Utilizar retrasos en los workflows de Agent Hub

Al crear un workflow en Agent Hub, utiliza los retrasos para espaciar las acciones del workflow, programar el envío de correos electrónicos y crear una experiencia más personalizada para tus prospectos y clientes. Por ejemplo, en un workflow de bienvenida a un cliente, es posible que desee retrasar el envío de un correo electrónico hasta un día específico de la semana o tal vez hasta el cumpleaños de un cliente.

Antes de empezar

• Al utilizar retrasos basados en el día de la semana, la hora del día, el día natural y la fecha de la propiedad, puedes elegir si deseas configurar el retraso según la zona horaria de tu cuenta o la del contacto. Si has optado por utilizar la zona horaria del contacto, se aplicará lo siguiente:

  • Si el contacto tiene un valor en la propiedad «Zona horaria de IP» , HubSpot utilizará esa zona horaria. Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.
  • Al utilizar esta opción, solo se tiene en cuenta la zona horaria en la que el registro introduce el retraso para calcular dicho retraso.
  • Si la zona horaria del registro cambia durante el periodo de retraso, se espera que la fecha y la hora de finalización del retraso sigan siendo las mismas. No se calculará una nueva fecha y hora de finalización en función de la zona horaria actualizada.

Comprender e incorporar diferentes tipos de retrasos en los workflows de Agent Hub

Agrega retrasos a tu workflow en función de cómo desees pausar las acciones de tu workflow. Existen seis tipos de retrasos:

• Duración determinada: provoca un retraso en el workflow durante una cantidad específica de días, horas y minutos. Utiliza este retraso cuando quieras pausar las ejecuciones del workflow durante la misma cantidad de tiempo en cada ejecución. Al utilizar este retraso, también puede optar por excluir los fines de semana del retraso.
• Día de la semana: causa un retraso en el workflow hasta días concretos de la semana. Utilice este Retraso cuando desee que una acción se ejecute sólo en los días especificados. 
• Hora del día: causa un retraso en el workflow hasta una hora concreta. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en determinados momentos. Si el desencadenante de la grabación se activa después de la hora establecida, habrá un retraso hasta la siguiente hora disponible del día siguiente (por ejemplo, mañana).
• Día natural: provoca un retraso en el workflow hasta una fecha concreta. Usa este retraso cuando deseas ejecutar una acción solo en una fecha específica. 
• Fecha de la propiedad: provoca un retraso en el workflow hasta la fecha introducida en una propiedad de fecha. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en la fecha basada en una propiedad de fecha específica.
• Ocurrencia de un evento: genera un retraso en el workflow hasta que se complete un evento, como el envío de formularios o la visita a una página web.
  • Utiliza este retraso cuando quieras pausar un workflow hasta que se realice una acción concreta. También puedes basar este retraso en eventos internos, como las finalizaciones de tareas.
  • El evento debe producirse cuando la ejecución del workflow se encuentre en el propio retraso. Por ejemplo, un retraso se configura para esperar hasta que un contacto envíe un formulario. Si el contacto ya ha enviado un formulario antes del desencadenante del workflow, seguirá estando en el retraso. Sin embargo, si el contacto envía otro formulario mientras está en el retraso, el contacto saldrá del retraso.

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Utiliza este retraso para pausar la ejecución de tu workflow durante un número determinado de días, horas y minutos. Al configurar este retraso, puede seleccionar la opción de utilizar sólo días laborables. 

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable Retraso y selecciona Durante una cantidad de tiempo determinada.
7. Establece la duración del retraso utilizando los campos de los Días, Horas y Minutos. 
8. Si deseas excluir los fines de semana, marca la casilla de verificación «Solo días laborables (de lunes a viernes) ». 
   
   

Retraso hasta un día de la semana

Utiliza estos tipos de retraso para pausar tu workflow hasta días concretos de la semana. Por ejemplo, si está utilizando un workflow para enviar correos electrónicos promocionales, puede añadir este tipo de retraso antes de la acción de envío del correo electrónico para poner en pausa los contactos retrasados hasta el martes a las 11:00 AM.

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable «Retraso » y selecciona «Día de la semana».
7. Para añadir qué días de la semana al retraso, haga clic en el menú desplegable Retraso hasta y seleccione la casilla de verificación situada junto a los días que desee añadir. 
8. En la sección «Hora del día», puedes elegir entre las siguientes opciones:
   • Utiliza la misma hora del día en la que se inició el retraso: en el día seleccionado más cercano, la ejecución del workflow continuará a la misma hora a la que se inició el retraso. 
   • Elige una hora personalizada: establece una hora personalizada para que la ejecución del workflow continúe el día seleccionado. 
     
     • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona «Usar la zona horaria de la cuenta».
     • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria del contacto, selecciona «Usar la zona horaria del contacto».
       
       

Retraso hasta una hora del día

Utiliza estos tipos de retraso para pausar tu workflow hasta una hora concreta del día.

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable «Retraso » y selecciona «Hora del día».
7. Haz clic en el menú desplegable «Retraso hasta » y selecciona la hora a la que debe ser desencadenado el workflow. 
   • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona «Usar la zona horaria de la cuenta».
   • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria del contacto, selecciona «Usar la zona horaria del contacto».
     
     

Retraso hasta un día natural

Utiliza este retraso para pausar los registros hasta una fecha concreta. Si ya ha pasado una fecha cuando un registro introduce el retraso, el registro pasará inmediatamente a la siguiente acción que se ejecutará inmediatamente. Después, el registro seguirá moviéndose por el workflow.

