Workflows | Veelgestelde vragen

Vind antwoorden en algemene informatie over de tool Workflows in HubSpot.

Algemeen

Hoe los ik workflow fouten op?

Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflow geschiedenis, lees dan meer over veelvoorkomende workflow fouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen.

Kan ik instellen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld?

Ja, je kunt in je workflow instellingen plannen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld na een bepaalde datum en tijd. Meer informatie over het automatisch uitschakelen van een workflow.

Kan ik mijn workflow pauzeren?

Er is geen algemene pauzeknop voor je workflow, maar je kunt wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de volgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.

Meer informatie over het instellen van pauzedata.

Wat gebeurt er als een record wordt verwijderd?

Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als het record wordt verwijderd met hersteloptie tijdens vertraging, wordt het herstelde record niet hervat en wordt de workflow niet voortgezet.

Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat opnieuw inschrijven is ingeschakeld en vervolgens het record handmatig inschrijven.

Waarom werd mijn actie overgeslagen vanwege een "oneindige lus"?

Als u de workflowgeschiedenis bekijkt, ziet u mogelijk dat een workflowactie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen: De ingeschreven deal is gemaakt door deze workflow, dus deze actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen.

Dit geeft aan dat je workflow een actie heeft om een record te maken dat ook voldoet aan de inschrijvingscriteria voor dezelfde workflow:

• Als het record is gemaakt, zou het in dezelfde workflow worden ingeschreven.
• Dit zou leiden tot dezelfde actie Record maken waarmee een nieuw record wordt gemaakt.
• Het nieuwe record zou ook in dezelfde workflow worden ingeschreven.
• Dit zou resulteren in een "oneindige lus" en de workflow die continu en eindeloos records aanmaakt.

HubSpot voorkomt dat deze actie optreedt zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat de nieuwe records die worden gemaakt niet voldoen aan de inschrijvingscriteria van de workflow.

Hoeveel workflows kan ik maken?

Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot abonnementen:

• Als u een abonnement op Marketing Hub Professional , Sales Hub Professional of Service Hub Professional hebt, kunt u maximaal 300 workflows maken.
• Als je een abonnement hebt op Marketing Hub , Sales Hub of Service Hub Enterprise, kun je tot 1000 workflows maken.
• Als je een abonnement hebt op Operations Hub Professional, kun je maximaal 400 workflows maken.
• Als je een abonnement hebt op Operations Hub Enterprise , kun je maximaal 1100 workflows maken.
• Als u de Bedrijfsonderdelen add-on heeft, kunt u 100 extra workflows aanmaken.

Als u meerdere abonnementen heeft, wordt uw limiet bepaald door het abonnement met de hoogste workflow limiet. Als uw account bijvoorbeeld een Marketing Hub Professional en een Sales Hub Enterprise abonnement heeft, kunt u maximaal 1000 workflows maken.

Welke workflows tellen mee voor de limieten van mijn HubSpot account?

Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt met de workflow-tool tellen mee voor je accountlimieten. Embedded workflow tools met vooringestelde triggers tellen niet mee voor je workflow limieten. Dit omvat het volgende:

• Eenvoudige workflows die zijn gemaakt vanuit de tools voor advertenties, marketinge-mails en formulieren.
• Automatisering vanuit CRM-instellingen zoals instellingen voor deal pijplijn of ticketpijplijn.
• Automatisering vanuit andere tools zoals sequenties, prognoses, prijsopgaven, enquêtes, enz.

Registratietriggers voor inschrijven

Waarom worden bestaande records die voldoen aan de registratietriggers van een workflow niet ingeschreven in de workflow nadat deze is ingeschakeld?

Als je een workflow inschakelt, kun je onder de optie Deze contactpersonen voldoen al aan de triggercriteria. Wilt u ze inschrijven als deze workflow wordt ingeschakeld? kunt u kiezen of bestaande contactpersonen die op dat moment aan de criteria voldoen wel of niet moeten worden ingeschreven.

Als deze optie is ingesteld op Nee, worden alleen objecten ingeschreven die aan de criteria voor de registratietrigger voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Bestaande contactpersonen, bedrijven, deals, offertes of tickets worden dan niet automatisch ingeschreven, zelfs niet als ze op dat moment aan de criteria voldoen. Alleen records die aan de registratietriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld, worden ingeschreven.

Wanneer u de registratietriggers in een actieve workflow wijzigt, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen om bestaande records die aan de bijgewerkte registratietriggers voldoen, onmiddellijk in te schrijven.

Meer informatie over het inschrijven van bestaande records die voldoen aan de registratietriggers.

Waarom worden eerder ingeschreven records die voldoen aan de triggers voor herinschrijving in een workflow niet opnieuw ingeschreven in de workflow?

Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de registratietriggers van de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt toevoegen zodat records opnieuw in een workflow kunnen worden ingeschreven.

