Workflows | Häufig gestellte Fragen

Finden Sie schnell Antworten und allgemeine Informationen zum Workflow-Tool in HubSpot.

Allgemein

Wie kann ich Workflow-Fehler beheben?

Wenn Sie beim Anzeigen Ihres Workflow-Verlaufs auf Fehler stoßen, erfahren Sie mehr über häufige Workflow-Fehler und die Schritte, die Sie unternehmen können, um diese Probleme zu beheben. 

Kann ich meinen Workflow so einstellen, dass er automatisch abläuft oder deaktiviert wird?

Nein, der Workflow muss manuell deaktiviert werden. Wenn ein Workflow deaktiviert ist:

• Datensätze, die den enrollment triggers entsprechen, werden nicht in den Workflow eingeschrieben.
• Aktive Datensätze im Workflow bleiben weiterhin im Workflow erhalten, aber außer Verzögerungen werden keine Aktionen ausgeführt.

Kann ich meinen Workflow pausieren?

Es gibt zwar keine allgemeine Pausieren-Schaltfläche für Ihren Workflow, Sie können jedoch Datumsangaben für ein Pausieren einrichten, sodass Aktionen nicht an bestimmten Tagen ausgeführt werden. An Pausierungsdaten werden Aktionen auf der nächsten verfügbaren Tag verlegt. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung von Kampagnen, die sich mit Feiertagen und anderen besonderen Daten überschneiden.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Datumsangaben für ein Pausieren.

Was passiert, wenn ein Datensatz gelöscht wird?

Gelöschte Datensätze werden automatisch aus Workflows entfernt. Selbst wenn der Datensatz gelöscht und dann wiederhergestellt wird, während er sich in einer Verzögerung befindet, nimmt der wiederhergestellte Datensatz den Workflow nicht wieder auf und setzt ihn fort.

Um zuvor gelöschte Datensätze wieder zu einem Workflow hinzuzufügen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die Wiederaufnahme aktiviert ist. Danach können Sie den Datensatz manuell aufnehmen. 

Warum wurde meine Aktion wegen einer "Endlosschleife" übersprungen?

Wenn Sie Ihren Workflow-Verlauf überprüfen, sehen Sie vielleicht, dass eine Aktion übersprungen wurde, um eine unendliche Schleife zu vermeiden. Dies zeigt an, dass Ihr Workflow eine Aktion zum Erstellen eines Datensatzes enthält, der auch die Registrierungskriterien für den Workflow same erfüllt.

Wenn der Datensatz erstellt wurde, würde er in denselben Workflow aufgenommen werden. Dies führt zur selben Aktion vom Typ Datensatz erstellen, mit der ein neuer Datensatz erstellt wird, der ebenfalls in denselben Workflow aufgenommen würde. Dadurch würde eine "Endlosschleife" entstehen und der Workflow würde ununterbrochen Datensätze erstellen.

HubSpot verhindert diese Aktion, so dass der Workflow nicht Datensätze auf unbestimmte Zeit erstellen kann. Wenn Sie auf einen solchen Fehler stoßen, überprüfen Sie Ihren Workflow, um sicherzustellen, dass neu erstellte Datensätze nicht die Aufnahmekriterien des Workflows erfüllen.

Welche Workflows zählen für die Beschränkungen meines HubSpot Accounts?

Nur benutzerdefinierte Workflows, die mit dem Tool workflows erstellt wurden, werden auf Ihre Beschränkungen für das Konto angerechnet. Eingebettete Workflow-Tools mit voreingestellten Triggern werden nicht auf die Workflow-Obergrenzen angerechnet. Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Einfache Workflows, die mit dem Anzeigen-Tool, dem Marketing-E-Mail-Tool und dem Formular-Tool erstellt werden.
• Automatisierung von CRM-Einstellungen wie Deal-Pipeline-Einstellungen oder Ticket-Pipeline-Einstellungen.
• Automatisierung durch andere Tools wie Sequenzen, Prognosen, Angebote, Umfragen usw.

Wie lange speichert HubSpot die Daten meiner Workflows?

HubSpot speichert die Daten der Workflow-Aktionsprotokolle innerhalb der folgenden Zeiträume:

• 180 Tage: Alle Workflow-Aktionsprotokolldaten werden gespeichert.
• 180 Tage bis 2 Jahre: Allgemeine Aktionsprotokolldaten wie Objekt-ID (welcher Kontakt, welches Unternehmen, welcher Deal usw.), Event-Typ (Anmeldung, Abmeldung usw.) und Aktionstyp werden gespeichert.
• 2 Jahre und länger: Historische Daten von Aufnahmen werden in unserem System gespeichert, um workflow-basierte Filter zu ermöglichen.

