Veelgestelde vragen

Vind antwoorden en algemene informatie over de tool workflows in HubSpot.

Algemeen

Hoe los ik workflowfouten op?

Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflowgeschiedenis, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen.

Kan ik instellen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld?

Ja, je kunt in je workflowinstellingen plannen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld na een bepaalde datum en tijd. Meer informatie over het automatisch uitschakelen van een workflow.

Kan ik mijn workflow pauzeren?

Er is geen algemene pauzeknop voor je workflow, maar je kunt wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de volgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.

Meer informatie over het instellen van pauzedata.

Wat gebeurt er als een record wordt verwijderd?

Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als het record tijdens een vertraging wordt verwijderd en vervolgens hersteld, zal het herstelde record de workflow niet hervatten en voortzetten.

Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat herinschrijven is ingeschakeld en vervolgens de record handmatig inschrijven.

Waarom werd mijn actie overgeslagen vanwege een "oneindige lus"?

Als u uw workflowgeschiedenis bekijkt, kunt u zien dat er een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen: De ingeschreven deal is gemaakt door deze workflow, dus deze actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen.

Dit geeft aan dat je workflow een actie heeft om een record te maken dat ook voldoet aan de aanmeldingscriteria voor dezelfde workflow:

• Als het record is aangemaakt, wordt het in dezelfde workflow opgenomen.
• Dit zou leiden tot dezelfde actie Creëer record waarmee een nieuw record wordt gemaakt.
• Het nieuwe record zou zich ook in dezelfde workflow aanmelden.
• Dit zou resulteren in een "oneindige lus" en de workflow die continu en eindeloos records aanmaakt.

HubSpot voorkomt dat deze actie plaatsvindt, zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat de nieuwe records die worden gemaakt niet voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow.

Hoeveel workflows kan ik maken?

Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot abonnementen:

• Als je een Marketing, Sales of Service Hub Professional abonnement hebt, kun je tot 300 workflows maken.
• Als je een Marketing, Sales of Service Hub Enterprise abonnement hebt, kun je tot 1000 workflows maken.
• Als je een abonnement op Operations Hub Professional hebt, kun je tot 400 workflows maken.
• Als je een Operations Hub Enterprise abonnement hebt, kun je tot 1100 workflows maken.
• Als je de add-on Business units hebt, kun je 100 extra workflows maken.

Als u meerdere abonnementen heeft, wordt uw limiet bepaald door het abonnement met de hoogste workflow limiet. Als uw account bijvoorbeeld een Marketing Hub Professional en een Sales Hub Enterprise abonnement heeft, kunt u maximaal 1000 workflows maken.

Welke workflows tellen mee voor mijn HubSpot accountlimieten?

Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt met de workflowtool tellen mee voor je accountlimieten. Ingebedde workflowtools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflowlimieten. Dit omvat het volgende:

• Eenvoudige workflows die zijn gemaakt met de advertentietool, de marketingmailtool en de formulieren-tool.
• Automatisering vanuit CRM-instellingen zoals deal pipeline-instellingen of ticket pipeline-instellingen.
• Automatisering vanuit andere tools zoals sequenties, prognoses, offertes, enquêtes, enz.

Hoe lang bewaart HubSpot mijn workflows?

HubSpot slaat loggegevens van workflowacties op binnen de onderstaande tijdsperioden:

• 90 dagen: alle loggegevens van workflowacties worden opgeslagen. Dit omvat loggegevens van acties op hoog niveau, zoals object-ID (welke contactpersoon, bedrijf, deal, enz.), gebeurtenistype (inschrijving, inschrijving ongedaan maken, enz.) en actietype.
• 6 maanden: historische gegevens van inschrijvingen worden bewaard in ons systeem om workflowgebaseerde filters mogelijk te maken.

Triggers voor inschrijving

Waarom worden bestaande records die voldoen aan de inschrijvings triggers van een workflow niet ingeschreven in de workflow nadat deze is ingeschakeld?

Bij het inschakelen van een workflow kunt u onder de optie Deze contactpersonen voldoen al aan de triggercriteria. Wilt u ze inschrijven als deze workflow wordt ingeschakeld? kunt u kiezen of bestaande contactpersonen die momenteel aan de triggercriteria voldoen wel of niet moeten worden ingeschreven.

Als deze optie is ingesteld op Nee, worden alleen objecten geregistreerd die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Bestaande contactpersonen, bedrijven, deals, offertes of tickets worden niet automatisch geregistreerd, zelfs als ze op dat moment aan de criteria voldoen. Alleen records die na het inschakelen van de workflow aan de triggers voor aanmelding voldoen, worden aangemeld.

Wanneer u de inschrijvingsriggers in een actieve workflow wijzigt, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen om bestaande records die aan de bijgewerkte inschrijvingsriggers voldoen, onmiddellijk in te schrijven.

Meer informatie over het aanmelden van bestaande records die voldoen aan de aanmeldingscriteria.

