Impostare le notifiche di esportazione e visualizzare un registro delle esportazioni nel proprio account.

Quando si esportano i record nel proprio account HubSpot, si estraggono dati dal CRM. Per tenere traccia delle informazioni che lasciano il vostro account, è utile capire quando si è verificata un'esportazione, chi l'ha avviata e quali record sono stati esportati. Può anche essere utile ricevere una notifica di grandi esportazioni in tempo reale.

Gli utenti con i permessi di SuperAdmin possono impostare le notifiche per le esportazioni di grandi dimensioni e visualizzare il registro di controllo delle esportazioni completate da tutti gli utenti dell'account, nonché annullare le esportazioni in corso. Gli utenti con i permessi di esportazione possono anche accedere al registro delle esportazioni per visualizzare la cronologia delle loro esportazioni personali.

Impostare le notifiche per le esportazioni di grandi dimensioni

Le notifiche di esportazione vengono utilizzate per avvisare l'utente se un utente dell'account esporta un numero di record superiore alla soglia specificata. La soglia massima impostabile è di 275.000. La soglia è unica per voi, quindi gli altri Super Admin devono impostare la propria.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Gestione dati, selezionare Importazione ed esportazione.
• Nel campo Soglia di notifica esportazione grande , inserire il numero di record per i quali si desidera ricevere una notifica.
• Fare clic su Salva.

Visualizzare la verifica delle esportazioni

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce Gestione dati, andare su Importazione ed esportazione.
• Visualizzare un elenco delle esportazioni del proprio account HubSpot. I superamministratori possono visualizzare tutte le esportazioni dell'account, mentre i singoli utenti possono visualizzare solo le loro esportazioni personali. Nella tabella sono riportate le seguenti informazioni:
  • Nome: il nome del file di esportazione.
  • Fonte: dove si è verificata l'esportazione (ad esempio, Contatti se l'esportazione è avvenuta nella pagina indice dei contatti).
  • Record: il numero di record esportati.
  • Utente: l'utente che ha completato l'esportazione.
  • Data: la data e l'ora in cui i record sono stati esportati.

• Se l'esportazione è in corso, sotto il nome del file di esportazione appare la dicitura Elaborazione. Per annullare un'esportazione in corso, fare clic su Annulla esportazione: lo stato dell'esportazione sarà impostato su Annullata e il file non sarà disponibile per il download.
• Per scaricare un file di esportazione completato, fare clic sul nome del file di esportazione. È possibile scaricare solo i file delle esportazioni completate negli ultimi 30 giorni.
• Per visualizzare gli utenti che hanno scaricato un file di esportazione, compreso l'indirizzo IP e la data di visualizzazione, fare clic su Visualizza cronologia. Questa opzione è disponibile per le esportazioni di viste, elenchi o [oggetti] e viene visualizzata solo se un utente con permessi di superamministratore ha scaricato il file da questo strumento. La cronologia dei download non è disponibile per le esportazioni contenenti dati sensibili.