Workflows | Preguntas frecuentes

Encuentra rápidamente respuestas e información general sobre la herramienta de workflows en HubSpot.

General

¿Cómo puedo solucionar los errores del workflow?

Si te encuentras con errores al ver tu historial de workflow, obtén más información sobre errores comunes de workflow y los pasos que puedes dar para resolver estos problemas. 

¿Puedo configurar mi workflow para que caduque o se desactive automáticamente?

No, el workflow tendrá que ser desactivado manualmente. Cuando se desactiva un workflow:

• Los registros que cumplan los desencadenantes de inscripción de no se inscribirán en el workflow.
• Los registros que aún están en el workflow continuarán a través del workflow, pero cualquier acción aparte de los retrasos no se ejecutará.

¿Puedo pausar mi workflow?

Si bien no hay un botón de pausa general para tu workflow, puedes configurar las fechas de pausa para que las acciones no se ejecuten en días específicos. En las fechas de pausa, las acciones se reprogramarán para el siguiente día disponible. Esto es especialmente útil para administrar campañas que se superponen con las festividades y otras fechas especiales.

Más información sobre configuración de fechas de pausa.

¿Qué ocurre cuando se borra un registro?

Los registros eliminados se desvinculan automáticamente de los workflows. Incluso si el registro se borra y luego se restaura mientras está en un retraso, el registro restaurado no se reanudará y continuará el workflow.

Para volver a agregar registros previamente eliminados a un workflow, asegúrate de que la reinscripción está activada y luego inscribe manualmente el registro. 

¿Por qué se saltó mi acción debido a un "bucle infinito"?

Al revisar el historial de tu workflow, puede que veas que se ha omitido una acción para evitar un bucle infinito. Esto indica que tu workflow tiene una acción para crear un registro que también cumple los criterios de inscripción del workflow same.

Si se creara el registro, se inscribiría en el mismo workflow. Esto llevaría a la misma acción Crear registro que crea un nuevo registro, el cual también se inscribiría en el mismo workflow. Esto crearía un "bucle infinito" y el workflow crearía registros sin parar.

HubSpot impide que se produzca esta acción para que el workflow no cree registros indefinidamente. Cuando te encuentres con un error de este tipo, revisa tu workflow para asegurarte de que los nuevos registros creados no cumplen los criterios de inscripción del workflow.

¿Qué workflows cuentan para los límites de mi cuenta de HubSpot?

Sólo los workflows personalizados creados desde la herramienta de workflows contarán para los límites de tu cuenta. Las herramientas de workflow integradas con desencadenantes preestablecidos no cuentan para los límites de workflow. Esto incluye lo siguiente:

• Flujos de trabajo sencillos creados a partir de la herramienta de anuncios, la herramienta de correo electrónico de marketing y la herramienta de formularios.
• Automatización a partir de ajustes de CRM, como ajustes de canalización de negocios o ajustes de canalización de tickets.
• Automatización a partir de otras herramientas como secuencias, previsiones, presupuestos, encuestas, etc.

¿Cuánto tiempo almacena HubSpot los datos de mis workflows?

HubSpot almacenará los datos de los registros de acciones de workflow dentro de los siguientes periodos de tiempo:

• 180 días: se almacenarán todos los datos de registro de acciones de los workflows.
• 180- 2 años: se almacenarán datos de registro de acciones de alto nivel, como el ID del objeto (qué contacto, empresa, negocio, etc.), el tipo de evento (inscripción, cancelación de inscripción, etc.) y el tipo de acción.
• Más de 2 años: los datos históricos de las inscripciones se conservarán en nuestro sistema para permitir filtros basados en el workflow.

Activadores de inscripción

¿Por qué no se inscriben en el workflow aquellos registros existentes que cumplen con los activadores de inscripción de un workflow luego de que este se activa?

Al activar un workflow, en la opción Estos contactos ya cumplen los criterios de activación. ¿Deseas inscribirlos cuando se active este workflow?, puedes elegir si deseas inscribir o no los contactos existentes que actualmente cumplen con los criterios de activación.

Si esta opción está configurada en No, solo inscribir objetos que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow, entonces los contactos, empresas, negocios, cotizaciones o tickets de asistencia técnica existentes no se inscribirá automáticamente incluso si actualmente cumplen con los criterios. Sólo se inscribirán los registros que cambien para cumplir los desencadenantes de inscripción después de activar el workflow. 

Cuando cambies los desencadenantes de inscripción en cualquier workflow activo en , aparecerá un cuadro de diálogo para que elijas inscribir inmediatamente cualquier registro existente que cumpla los desencadenantes de inscripción actualizados.

Más información sobre inscribir registros existentes que cumplan los desencadenantes de inscripción.

¿Por qué no se vuelven a inscribir en el workflow aquellos registros inscritos previamente que cumplan con los activadores de inscripción de un workflow?

Por defecto, los registros sólo se inscriben en un workflow la primera vez que cumplen los desencadenantes de inscripción del workflow o se inscriben manualmente. Aprende a añadir activadores de reinscripción para permitir que los registros se reinscriban en un workflow.

