Workflows | Häufig gestellte Fragen

Finden Sie Antworten und allgemeine Informationen zum Workflow-Tool in HubSpot.

Allgemein

Wie kann ich Workflow-Fehler beheben?

Wenn beim Überprüfen Ihres Workflow-Verlaufs Fehler auftreten, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über häufige Workflow-Fehler und die Schritte, die Sie zur Behebung dieser Probleme unternehmen können. 

Kann ich für einen Workflow so festlegen, dass er automatisch deaktiviert wird?

Ja, Sie können in Ihren Workflow-Einstellungen einen Workflow so planen, dass er nach einem bestimmten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) automatisch deaktiviert wird. Erfahren Sie mehr über das automatische Deaktivieren eines Workflows. 

Kann ich meinen Workflow pausieren?

Es gibt zwar keine allgemeine Pausieren-Schaltfläche für Ihren Workflow, Sie können jedoch Datumsangaben für ein Pausieren einrichten, sodass Aktionen nicht an bestimmten Tagen ausgeführt werden. An Pausierungsdaten werden Aktionen auf der nächsten verfügbaren Tag umgeplant. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung von Kampagnen, die sich mit Feiertagen und anderen besonderen Daten überschneiden.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Datumsangaben für ein Pausieren.

Was passiert, wenn ein Datensatz gelöscht wird?

Gelöschte Datensätze werden automatisch von Workflows entfernt. Selbst wenn der Datensatz gelöscht und dann wiederhergestellt wird, während er sich in einer Verzögerung befindet, nimmt der wiederhergestellte Datensatz den Workflow nicht wieder auf und setzt ihn nicht fort.

Um zuvor gelöschte Datensätze wieder zu einem Workflow hinzuzufügen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Wiederaufnahme aktiviert ist. Danach können Sie den Datensatz manuell aufnehmen. 

Warum wurde meine Aktion aufgrund einer „Endlosschleife“ übersprungen?

Wenn Sie Ihren Workflow-Verlauf überprüfen, stellen Sie möglicherweise fest, dass eine Aktion übersprungen wurde, um eine Endlosschleife zu verhindern: Der aufgenommene Datensatz (Deal) wurde von diesem Workflow erstellt, daher wurde diese Aktion übersprungen, um eine Endlosschleife zu verhindern.

Dies bedeutet, dass Ihr Workflow über eine Aktion zur Erstellung eines Datensatzes verfügt, der auch die Aufnahmekriterien für den gleichen Workflow erfüllt.

• Wenn der Datensatz erstellt wurde, wird er in den gleichen Workflow aufgenommen.
• Dies führt zur gleichen Aktion vom Typ Datensatz erstellen, mit der ein neuer Datensatz erstellt wird.
• Der neue Datensatz würde ebenfalls in den gleichen Workflow aufgenommen werden.
• Dies würde zu einer „Endlosschleife“ führen, und der Workflow würde endlos weiter Datensätze erstellen.

HubSpot verhindert, dass diese Aktion eintritt, damit der Workflow nicht endlos Datensätze erstellt. Wenn Sie einen solchen Fehler feststellen, überprüfen Sie Ihren Workflow, um sicherzustellen, dass neu erstellte Datensätze nicht die Aufnahmekriterien des Workflows erfüllen.

Welche Workflows werden auf das Limit meines HubSpot-Accounts angerechnet?

Nur benutzerdefinierte Workflows, die mit dem Workflows-Tool erstellt wurden, werden auf Ihr Account-Limit angerechnet. Eingebettete Workflow-Tools mit voreingestellten Triggern werden nicht auf Ihre Workflow-Limits angerechnet. Dies beinhaltet Folgendes:

• Einfache Workflows, die mit dem Anzeigen-Tool, dem Marketing-E-Mail-Tool und dem Formular-Tool erstellt werden.
• Automatisierung über CRM-Einstellungen wie Deal-Pipeline-Einstellungen oder Ticket-Pipeline-Einstellungen.
• Automatisierung über andere Tools wie Sequenzen, Prognosen, Angebote, Umfragen usw.

Wie lange speichert HubSpot die Daten meiner Workflows?

HubSpot speichert die Daten der Workflow-Aktionsprotokolle innerhalb der folgenden Zeiträume:

• 90 Tage: Alle Workflow-Aktionsprotokolldaten werden gespeichert. Dies umfasst allgemeine Aktionsprotokolldaten wie Objekt-ID (welcher Kontakt, welches Unternehmen, welcher Deal usw.), Event-Typ (Anmeldung, Abmeldung usw.) und der Typ der Aktion.
• 6 Monate: Historische Daten von Aufnahmen werden in unserem System gespeichert, um workflow-basierte Filter zu ermöglichen.

