Gestire le associazioni di record del CRM con i flussi di lavoro

Utilizzate i flussi di lavoro per automatizzare la gestione delle etichette di associazione dei vostri record e creare nuove associazioni.

Nota bene: le seguenti azioni sono disponibili per i flussi di lavoro relativi a contatti, aziende, transazioni, ticket, lead, appuntamenti, corsi, elenchi, servizi e oggetti personalizzati. Queste azioni non possono essere utilizzate con altri oggetti come prodotti, preventivi, ecc.

Creare nuove associazioni tra record

Utilizzare questa azione per creare nuove associazioni tra i record del CRM. Ad esempio, è possibile creare associazioni tra contatti e aziende quando i valori della proprietà Nome azienda corrispondono.

Per creare una nuova associazione:

2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
3. Impostare i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM . Quindi, fare clic su Crea associazioni.
6. Configurare i dettagli dell'azione Crea associazioni :
   • Oggetto iscritto: viene impostato di default sul tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se è stato creato un flusso di lavoro basato sui contatti, questo sarà impostato su Contatti iscritti.
   • Oggetto da associare: il tipo di oggetto del record da associare al record iscritto.
   • Crea solo associazione senza applicare alcuna etichetta: selezionare questa casella di controllo per associare i record senza applicare un'etichetta di associazione.
   • Seleziona un'etichetta da applicare: selezionare l'etichetta di associazione da applicare al nuovo record associato. Questa opzione appare solo se si è scelto di creare un'associazione con un'etichetta di associazione.
   • Crea associazione quando ci sono: per l'azione Crea associazioni , selezionare l'opzione Valori delle proprietà corrispondenti .
     • Quando si abbinano le proprietà tra i record, vengono utilizzati solo i valori delle proprietà per decidere la corrispondenza. In generale, l'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non vengono utilizzati per la corrispondenza, ad eccezione delle proprietà di enumerazione per le quali viene utilizzato il nome interno.
     • Ad esempio, se un contatto ha una proprietà City con il valore Boston e un'azienda ha una proprietà Location con il valore Boston, il contatto e l'azienda verranno abbinati e verrà creata un'associazione.
     • In alternativa, se un contatto ha una proprietà di enumerazione City con l'etichetta Boston Logan International Airport e il nome interno Boston, verrà utilizzato Boston per la corrispondenza dei valori della proprietà.
   • Seleziona una proprietà del record iscritto: selezionare una proprietà del record iscritto da abbinare alla proprietà corrispondente del record da associare.
   • Selezionare una proprietà da associare: scegliere una proprietà del record da associare a una proprietà corrispondente del record iscritto.
7. Dopo aver impostato l'azione Crea associazioni , nella parte superiore, fare clic su Salva.

Applicare le etichette di associazione a un record

Utilizzare questa azione per applicare un'etichetta di associazione ai record già associati. Si può scegliere di applicare le etichette di associazione a tutti i record associati di un certo tipo di oggetto o di affinare ulteriormente i record associati a cui applicare l'etichetta di associazione.

2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
3. Impostare i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM . Quindi, fare clic su Applica etichette di associazione.
6. Configurare i dettagli dell'azione Applica etichette di associazione :
   
   • Oggetto iscritto: viene impostato come predefinito sul tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se è stato creato un flusso di lavoro basato sui contatti, questo sarà impostato su Contatti iscritti.
   • Oggetto associato: il tipo di oggetto dei record associati al record iscritto. Appariranno solo gli oggetti con etichette di associazione definite.
   • Seleziona etichetta per l'oggetto associato: l'etichetta di associazione da applicare ai record associati.
   • Applica l'etichetta selezionata a tutti i record associati: selezionare questa casella di controllo per applicare l'etichetta di associazione a tutti i record del tipo di oggetto selezionato associato al record iscritto.
   • Rifinisci i record a cui accedere: scegliere di rifinire i record associati a cui si applicherà l'azione. Questo campo appare solo se l'opzione Applica l'etichetta selezionata a tutti i record associati non è stata selezionata.
     • Per proprietà corrispondente: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il valore della proprietà specificata corrisponde al valore della proprietà corrispondente nel record iscritto. Ad esempio, è possibile impostare un Decision maker solo quando il contatto e l'azienda associata hanno lo stesso valore della proprietà Paese/Regione .
       • Seleziona una proprietà per il record iscritto: selezionare una proprietà del record iscritto da abbinare alla proprietà corrispondente del record associato.
       • Selezionare una proprietà del record associato: selezionare una proprietà del record associato da abbinare a una proprietà corrispondente del record iscritto.

