Veelgestelde vragen

Vind antwoorden en algemene informatie over de tool workflows in HubSpot.

Algemeen

Hoe los ik workflowfouten op?

Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflowgeschiedenis of als je workflow niet werkt zoals verwacht, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen. 

Kan ik instellen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld?

Ja, je kunt in je workflowinstellingen plannen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld na een bepaalde datum en tijd. Meer informatie over het automatisch uitschakelen van een workflow. 

Kan ik mijn workflow pauzeren?

Hoewel er geen algemene pauzeknop is voor je workflow, kun je wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de eerstvolgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.

Meer informatie over het instellen van pauzedata.

Wat gebeurt er als een record wordt verwijderd?

Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als de record wordt verwijderd en vervolgens hersteld tijdens een vertraging, zal de herstelde record niet worden hervat en de workflow voortzetten.

Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat opnieuw aanmelden is ingeschakeld en vervolgens de record handmatig aanmelden. 

Waarom werd mijn actie overgeslagen vanwege een "oneindige lus"?

Als u uw workflowgeschiedenis bekijkt, kunt u zien dat er een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen: De ingeschreven deal is gemaakt door deze workflow, dus deze actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen.

Dit geeft aan dat je workflow een actie heeft om een record te maken dat ook voldoet aan de aanmeldingscriteria voor dezelfde workflow:

• Als het record is aangemaakt, wordt het in dezelfde workflow opgenomen.
• Dit zou leiden tot dezelfde actie Creëer record waarmee een nieuw record wordt gemaakt.
• Het nieuwe record zou zich ook in dezelfde workflow aanmelden.
• Dit zou resulteren in een "oneindige lus" en de workflow die continu en eindeloos records aanmaakt.

HubSpot voorkomt dat deze actie plaatsvindt, zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat de nieuwe records die worden aangemaakt niet voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow.

Hoeveel workflows kan ik maken?

Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot abonnementen:

• Als je een Marketing, Sales of Service Hub Professional abonnement hebt, kun je tot 300 workflows maken. 
• Als je een Marketing, Sales of Service Hub Enterprise abonnement hebt, kun je tot 1000 workflows maken. 
• Als je een Data Hub Professional abonnement hebt, kun je tot 400 workflows maken. 
• Als je een Data Hub Enterprise abonnement hebt, kun je tot 1100 workflows maken. 
• Als je de Brands add-on hebt, kun je 100 extra workflows maken. 

Als je meerdere abonnementen hebt, wordt je limiet bepaald door het abonnement met de hoogste workflowlimiet. Als je account bijvoorbeeld een Marketing Hub Professional en een Sales Hub Enterprise abonnement heeft, kun je tot 1000 workflows maken.

Welke workflows tellen mee voor mijn HubSpot accountlimieten?

Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt met de workflows-tool tellen mee voor je accountlimieten. Ingebedde workflowtools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflowlimieten. Dit omvat het volgende:

• Eenvoudige workflows die zijn gemaakt met de advertentietool, de marketinge-mailtool en de formulieren-tool.
• Automatisering vanuit CRM-instellingen zoals deal pipeline-instellingen of ticket pipeline-instellingen.
• Automatisering van andere tools zoals sequenties, prognoses, offertes, enquêtes, enz.

Hoe lang worden workflowgegevens opgeslagen?

• 90 dagen: alle loggegevens van workflowacties worden opgeslagen. Dit omvat logboekgegevens van acties op hoog niveau, zoals object-ID (welke contactpersoon, bedrijf, deal, enz.), gebeurtenistype (inschrijving, uitschrijving, enz.) en actietype worden opgeslagen.
• 6 maanden: historische gegevens van inschrijvingen worden bewaard in ons systeem om workflowgebaseerde filters mogelijk te maken.

Wat zijn de limieten voor workflowacties en registratielogboeken?

• Dit wordt berekend vanaf middernacht in de tijdzone van de account.
• Zodra de limiet is overschreden, worden succes- en infologs de rest van de dag niet meer opgeslagen, maar foutlogs blijven verschijnen.

Credits

Welke workflowfuncties gebruiken credits? 

