Veelgestelde vragen

Vind snel antwoorden en algemene informatie over de tool workflows in HubSpot.

Algemeen

Hoe los ik workflowfouten op?

Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflowgeschiedenis, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen.

Kan ik instellen dat mijn workflow automatisch verloopt of wordt uitgeschakeld?

Nee, de workflow moet handmatig worden uitgeschakeld. Wanneer een workflow wordt uitgeschakeld:

• Records die voldoen aan de enrollment triggers worden niet ingeschreven in de workflow.
• Records die nog in de workflow zitten, zullen doorgaan met de workflow, maar alle acties behalve vertragingen zullen niet worden uitgevoerd.

Kan ik mijn workflow pauzeren?

Er is geen algemene pauzeknop voor je workflow, maar je kunt wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de volgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.

Meer informatie over het instellen van pauzedata.

Wat gebeurt er als een record wordt verwijderd?

Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als het record wordt verwijderd en vervolgens wordt hersteld tijdens een vertraging, wordt het herstelde record niet hervat en wordt de workflow niet voortgezet.

Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat herinschrijving is ingeschakeld en vervolgens de record handmatig inschrijven.

Waarom is mijn actie overgeslagen vanwege een "oneindige lus"?

Als u uw workflowgeschiedenis bekijkt, ziet u mogelijk dat een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen. Dit geeft aan dat uw workflow een actie heeft om een record te maken dat ook aan de inschrijvingscriteria voor dezelfde workflow voldoet.

Als het record is aangemaakt, zou het zich aanmelden voor dezelfde workflow. Dit zou leiden tot dezelfde actie Maak record aan die een nieuw record maakt, dat zich ook voor dezelfde workflow zou aanmelden. Dit zou een "oneindige lus" creëren en de workflow zou non-stop records creëren.

HubSpot voorkomt dat deze actie optreedt zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat nieuwe records die worden gemaakt niet voldoen aan de inschrijvingscriteria van de workflow.

Welke workflows tellen mee voor mijn HubSpot accountlimieten?

Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt vanuit de workflow tool tellen mee voor je accountlimieten. Embedded workflow tools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflow limieten. Dit omvat het volgende:

• Eenvoudige workflows die zijn gemaakt vanuit de advertentietool, marketing-e-mailtool en formulieren-tool.
• Automatisering vanuit CRM-instellingen zoals deal pipeline-instellingen of ticket pipeline-instellingen.
• Automatisering vanuit andere tools zoals sequenties, prognoses, offertes, enquêtes, enz.

Hoe lang bewaart HubSpot mijn workflows?

HubSpot slaat workflow actie logs gegevens op binnen de onderstaande tijdsperioden:

• 180 dagen: Alle workflows action log gegevens worden opgeslagen.
• 180- 2 jaar: Hoog niveau actie log gegevens zoals object ID (welke contactpersoon, bedrijf, deal, etc.), event type (inschrijving, afmelding, etc.), en actie type zullen worden opgeslagen.
• 2 jaar+: Historische gegevens van inschrijvingen worden in ons systeem bewaard om op workflow gebaseerde filters mogelijk te maken.

Inschrijvingstriggers

Waarom worden bestaande records die voldoen aan de inschrijvingstriggers van een workflow niet ingeschreven in de workflow nadat deze is ingeschakeld?

Als u een workflow inschakelt, kunt u onder de knop Deze contactpersonen voldoen al aan de triggercriteria. Wilt u ze inschrijven als deze workflow wordt ingeschakeld? kunt u kiezen of bestaande contactpersonen die op dat moment aan de triggercriteria voldoen wel of niet moeten worden ingeschreven.

Als deze optie is ingesteld op Nee, worden alleen objecten aangemeld die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Bestaande contactpersonen, bedrijven, deals, offertes of tickets worden niet automatisch aangemeld, zelfs als ze aan de criteria voldoen. Alleen records die na het inschakelen van de workflow aan de triggers voor aanmelding voldoen, worden aangemeld.

Wanneer u de aanmeldingscriteria in een actieve workflow wijzigt, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen om bestaande records die aan de bijgewerkte aanmeldingscriteria voldoen onmiddellijk in te schrijven.

Meer informatie over het aanmelden van bestaande records die aan de aanmeldingscriteria voldoen.

Waarom worden eerder aangemelde records die aan de aanmeldings triggers van een workflow voldoen niet opnieuw aangemeld voor de workflow?

Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor inschrijving van de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt toevoegen zodat records opnieuw in een workflow kunnen worden ingeschreven.

