Workflows | Preguntas frecuentes

Encuentra rápidamente respuestas e información general sobre la herramienta de workflows en HubSpot.

General

¿Cómo puedo solucionar los errores del workflow?

Si encuentras errores al ver el historial de su workflow, obtenga más información sobre los errores más comunes del workflow y los pasos que puede dar para resolver estos problemas. 

¿Puedo configurar mi workflow para que caduque o se desactive automáticamente?

No, el workflow tendrá que ser desactivado manualmente. Cuando se desactiva un workflow:

• Los registros que cumplen con los activadores de inscripción no se inscribirán en el workflow.
• Los registros que aún están en el workflow continuarán a través del workflow, pero cualquier acción aparte de los retrasos no se ejecutará.

¿Puedo pausar mi workflow?

Si bien no hay un botón de pausa general para tu workflow, puedes configurar las fechas de pausa para que las acciones no se ejecuten en días específicos. En las fechas de pausa, las acciones se reprogramarán para el siguiente día disponible. Esto es especialmente útil para administrar campañas que se superponen con las festividades y otras fechas especiales.

Más información sobre configuración de fechas de pausa.

¿Qué ocurre cuando se borra un registro?

Los registros eliminados se desvinculan automáticamente de los workflows. Incluso si el registro se borra y luego se restaura mientras está en un retraso, el registro restaurado no se reanudará y continuará el workflow.

Para volver a agregar registros previamente eliminados a un workflow, asegúrate de que la reinscripción está activada y luego inscribe manualmente el registro. 

¿Por qué mi acción se omitió debido a un "ciclo infinito"?

Cuando ves el historial de tu workflow, puedes ver que se omitió una acción para evitar un ciclo infinito.  Esto indica que tu workflow tiene una acción para crear un registro que también cumple con los criterios de inscripción del mismo workflow.

Si se creara el registro, se inscribiría en el mismo workflow. Esto llevaría a la misma acción Crear registro que crea un nuevo registro, el cual también se inscribiría en el mismo workflow. Esto crearía un «ciclo infinito», y el workflow creará registros sin parar.

HubSpot evita que esta acción ocurra de forma que el workflow no cree registros indefinidamente. Cuando encuentres un error, revisa tu workflow para asegurarte de que los nuevos registros creados no cumplan con los criterios de inscripción del workflow.

¿Qué workflows cuentan para los límites de mi cuenta de HubSpot?

Solo los workflows personalizados creados desde la herramienta de workflows contarán para los límites de tu cuenta. Las herramientas de workflow integradas con desencadenantes preestablecidos no cuentan para los límites de workflow. Esto incluye las siguientes características:

• Workflows sencillos creados a partir de la herramienta de anuncios, la herramienta de correo electrónico de marketing y la herramienta de formularios.
• Automatización desde la configuración del CRM, como la configuración de la pipeline de negocios o la configuración de la pipeline de tickets.
• Automatización a partir de otras herramientas como secuencias, previsiones, cotizaciones, encuestas, etc.

¿Cuánto tiempo almacena HubSpot los datos de mis workflows?

HubSpot almacenará los datos de los registros de acciones de workflow dentro de los siguientes periodos de tiempo:

• 180 días: se almacenarán todos los datos de registro de acciones de los workflows.
• 180- 2 años: se almacenarán datos de registro de acciones de alto nivel, como el ID del objeto (qué contacto, empresa, negocio, etc.), el tipo de evento (inscripción, cancelación de inscripción, etc.) y el tipo de acción.
• Más de 2 años: los datos históricos de las inscripciones se conservarán en nuestro sistema para permitir filtros basados en el workflow.

Activadores de inscripción

¿Por qué no se inscriben en el workflow aquellos registros existentes que cumplen con los activadores de inscripción de un workflow luego de que este se activa?

Al activar un workflow, en la opción Estos contactos ya cumplen los criterios de activación. ¿Deseas inscribirlos cuando se active este workflow?, puedes elegir si deseas inscribir o no los contactos existentes que actualmente cumplen con los criterios de activación.

Si esta opción está configurada en No, solo inscribir objetos que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow, entonces los contactos, empresas, negocios, cotizaciones o tickets de asistencia técnica existentes no se inscribirá automáticamente incluso si actualmente cumplen con los criterios. Los únicos registros que se inscribirán son los que cambian para cumplir con los activadores de inscripción después de que el workflow está activado.

Cuando cambias los activadores de inscripción en cualquier workflow activo, aparecerá un cuadro de diálogo para que elijas inscribir inmediatamente cualquier registro existente que cumpla con los activadores de inscripción actualizados.

Más información sobre cómo inscribir registros existentes que cumplan con los activadores de inscripción.

¿Por qué no se vuelven a inscribir en el workflow aquellos registros inscritos previamente que cumplan con los activadores de inscripción de un workflow?

Por opción predeterminada, los registros solo se pueden inscribir en workflows la primera vez que cumplan con los activadores de inscripción de workflow o si se inscriben manualmente. Descubre cómo agregar activadores de reinscripción para permitir que los registros se vuelvan a inscribir en un workflow.