Aufnahme-Trigger

Warum werden vorhandene Datensätze, die die Aufnahme-Trigger eines Workflows erfüllen, nicht in den Workflow aufgenommen, nachdem Sie ihn aktiviert haben?

Beim Aktivieren eines Workflows können Sie unter der Option „Diese Kontakte erfüllen bereits die Trigger-Kriterien. Möchten Sie sie aufnehmen, wenn dieser Workflow aktiviert ist?“ auswählen, ob vorhandene Kontakte, die derzeit die Trigger-Kriterien erfüllen, aufgenommen werden sollen.

Ist diese Option auf „Nein, nur Objekte aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde“ festgelegt, werden vorhandene Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote oder Tickets nicht automatisch aufgenommen, selbst wenn sie die Kriterien derzeit erfüllen, Nur Datensätze, die den Triggern für die Registrierung entsprechen, nachdem der Workflow aktiviert wurde, werden registriert. 

Wenn Sie die Trigger für die Registrierung in einem beliebigen aktiven Workflow ändern, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob alle vorhandenen Datensätze, die den aktualisierten Triggern für die Registrierung entsprechen, sofort registriert werden sollen.

Erfahren Sie mehr über die Registrierung bestehender Datensätze, die die Trigger für die Registrierung erfüllen.

Warum werden zuvor aufgenommene Datensätze, die die Aufnahme-Trigger eines Workflows erneut erfüllen, nicht erneut in den Workflow aufgenommen?

Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn sie die Trigger für die Aufnahme in den Workflow erfüllen oder manuell aufgenommen werden. Erfahren Sie, wie Sie Trigger für die erneute Registrierung hinzufügen, damit Datensätze in einem Workflow erneut registriert werden können.

Was geschieht, wenn ich eine aktive Liste in den Aufnahme-Triggern eines Workflows bearbeite? (nur Marketing Hub Professional und Enterprise)

Wenn Sie die Filter in einer aktiven Liste bearbeiten, die in einem aktiven Workflow enrollment triggers verwendet wird, und dann versuchen, die Liste zu speichern, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob bestehende Kontakte, die die neu aktualisierten Listenkriterien erfüllen, in den Workflow aufgenommen werden sollen.

Wie viele Aufnahme-Trigger kann ich zu einem Workflow hinzufügen?

Sie können bis zu 250 Aufnahme-Trigger zu einem Workflow hinzufügen. Wenn Ihr Workflow mehr Aufnahme-Trigger erfordert, können Sie stattdessen mehrere Workflows erstellen. 

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich meine Zahleneigenschaft als Aufnahme-Trigger speichere? 

Wenn Sie in einem kontaktbasierten Workflow eine Zahleneigenschaft für Ihren Aufnahme-Trigger verwenden, können Sie nur ganze Zahlen verwenden.

Wird ein Wert mit einer Dezimalwert verwendet, wird ein Fehler angezeigt und der Aufnahme-Trigger wird nicht gespeichert. Dies gilt sowohl für formatierte als auch für unformatierte Zahleneigenschaften. Zum Beispiel können Sie nicht Mitarbeiter ist eine von 0,98einstellen.

Warum ist die Anzahl der Kontakte, die bei der Überprüfung meines Workflows angezeigt wird, nicht identisch mit der Anzahl der Kontakte in meiner Liste?

Aktionen

Warum werden meine Workflow-Aktionen nicht zur erwarteten Zeit ausgeführt?

Wenn eine große Anzahl Datensätze in einen Workflow aufgenommen werden oder gleichzeitig eine Aktion ausführen, kann der Workflow gedrosselt werden. Wenn ein Workflow gedrosselt ist, werden Aktionen nicht sofort ausgeführt, sondern in einer Warteschlange während der Verarbeitung der Datensätze.

In Bestimmtes Datum oder Eigenschaft Kontaktdatum kontaktbasierten Workflows kann dies dazu führen, dass Kontakte die erste Aktion verpassen, wenn sie kurz nach ihrer Anmeldung im Workflow geplant wird. Um dies zu vermeiden, können Sie Ihre Kontakte im Voraus aufnehmen oder die erste Aktion zu einem späteren Zeitpunkt im Verhältnis zum Datum oder zur Datumseigenschaft planen.

Was geschieht mit aufgenommenen Datensätzen, wenn ich weitere Workflow-Aktionen hinzufüge?

