardez à un jour de la semaine

Utilisez ces types de délais pour suspendre votre workflow jusqu’à certains jours de la semaine. Par exemple, si vous utilisez un workflow pour envoyer des e-mails promotionnels, vous pouvez ajouter ce type de délai avant l'action d'envoi d'e-mail pour mettre en pause les contacts retardés jusqu'au mardi à 11 h 00.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’éditeur de workflow d’action, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez Jour de la semaine.
7. Pour ajouter des jours de la semaine au délai, cliquez sur le menu déroulant Retarder jusqu'à et cochez la case à côté des jours que vous souhaitez ajouter. 
8. Dans la section Heure, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
   • Utiliser l’heure à laquelle le délai a commencé : le jour sélectionné le plus proche, l’exécution du workflow se poursuivra en même temps que le délai a commencé. 
   • Choisir une heure personnalisée : définissez une heure personnalisée pour que l’exécution du workflow se poursuive le jour sélectionné. 
     
     • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du compte.
     • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact.
       
       

Retardez plus tard dans la journée

Utilisez ces types de délais pour suspendre votre workflow jusqu’à une heure précise de la journée.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’éditeur de workflow d’action, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez l’heure.
7. Cliquez sur le menu déroulant Retarder jusqu’à et sélectionnez l’heure à laquelle le workflow doit se déclencher. 
   • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du compte.
   • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact.
     
     

Retarder à un jour calendaire

Utilisez ce délai pour suspendre les fiches d’informations jusqu’à une date spécifique. Si une date est déjà passée lorsqu'une fiche d'informations entre dans le délai, la fiche d'informations passera immédiatement à l'action suivante qui s'exécutera immédiatement. Ensuite, l'enregistrement continuera à se déplacer dans le workflow.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’outil de création de workflow, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez Jour calendaire.
7. Cliquez sur le champ Retarder jusqu’à et sélectionnez la date spécifique.
8. Cliquez sur le champ Heureet sélectionnez l’heure à laquelle le workflow doit se déclencher.
   • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du compte.
   • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact.
     
     

Retarder à une date précise

Utilisez ce délai pour mettre en pause un workflow jusqu’à une date ou une heure à partir d’une propriété. Par exemple, vous pouvez utiliser l’option À la date pour retarder l’envoi d’un e-mail en fonction de la propriété d’anniversaire du contact. L’action peut être effectuée à la date, avant la date ou après la date.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’éditeur de workflow d’action, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez Date de la propriété
7. Cliquez sur le champ Retarder jusqu’à et sélectionnez une propriété. Vous pouvez sélectionner une propriété à l’aide de la fiche d’informations du déclencheur de workflow ou à partir d’une action de ciblage CRM telle que l’action Rechercher une fiche d’informations . 
8. Sélectionnez la case d’option Date à la date, Avant la date ou Après la date ci .
   • Si vous sélectionnez Avant la date ou Après la date, saisissez le nombre de jours, d’heures ou de minutes avant ou après la propriété de date.
9. Dans la section Heure , configurez à quel moment vous souhaitez que l'action s'exécute :
   • Utiliser la propriété Heure de la date : utilisez la valeur d'heure d'une propriété dateTime. Cette option ne s'affichera qu'avec les propriétés de date et d'heure compatibles. Si ce n'est pas le cas, l'option sera grisée.
   • Choisir une heure personnalisée : définissez une heure personnalisée pour l'exécution de votre action. Vous pouvez choisir d'utiliser le fuseau horaire de votre compte ou celui de votre contact.
     • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du compte.
     • Pour baser l’heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact.
       
       

Utilisez ce délai pour suspendre un workflow jusqu’à ce qu’un événement spécifique survienne. Par exemple, retardez un workflow jusqu’à ce qu’une fiche d’informations d’informations d’un contact consulte une page ou remplisse un formulaire. Si un événement s’est déjà produit avant le début d’un délai, le délai se produira quand même. 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Agents > Agent Hub.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Workflows .
3. Cliquez sur le nom d’un workflow existant créé dans Agent Builder.
4. Dans l’angle supérieur gauche ou dans l’éditeur de workflow d’action, cliquez sur l’icône + Ajouter.
5. Dans le panneau de gauche, recherchez et sélectionnez Délai.
6. Cliquez sur le menu déroulant Délai et sélectionnez L’événement se produit.
7. Pour baser le délai sur un événement survenant aux fiches d'informations inscrites dans le workflow, tel que la soumission de formulaire ou l'ouverture d'un e-mail d'un contact : 
   • Cliquez sur le menu déroulant Source de données et sélectionnez votre source de données. Par exemple, vous pouvez utiliser Contact à partir du déclencheur, Associé au contact à partir du déclencheur ou une autre action de ciblage de fiche d’informations du CRM telle que Trouver une fiche d’informations associée. 
   • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un filtre et sélectionnez un événement.
   • Faites défiler ou saisissez pour rechercher, puis sélectionnez une propriété de filtre.
   • Sélectionnez une option, puis définissez vos critères.
   • Une fois que vous avez défini vos critères, cliquez sur Terminé. Les fiches d'informations qui répondent aux critères seront retirées du délai. 
8. Après avoir défini l’événement de délai, définissez la durée pendant laquelle un workflow attendra jusqu’à ce qu’il continue.

Comprendre ce qui se passe lorsqu’un délai est modifié

La modification d'un délai affectera les fiches d'informations actuellement en attente dans le délai.

• Si vous supprimez un délai, le workflow passera immédiatement à l’action suivante. Il n’est pas recommandé de supprimer les délais dans un workflow actif. Par exemple, la suppression d’un délai peut entraîner l’envoi immédiat d’un e-mail marketing. 
• Lors de la modification d’une heure de la journée ou d’un jour de la semaine, le délai sera recalculé comme étant dans le futur. Les fiches d'informations en attente dans le délai continueront à être retardées jusqu'à ce jour ou cette heure futur(e). Cependant, si vous modifiez le délai vers le jour en cours sans heure spécifiée, les fiches d'informations retardées quitteront immédiatement le délai.

• Lorsque vous modifiez un délai Défini , les fiches d’informations en attente dans ce délai seront immédiatement reprogrammées. La reprogrammation tient également compte du temps passé dans le délai initial.
  • Si vous définissez un délai plus long, l’exécution du workflow sera reprogrammée et terminera le reste de la nouvelle durée du délai. Par exemple, si vous modifiez un délai d'une heure à deux heures, les fiches d'informations ayant déjà attendu 30 minutes attendront une heure et 30 minutes supplémentaires.
  • Si vous définissez un délai plus court, l’exécution du workflow sera reprogrammée à la nouvelle durée ou quittera le délai. Par exemple, si vous modifiez un délai de deux heures à une heure, une exécution de workflow actuellement retardée de 30 minutes attendra 30 minutes supplémentaires. Une exécution qui a déjà été retardée d’une heure quittera immédiatement le délai.
• La modification du jour calendaire ou de la valeur de propriété associée à un délai de date de propriété affectera le délai pour toutes les fiches d’informations en attente dans ce délai :
  
  • Si la valeur de la propriété ou le jour calendaire est remplacé par une date ultérieure, le délai se prolongera en conséquence.
  • Si la valeur de la propriété ou le Jour calendaire est remplacé par une date antérieure, le délai sera raccourci en conséquence.
  • Si la valeur de la propriété ou le Jour calendaire est remplacé par une date passée, le délai prendra fin et la fiche d’informations passera automatiquement à l’action suivante.