Workflows | Foire aux questions

Trouvez rapidement des réponses et des informations générales sur l'outil Workflows dans HubSpot.

Généralités

Puis-je configurer mon workflow de façon à ce qu'il expire ou se désactive automatiquement ?

Non, le workflow doit être désactivé manuellement pour cesser l'automatisation.

Lorsqu'un workflow est désactivé, les fiches d'informations répondant aux critères d'inscription ne s'inscrivent pas dans ce workflow. Les fiches d'informations qui se trouvent toujours dans le workflow continueront tout au long du workflow, mais aucune action autre que les délais ne s'exécutera.

Découvrez-en davantage sur la désactivation de votre workflow et son impact sur les fiches d'informations qui y sont incluses.

Est-il possible de suspendre mon workflow ?

Si vous ne disposez pas d'un bouton de suspension général pour votre workflow, vous pouvez configurer des dates de pause afin que les actions ne soient pas exécutées certains jours. Les actions planifiées seront alors reprogrammées pour le prochain jour disponible. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les campagnes qui se déroulent durant des jours fériés et autres dates sensibles.

Découvrez-en davantage sur la configuration de dates de pause.

Pourquoi mon action a-t-elle été ignorée en raison d'une « boucle infinie » ?

Lorsque vous consultez l'historique des workflows, vous pouvez voir qu'une action a été ignorée pour empêcher une boucle infinie. 

Cela indique que votre workflow a une action pour créer une fiche d'informations répondant également aux critères d'inscription du même workflow. Si la création de cette fiche d'informations a été autorisée, elle sera inscrite et dirigera vers la même action permettant de créer une nouvelle fiche d'informations, qui répondra également aux mêmes critères d'inscription. Cela crée une boucle infinie et le workflow créera des fiches d'informations non sécurisées.

HubSpot empêche cette action de s'assurer que le workflow ne crée pas de fiches d'informations indéfiniment. Lorsque vous rencontrez une telle erreur, vérifiez votre workflow afin de s'assurer que les nouvelles fiches d'informations créées ne répondent pas aux critères d'inscription du workflow.

Déclencheurs d'inscription

Pourquoi les fiches d'informations existantes qui répondent aux critères des déclencheurs d'inscription d'un workflow ne sont-elles pas enregistrées dans le workflow lorsqu'il est activé ?

Avant d'activer votre workflow, il existe une option sur l'écran Vérification qui demande si les fiches d'informations existantes doivent être inscrites une fois le workflow activé.

Si cette option est définie sur Non, inscrire uniquement des objets répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow, alors que les contacts, entreprises, transactions, devis ou tickets existants ne seront pas automatiquement inscrits, même s'ils répondent actuellement aux critères. Par défaut, les fiches d'informations seront inscrites dans le workflow uniquement si elles répondent aux critères d'inscription après l'activation de ce workflow. 

Lorsque vous modifiez les déclencheurs d'inscription dans un workflow actif, une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de sélectionner immédiatement les fiches d'informations existantes répondant aux critères des déclencheurs d'inscription mis à jour. Si vous disposez d'un compte Hub Marketing Starter, Pro ou Entreprise, vous pouvez afficher une liste de contacts qui seront inscrits une fois le workflow activé en cliquant sur Utiliser des listes pour voir ces contacts. 

Vous accéderez ainsi à une nouvelle liste statique en fonction des critères d'inscription du workflow. La liste sera automatiquement sauvegardée et accessible à partir de votre tableau de bord des listes (Contacts > Listes).

Découvrez-en davantage sur l'inscription de fiches d'informations existantes répondant aux critères d'inscription.

Pourquoi les fiches d'informations précédemment inscrites qui répondent aux déclencheurs d'inscription d'un workflow sont-elles réinscrites ?

Par défaut, les fiches d'informations ne sont inscrites dans un workflow que la première fois qu'elles remplissent les critères d'inscription associés ou qu'elles sont inscrites manuellement.Découvrez comment ajouter des déclencheurs de réinscription pour permettre aux fiches d'informations d'être réinscrites dans un workflow.

Que se passe-t-il lorsque je modifie une liste active utilisée dans les déclencheurs d'inscription d'un workflow ? (Hub Marketing Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous modifiez les filtres d'une liste active utilisée dans les déclencheurs d'inscription d'un workflow actif, puis que vous tentez de sauvegarder la liste, une boîte de dialogue apparaît pour vous permettre de choisir si les contacts existants qui répondent aux nouveaux critères de la liste doivent être immédiatement enregistrés dans le workflow.

