Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e tenere un record del coinvolgimento dei contatti con le vostre e-mail. Con la funzione di tracciamento attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È anche possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per tenere un record di tutte le comunicazioni passate da consultare per il vostro team.
È possibile esaminare le informazioni sull'apertura delle e-mail e sui clic nel feed attività; le e-mail registrate vengono salvate nei singoli record del contatto e nei relativi record associati. La differenza tra monitoraggio e registrazione è illustrata in questo articolo.
Questo articolo tratta del monitoraggio e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo Office 365 di HubSpot Sales. Se si utilizza il componente aggiuntivo per desktop di Outlook, si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo per desktop di Outlook.
Nota bene:
I super amministratori possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.
Per configurare queste impostazioni predefinite:
Nota bene: il tracciamento dei messaggi di posta elettronica con il nuovo Outlook per Mac non è attualmente supportato.
Per inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:
Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed attività di HubSpot come Inviato.
Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una domanda di notifica in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come aperta nel feed attività. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Nel menu a discesa è presente anche la cronologia delle attività del contatto.
Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se si dispone dell'estensione Chrome di HubSpot Sales. In caso contrario, le attività verranno visualizzate solo nel feed attività di HubSpot.
È anche possibile vedere come i contatti coinvolgono le e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al feed delle attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona dell'ingranaggio HubSpot nell'angolo superiore destro del browser Chrome.
Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.
Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se a quest'ultimo è assegnata una base legale per il trattamento dei dati. Durante lo strumento di composizione di un'e-mail in Office 365, la casella di controllo Traccia le aperture e i clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del monitoraggio di un contatto.
Le aperture delle e-mail non saranno tracciate per i contatti senza base legale per il trattamento dei dati o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. In caso di invio di e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail saranno tracciate in forma anonima.
È possibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà Proprietà del contatto in base alla base giuridica per il trattamento dei dati.
Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.
Nota bene: gli allegati di e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza allegato.
Per inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:
Nota bene: è necessario utilizzare Office 365 versione 1910 o superiore per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail.
Nelle impostazioni del componente aggiuntivo di Office 365 è possibile personalizzare i record associati a cui vengono automaticamente registrate le e-mail. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
Le e-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in di Office 365 saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail.
Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:
Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta connessa.