¿Qué sucede cuando edito una lista activa utilizada en los activadores de inscripción de un workflow? (Marketing Hub Pro y Enterprise únicamente)

Cuando editas los filtros de una lista activa utilizada en los activadores de inscripción de un workflow activo, y luego intentas guardar la lista, aparecerá un cuadro de diálogo para que elijas si los contactos existentes que cumplen los criterios de la lista recién actualizada deben ser inscritos en el workflow.

¿Cuántos activadores de inscripción puedo agregar a un workflow?

Puedes agregar hasta 250 activadores de inscripción a un workflow. Si tu workflow requiere más activadores de inscripción, puedes crear varios workflows en su lugar. 

¿Por qué recibo un error al guardar mi propiedad de número como desencadenante de inscripción? 

Si estás utilizando una propiedad numérica para tu desencadenante de inscripción en un workflow basado en contactos, solo puedes utilizar números enteros.

Si se utiliza un valor con un decimal, se mostrará un error y no se guardará el desencadenante de inscripción. Esto se aplica tanto a las propiedades numéricas formateadas como a las no formateadas. Por ejemplo, no puedes poner Empleados es cualquiera de 0,98.

¿Por qué el número de contactos que aparece cuando reviso mi workflow es diferente al número de contactos de mi lista?

Acciones

¿Por qué las acciones de mi workflow no se ejecutan en el tiempo esperado?

Cuando se inscribe un gran número de registros en un workflow o se ejecuta una acción al mismo tiempo, el workflow puede quedar suprimido. Cuando un workflow queda limitado, las acciones no se ejecutarán inmediatamente, sino que quedarán en una cola a medida que se procesan los registros.

En Fecha específica o Propiedad de fecha de contacto flujos de trabajo basados en contactos, esto puede hacer que los contactos pierdan la primera acción si se programa poco después de que se inscriban en el workflow. Para evitar esto, puedes inscribir a tus contactos de antemano o programar la primera acción en una fecha posterior relativa a la fecha o propiedad de fecha.

¿Qué sucede con los registros inscritos cuando agrego más acciones de workflow?

Agregar acciones a un workflow activo puede afectar los registros inscritos y activos en el workflow.

• Cuando agregues una acción, todos los registros que aún no hayan llegado a la nueva acción se programarán para cuando lleguen a esa acción.
• Cualquier registro que ya haya sido desarrollado anteriormente no completará la nueva acción.

Por ejemplo, en un workflow con dos acciones, cuando se añade una nueva acción entre la primera y la segunda acción:

• El contacto Pablo el gato está programado actualmente para la primera acción. Como la nueva acción es posterior a la acción para la que están programados, se programarán para la nueva acción después de ejecutar la primera. 
• El contacto Tito al gato está programado para la segunda acción original (ahora tercera acción). Debido a que el contacto ya ha pasado el punto en que se agregó la nueva acción, no se programará para la nueva acción.

¿Qué sucede con los registros inscritos cuando elimino las acciones del workflow?

Eliminar acciones de un workflow activo afectará cualquier registro que esté programado actualmente para esa acción. Cuando eliminas una acción que tenga registros programados, los registros no ejecutarán esa acción. Los registros pasarán al siguiente paso del workflow y continuarán en el workflow. Si la acción está programada para ejecutarse sólo en días laborables, por ejemplo, el registro no pasará a la siguiente etapa hasta que sea un día laborable o hasta que haya transcurrido el tiempo programado. También aparecerá un error para esa acción en el historial del workflow. 

Cuando se programen registros para una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros, como 1 contacto en esta acción. 

Para ver los registros específicos y cuánto tiempo están programados para esperar en la acción:

• Haz clic en la acción.
• En el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en la acción. Aparecerá una lista de registros en espera de la acción, junto con cuánto tiempo queda para cada registro.

¿Por qué la acción Rotar oportunidades de venta en mi workflow se retrasa 10 minutos para los nuevos contactos?

Si la opción Asignar propietario de empresa a contacto por defecto está activada, aparecerá el siguiente error cuando añadas una acción Rotar clientes potenciales a un workflow basado en contactos: Los nuevos contactos tardarán unos 10 minutos en procesarse porque está activada la sincronización entre el contacto y el propietario de la empresa.

Cuando se crea un nuevo contacto de HubSpot y la propiedad se sincroniza entre contactos y empresas, puede demorar un poco que el contacto se asocie con una empresa y que, posteriormente, el propietario de la empresa se sincronice con el contacto. Como resultado, los nuevos contactos se retrasarán durante 10 minutos antes de ejecutar la acción Rotar Oportunidades de venta, para permitir que haya tiempo suficiente para la asociación entre el contacto y la empresa, y que la propiedad se sincronice.

¿Por qué no puedo enviar mi correo electrónico de marketing en un workflow? (Marketing Hub Pro y Enterprise únicamente)

Sólo los correos electrónicos de marketing que se han guardado en para la automatización pueden enviarse en workflows. Si un correo electrónico de marketing es un borrador o se ha enviado previamente a una lista de destinatarios, no aparecerá para su selección en la acción Enviar correo electrónico.

Retrasos

¿Qué sucede con los objetos que esperan en un retraso de workflow cuando se elimina el retraso?

Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso omitirán inmediatamente el retraso y luego continuarán al resto del workflow.

Aprende más sobre cómo editar los retrasos del workflow.

¿Qué sucede con los objetos que esperan en un retraso de workflow cuando se cambia el tiempo del retraso?