Actions

Pourquoi mes actions de workflow ne s'exécutent pas à l'heure prévue ?

Lorsqu'un grand nombre de fiches d'informations sont enregistrées dans un workflow ou exécutent une action en même temps, le workflow peut être limité. Lorsqu'un workflow est limité, les actions ne s'exécutent pas immédiatement, mais dans une file d'attente lorsque les fiches d'informations sont traitées.

Dans les workflows basés sur les contacts Centrer sur une date ou Centrer sur une date, les contacts peuvent manquer la première action si elle est programmée peu après leur inscription dans le workflow. Pour éviter cela, vous pouvez inscrire vos contacts à l'avance, ou programmer la première action à une date ultérieure en fonction de la date ou de la propriété de la date.

Que deviennent les fiches d'informations inscrites dans un workflow lorsque j'ajoute d'autres actions de workflow ?

L'ajout d'actions à un workflow actif peut affecter les fiches d'informations inscrites et actives dans ce workflow. 

Lorsque vous ajoutez une action, toutes les fiches d'informations pour lesquelles la nouvelle action n'a pas été exécutée seront planifiées de façon à l'exécuter une fois parvenues jusqu'à elle. Les fiches d'informations qui ont déjà dépassé ce stade ne termineront pas la nouvelle action.

Par exemple, dans un workflow à deux actions, lorsqu'une nouvelle action est ajoutée entre la première et la seconde action :

• Le contact Pablo le chat est actuellement planifié pour la première action. La nouvelle action survenant après l'action pour laquelle il est planifié, il sera planifié pour la nouvelle action une fois qu'il aura exécuté la première. 
• Le contact Tito le chat est planifié pour la deuxième action initiale (désormais la troisième action). Le contact ayant déjà dépassé le stade auquel la nouvelle action a été ajoutée, il ne sera pas planifié pour la nouvelle action.

Que deviennent les fiches d'informations lors de la suppression d'actions à partir d'un workflow ?

La suppression d'actions à partir d'un workflow actif affectera les fiches d'informations actuellement planifiées pour cette action. Lorsque vous supprimez une action planifiée pour des fiches d'information, celles-ci n'exécuteront pas cette action. Les fiches d'informations passeront à l'étape suivante du workflow et poursuivront dans le workflow. Une erreur apparaîtra également pour cette action dans l'historique du workflow. 

Lorsque des fiches d'informations sont programmées pour une action, l'action affichera le nombre de ces fiches d'informations, telles que 1 contact dans cette action. 

Pour consulter des fiches d'informations spécifiques et la durée d'attente pour l'action :

• Cliquez sur l'action.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet [Objet] en action.
• Affichez la liste des fiches d'informations en attente dans l'action ainsi que la durée restante.

Pourquoi l'action de rotation des leads dans mon workflow est-elle retardée de 10 minutes pour les nouveaux contacts ?

Si le paramètre Assigner le propriétaire de l'entreprise à un contact par défaut est activé, une alerte s'affiche lorsque vous ajoutez une action Rediriger les leads à un workflow basé sur les contacts : Le traitement des nouveaux contacts prendra 10 minutes, car la synchronisation du propriétaire de l'entreprise et du contact est activée.

Lorsqu'un nouveau contact HubSpot est créé et que la propriété est synchronisée entre les contacts et les entreprises, il peut s'écouler un certain temps avant que le contact soit associé à une entreprise, puis que le propriétaire de l'entreprise se synchronise avec ce contact. Par conséquent, les nouveaux contacts seront retardés de 10 minutes avant l'exécution de l'action Rediriger les leads, afin de laisser suffisamment de temps à l'association contact-entreprise d'avoir lieu et à la propriété de se synchroniser.

Pourquoi certains de mes e-mails marketing ne sont-ils pas disponibles pour être envoyés dans les workflows ? (Hub Marketing Pro et Entreprise uniquement)

Seuls les e-mails marketing sauvegardés pour l'automatisation peuvent être envoyés dans les workflows. Si un e-mail marketing est une ébauche ou a déjà été envoyé à une liste de destinataires, il n'apparaîtra pas pour la sélection dans l'action Envoyer un e-mail.

Délais

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque le délai est supprimé ?

Lorsque vous supprimez un délai, les fiches d'informations en attente dans ce délai le sauteront immédiatement et passeront au reste du workflow.

Découvrez-en davantage sur la modification des délais de workflow.

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque la temporisation du délai est modifiée ?