De volgende workflow enrollment triggers en acties gebruiken HubSpot credits. Leer hoe je HubSpot credits en facturering begrijpt.

• Op dit moment verbruiken alle AI-gerelateerde acties en triggers in workflows credits. Raadpleeg de onderstaande tabel. Meer informatie over het gebruik van AI-acties in workflows. 
• Alle workflows die AI-gerelateerde acties bevatten, verbruiken nog steeds credits als ze worden geactiveerd vanaf de CRM-kaart voor workflows
• Geautomatiseerde inschrijving door de prospectieagent verbruikt credits.

Hoe beheer je machtigingen voor kredietgebruik in workflows

Om te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot het beheren van kredietgebruik vanuit bepaalde workflowacties of triggers, moet je de toegang tot de bijbehorende functie beheren: 

• Voor inschrijftriggers en -acties die zijn gekoppeld aan Prospecting Agent zijn beheerdersrechten van Prospecting Agent vereist.
• Workflow acties die gekoppeld zijn aan Data Agent vereisen Data Agent toegangsrechten.
• Voor inschrijvingstriggers en -acties in verband met koperintentie en intentiesignalen zijn toegangsrechten voor gegevensverrijking en rechten voor het bewerken van koperintentie vereist.
   

Triggers voor inschrijving

Waarom is mijn dossier niet opgenomen in de workflow?

Er zijn een aantal redenen waarom een record kan voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow, maar niet wordt aangemeld voor de workflow. Bijvoorbeeld als een contactpersoon is opgenomen in de suppressielijst van de workflow, als de contactpersoon eerder was ingeschreven in de workflow maar herinschrijving niet is ingeschakeld, en nog veel meer. 

Meer informatie over het oplossen van problemen met workflowaanmeldingen.

Wat zijn de verschillende workflow enrollment triggertypen?

Er zijn drie soorten inschrijftriggers die je voor verschillende scenario's kunt gebruiken:

• Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt: records worden geregistreerd wanneer een gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld wanneer een formulier is verzonden. Als je triggers voor het aanmelden van gebeurtenissen gebruikt, moet het record worden aangemaakt voordat de gebeurtenis plaatsvindt. Het is niet mogelijk om bestaande records die aan de gebeurteniscriteria voldoen in te schrijven, alleen records die aan de gebeurteniscriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld, worden ingeschreven. Meer informatie over triggers voor gebeurtenissen.
• Wanneer aan filtercriteria is voldaan: records worden toegevoegd wanneer aan een criterium is voldaan. Als bijvoorbeeld de stad van een contact gelijk is aan Dublin, doe dan [X] actie. Als je filtercriteria gebruikt, kun je ervoor kiezen om alleen nieuwe contactpersonen in te schrijven die aan de criteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld, of zowel nieuwe als bestaande contactpersonen die aan de filtercriteria voldoen. 
• Gebaseerd op een schema: records worden ingeschreven op basis van een opgegeven kalenderdatum of door een datum-eigenschap te gebruiken. Om je automatisch in te schrijven, moet je extra filtercriteria toevoegen. Meer informatie over het gebruik van triggers voor inschrijvingop basis van een schema.

Waarom worden eerder ingeschreven records die voldoen aan de inschrijvingscriteria van een workflow niet opnieuw ingeschreven in de workflow?

Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor registratie van de workflow of wanneer ze handmatig worden geregistreerd. Leer hoe je triggers voor herinschrijving toevoegt zodat records opnieuw kunnen worden ingeschreven in een workflow.

Wat gebeurt er als ik een actief segment bewerk dat wordt gebruikt in de inschrijftriggers van een workflow? ( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Als u de filters in een actief segment bewerkt dat wordt gebruikt in de aanmeldingsactivering van een actieve workflow en u probeert het segment op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte criteria voldoen, in de workflow moeten worden aangemeld.

Hoeveel inschrijftriggers kan ik aan een workflow toevoegen?

Je kunt tot 250 inschrijftriggers aan een workflow toevoegen. Als je voor je workflow meer inschrijftriggers nodig hebt, maak dan in plaats daarvan meerdere workflows. 

