Vertragingen gebruiken in workflows van Agent Hub

Gebruik bij het maken van een Agent Hub-workflow vertragingen om workflowacties te spreiden, het versturen van e-mails te timen en een meer gepersonaliseerde ervaring voor uw prospects en klanten te creëren. In een welkomstworkflow voor klanten wilt u bijvoorbeeld het versturen van een e-mail misschien uitstellen tot een bepaalde dag van de week of misschien tot de verjaardag van een klant.

Voordat u aan de slag gaat

• Bij het gebruik van vertragingen op basis van de dag van de week, het tijdstip van de dag, de kalenderdag en de datum van een eigenschap, kun je ervoor kiezen om de vertraging in te stellen volgens de tijdzone van je account of die van het contact. Als je ervoor hebt gekozen om de tijdzone van het contact te gebruiken, geldt het volgende:

  • Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap 'IP-tijdzone', gebruikt HubSpot die tijdzone. Als de contactpersoon geen waarde voor die eigenschap heeft, wordt in plaats daarvan de tijdzone van het account gebruikt.
  • Bij gebruik van deze optie wordt alleen de tijdzone op het moment dat het record in de vertraging terechtkomt, gebruikt om de vertraging te berekenen.
  • Als de tijdzone van het record verandert terwijl het in de vertraging zit, wordt verwacht dat de einddatum en -tijd van de vertraging hetzelfde blijven. Er wordt geen nieuwe einddatum en -tijd berekend op basis van de bijgewerkte tijdzone.

Inzicht in en toevoegen van verschillende soorten vertragingen in Agent Hub-workflows

Voeg vertragingen toe aan uw workflow, afhankelijk van hoe u uw workflowacties wilt pauzeren. Er zijn zes soorten vertragingen:

• Vaste tijdsduur: vertraagt de workflow met een specifiek aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging wanneer u de uitvoering van de workflow elke keer voor dezelfde tijdsduur wilt pauzeren. Bij gebruik van deze vertraging kunt u er ook voor kiezen om weekends uit te sluiten van de vertraging.
• Dag van de week: stelt de workflowuit tot specifieke dagen van de week. Gebruik deze vertraging wanneer u wilt dat een actie alleen op de opgegeven dagen wordt uitgevoerd. 
• Tijdstip: stelt de workflowuit tot een specifiek tijdstip. Gebruik deze vertraging wanneer u wilt dat een actie alleen op bepaalde tijdstippen wordt uitgevoerd. Als het record wordt geactiveerd na het ingestelde tijdstip, wordt het record uitgesteld tot het eerstvolgende beschikbare tijdstip op de volgende dag (bijvoorbeeld morgen).
• Kalenderdag: stelt de workflowuit tot een specifieke datum. Gebruik deze uitsteloptie wanneer u wilt dat een actie alleen op een specifieke datum wordt uitgevoerd. 
• Eigenschapdatum: stelt de workflowuit tot de datum die in een datum-eigenschap is ingevuld. Gebruik deze uitsteloptie wanneer u wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd op de datum die is gebaseerd op een specifieke datum-eigenschap.
• Gebeurtenis: stelt een workflow uit totdat een gebeurtenis is voltooid, zoals het indienen van een formulier of het bezoeken van een webpagina.
  • Gebruik deze vertraging wanneer u een workflow wilt pauzeren totdat een specifieke actie is uitgevoerd. U kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
  • De gebeurtenis moet plaatsvinden op het moment dat de workflow zich in de vertraging zelf bevindt. Een vertraging is bijvoorbeeld geconfigureerd om te wachten tot een contactpersoon een formulier indient. Als de contactpersoon al eerder een formulier heeft ingediend voordat de workflow werd geactiveerd, blijft de contactpersoon nog steeds in de vertraging. Als de contactpersoon echter een ander formulier indient terwijl hij zich in de vertraging bevindt, verlaat de contactpersoon de vertraging.

Vertraging voor een bepaalde tijd

Gebruik deze vertraging om de uitvoering van uw workflow een bepaald aantal dagen, uren en minuten te pauzeren. Bij het instellen van deze vertraging kunt u de optie selecteren om alleen werkdagen te gebruiken. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actiewerkstroom-editor op het pictogram + toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar 'Vertraging' en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Voor een bepaalde tijd'.
7. Stel de duur van de vertraging in met behulp van de velden 'Dagen', 'Uren' en 'Minuten '. 
8. Als u weekends wilt uitsluiten, vink dan het selectievakje 'Alleen werkdagen (maandag - vrijdag) ' aan. 
   