¿Qué sucede cuando edito una lista activa utilizada en los activadores de inscripción de un workflow? (Marketing Hub Pro y Enterprise únicamente)

Cuando editas los filtros en una lista activa utilizada en los activadores de inscripción de un workflow activo y luego intentas guardar la lista, aparecerá un cuadro de diálogo para que elijas si los contactos existentes que cumplen con los criterios de la lista recientemente actualizada deben inscribirse de inmediato en el workflow.

¿Cuántos activadores de inscripción puedo agregar a un workflow?

Puedes agregar hasta 250 activadores de inscripción a un workflow. Si tu workflow requiere más activadores de inscripción, puedes crear varios workflows en su lugar.     

¿Por qué recibo un error al guardar mi propiedad de número como desencadenante de inscripción?  

Si estás utilizando una propiedad numérica para tu desencadenante de inscripción en un workflow basado en contactos, solo puedes utilizar números enteros.

Si se utiliza un valor con un decimal, se mostrará un error y no se guardará el desencadenante de inscripción. Esto se aplica tanto a las propiedades numéricas formateadas como a las no formateadas. Por ejemplo, no puedes establecer Empleados es cualquiera de 0,98.

¿Por qué el número de contactos que aparece cuando reviso mi workflow es diferente al número de contactos de mi lista?

Acciones

¿Por qué las acciones de mi workflow no se ejecutan en el tiempo esperado?

Cuando se inscribe un gran número de registros en un workflow o se ejecuta una acción al mismo tiempo, el workflow puede quedar suprimido. Cuando un workflow queda limitado, las acciones no se ejecutarán inmediatamente, sino que quedarán en una cola a medida que se procesan los registros.

En los workflows basados en una Fecha específica o en una Propiedad de fecha de contacto, puede ocurrir que los contactos pierdan la primera acción si se esta se programa poco después de haberlos inscrito en el workflow. Para evitar esto, puedes inscribir a tus contactos de antemano o programar la primera acción en una fecha posterior relativa a la fecha o propiedad de fecha.

¿Qué sucede con los registros inscritos cuando agrego más acciones de workflow?

Agregar acciones a un workflow activo puede afectar los registros inscritos y activos en el workflow.

• Cuando agregues una acción, todos los registros que aún no hayan llegado a la nueva acción se programarán para cuando lleguen a esa acción.
• Cualquier registro que ya haya sido desarrollado anteriormente no completará la nueva acción.

Por ejemplo, en un workflow con dos acciones, cuando se agrega una nueva acción entre la primera y la segunda:

• El contacto Pablo el gato está programado actualmente para la primera acción. Debido a que la nueva acción viene después de la acción para la que están programados, entonces se programarán para la nueva acción después de ejecutar la primera acción. 
• El contacto Tito al gato está programado para la segunda acción original (ahora tercera acción). Debido a que el contacto ya ha pasado el punto en que se agregó la nueva acción, no se programará para la nueva acción.

¿Qué sucede con los registros inscritos cuando elimino las acciones del workflow?

Eliminar acciones de un workflow activo afectará cualquier registro que esté programado actualmente para esa acción. Cuando eliminas una acción que tenga registros programados, los registros no ejecutarán esa acción. Los registros pasarán al siguiente paso del workflow y continuarán en el workflow. También aparecerá un error para esa acción en el historial del workflow. 

Cuando se programen registros para una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros, como 1 contacto en esta acción. 

Para ver los registros específicos y cuánto tiempo están programados para esperar en la acción:

• Haz clic en la acción.
• En el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en la acción. Aparecerá una lista de registros en espera de la acción, junto con cuánto tiempo queda para cada registro.

¿Por qué la acción Rotar oportunidades de venta en mi workflow se retrasa 10 minutos para los nuevos contactos?

Si está activada la configuración Asignar propietario de empresa a contacto por opción predeterminada, verás el siguiente error cuando agregues una acción Rotar leads a un workflow basado en contactos: Los nuevos contactos tardarán alrededor de 10 minutos en procesarse debido a que está activada la sincronización de propietarios de contactos y empresas.

Cuando se crea un nuevo contacto de HubSpot y la propiedad se sincroniza entre contactos y empresas, puede demorar un poco que el contacto se asocie con una empresa y que, posteriormente, el propietario de la empresa se sincronice con el contacto. Como resultado, los nuevos contactos se retrasarán durante 10 minutos antes de ejecutar la acción Rotar Oportunidades de venta, para permitir que haya tiempo suficiente para la asociación entre el contacto y la empresa, y que la propiedad se sincronice.

¿Por qué no puedo enviar mi correo electrónico de marketing en un workflow? (Marketing Hub Pro y Enterprise únicamente)

Solo se pueden enviar correos electrónicos de marketing que han sido guardados para automatización en los workflows. Si un correo electrónico de marketing es un borrador o se envió previamente a una lista de destinatarios, no aparecerá como selección en la acción Enviar correo electrónico.

Retrasos

¿Qué sucede con los objetos que esperan en un retraso de workflow cuando se elimina el retraso?

Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso omitirán inmediatamente el retraso y luego continuarán al resto del workflow.

Aprende más sobre cómo editar los retrasos del workflow.

¿Qué sucede con los objetos que esperan en un retraso de workflow cuando se cambia el tiempo del retraso?