Workflows | Foire aux questions

Trouvez rapidement des réponses et des informations générales sur l'outil Workflows dans HubSpot.

Généralités

Comment résoudre les erreurs relatives aux workflows ?

Si vous rencontrez des erreurs lorsque vous consultez l'historique de votre Workflow, découvrez les erreurs de workflow les plus courantes et les mesures que vous pouvez prendre pour résoudre ces problèmes. 

Puis-je configurer mon workflow de façon à ce qu'il expire ou se désactive automatiquement ?

Non, le workflow doit être désactivé manuellement. Lorsqu'un workflow est désactivé :

• Les enregistrements qui répondent aux critères d'inscription de ne seront pas inscrits dans le Workflow.
• Les fiches d'informations qui se trouvent toujours dans le workflow continueront tout au long du workflow, mais aucune action autre que les délais ne s'exécutera.

Est-il possible de suspendre mon workflow ?

Si vous ne disposez pas d'un bouton de suspension général pour votre workflow, vous pouvez configurer des dates de pause afin que les actions ne soient pas exécutées certains jours. Aux dates de pause, les actions seront reprogrammées pour le prochain jour disponible. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les campagnes qui se déroulent durant des jours fériés et autres dates sensibles.

Découvrez-en davantage sur la configuration de dates de pause.

Que se passe-t-il lorsqu'une fiche d'information est supprimée ?

Les fiches d'information supprimées sont automatiquement désinscrites des workflows. Même si la fiche d'information est supprimée puis restaurée alors qu'elle est dans un délai, la fiche d'information restaurée ne pourra pas reprendre et continuer le workflow.

Pour réintégrer des fiches d'information précédemment supprimées dans un workflow, vérifiez que la réinscription est activée, puis inscrivez manuellement la fiche d'information. 

Pourquoi mon action a-t-elle été ignorée à cause d'une "boucle infinie" ?

Lorsque vous consultez l'historique de votre Workflow, vous pouvez constater qu'une action a été ignorée pour éviter une boucle infinie. Cela indique que votre Workflow dispose d'une action de création d'un enregistrement qui répond également aux critères d'inscription du Workflow same.

Si l'enregistrement était créé, il s'inscrirait dans le même Workflow. Cela conduirait à la même action Créer une fiche d'informations qui crée une nouvelle fiche d'informations, laquelle s'inscrirait également dans le même workflow. Cela créerait une "boucle infinie" et le Workflow créerait des enregistrements sans arrêt.

HubSpot empêche cette action de se produire afin que le Workflow ne pas crée des enregistrements indéfiniment. Lorsque vous rencontrez une telle erreur, revoyez votre Workflow pour vous assurer que les nouveaux enregistrements créés not répondent aux critères d'inscription du Workflow.

Quels sont les workflows pris en compte dans les limites de mon compte HubSpot ?

Seuls les workflows personnalisés créés à partir de l'outil de workflows seront pris en compte dans les limites de votre compte. Les outils de workflow intégrés avec des critères d'inscription prédéfinis ne sont pas pris en compte dans les limites de votre workflow. Il s'agit notamment des éléments suivants :

• Workflows simples créés à partir de l'outil d'annonces, de l'outil d'e-mails marketing et de l'outil de formulaires.
• Automatisation à partir des paramètres du CRM, tels que les paramètres du pipeline d'affaires ou du pipeline de tickets.
• Automatisation à partir d'autres outils tels que les séquences, les prévisions, les devis, les enquêtes, etc.

Combien de temps HubSpot conserve-t-il les données de mes workflows ?

HubSpot stockera les données des journaux d'actions de workflow pendant les périodes ci-dessous :

• 180 jours : toutes les données de journal d'actions des workflows seront stockées.
• 180 jours – 2 ans : les données de journal d'actions de haut niveau telles que l'ID de l'objet (contact, entreprise, transaction, etc.), le type d'événement (inscription, désinscription, etc.) et le type d'action seront stockées.
• 2 ans et plus : les données historiques des inscriptions seront conservées dans notre système pour permettre des filtres basés sur les workflows.

Critères d'inscription

Pourquoi les fiches d'informations existantes qui répondent aux critères d'inscription d'un workflow ne sont-elles pas enregistrées dans le workflow lorsqu'il est activé ?

Lorsque vous activez un workflow, sous l'option Ces contacts répondent déjà aux critères de déclenchement. Voulez-vous les inscrire lorsque ce workflow sera activé ?, vous pouvez choisir d'inscrire ou non les contacts existants qui répondent actuellement aux critères de déclenchement. 

Si cette option est définie sur Non, inscrire uniquement des objets répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow, alors que les contacts, entreprises, transactions, devis ou tickets existants ne seront pas automatiquement inscrits, même s'ils répondent actuellement aux critères. Seuls les enregistrements qui répondent aux déclencheurs d'inscription après l'activation du Workflow seront inscrits. 

Lorsque vous modifiez les déclencheurs d'inscription dans un workflow actif  , une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de choisir d'inscrire immédiatement tous les enregistrements existants qui répondent aux déclencheurs d'inscription mis à jour.

En savoir plus sur l'inscription d'enregistrements existants qui répondent aux critères d'inscription.

Pourquoi les fiches d'informations précédemment inscrites qui répondent aux critères d'inscription d'un workflow sont-elles réinscrites ?

Par défaut, les enregistrements ne sont inscrits dans un Workflow que la première fois qu'ils répondent aux déclencheurs d'inscription du Workflow ou qu'ils sont inscrits manuellement. Découvrez comment ajouter des déclencheurs de réinscription pour permettre aux enregistrements d'être réinscrits dans un Workflow.

