Workflows | Foire aux questions

Trouvez des réponses et des informations générales sur l'outil Workflows dans HubSpot.

Généralités

Comment résoudre les erreurs relatives aux workflows ?

Si vous rencontrez des erreurs lors de la consultation de l'historique du workflow, découvrez-en davantage sur les erreurs fréquentes quant aux workflows ainsi que les étapes à suivre pour résoudre ces problèmes. 

Puis-je définir un workflow pour qu'il se désactive automatiquement ?

Oui, vous pouvez programmer un workflow pour qu'il se désactive automatiquement après une date et une heure indiquées dans les paramètres de votre workflow. Découvrez-en davantage sur Désactiver automatiquement un workflow 

Est-il possible de suspendre mon workflow ?

Si vous ne disposez pas d'un bouton de suspension général pour votre workflow, vous pouvez configurer des dates de pause afin que les actions ne soient pas exécutées certains jours. Aux dates de pause, les actions seront reprogrammées pour le prochain jour disponible. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les campagnes qui se déroulent durant des jours fériés et autres dates sensibles.

Découvrez-en davantage sur la configuration de dates de pause.

Que se passe-t-il lorsqu'une fiche d'information est supprimée ?

Les fiches d'information supprimées sont automatiquement désinscrites des workflows. Même si la fiche d'information est supprimée puis restaurée alors qu'elle est dans un délai, la fiche d'information restaurée ne pourra pas reprendre et continuer le workflow.

Pour réintégrer des fiches d'information précédemment supprimées dans un workflow, vérifiez que la réinscription est activée, puis inscrivez manuellement la fiche d'information. 

Pourquoi mon action a-t-elle été ignorée en raison d'une « boucle infinie » ?

Lorsque vous consultez l'historique de votre workflow, il se peut que vous constatiez qu'une action a été ignorée pour éviter une boucle infinie : la transaction inscrite a été créée par ce workflow, cette action a donc été ignorée pour éviter une boucle infinie. 

Cela indique que votre workflow a une action pour créer une fiche d'informations répondant également aux critères d'inscription du même workflow :

• Si la fiche d'informations était créée, elle s'inscrirait dans le même workflow.
• Cela conduirait à la même action Créer une fiche d'informations qui crée une nouvelle fiche d'informations.
• La nouvelle fiche d'informations s'inscrirait également dans ce workflow.
• Il en résulterait une « boucle infinie » et le workflow créerait continuellement et sans fin des fiches d'informations.

HubSpot empêche cette action de s'assurer que le workflow ne crée pas de fiches d'informations indéfiniment. Lorsque vous rencontrez une telle erreur, consultez votre workflow afin de s'assurer que les nouvelles fiches d'informations créées ne répondent pas aux critères d'inscription du workflow.

Quels sont les workflows pris en compte dans les limites de mon compte HubSpot ?

Seuls les workflows personnalisés créés à partir de l'outil Workflows seront pris en compte dans les limites de votre compte. Les outils de workflow intégrés avec des critères d'inscription prédéfinis ne sont pas pris en compte dans les limites de votre workflow. Cela comprend les éléments suivants :

• Workflows simples créés à partir de l'outil publicitaire, de l'outil d'e-mails marketing et de l'outil de formulaires.
• Automatisation à partir des paramètres du CRM, tels que les paramètres du pipeline de transactions ou du pipeline de tickets.
• Automatisation à partir d'autres outils tels que les séquences, les prévisions, les devis, les enquêtes, etc.

Combien de temps HubSpot conserve-t-il les données de mes workflows ?

HubSpot stockera les données des journaux d'actions de workflow pendant les périodes ci-dessous :

• 90 jours : toutes les données de journal d'actions d'un workflow seront stockées. Notamment les données de journal d'actions de haut niveau telles que l'ID de l'objet (contact, entreprise, transaction, etc.), le type d'événement (inscription, désinscription, etc.) et le type d'action seront stockées.
• 6 mois : les données historiques des inscriptions seront conservées dans notre système pour activer des filtres basés sur les workflows.