   

Vertraging tot een bepaalde dag van

de week Gebruik deze vertragingstypen om je workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week. Als je bijvoorbeeld een workflow gebruikt om promotionele e-mails te versturen, kun je dit type vertraging toevoegen vóór de actie ‘E-mail verzenden’ om contacten die in de vertraging zitten te pauzeren tot dinsdag om 11.00 uur.

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agent-builder is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actieworkflow-editor op het pictogram + Toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar 'Vertraging' en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Dag van de week'.
7. Om aan te geven op welke dagen van de week de vertraging moet gelden, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging tot' en vinkt u de selectievakjes aan naast de dagen die u wilt toevoegen. 
8. In het gedeelte 'Tijdstip van de dag' kunt u kiezen uit het volgende:
   • Gebruik hetzelfde tijdstip waarop de vertraging is begonnen: op de dichtstbijzijnde geselecteerde dag wordt de workflow op hetzelfde tijdstip voortgezet als waarop de vertraging is begonnen. 
   • Een aangepast tijdstip kiezen: stel een aangepast tijdstip in waarop de workflow op de geselecteerde dag wordt voortgezet. 
     
     • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer 'Gebruik tijdzone van account'.
     • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je 'Tijdzone van contactpersoon gebruiken'.
       
       

Uitstellen tot een bepaald tijdstip

Gebruik deze uitsteltypen om uw workflow te pauzeren tot een specifiek tijdstip.

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agent-builder is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actieworkflow-editor op het pictogram + toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar 'Vertraging' en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Tijdstip'.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging tot' en selecteer het tijdstip waarop de workflow moet worden geactiveerd. 
   • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je 'Accounttijdzone gebruiken'.
   • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van het contact, selecteer je 'Tijdzone van contactpersoon gebruiken'.
     
     

Vertraging tot een kalenderdag

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren tot een specifieke datum. Als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging terechtkomt, gaat het record onmiddellijk door naar de volgende actie, die direct wordt uitgevoerd. Daarna gaat het record verder door de workflow.

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de workflowbouwer op het pictogram + Toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar ‘Vertraging’ en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Kalenderdag'.
7. Klik op het veld 'Vertraging tot ' en selecteer de specifieke datum. 
8. Klik op het veld 'Time of day ' en selecteer het tijdstip waarop de workflow moet worden geactiveerd.
   • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer 'Tijdzone van account gebruiken'.
   • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je 'Tijdzone van contactpersoon gebruiken'.
     
     

Vertraging tot een bepaalde datum

Gebruik deze vertraging om een workflow te pauzeren tot een datum of tijdstip uit een eigenschap. U kunt bijvoorbeeld de optie ‘Op datum’ om het verzenden van een e-mail uit te stellen op basis van de verjaardagseigenschap van de contactpersoon. De actie kan op de datum zelf, vóór de datum of na de datum worden uitgevoerd. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de workflow-editor op het pictogram + Toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar ‘Vertraging’ en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Datum van de eigenschap'.
7. Klik op hetveld 'Vertraging tot' en selecteer eenobject. U kunt een object selecteren met behulp van het record uit de workflowtrigger of uit een CRM-targetingactie, zoals de actie 'Eén record zoeken '. 
8. Selecteer dekeuzeknop 'Op datum','Vóór datum' of'Na datum' .
   • Als u‘Vóór datum’of‘Na datum’ selecteert, voert u het aantal dagen, uren of minuten vóór of na de datum-eigenschap in.
9. Configureer in het gedeelte 'Tijdstip van de dag ' wanneer u de actie wilt laten uitvoeren:
   • 'Gebruik de tijd van de datum-eigenschap': gebruik de tijdwaarde van een datum-tijd-eigenschap. Deze optie wordt alleen weergegeven bij compatibele datum-tijd-eigenschappen. Zo niet, dan is de optie grijs weergegeven.
   • Kies een aangepaste tijd: stel een aangepaste tijd in waarop uw actie moet worden uitgevoerd. U kunt ervoor kiezen om de tijdzone van uw account of die van uw contactpersoon te gebruiken.
     • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je 'Tijdzone van account gebruiken'.
     • Om de geselecteerde tijd af te stemmen op de tijdzone van het contact, selecteer je 'Tijdzone van contactpersoon gebruiken'.
       