Waarom worden eerder ingeschreven records die voldoen aan de inschrijvingscriteria van een workflow niet opnieuw ingeschreven in de workflow?

Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor inschrijving van de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt toevoegen zodat records opnieuw in een workflow kunnen worden ingeschreven.

Wat gebeurt er als ik een actieve lijst bewerk die wordt gebruikt in de inschrijftriggers van een workflow?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Als u de filters in een actieve lijst bewerkt die wordt gebruikt in de aanmeldingstriggers van een actieve workflow en vervolgens probeert de lijst op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte lijstcriteria voldoen, in de workflow moeten worden aangemeld.

Hoeveel inschrijftriggers kan ik aan een workflow toevoegen?

Je kunt maximaal 250 inschrijvingstriggers aan een workflow toevoegen. Als je voor je workflow meer inschrijvingstriggers nodig hebt, moet je meerdere workflows maken.

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik mijn nummereigenschap opsla als een inschrijftrigger?

Als je een getale-eigenschap gebruikt voor je inschrijftrigger in een contactgebaseerde workflow, kun je alleen hele getallen gebruiken.

Als er een waarde met een decimaal getal wordt gebruikt, wordt er een fout weergegeven en wordt de inschrijftrigger niet opgeslagen. Dit geldt zowel voor geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers is gelijk aan 0,98.

Waarom is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven wanneer ik mijn workflow bekijk anders dan het aantal contactpersonen in mijn lijst?

Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina een schatting en geen exacte meting van het aantal contactpersonen. Als u het exacte aantal records wilt bekijken, klikt u op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.

Waarom is een [object] aangemeld voor mijn workflow ondanks dat ik Nee, alleen [objecten] aanmelden die voldoen aan de triggercriteria heb geselecteerd nadat ik de workflow heb ingeschakeld?

Als deze optie is ingeschakeld, worden objecten ingeschreven als ze eerder niet aan de inschrijvingscriteria voldeden en voor het eerst aan de inschrijvingscriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld
of als ze opnieuw aan de aanmeldingscriteria voldoen en opnieuw aanmelden is ingeschakeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Acties

Waarom worden mijn workflowacties niet op het verwachte tijdstip uitgevoerd?

Wanneer een groot aantal records zich tegelijkertijd inschrijft in een workflow of een actie uitvoert, kan de workflow worden afgehandeld. Als een workflow wordt beperkt, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.

In specifieke datum- of contactdatum-gebaseerde workflows kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze wordt gepland kort nadat ze zijn ingeschreven in de workflow. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren inschrijven of de eerste actie op een later tijdstip plannen ten opzichte van de datum of datumeigenschap.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik meer workflowacties toevoeg?

Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan invloed hebben op records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:

• Alle records die nog niet naar de nieuwe actie zijn gegaan, worden daarvoor ingepland wanneer ze die actie bereiken.
• Alle records die al voorbij dat punt zijn gegaan, zullen de nieuwe actie niet voltooien.

Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:

• Het contact Pablo de kat is momenteel ingepland voor de eerste actie. Omdat de nieuwe actie komt na de actie waarvoor ze zijn ingepland, worden ze ingepland voor de nieuwe actie nadat ze de eerste actie hebben uitgevoerd.
• Het contact Tito de Kat is gepland voor de oorspronkelijke tweede actie (nu derde actie). Omdat het contact al voorbij het punt is waar de nieuwe actie is toegevoegd, wordt hij niet ingepland voor de nieuwe actie.

Wat gebeurt er met ingeschreven records als ik workflowacties verwijder?

Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft invloed op records die momenteel voor die actie zijn gepland. Als u een actie verwijdert waarvoor records zijn gepland, worden die records niet uitgevoerd. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow.

Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat het record niet naar de volgende fase totdat het een weekdag is of totdat de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflow geschiedenis.

Wanneer records zijn gepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contact in deze actie.

Waarom is de actie Leads roteren in mijn workflow 10 minuten vertraagd voor nieuwe contactpersonen?

Als de instellingEigenaar van bedrijf standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een workflow op basis van contactpersonen: Het duurt ongeveer 10 minuten voordat nieuwe contactpersonen zijn verwerkt omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.

Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt en het eigendom wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact wordt gekoppeld aan een bedrijf en de eigenaar van het bedrijf vervolgens wordt gesynchroniseerd met het contact. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten vertraagd voordat de actie Leads roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de koppeling tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.

Waarom kan ik mijn marketinge-mail niet in een workflow verzenden?( AlleenMarketing Hub Professional en Enterprise )

Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen in workflows worden verzonden. Als een marketinge-mail een concept is of eerder naar een lijst met ontvangers is verzonden, kan deze niet worden geselecteerd in de actieE-mail verzenden.

Vertragingen

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertraging wordt verwijderd?

Als je een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en doorgaan met de rest van de workflow.

Meer informatie over vertragingen in de bewerkingsworkflow.

Wat gebeurt er met records die in een workflowvertraging wachten als de vertragingstijd wordt gewijzigd?