Wat gebeurt er als ik een actieve lijst bewerk die wordt gebruikt in de inschrijftriggers van een workflow?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Als u de filters in een actieve lijst bewerkt die wordt gebruikt in de inschrijftriggers van een actieve workflow en vervolgens probeert de lijst op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die voldoen aan de nieuw bijgewerkte lijstcriteria moeten worden ingeschreven in de workflow.

Hoeveel enrollment triggers kan ik aan een workflow toevoegen?

U kunt maximaal 250 inschrijvingstriggers aan een workflow toevoegen. Als uw workflow meer inschrijvingstriggers vereist, kunt u in plaats daarvan meerdere workflows maken.

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik mijn nummereigenschap opsla als een inschrijvingstrigger?

Als u een getale-eigenschap gebruikt voor uw inschrijvingstrigger in een contactgebaseerde workflow, kunt u alleen hele getallen gebruiken.

Als een waarde met een decimaal wordt gebruikt, verschijnt er een foutmelding en wordt de inschrijvingstrigger niet opgeslagen. Dit geldt zowel voor geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers is gelijk aan 0,98.

Waarom is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven wanneer ik mijn workflow bekijk anders dan het aantal contactpersonen in mijn lijst?

Acties

Waarom worden mijn workflowacties niet op het verwachte tijdstip uitgevoerd?

Als een groot aantal records zich inschrijft voor een workflow of een actie tegelijkertijd uitvoert, wordt de workflow mogelijk beperkt. Als een workflow is throttled, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.

In workflows metspecifieke datum- of contactdatumeigenschappen kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze is gepland kort nadat ze in de workflow zijn ingeschreven. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren inschrijven of de eerste actie op een later tijdstip plannen ten opzichte van de datum of datumeigenschap.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik meer workflowacties toevoeg?

Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan gevolgen hebben voor records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:

• Alle records die de nieuwe actie nog niet hebben bereikt, worden ervoor ingepland wanneer ze die actie bereiken.
• Alle records die dat punt al voorbij zijn, zullen de nieuwe actie niet voltooien.

Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:

• De contactpersoon Pablo de Kat is momenteel gepland voor de eerste actie. Omdat de nieuwe actie komt na de actie waarvoor ze zijn ingepland, worden ze ingepland voor de nieuwe actie nadat ze de eerste actie hebben uitgevoerd.
• Het contact Tito de Kat is gepland voor de oorspronkelijke tweede actie (nu derde actie). Omdat het contact al voorbij het punt is waar de nieuwe actie is toegevoegd, wordt hij niet ingepland voor de nieuwe actie.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik workflowacties verwijder?

Het verwijderen van acties uit een actieve workflow is van invloed op records die op dat moment voor die actie zijn ingepland. Als u een actie verwijdert waarvoor records zijn ingepland, zullen de records die actie niet uitvoeren. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow. Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat de record niet naar de volgende stap totdat het een weekdag is of totdat de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflow geschiedenis.

Wanneer records zijn gepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contact in deze actie.

Om de specifieke records te bekijken en hoe lang ze gepland staan om in de actie te wachten:

• Klik op de actie.
• Klik in het rechterpaneel op het tabblad [Object] in actie. Er wordt een lijst met records weergegeven die in de actie wachten, samen met hoeveel tijd er nog voor elke record resteert.

Waarom is de actie Leads roteren in mijn workflow 10 minuten vertraagd voor nieuwe contactpersonen?

Als de instellingEigenaar bedrijf standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een op contactpersonen gebaseerde workflow: Het verwerken van nieuwe contactpersonen duurt ongeveer 10 minuten omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.

Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt en het eigenaarschap wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact is gekoppeld aan een bedrijf en vervolgens voordat de eigenaar van het bedrijf is gesynchroniseerd met het contact. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten uitgesteld voordat de actie Leads roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de koppeling tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.

Waarom kan ik mijn marketinge-mail niet in een workflow verzenden?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen in workflows worden verzonden. Als een marketinge-mail een concept is of eerder naar een lijst met ontvangers is verzonden, verschijnt deze niet voor selectie in de actieE-mail verzenden.

Vertragingen

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertraging wordt verwijderd?

Als je een vertraging verwijdert, worden records die in de vertraging wachten onmiddellijk overgeslagen en doorlopen ze de rest van de workflow.

Meer informatie over het bewerken van workflowvertragingen.

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de timing van de vertraging wordt gewijzigd?