Die Hinzufügen von Aktionen zu einem aktiven Workflow kann sich auf Datensätze auswirken, die im Workflow aufgenommen und aktiv sind.

• Alle Datensätze, die noch nicht zur neuen Aktion gewechselt sind, werden für diese geplant, wenn sie diese Aktion erreichen.
• Alle Datensätze, die diesen Punkt bereits durchlaufen haben, schließen die neue Aktion nicht ab.

Wenn zum Beispiel in einem Workflow mit zwei Aktionen eine neue Aktion zwischen der ersten und der zweiten Aktion hinzugefügt wird:

• Der Kontakt Pablo the Cat ist derzeit für die erste Aktion geplant. Da die neue Aktion nach der Aktion kommt, für die sie eingeplant sind, werden sie dann für die neue Aktion eingeplant, nachdem sie die erste Aktion ausgeführt haben. 
• Der Kontakt Tito the Cat ist für die ursprünglich zweite Aktion (jetzt dritte Aktion) geplant. Da der Kontakt den Punkt, an dem die neue Aktion hinzugefügt wurde, bereits durchlaufen hat, wird er nicht für die neue Aktion geplant.

Was geschieht mit aufgenommenen Datensätzen, wenn ich Workflow-Aktionen entfernen?

Die Entfernen von Aktionen aus einem aktiven Workflow wirkt sich auf Datensätze aus, die derzeit für diese Aktion geplant sind. Wenn Sie eine Aktion entfernen, für die Datensätze geplant sind, führen die Datensätze diese Aktion nicht aus. Die Datensätze werden dann in den nächsten Schritt des Workflows verschoben und durchlaufen diesen weiter. Wenn die Aktion z. B. nur an Wochentagen ausgeführt werden soll, wird der Datensatz erst dann in die nächste Phase übergehen, wenn es sich um einen Wochentag handelt oder wenn die geplante Zeit verstrichen ist. Außerdem wird ein Fehler für diese Aktion im Workflow-Verlauf angezeigt. 

Wenn Datensätze für eine Aktion geplant sind, wird für die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze angezeigt, z. B. „1 Kontakt in dieser Aktion“.

So zeigen Sie die spezifischen Datensätze und wie lange planmäßig in der Aktion warten sollen:

• Klicken Sie auf die Aktion.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf die Registerkarte „[Objekt] in Aktion“. Eine Liste von in der Aktion wartenden Datensätze wird angezeigt sowie die noch für die einzelnen Datensätze verbleibende Zeit.

Warum wird die Aktion zum Zuweisen von Leads in meinem Workflow für neue Kontakte um 10 Minuten verzögert?

Wenn die Einstellung Firmeneigentümer dem Kontakt standardmäßig zuweisen aktiviert ist, wird der folgende Fehler angezeigt, wenn Sie eine Aktion Leads rotieren zu einem kontaktbasierten Workflow hinzufügen: Die Verarbeitung neuer Kontakte dauert etwa 10 Minuten, da die Synchronisation von Kontakten und Firmeninhabern aktiviert ist.

Wenn ein neuer HubSpot-Kontakt erstellt wird und die Zuständigkeit zwischen Kontakten und Unternehmen synchronisiert wird, kann es einige Zeit dauern, bis der Kontakt einem Unternehmen zugeordnet ist und dann für den zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens synchronisiert wird. Aus diesem Grund werden neue Kontakte vor der Ausführung der Aktion Leads zuweisen 10 Minuten verzögert, um ausreichend Zeit für die Zuordnung zwischen Kontakten und Unternehmen zu ermöglichen und die Zuständigkeit zu synchronisieren.

Warum kann ich meine Marketing-E-Mail nicht in einem Workflow versenden? (nur Marketing Hub Professional und Enterprise)

Nur Marketing-E-Mails, die unter für die Automatisierung gespeichert wurden, können in Workflows versendet werden. Wenn es sich bei einer Marketing-E-Mail um einen Entwurf handelt oder diese bereits an eine Liste von Empfängern gesendet wurde, erscheint sie nicht zur Auswahl in der Aktion E-Mail senden.

Verzögerungen

Was geschieht mit wartenden Datensätzen in einer Workflow-Verzögerung, wenn die Verzögerung gelöscht wird?

Wenn Sie eine Verzögerung löschen, überspringen die in der Verzögerung wartenden Datensätze die Verzögerung und durchlaufen den restlichen Workflow.

Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Workflow-Verzögerungen.

Was geschieht mit wartenden Datensätzen in einer Workflow-Verzögerung, wenn die Verzögerungszeit geändert wird?