Tracciamento e registrazione delle e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Utilizzate le funzioni di tracciamento e registrazione dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail.

• Con il tracciamento attivato, è possibile monitorare quando i contatti visualizzano o aprono le e-mail.
  • Esaminare l'attività delle e-mail nel feed delle attività e nella timeline dei contatti.
  • Ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre l'e-mail.

• • Gli utenti con un posto assegnato in Sales Hub possono tracciare i clic sui link inclusi nel corpo dell'e-mail tracciata. Per saperne di più sul tracciamento dei clic.
• Con la funzione di registrazione attivata, è possibile registrare un'e-mail nel record del contatto del destinatario o nei record associati. Per saperne di più sulla differenza tra tracciamento e registrazione.

Nota bene: questo articolo riguarda il monitoraggio e la registrazione delle e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365. Se si utilizza il componente aggiuntivo per desktop di Outlook, si può apprendere come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo per desktop di Outlook.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con l'add-in HubSpot Sales Office 365, è necessario esaminare i requisiti e i limiti del monitoraggio e della registrazione delle e-mail.

Comprendere i requisiti

• Gli utenti devono collegare la propria casella di posta a HubSpot per tracciare e registrare le e-mail utilizzando l'add-in HubSpot Sales Office 365.
• Gli utenti devono utilizzare la versione 1910 o successiva di Office 365 per selezionare i record a cui registrare le e-mail.
• Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account
  • Uno degli indirizzi e-mail collegati
  • Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze).

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Il riquadro delle attività di HubSpot Sales deve essere aperto nella casella di posta quando si invia un'e-mail tracciata o registrata. Scoprite come appuntare il riquadro delle attività in modo che sia sempre aperto per il tracciamento e la registrazione.
• Se avete attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel vostro account, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attivate.
  • È possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disattivare il tracciamento e la registrazione per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici.
• Quando si registra un'e-mail con un file allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MB non vengono registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Configurare le impostazioni predefinite di log e track

1. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
2. Nella scheda Registro e tracciamento delle e-mail, è possibile configurare il modo in cui le e-mail saranno tracciate o registrate in HubSpot selezionando o deselezionando le seguenti caselle di controllo:
   • Consenti a tutti gli utenti di registrare gli allegati delle e-mail: imposta se gli allegati delle e-mail in arrivo possono essere registrati nel CRM, nella casella di posta delle conversazioni e nella barra laterale.
   • Applica l'impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
   • Consenti a tutti gli utenti di tenere traccia delle e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail: consente di stabilire se gli utenti possono tenere traccia delle e-mail inviate dal CRM, dalla casella di posta delle conversazioni, dalle estensioni e-mail e dalle sequenze.
   • Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari aprire e fare clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.

Tracciamento delle e-mail

Inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo per Office 365

1. Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
2. Inserite il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Passare al componente aggiuntivo HubSpot Sales:
   • Outlook per Windows o Mac (classico): nella barra multifunzione principale, fare clic su Strumenti di vendita.
   • Outlook per Windows o Mac (nuovo): nella barra multifunzione principale, fare clic sui tre punti orizzontali e selezionare HubSpot Sales.
   • Outlook sul web: nella barra multifunzione principale, fare clic su Applicazioni e selezionare HubSpot Sales.

4. Nel riquadro delle attività, alla voce Strumenti per i messaggi, selezionare la casella di controllo Traccia le aperture delle e-mail. Gli utenti a cui è stato assegnato un posto in Sales Hub vedranno Traccia le aperture e i clic delle e-mail.
5. Tenete aperto il riquadro delle attività di HubSpot Sales e fate clic su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Una volta inviata un'e-mail tracciata, l'attività dell'e-mail visualizzerà lo stato Inviato nel record del contatto e nel feed delle attività.

Quando il destinatario apre l'e-mail, si riceve una notifica pop-up in tempo reale sul desktop. La notifica dell'e-mail sarà contrassegnata come aperta nel feed delle attività. Sotto il nome del contatto, fare clic su [X] aperto/inviato + altra attività per espandere i dettagli dell'attività e la cronologia.

È inoltre possibile vedere come i contatti si impegnano con le e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al feed delle attività dall'estensione per Chrome, fare clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot sprocket nell'angolo superiore destro del browser Chrome.

Ulteriori informazioni sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Tracciamento con le impostazioni di privacy dei dati attivate

Se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, HubSpot può registrare e tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo quando a quest'ultimo è assegnata una base legale per il trattamento dei dati. Quando si inviano email a più destinatari, le aperture delle email vengono tracciate in forma anonima.

Per i nuovi contatti o i contatti esistenti che non hanno fornito una base legale per il trattamento dei dati:

• Le visualizzazioni e le aperture delle e-mail non saranno tracciate.
• Quando si compone un'e-mail in Office 365, la casella di controllo Traccia le aperture e i clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento del contatto.
• È possibile aggiornare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà dei dati del contatto "Base legale per il trattamento ".

Registrazione delle e-mail

Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

1. Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
2. Inserite il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Passare al componente aggiuntivo HubSpot Sales:
   • Outlook per Windows o Mac (classico): nella barra multifunzione principale, fare clic su Strumenti di vendita.
   • Outlook per Windows o Mac (nuovo): nella barra multifunzione principale, fare clic sui tre punti orizzontali e selezionare HubSpot Sales.
   • Outlook sul web: nella barra multifunzione principale, fare clic su Applicazioni e selezionare HubSpot Sales.
4. Nel riquadro delle attività, alla voce Strumenti messaggio, selezionare lacasella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campoBCC.

5. Se l'account ha configurato le impostazioni di log predefinite, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i record in cui registrare l'e-mail. Per selezionare manualmente i record a cui registrare l'e-mail:
   • Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
   • Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record in cui si desidera registrare l'e-mail.
6. Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, è possibile scegliere di creare un nuovo contatto.
   • Se si desidera creare un nuovo contatto, selezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti, quando si modificano le associazioni dei record.
     
     • Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
     • L'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail sarà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
   • Se non si desidera creare un nuovo contatto, deselezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti. Per sapere come registrare le e-mail solonei record di contatto esistenti.
7. Tenete aperto il riquadro attività di HubSpot Sales e fate clic su Invia.

Visualizzazione dell'e-mail registrata in HubSpot

1. Andate ai vostri record:

2. Fare clic sul nome del record.

3. Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• • Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
  • Copia link: fare clic per copiare l'URL dell'e-mail registrata.
  • Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: fare clic per inoltrare l'e-mail a un altro contatto.

• • Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla timeline.

• • Espandi: fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail del thread.
  • Associazioni: fare clic per modificare i record delle aziende o degli affari associati.
  • Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.