Veelgestelde vragen

Vind snel antwoorden en algemene informatie over de workflows tool in HubSpot.

Algemeen

Hoe los ik workflow fouten op?

Als u fouten tegenkomt bij het bekijken van uw workflowgeschiedenis, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die u kunt nemen om deze problemen op te lossen.

Kan ik instellen dat mijn workflow automatisch verloopt of wordt uitgeschakeld?

Nee, de workflow moet handmatig worden uitgeschakeld. Wanneer een workflow wordt uitgeschakeld:

• Records die voldoen aan de enrollment triggers worden niet meer ingeschreven in de workflow.
• Records die zich nog in de workflow bevinden, blijven de workflow doorlopen, maar eventuele acties behalve vertragingen worden niet uitgevoerd.

Kan ik mijn workflow pauzeren?

Hoewel er geen algemene pauzeknop voor uw workflow is, kunt u wel pauzedata instellen, zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de volgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheer van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.

Meer informatie over het instellen van pauzedata.

Wat gebeurt er als een record wordt verwijderd?

Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als het record wordt verwijderd en vervolgens tijdens een vertraging wordt hersteld, wordt het herstelde record niet hervat en wordt de workflow niet voortgezet.

Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, zorgt u ervoor dat herinschrijving is ingeschakeld en schrijft u de record handmatig in.

Waarom werd mijn actie overgeslagen vanwege een "oneindige lus"?

Wanneer u uw workflowgeschiedenis bekijkt, kunt u zien dat een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen. Dit geeft aan dat uw workflow een actie heeft om een record te maken dat ook aan de inschrijvingscriteria voor dezelfde workflow voldoet.

Als het record is aangemaakt, zou het in dezelfde workflow worden ingeschreven. Dit zou leiden tot dezelfde actie Maak record aan die een nieuw record creëert, dat zich ook in dezelfde workflow zou inschrijven. Hierdoor zou een "oneindige lus" ontstaan en de workflow zou non-stop records aanmaken.

HubSpot voorkomt dat deze actie plaatsvindt, zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Wanneer je een dergelijke fout tegenkomt, bekijk dan je workflow om er zeker van te zijn dat nieuwe records die worden aangemaakt niet voldoen aan de inschrijvingscriteria van de workflow.

Welke workflows tellen mee voor mijn HubSpot accountlimieten?

Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt vanuit de workflow tool tellen mee voor uw account limieten. Embedded workflow tools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflow limieten. Dit omvat het volgende:

• Eenvoudige workflows die zijn gemaakt vanuit de advertentietool, marketing e-mail tool en formulieren tool.
• Automatisering vanuit CRM-instellingen zoals deal pipeline-instellingen of ticket pipeline-instellingen.
• Automatisering vanuit andere tools zoals sequenties, prognoses, offertes, enquêtes, enz.

Hoe lang bewaart HubSpot mijn workflows gegevens?

HubSpot zal workflow actie logs data opslaan binnen de onderstaande tijdsperiodes:

• 180 dagen: Alle workflows action log gegevens worden opgeslagen.
• 180- 2 jaar: High level action log data zoals object ID (welke contactpersoon, bedrijf, deal, etc.), event type (enrollment, unenrollment, etc.), en action type zullen worden opgeslagen.
• 2 jaar+: Historische gegevens van inschrijvingen worden in ons systeem bewaard om op workflow gebaseerde filters mogelijk te maken.

Inschrijvingstriggers

Waarom worden bestaande records die voldoen aan de inschrijvingscriteria van een workflow niet ingeschreven in de workflow nadat deze is ingeschakeld?

Wanneer u een workflow inschakelt, kunt u onder de knop Deze contactpersonen voldoen al aan de triggercriteria. Wilt u ze inschrijven wanneer deze workflow wordt ingeschakeld? kunt u kiezen of bestaande contactpersonen die momenteel aan de triggercriteria voldoen, al dan niet moeten worden ingeschreven.

Als deze optie is ingesteld op Nee, worden alleen objecten ingeschreven die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Bestaande contactpersonen, bedrijven, deals, offertes of tickets worden dan niet automatisch ingeschreven, ook al voldoen ze momenteel aan de criteria. Alleen records die na het inschakelen van de workflow aan de triggers voldoen, worden geregistreerd.

Wanneer u de aanmeldingscriteria in een actieve workflowwijzigt , verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen om bestaande records die aan de bijgewerkte aanmeldingscriteria voldoen onmiddellijk in te schrijven.

Meer informatie overhet inschrijven van bestaande records die aan de inschrijvingstriggers voldoen.

Waarom worden eerder ingeschreven records die aan de inschrijvingscriteria van een workflow voldoen niet opnieuw in de workflow ingeschreven?