Critères d'inscription

Pourquoi les fiches d'informations existantes qui répondent aux critères d'inscription d'un workflow ne sont-elles pas enregistrées dans le workflow lorsqu'il est activé ?

Lorsque vous activez un workflow, sous l'option Ces contacts répondent déjà aux critères de déclenchement. Voulez-vous les inscrire lorsque ce workflow sera activé ?, vous pouvez choisir d'inscrire ou non les contacts existants qui répondent actuellement aux critères de déclenchement. 

Si cette option est définie sur Non, inscrire uniquement des objets répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow, alors que les contacts, entreprises, transactions, devis ou tickets existants ne seront pas automatiquement inscrits, même s'ils répondent actuellement aux critères. Seules les fiches d'informations modifiées afin de répondre aux critères d'inscription après l'activation de ce workflow seront inscrites. 

Lorsque vous modifiez les critères d'inscription dans un workflow actif, une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de sélectionner immédiatement les fiches d'informations existantes répondant aux critères d'inscription mis à jour.

Découvrez-en davantage sur l'inscription de fiches d'informations existantes répondant aux critères d'inscription.

Pourquoi les fiches d'informations précédemment inscrites qui répondent aux critères d'inscription d'un workflow sont-elles réinscrites ?

Par défaut, les fiches d'informations ne sont inscrites dans un workflow que la première fois qu'elles remplissent les critères de déclenchement du workflow ou qu'elles sont inscrites manuellement. Découvrez comment ajouter des critères de réinscription pour permettre aux fiches d'informations d'être réinscrites dans un workflow.

Que se passe-t-il lorsque je modifie une liste active utilisée dans les critères d'inscription d'un workflow ? (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous modifiez les filtres d'une liste active utilisée dans les critères d'inscription d'un workflow actif, puis que vous tentez de sauvegarder la liste, une boîte de dialogue apparaît pour vous permettre de choisir si les contacts existants qui répondent aux nouveaux critères de la liste doivent être enregistrés dans le workflow.

Combien de critères d'inscription puis-je ajouter à un workflow ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 250 critères d'inscription à un workflow. Si votre workflow nécessite plus de critères d'inscription, vous pouvez créer plusieurs workflows à la place. 

Pourquoi est-ce que je reçois une erreur lors de l'enregistrement de ma propriété numérique en tant que critère d'inscription ? 

Si vous utilisez une propriété numérique pour votre critère d'inscription dans un workflow basé sur les contacts, vous ne pouvez utiliser que des nombres entiers.

Si une valeur avec une décimale est utilisée, une erreur s'affichera et le critère d'inscription ne sera pas sauvegardé. Ceci s'applique aux propriétés numériques formatées et non formatées. Par exemple, vous ne pouvez pas définir Employés est l'un des 0,98.

Pourquoi le nombre de contacts affiché lorsque je consulte mon workflow est-il différent du nombre de contacts dans ma liste ?

Si vous avez un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise, dans les workflows basés sur les contacts, le nombre de contacts affiché dans la page de vérification est une estimation et non une indication exacte du nombre de contacts. Pour connaître le nombre exact de fiches d'informations, cliquez sur Utilisez des listes pour voir ces contacts. 

Pourquoi un [objet] s'est-il inscrit dans mon workflow alors que j'ai sélectionné Non, inscrire uniquement les [objets] répondant aux critères du déclenchement après avoir activé le workflow ?

Lorsque cette option est activée, les objets seront inscrits s'ils ne répondaient pas aux critères d'inscription auparavant et s'ils changent pour répondre aux critères d'inscription pour la première fois après l'activation du workflow
ou s'ils changent pour répondre à nouveau aux critères d'inscription et que la réinscription est activée. Découvrez-en davantage sur les critères de réinscription.

Actions

Pourquoi mes actions de workflow ne s'exécutent pas à l'heure prévue ?

Lorsqu'un grand nombre de fiches d'informations sont inscrites dans un workflow ou exécutent une action en même temps, le workflow peut être limité. Lorsqu'un workflow est limité, les actions ne s'exécutent pas immédiatement, mais dans une file d'attente lorsque les fiches d'informations sont traitées.