Aufnahme-Trigger

Warum werden vorhandene Datensätze, die die Aufnahme-Trigger eines Workflows erfüllen, nicht in den Workflow aufgenommen, nachdem Sie ihn aktiviert haben?

Beim Aktivieren eines Workflows können Sie unter der Option Diese Kontakte erfüllen bereits die Trigger-Kriterien. Möchten Sie sie aufnehmen, wenn dieser Workflow aktiviert ist? auswählen, ob vorhandene Kontakte, die derzeit die Trigger-Kriterien erfüllen, aufgenommen werden sollen.

Ist diese Option auf Nein, nur Objekte aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde festgelegt, werden vorhandene Kontakte, Unternehmen, Deals, Angebote oder Tickets nicht automatisch aufgenommen, selbst wenn sie die Kriterien derzeit erfüllen, Nur Datensätze, die sich ändern, um die Aufnahme-Trigger nach dem Aktivieren des Workflows zu erfüllen, werden aufgenommen.

Wenn Sie die Aufnahme-Trigger in einem beliebigen aktiven Workflow ändern, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das sofortige Aufnehmen vorhandener Datensätze, die die aktualisierten Aufnahme-Trigger erfüllen, festlegen können.

Erfahren Sie mehr über die Aufnahme vorhandener Datensätze, die die Aufnahme-Trigger erfüllen.

Warum werden zuvor aufgenommene Datensätze, die die Aufnahme-Trigger eines Workflows erneut erfüllen, nicht erneut in den Workflow aufgenommen?

Datensätze werden standardmäßig nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger des Workflows erfüllen oder manuell aufgenommen werden. Erfahren Sie, wie Sie Wiederaufnahme-Trigger hinzufügen, um zuzulassen, dass Datensätze erneut in einen Workflow aufgenommen werden können.

Was geschieht, wenn ich eine aktive Liste in den Aufnahme-Triggern eines Workflows bearbeite? (nur Marketing Hub Professional und Enterprise)

Wenn Sie die Filter in einer aktiven Liste bearbeiten, die in den Aufnahme-Triggern eines aktiven Workflows verwendet werden, und Sie dann die Liste speichern, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob vorhandene Kontakte, die die neu aktualisierten Listenkriterien erfüllen, in den Workflow aufgenommen werden sollen.

Wie viele Aufnahme-Trigger kann ich zu einem Workflow hinzufügen?

Sie können bis zu 250 Aufnahme-Trigger zu einem Workflow hinzufügen. Wenn Ihr Workflow mehr Aufnahme-Trigger erfordert, erstellen Sie stattdessen mehrere Workflows. 

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich meine Zahleneigenschaft als Aufnahme-Trigger speichere? 

Wenn Sie in einem kontaktbasierten Workflow eine Zahleneigenschaft für Ihren Aufnahme-Trigger verwenden, können Sie nur ganze Zahlen verwenden.

Wird ein Wert mit einer Dezimalwert verwendet, wird ein Fehler angezeigt und der Aufnahme-Trigger wird nicht gespeichert. Dies gilt sowohl für formatierte als auch für unformatierte Zahleneigenschaften. Sie können zum Beispiel nicht den Wert Mitarbeiter ist eines von 0,98 festlegen.

Warum ist die Anzahl der Kontakte, die bei der Überprüfung meines Workflows angezeigt wird, nicht identisch mit der Anzahl der Kontakte in meiner Liste?

Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, ist in kontaktbasierten Workflows die Anzahl der Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, eine Schätzung und kein genaues Maß für die Anzahl der Kontakte. Um die genaue Anzahl der Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen. 

Warum wurde ein [Objekt] in meinen Workflow aufgenommen, obwohl ich Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde ausgewählt habe?

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Objekte aufgenommen, die zuvor nicht den Aufnahmekriterien entsprachen und zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde
oder wenn sie die Aufnahmekriterien erneut erfüllen und Wiederaufnahme aktiviert wurde. Erfahren Sie mehr über Wiederaufnahme-Trigger.

Aktionen

Warum werden meine Workflow-Aktionen nicht zur erwarteten Zeit ausgeführt?

Wenn eine große Anzahl Datensätze in einen Workflow aufgenommen werden oder gleichzeitig eine Aktion ausführen, kann der Workflow gedrosselt werden. Wenn ein Workflow gedrosselt ist, werden Aktionen nicht sofort ausgeführt, sondern in einer Warteschlange während der Verarbeitung der Datensätze.