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del generador de workflows, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable «Retraso » y selecciona «Día natural».
7. Haz clic en el campo «Retraso hasta » y selecciona la fecha concreta . 
8. Haz clic en el campo «Hora del día » y selecciona la hora a la que debe ser desencadenado el workflow.
   • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona «Usar la zona horaria de la cuenta».
   • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria del contacto, selecciona «Usar la zona horaria del contacto».
     
     

Retraso hasta una fecha determinada para la propiedad

Utiliza este retraso para pausar un workflow hasta una fecha o una fecha y hora especificadas en una propiedad. Por ejemplo, puedes utilizar la opción« » (Retrasoen una fecha determinada) para aplicar un retraso al envío de un correo electrónico en función de la propiedad de cumpleaños del contacto. La acción puede realizarse en la fecha, antes de la fecha o después de la fecha. 

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable «Retraso » y selecciona «Fecha de la propiedad».
7. Haz clic en elcampo «Retraso hasta » y selecciona unapropiedad. Puedes seleccionar una propiedad utilizando la propiedad del desencadenante del workflow o a partir de una acción de selección de destinatarios del CRM , como la acción «Buscar una propiedad ». 
8. Selecciona el botón de opción «Fecha de inicio»,«Fecha anterior» o«Fecha posterior» cibotón de selección.
   • Si seleccionas«Antes de la propiedad» o«Después de la propiedad», introduce el número de días, horas o minutos antes o después de la propiedad indicada.
9. En la sección Hora del día , configure cuándo desea que se ejecute la acción:
   • Utilizar la hora de la propiedad date: utilizar el valor de la hora de una propiedad datetime. Esta opción sólo aparecerá con propiedades datetime compatibles. Si no, la opción aparecerá en gris.
   • Elija una hora personalizada: ajuste una hora personalizada para que se ejecute su acción. Puedes elegir utilizar la zona horaria de tu cuenta o la de tu contacto.
     • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona «Usar la zona horaria de la cuenta».
     • Para que la hora seleccionada se base en la zona horaria del contacto, selecciona «Usar la zona horaria del contacto».
       
       

Utiliza este retraso para pausar un workflow hasta que se produzca un evento determinado. Por ejemplo, aplicar un retraso al workflow hasta que un contacto específico visite una página o rellene un formulario. Si un evento ya se ha producido antes de que comience un retraso, este se producirá de todos modos. 

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona «Retraso».
6. Haz clic en el menú desplegable «Retraso » y selecciona «Se produce un evento».
7. Para basar el retraso en un evento que sucede a los registros inscritos en el workflow, como el envío de formularios o la apertura de correo electrónico de un contacto: 
   • Haz clic en el menú desplegable«Fuente de datos » y selecciona tu fuente de datos. Por ejemplo, puedes utilizar «Contacto del desencadenante», «Asociado al contacto del desencadenante» u otra acción de selección de registros del CRM, como «Buscar un registro asociado». 
   • Haz clic en el menú desplegable «Añadir filtro » y selecciona un evento.
   • Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una propiedad de filtro.
   • Selecciona una opción y luego establece tus criterios.
   • Una vez que hayas establecido tus criterios, haz clic en «Hecho». Los registros que cumplan los criterios saldrán del retraso. 
8. Tras configurar el evento de retraso, establece la cantidad de tiempo que el workflow esperará antes de continuar.

Entender qué ocurre cuando se edita un retraso

Al editar un retraso afectará a cualquier registro que actualmente espera en el retraso.

• Cuando elimines un retraso, el workflow pasará inmediatamente a la siguiente acción. No se recomienda eliminar retrasos en un workflow activo. Por ejemplo, si se elimina un retraso, es posible que un correo electrónico de email marketing se envíe de inmediato. 
• Al editar un retraso por hora del día o día de la semana, el retraso se volverá a calcular para que se sitúe en el futuro. Los registros en espera en el retraso continuarán retrasándose hasta ese día u hora futuros. Sin embargo, si editas el retraso para el día actual sin hora especificada, los registros retrasados abandonarán inmediatamente el retraso.

• Cuando modifiques un retraso de cantidad determinada , los registros que estén en espera en ese retraso se reprogramarán de inmediato. La programación tendrá en cuenta la cantidad de tiempo que ya ha pasado en el retraso original.
  • Si alargas un retraso, la ejecución del workflow se reprogramará para completarse en el tiempo restante de la nueva duración del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de una hora a dos horas, los registros que ya esperaron 30 minutos esperarán una hora y 30 minutos adicionales.
  • Si acortas un retraso, la ejecución del workflow se reprogramará según la nueva duración o se saltará el retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de dos horas a una hora, una ejecución de workflow que actualmente se haya retrasado 30 minutos tendrá que esperar otros 30 minutos. Una ejecución que ya se haya retrasado una hora saldrá inmediatamente de ese retraso.
• Si se modifica el valor del día del calendario o de la propiedad asociado a un retraso de fecha de propiedad , dicho cambio afectará al retraso de todos los registros que estén en espera en dicho retraso:
  
  • Sisemodifica el valor de la propiedad oel «Día del calendario»para que corresponda a una fecha más lejana en el futuro, el retraso se prolongará en consecuencia.
  • Sisemodifica el valor de la propiedad ola fecha del calendariopara que sea anterior, el retraso se reducirá en consecuencia.
  • Sisemodifica el valor de la propiedad oel «Día del calendario»y se establece una fecha anterior, el retraso finalizará y el registro pasará automáticamente a la siguiente acción.