Dans les workflows basés sur les contacts Date spécifique ou Propriété de date du contact, les contacts peuvent manquer la première action si elle est programmée peu après leur inscription dans le workflow. Pour éviter cela, vous pouvez inscrire vos contacts à l'avance, ou programmer la première action à une date ultérieure en fonction de la date ou de la propriété de la date.

Que deviennent les fiches d'informations inscrites dans un workflow lorsque j'ajoute d'autres actions de workflow ?

L'ajout d'actions à un workflow actif peut affecter les fiches d'informations inscrites et actives dans ce workflow :

• Toutes les fiches d'informations pour lesquelles la nouvelle action n'a pas été exécutée seront planifiées de façon à l'exécuter une fois parvenues jusqu'à elle.
• Les fiches d'informations qui ont déjà dépassé ce stade ne termineront pas la nouvelle action.

Par exemple, dans un workflow à deux actions, lorsqu'une nouvelle action est ajoutée entre la première et la seconde action :

• Le contact Pablo le chat est actuellement planifié pour la première action. La nouvelle action survenant après l'action pour laquelle elle est planifiée, elle sera planifiée pour la nouvelle action une fois qu'elle aura exécuté la première. 
• Le contact Tito le chat est planifié pour la deuxième action initiale (désormais la troisième action). Le contact ayant déjà dépassé le stade auquel la nouvelle action a été ajoutée, il ne sera pas planifié pour la nouvelle action.

Que deviennent les fiches d'informations lors de la suppression d'actions à partir d'un workflow ?

La suppression d'actions à partir d'un workflow actif affectera les fiches d'informations actuellement planifiées pour cette action. Lorsque vous supprimez une action planifiée pour des fiches d'information, celles-ci n'exécuteront pas cette action. Les fiches d'informations passeront à l'étape suivante du workflow et poursuivront dans le workflow.

Par exemple, si l'action est programmée pour être exécutée uniquement en semaine, la fiche d'informations ne passera pas à l'étape suivante tant que ce n'est pas un jour de semaine ou que l'heure planifiée n'est pas passée. Une erreur apparaîtra également pour cette action dans l'historique du workflow. 

Lorsque des fiches d'informations sont programmées pour une action, l'action affichera le nombre de ces fiches d'informations, telles que 1 contact dans cette action. 
 


 

Pourquoi l'action de rotation des leads dans mon workflow est-elle retardée de 10 minutes pour les nouveaux contacts ?

Si le paramètre Assigner le propriétaire de l'entreprise à un contact par défaut est activé, l'erreur suivante s'affiche lorsque vous ajoutez une action Rediriger les leads à un workflow basé sur les contacts : Le traitement des nouveaux contacts prendra 10 minutes, car la synchronisation du propriétaire de l'entreprise et du contact est activée.

Lorsqu'un nouveau contact HubSpot est créé et que la propriété est synchronisée entre les contacts et les entreprises, il peut s'écouler un certain temps avant que le contact soit associé à une entreprise, puis que le propriétaire de l'entreprise se synchronise avec ce contact. Par conséquent, les nouveaux contacts seront retardés de 10 minutes avant l'exécution de l'action Rediriger les leads, afin de laisser suffisamment de temps à l'association contact-entreprise d'avoir lieu et à la propriété de se synchroniser.

Pourquoi ne puis-je pas envoyer mon e-mail marketing dans un workflow ? (Marketing Hub Pro et Entreprise uniquement)

Seuls les e-mails marketing sauvegardés pour l'automatisation peuvent être envoyés dans les workflows. Si un e-mail marketing est une ébauche ou a déjà été envoyé à une liste de destinataires, il ne s'affiche pas pour la sélection dans l'action Envoyer un e-mail.

Délais

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque le délai est supprimé ?

Lorsque vous supprimez un délai, les fiches d'informations en attente dans ce délai le sauteront immédiatement et passeront au reste du workflow.

Découvrez-en davantage sur la modification des délais de workflow.

Que deviennent les fiches d'informations en attente dans un délai de workflow lorsque la temporisation du délai est modifiée ?