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik mijn nummereigenschap opsla als een inschrijftrigger? 

Als je een getale-eigenschap gebruikt voor je inschrijftrigger in een contactgebaseerde workflow, kun je alleen hele getallen gebruiken.

Als er een waarde met een decimaal getal wordt gebruikt, wordt er een fout weergegeven en wordt de activering niet opgeslagen. Dit geldt voor zowel geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers gelijk is aan 0,98.

Waarom is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven wanneer ik mijn workflow bekijk anders dan het aantal contactpersonen in mijn segment?

Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina een schatting en geen exacte meting van het aantal contactpersonen in op contactpersonen gebaseerde workflows.

Als je het exacte aantal records wilt zien, klik je bij het publiceren van je workflow op Zie alle contactpersonen in lijsten (segmenten). 

Waarom is een [object] aangemeld voor mijn workflow ondanks dat ik Nee, alleen [objecten] aanmelden die voldoen aan de triggercriteria heb geselecteerd nadat ik de workflow heb ingeschakeld?

Als deze optie is ingeschakeld, worden objecten ingeschreven als ze eerder niet aan de inschrijvingscriteria voldeden en voor het eerst aan de inschrijvingscriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld op
of als ze opnieuw aan de inschrijvingscriteria voldoen en opnieuw worden ingeschreven. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Acties

Waarom worden mijn workflowacties niet op het verwachte tijdstip uitgevoerd?

Als een groot aantal records zich tegelijkertijd inschrijft voor een workflow of een actie uitvoert, kan de workflow worden afgeremd. Als een workflow is throttled, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.

In workflows metspecifieke datum- of contactdatumeigenschappen kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze is gepland kort nadat ze zijn ingeschreven in de workflow. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren aanmelden of de eerste actie op een later tijdstip plannen met betrekking tot de datum of datumeigenschap.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik meer workflowacties toevoeg?

Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan invloed hebben op records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:

• Alle records die nog niet naar de nieuwe actie zijn gegaan, worden daarvoor ingepland wanneer ze die actie bereiken.
• Alle records die al voorbij dat punt zijn gegaan, zullen de nieuwe actie niet voltooien.

Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:

• Het contact Pablo de Kat staat momenteel gepland voor de eerste actie. Omdat de nieuwe actie komt na de actie waarvoor ze zijn ingepland, worden ze ingepland voor de nieuwe actie nadat ze de eerste actie hebben uitgevoerd. 
• Het contact Tito the Cat staat gepland voor de oorspronkelijke tweede actie (nu derde actie). Omdat de contactpersoon al voorbij het punt is waar de nieuwe actie is toegevoegd, wordt hij niet ingepland voor de nieuwe actie.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik workflowacties verwijder?

Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft invloed op records die momenteel voor die actie zijn gepland. Als je een actie verwijdert die geplande records heeft, zullen de records die actie niet uitvoeren. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow.

Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat het record pas naar de volgende fase als het een weekdag is of als de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflowgeschiedenis. 

Als records zijn ingepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contactpersoon in actie.

Waarom is de actie Leads roteren in mijn workflow 10 minuten vertraagd voor nieuwe contactpersonen?

Als de instellingEigenaar van bedrijf standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een workflow op basis van contactpersonen: Het duurt ongeveer 10 minuten voordat nieuwe contactpersonen zijn verwerkt omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.

Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt en het eigenaarschap wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact wordt gekoppeld aan een bedrijf en vervolgens voordat de eigenaar van het bedrijf wordt gesynchroniseerd met het contact. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten uitgesteld voordat de actie Afleidingen roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de associatie tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.

Waarom kan ik mijn marketinge-mail niet in een workflow verzenden? ( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen worden verzonden in workflows. Als een marketinge-mail een concept is of al eerder naar een segment van ontvangers is verzonden, wordt deze niet weergegeven voor selectie in de actieE-mail verzenden.

Vertragingen

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertraging wordt verwijderd?

Als je een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en doorgaan met de rest van de workflow.

Meer informatie over vertragingen in de bewerkingsworkflow.

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertragingstijd wordt gewijzigd?