Wat gebeurt er als ik een actieve lijst bewerk die wordt gebruikt in de registratietriggers van een workflow?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Wanneer u de filters in een actieve lijst bewerkt die wordt gebruikt in de registratietriggers van een actieve workflow en vervolgens probeert de lijst op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte lijstcriteria voldoen, in de workflow moeten worden ingeschreven.

Hoeveel registratietriggers kan ik aan een workflow toevoegen?

U kunt maximaal 250 registratietriggers aan een workflow toevoegen. Als je workflow meer registratietriggers vereist, maak dan in plaats daarvan meerdere workflows.

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik mijn eigenschap nummer opsla als registratietrigger?

Als u een eigenschap met een getal gebruikt voor uw registratietrigger in een workflow op basis van contactpersonen, kunt u alleen hele getallen gebruiken.

Als een waarde met een decimaal wordt gebruikt, wordt een fout weergegeven en wordt de registratietrigger niet opgeslagen. Dit geldt voor zowel geformatteerde als niet-geformatteerde eigenschappen van getallen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers is gelijk aan 0,98.

Waarom wordt het aantal contactpersonen in mijn workflow anders weergegeven dan het aantal contactpersonen in mijn lijst?

Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina een schatting en geen exacte meetwaarde van het aantal contactpersonen in workflows op basis van contactpersonen . Als u het exacte aantal records wilt bekijken, klikt u op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.

Waarom is een [object] ingeschreven in mijn workflow hoewel ik Nee, alleen [objecten] inschrijven die voldoen aan de criteria voor registratietrigger heb geselecteerd nadat ik de workflow heb ingeschakeld?

Als deze optie is ingeschakeld, worden objecten ingeschreven als ze eerder niet aan de inschrijvingscriteria voldeden en voor het eerst nadat de workflow is ingeschakeld aan de Triggers voor herinschrijving voldoen
of als ze opnieuw aan de inschrijvingscriteria voldoen en de trigger voor herinschrijving is ingeschakeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Acties

Waarom worden mijn workflowacties niet op het verwachte tijdstip uitgevoerd?

Wanneer een groot aantal records zich inschrijft voor een workflow of tegelijkertijd een workflowactie uitvoert, kan de workflow worden afgehandeld. Wanneer een workflow wordt beperkt, worden de acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.

In workflows die zijn gebaseerd opspecifieke datums of Contacteigenschappen kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze is gepland kort nadat ze zijn ingeschreven in de workflow. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren inschrijven of de eerste actie op een later tijdstip plannen ten opzichte van de datum of de eigenschap Contacteigenschap.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik meer workflowacties toevoeg?

Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan van invloed zijn op records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:

• Alle records die de nieuwe actie nog niet hebben gehaald, worden ervoor ingepland wanneer ze die actie bereiken.
• Records die al voorbij dat punt zijn, zullen de nieuwe actie niet voltooien.

Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:

• De contactpersoon Pablo de kat is momenteel ingepland voor de eerste actie. Omdat de nieuwe actie komt na de actie waarvoor ze zijn ingepland, worden ze ingepland voor de nieuwe actie nadat ze de eerste actie hebben uitgevoerd.
• De contactpersoon Tito de Kat is gepland voor de oorspronkelijke tweede actie (nu derde actie). Omdat de contactpersoon al voorbij het punt is waar de nieuwe actie is toegevoegd, wordt hij niet ingepland voor de nieuwe actie.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik workflowacties verwijder?

Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft invloed op records die momenteel voor die actie zijn gepland. Als u een actie verwijdert waarvoor records zijn gepland, worden die records niet uitgevoerd. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow.

Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat het record niet naar de volgende fase totdat het een weekdag is of totdat de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflowgeschiedenis.

Wanneer records zijn gepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contactpersoon in deze actie.

Waarom is de actie 'leads roteren' in mijn workflow 10 minuten vertraagd voor nieuwe contactpersonen?

Als de instellingBedrijfseigenaar standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een workflow op basis van contactpersonen: Het duurt ongeveer 10 minuten voordat nieuwe contactpersonen zijn verwerkt omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.

Wanneer een nieuwe HubSpot Contactpersoon wordt gemaakt en het eigendom wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat de contactpersoon is gekoppeld aan een bedrijf en vervolgens voordat de verantwoordelijke van het bedrijf is gesynchroniseerd met de contactpersoon. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten vertraagd voordat de actie Roteer leads wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de koppeling tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.

Waarom kan ik mijn marketinge-mail niet in een workflow verzenden?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor marketingautomatisering kunnen in workflows worden verzonden. Als een marketinge-mail een concept is of eerder naar een lijst met ontvangers is verzonden, kan deze niet worden geselecteerd in de actieE-mail verzenden.

Vertragingen

Wat gebeurt er met records die wachten in een workflow vertraging wanneer de vertraging wordt verwijderd?

Als je een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en doorgaan met de rest van de workflow.

Meer informatie over vertragingen in de workflow.

Wat gebeurt er met records die wachten in een workflow vertraging wanneer de timing van de vertraging wordt gewijzigd?