Standaard worden records alleen in een workflow ingeschreven wanneer ze voor heteerst aan de inschrijvingscriteria van de workflow voldoen of handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt toevoegen zodat records opnieuw in een workflow kunnen worden ingeschreven.

Wat gebeurt er als ik een actieve lijst bewerk die wordt gebruikt in de inschrijftriggers van een workflow?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Wanneer u de filters in een actieve lijst bewerkt die wordt gebruikt in de inschrijvingsriggers van een actieve workflow en vervolgens probeert de lijst op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte lijstcriteria voldoen, in de workflow moeten worden ingeschreven.

Hoeveel inschrijvingstriggers kan ik aan een workflow toevoegen?

U kunt maximaal 250 inschrijvingstriggers aan een workflow toevoegen. Als uw workflow meer inschrijvingstriggers vereist, kunt u in plaats daarvan meerdere workflows maken.

Waarom krijg ik een foutmelding bij het opslaan van mijn nummereigenschap als een inschrijvingstrigger?

Als u een nummereigenschap gebruikt voor uw inschrijvingstrigger in een contactgebaseerde workflow, kunt u alleen hele getallen gebruiken.

Als een waarde met een decimaal wordt gebruikt, verschijnt een foutmelding en wordt de inschrijvingstrigger niet opgeslagen. Dit geldt zowel voor geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. U kunt bijvoorbeeld niet instellen Medewerkers is een van 0,98.

Waarom is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven wanneer ik mijn workflow bekijk anders dan het aantal contactpersonen in mijn lijst?

Acties

Waarom worden mijn workflowacties niet op het verwachte tijdstip uitgevoerd?

Wanneer een groot aantal records zich in een workflow inschrijft of een actie tegelijkertijd uitvoert, kan de workflow worden afgeremd. Wanneer een workflow wordt afgeremd, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.

In workflows metspecifieke datum- of contactdatumeigenschappen kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze is gepland kort nadat zij in de workflow zijn ingeschreven. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren inschrijven of de eerste actie plannen op een later tijdstip ten opzichte van de datum of datumeigenschap.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik meer workflowacties toevoeg?

Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan gevolgen hebben voor records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:

• Alle records die de nieuwe actie nog niet hebben gehaald, worden ervoor ingepland wanneer ze die actie bereiken.
• Alle records die dat punt al hebben bereikt, zullen de nieuwe actie niet voltooien.

Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:

• Het contact Pablo de Kat is momenteel gepland voor de eerste actie. Omdat de nieuwe actie komt na de actie waarvoor ze zijn ingepland, worden ze dan ingepland voor de nieuwe actie nadat ze de eerste actie hebben uitgevoerd.
• Het contact Tito de Kat is gepland voor de oorspronkelijke tweede actie (nu derde actie). Omdat het contact al voorbij het punt is waar de nieuwe actie is toegevoegd, wordt hij niet ingepland voor de nieuwe actie.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik workflowacties verwijder?

Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft gevolgen voor records die momenteel voor die actie zijn gepland. Wanneer u een actie verwijdert waarvoor records zijn gepland, zullen de records die actie niet uitvoeren. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflowgeschiedenis.

Wanneer records zijn gepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contactpersoon in deze actie.

Om de specifieke records te bekijken en hoe lang ze gepland staan voor de actie:

• Klik op de actie.
• Klik in het rechterpaneel op het tabblad [Object] in actie. Een lijst van records die in de actie wachten wordt weergegeven, samen met de resterende tijd voor elke record.

Waarom is de actie Leads roteren in mijn workflow 10 minuten vertraagd voor nieuwe contacten?

Als de instellingBedrijfseigenaar standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een op contactpersonen gebaseerde workflow: Het verwerken van nieuwe contacten duurt ongeveer 10 minuten omdat de synchronisatie van contactpersoon en bedrijfseigenaar is ingeschakeld.

Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt, en het eigendom wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact wordt gekoppeld aan een bedrijf, en vervolgens voordat de eigenaar van het bedrijf wordt gesynchroniseerd met het contact. Daarom worden nieuwe contactpersonen 10 minuten uitgesteld voordat de actie Leads roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de koppeling tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigendom te synchroniseren.

Waarom kan ik mijn marketinge-mail niet in een workflow verzenden?(AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Alleen marketing e-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen worden verzonden in workflows. Als een marketing-e-mail een concept is of eerder naar een lijst met ontvangers is verzonden, verschijnt deze niet voor selectie in de actieVerzend e-mail.

Vertragingen

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertraging wordt verwijderd?

Wanneer u een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en de rest van de workflow doorlopen.

Meer informatie over het bewerken van workflowvertragingen.

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten wanneer de timing van de vertraging wordt gewijzigd?