Que se passe-t-il lorsque je modifie une liste active utilisée dans les critères d'inscription d'un workflow ? (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous modifiez les filtres d'une liste active utilisée dans les déclencheurs d'inscription d'un workflow actif , puis que vous tentez d'enregistrer la liste, une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de choisir si les contacts existants qui répondent aux critères de la liste nouvellement mise à jour doivent être inscrits dans le workflow.

Combien de critères d'inscription puis-je ajouter à un workflow ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 250 critères d'inscription à un workflow. Si votre workflow nécessite plus de critères d'inscription, vous pouvez créer plusieurs workflows à la place. 

Pourquoi est-ce que je reçois une erreur lors de l'enregistrement de ma propriété numérique en tant que critère d'inscription ? 

Si vous utilisez une propriété numérique pour votre critère d'inscription dans un workflow basé sur les contacts, vous ne pouvez utiliser que des nombres entiers.

Si une valeur avec une décimale est utilisée, une erreur s'affichera et le critère d'inscription ne sera pas sauvegardé. Ceci s'applique aux propriétés numériques formatées et non formatées. Par exemple, vous ne pouvez pas définir Employés est l'un des 0,98.

Pourquoi le nombre de contacts affiché lorsque je consulte mon workflow est-il différent du nombre de contacts dans ma liste ?

Actions

Pourquoi mes actions de workflow ne s'exécutent pas à l'heure prévue ?

Lorsqu'un grand nombre de fiches d'informations sont inscrites dans un workflow ou exécutent une action en même temps, le workflow peut être limité. Lorsqu'un workflow est limité, les actions ne s'exécutent pas immédiatement, mais dans une file d'attente lorsque les fiches d'informations sont traitées.

Dans les flux de travail basés sur les contacts Date spécifique ou Propriété de la date du contact , les contacts risquent de manquer la première action si celle-ci est programmée peu de temps après leur inscription au flux de travail. Pour éviter cela, vous pouvez inscrire vos contacts à l'avance, ou programmer la première action à une date ultérieure en fonction de la date ou de la propriété de la date.

Que deviennent les fiches d'informations inscrites dans un workflow lorsque j'ajoute d'autres actions de workflow ?

L'ajout d'actions à un workflow actif peut affecter les fiches d'informations inscrites et actives dans ce workflow :

• Toutes les fiches d'informations pour lesquelles la nouvelle action n'a pas été exécutée seront planifiées de façon à l'exécuter une fois parvenues jusqu'à elle.
• Les fiches d'informations qui ont déjà dépassé ce stade ne termineront pas la nouvelle action.

Par exemple, dans un Workflow avec deux actions, lorsqu'une nouvelle action est ajoutée entre la première action et la deuxième action :

• Le contact Pablo le chat est actuellement planifié pour la première action. Comme la nouvelle action vient après l'action pour laquelle ils sont programmés, ils seront programmés pour la nouvelle action après avoir exécuté la première action. 
• Le contact Tito le chat est planifié pour la deuxième action initiale (désormais la troisième action). Le contact ayant déjà dépassé le stade auquel la nouvelle action a été ajoutée, il ne sera pas planifié pour la nouvelle action.

Que deviennent les fiches d'informations lors de la suppression d'actions à partir d'un workflow ?

La suppression d'actions à partir d'un workflow actif affectera les fiches d'informations actuellement planifiées pour cette action. Lorsque vous supprimez une action planifiée pour des fiches d'information, celles-ci n'exécuteront pas cette action. Les fiches d'informations passeront à l'étape suivante du workflow et poursuivront dans le workflow. Si l'action est programmée pour être exécutée uniquement en semaine, par exemple, l'enregistrement ne passera pas à l'étape suivante tant que ce n'est pas un jour de semaine ou que l'heure programmée n'est pas passée. Une erreur apparaîtra également pour cette action dans l'historique du workflow. 

Lorsque des fiches d'informations sont programmées pour une action, l'action affichera le nombre de ces fiches d'informations, telles que 1 contact dans cette action. 

Pour consulter des fiches d'informations spécifiques et la durée d'attente pour l'action :

• Cliquez sur l'action.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet [Objet] en action. Une liste des fiches d'informations en attente dans l'action s'affiche ainsi que la durée restante pour chacune d'elles.

Pourquoi l'action de rotation des leads dans mon workflow est-elle retardée de 10 minutes pour les nouveaux contacts ?

Si le paramètre Attribuer par défaut le propriétaire de l'entreprise au contact est activé, l'erreur suivante s'affiche lorsque vous ajoutez une action Rotation des leads à un Workflow basé sur les contacts : Le traitement des nouveaux contacts prendra environ 10 minutes car la synchronisation des contacts et des propriétaires d'entreprise est activée.

Lorsqu'un nouveau contact HubSpot est créé et que la propriété est synchronisée entre les contacts et les entreprises, il peut s'écouler un certain temps avant que le contact soit associé à une entreprise, puis que le propriétaire de l'entreprise se synchronise avec ce contact. Par conséquent, les nouveaux contacts seront retardés de 10 minutes avant l'exécution de l'action Rediriger les leads, afin de laisser suffisamment de temps à l'association contact-entreprise d'avoir lieu et à la propriété de se synchroniser.

Pourquoi ne puis-je pas envoyer mon e-mail marketing dans un workflow ? (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement)

Seuls les e-mails marketing qui ont été enregistrés pour l'automatisation peuvent être envoyés dans les workflows. Si un e-mail marketing est un brouillon ou a déjà été envoyé à une liste de destinataires, il n'apparaîtra pas pour la sélection dans l'action Send email.

Délais

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque le délai est supprimé ?

Lorsque vous supprimez un délai, les fiches d'informations en attente dans ce délai le sauteront immédiatement et passeront au reste du workflow.

Découvrez-en davantage sur la modification des délais de workflow.

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque la temporisation du délai est modifiée ?