In kontaktbasierten Workflows vom Typ Bestimmtes Datum oder Kontaktdatumseigenschaft kann dies dazu führen, dass Kontakte die erste Aktion verpassen, wenn sie kurz nach der Aufnahme in den Workflow geplant ist. Um dies zu vermeiden, können Sie Ihre Kontakte im Voraus aufnehmen oder die erste Aktion zu einem späteren Zeitpunkt im Verhältnis zum Datum oder zur Datumseigenschaft planen.

Was geschieht mit aufgenommenen Datensätzen, wenn ich weitere Workflow-Aktionen hinzufüge?

Die Hinzufügen von Aktionen zu einem aktiven Workflow kann sich auf Datensätze auswirken, die im Workflow aufgenommen und aktiv sind.

• Datensätze, die die neue Aktion noch nicht erreicht haben, werden für diese geplant, wenn sie diese Aktion erreichen.
• Datensätze, die diesen Punkt bereits durchlaufen haben, schließen die neue Aktion nicht ab.

Wenn beispielsweise in einem Workflow mit zwei Aktionen eine neue Aktion zwischen der ersten Aktion und der zweiten Aktion hinzugefügt wird:

• Der Kontakt Katze Paul ist derzeit für die erste Aktion geplant. Da die neue Aktion nach der Aktion stattfindet, für die er geplant ist, wird er nach Ausführung der ersten Aktion dann für die neue Aktion geplant. 
• Der Kontakt Kater Karlo ist für die ursprünglich zweite Aktion (jetzt dritte Aktion) geplant. Da der Kontakt den Punkt, an dem die neue Aktion hinzugefügt wurde, bereits durchlaufen hat, wird er nicht für die neue Aktion geplant.

Was geschieht mit aufgenommenen Datensätzen, wenn ich Workflow-Aktionen entfernen?

Die Entfernen von Aktionen aus einem aktiven Workflow wirkt sich auf Datensätze aus, die derzeit für diese Aktion geplant sind. Wenn Sie eine Aktion entfernen, für die Datensätze geplant sind, führen die Datensätze diese Aktion nicht aus. Die Datensätze werden dann in den nächsten Schritt des Workflows verschoben und durchlaufen diesen weiter.

Wenn die Aktion beispielsweise planmäßig nur an Wochentagen ausgeführt werden soll, geht der Datensatz erst dann in die nächste Phase über, wenn es sich um einen Wochentag handelt oder wenn die geplante Zeit verstrichen ist. Außerdem wird ein Fehler für diese Aktion im Workflow-Verlauf angezeigt. 

Wenn Datensätze für eine Aktion geplant sind, wird für die Aktion eine Anzahl dieser Datensätze angezeigt, z. B. 1 Kontakt in dieser Aktion.



 

Warum wird die Aktion zum Zuweisen von Leads in meinem Workflow für neue Kontakte um 10 Minuten verzögert?

Wenn die Einstellung Zuständigen Mitarbeiter für Unternehmen standardmäßig an Kontakt zuweisen aktiviert ist, wird die folgende Warnung angezeigt, wenn Sie einem kontaktbasierten Workflow eine Aktion vom Typ Leads zuweisen hinzufügen: Die Bearbeitung neuer Kontakte dauert etwa 10 Minuten, da die Synchronisierung der Kontakte mit den für das Unternehmen zuständigen Mitarbeitern aktiviert ist.

Wenn ein neuer HubSpot-Kontakt erstellt wird und die Zuständigkeit zwischen Kontakten und Unternehmen synchronisiert wird, kann es einige Zeit dauern, bis der Kontakt einem Unternehmen zugeordnet ist und dann für den zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens synchronisiert wird. Aus diesem Grund werden neue Kontakte vor der Ausführung der Aktion Leads zuweisen 10 Minuten verzögert, um ausreichend Zeit für die Zuordnung zwischen Kontakten und Unternehmen zu ermöglichen und die Zuständigkeit zu synchronisieren.

Warum kann ich meine Marketing-E-Mail nicht in einem Workflow versenden? (nur Marketing Hub Professional und Enterprise)

Sie können in Workflows nur Marketing-E-Mails senden, die für die Automatisierung gespeichert wurden. Wenn es sich bei einer Marketing-E-Mail um einen Entwurf handelt oder sie zuvor an eine Empfängerliste gesendet wurde, kann sie bei der Aktion E-Mail senden nicht ausgewählt werden.

Verzögerungen

Was geschieht mit wartenden Datensätzen in einer Workflow-Verzögerung, wenn die Verzögerung gelöscht wird?

Wenn Sie eine Verzögerung löschen, überspringen die in der Verzögerung wartenden Datensätze die Verzögerung und durchlaufen den restlichen Workflow.

Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Workflow-Verzögerungen.

Was geschieht mit wartenden Datensätzen in einer Workflow-Verzögerung, wenn die Verzögerungszeit geändert wird?