       

Gebruik deze vertraging om een workflow te pauzeren totdat een opgegeven gebeurtenis plaatsvindt. Stel bijvoorbeeld een workflow uit totdat een bepaald contactrecord een pagina bezoekt of een formulier invult. Als er al een gebeurtenis heeft plaatsgevonden voordat de vertraging begint, vindt de vertraging toch plaats. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Agenten > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad ‘Workflows ’.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actieworkflow-editor op het pictogram + toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar 'Vertraging' en selecteer deze optie.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Vertraging ' en selecteer 'Gebeurtenis vindt plaats'.
7. Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt bij geregistreerde records in de workflow, zoals het indienen van een formulier door een contactpersoon of het openen van een e-mail: 
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Gegevensbron' en selecteer uw gegevensbron. U kunt bijvoorbeeld 'Contactpersoon uit trigger', 'Gekoppeld aan contactpersoon uit trigger' of een andere CRM-recordgerichte actie gebruiken, zoals 'Zoek één gekoppeld record'. 
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Filter toevoegen' en selecteer een gebeurtenis.
   • Scroll of typ om te zoeken en selecteer vervolgens eeneigenschap om op te filteren.
   • Selecteer een optie en stel vervolgens je criteria in.
   • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op ‘Gereed’. Records die aan de criteria voldoen, zullen de vertraging verlaten. 
8. Nadat u de vertragingsgebeurtenis hebt ingesteld, stelt u de tijd in die een workflow moet wachten voordat deze verdergaat.

Wat er gebeurt wanneer een

vertraging

wordt bewerkt

Het bewerken van een vertraging heeft gevolgen voor alle records die op dat moment in de vertraging wachten.

• Wanneer u een vertraging verwijdert, gaat de workflow onmiddellijk door naar de volgende actie. Het wordt afgeraden om vertragingen in een actieve workflow te verwijderen. Het verwijderen van een vertraging kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een marketing-e-mail onmiddellijk wordt verzonden. 
• Wanneer u een vertraging op basis van een tijdstip van de dag of een dag van de weekbewerkt, wordt de vertraging opnieuw berekend voor een moment in de toekomst. Records die in de vertraging wachten, blijven wachten tot die toekomstige dag of dat toekomstige tijdstip. Als u de vertraging echter aanpast naar de huidige dag zonder specifiek tijdstip, verlaten de vertraagde records de vertraging onmiddellijk.

• Wanneer je een vertraging van een ‘vaste tijdsduur’ bewerkt, worden de records die in de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het opnieuw inplannen wordt rekening gehouden met de tijd die al is verstreken in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als u een vertraging verlengt, wordt de workflow-uitvoering opnieuw ingepland om de resterende duur van de nieuwe vertraging te voltooien. Als u bijvoorbeeld een vertraging aanpast van één uur naar twee uur, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht nog een uur en 30 minuten moeten wachten.
  • Als u een vertraging verkort, wordt de workflowuitvoering ofwel opnieuw ingepland voor de nieuwe duur, ofwel wordt de vertraging beëindigd. Als u bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, zal een workflowuitvoering die op dat moment al 30 minuten is uitgesteld, nog eens 30 minuten wachten. Een uitvoering die al een uur is uitgesteld, zal de vertraging onmiddellijk verlaten.
• Het bewerken van de kalenderdag of de eigenschapswaarde die is gekoppeld aan een vertraging op basis van een eigenschapsdatum, heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Als de eigenschapswaarde ofkalenderdag wordtgewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, wordt de vertraging dienovereenkomstig verlengd.
  • Als de eigenschapswaarde ofkalenderdag wordtgewijzigd in een eerdere datum, wordt de vertraging dienovereenkomstig verkort.
  • Als de eigenschapswaarde ofkalenderdag wordtgewijzigd in een datum in het verleden, eindigt de vertraging en gaat het record automatisch door naar de volgende actie.