Nota bene: quando si abbinano le proprietà tra i record, solo i valori delle proprietà saranno utilizzati per determinare la corrispondenza. L'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non verranno utilizzati per la corrispondenza. In generale, l'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non vengono utilizzati per la corrispondenza, ad eccezione delle proprietà enumerative, per le quali viene utilizzato il nome interno. Ad esempio, se un contatto ha una proprietà City con il valore Boston e un'azienda ha una proprietà Location con il valore Boston, il contatto e l'azienda verranno abbinati e verrà creata un'associazione.

• • • Per valore di proprietà del record iscritto: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il record iscritto soddisfa i requisiti dei valori di proprietà specificati. Ad esempio, è possibile applicare l'etichetta di associazione Decision maker solo quando l'azienda iscritta ha più di cinque dipendenti.
      • Seleziona una proprietà del record iscritto: seleziona una proprietà del record iscritto.
      • Operatore: selezionare tra gli operatori è uguale a o non è uguale a .
      • Valore di input del record iscritto: selezionare o inserire un valore di proprietà da utilizzare con l'operatore.
        

7. • • Per valore di proprietà del record associato: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il record associato soddisfa i requisiti dei valori di proprietà specificati. Ad esempio, è possibile applicare l'etichetta di associazione Decision maker solo a quando la proprietà Job Title del contatto è stata impostata su Manager.
       • Seleziona una proprietà del record associato: seleziona una proprietà dal record associato.
       • Operatore: selezionare tra gli operatori è uguale a o non è uguale a .
       • Valore di input del record associato: selezionare o inserire il valore di una proprietà da utilizzare con l'operatore.

7. Dopo aver impostato l'azione Crea associazioni , nella parte superiore, fare clic su Salva.
   

Aggiornare le etichette di associazione del record

2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
3. Impostare i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM . Quindi, fare clic su Aggiorna etichette di associazione.
6. Configurare i dettagli dell'azione Aggiorna etichette di associazione :
   
   • Oggetto iscritto: viene impostato come predefinito sul tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se è stato creato un flusso di lavoro basato sui contatti, questo sarà impostato su Contatti iscritti.
   • Oggetto associato: l'oggetto associato al record. Appariranno solo gli oggetti con etichette di associazione definite.
   • Seleziona etichetta esistente: l'etichetta di associazione corrente utilizzata per associare i diversi record.
   • Aggiungi o sostituisci etichetta esistente: si può scegliere di aggiungere o sostituire l'etichetta di associazione esistente.
     • Aggiungi all'etichetta esistente: aggiunge un'etichetta di associazione all'etichetta di associazione esistente. Ad esempio, se un contatto ha attualmente un'etichetta di associazione Primario, l'aggiunta di un'etichetta di associazione Decisore aggiornerà i contatti associati ai record iscritti all'etichetta di associazione Primario e Decisore .
     • Sostituire un'etichetta esistente: cancellare l'etichetta di associazione esistente e aggiungere una nuova etichetta di associazione. Ad esempio, se un contatto ha attualmente un'etichetta di associazione personalizzata come Contatto aggiuntivo, scegliendo questa azione con l'etichetta di associazione Decisore si aggiorneranno i contatti associati ai record iscritti solo con l'etichetta di associazione Decisore. Non è possibile utilizzare questa azione per sostituire le etichette di associazione primarie, come l'etichetta di associazione Primaria predefinita.
   • Selezionare l'etichetta a cui aggiungere o Sostituire l'etichetta esistente con: selezionare la nuova etichetta di associazione da aggiungere o sostituire a quella esistente.
7. Dopo aver impostato l'azione Aggiorna etichetta di associazione , nella parte superiore, fare clic su Salva.
   
   
   

Rimuovere le etichette di associazione del record

2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
3. Impostare i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM . Quindi, fare clic su Rimuovi etichette di associazione.
6. Configurare i dettagli dell'azione Rimuovi etichette di associazione :
   
   • Oggetto iscritto: viene impostato come predefinito sul tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se è stato creato un flusso di lavoro basato sui contatti, questo sarà impostato su Contatti iscritti.
   • Oggetto associato: l'oggetto associato al record. Appariranno solo gli oggetti con etichette di associazione definite.
   • Seleziona le etichette esistenti da rimuovere: selezionare le etichette di associazione da rimuovere dagli oggetti iscritti e associati.
   • Rimuovi le associazioni esistenti con questa etichetta: selezionare questa casella di controllo per rimuovere le associazioni tra i record.
7. Dopo aver impostato l'azione Aggiorna etichetta di associazione , fare clic su Salva.

Nota bene: questa azione ha un limite giornaliero di 5 milioni di esecuzioni di azioni, compresi i fallimenti delle azioni.