重複レコードの確認と管理

重複レコード管理ツールを使用して、CRM内の重複するコンタクトレコードおよび会社レコードを特定、確認、解決してください。HubSpotは毎日、レコードのプロパティー値を自動的に比較して重複の可能性を特定するため、チームは正確で最新のデータに基づいて作業を行うことができます。ペアを個別に、あるいは一括で統合または却下することができ、独自のマッチング条件を定義するためのカスタムルールを作成することもできます。この記事では、重複レコードの確認方法、重複レコードへの対応方法、カスタムルールの管理方法、およびマージ履歴のエクスポート方法について解説します。

マージするレコードがすでに決まっている場合は、 個々のレコードをマージする方法をご確認ください。コンタクトまたは会社をマージした場合の動作の詳細をご確認ください。

始める前に

例えば、「 編集」権限が 「すべてのコンタクト 」に設定されているが、会社については 「なし」に設定されているユーザーは、コンタクトの重複のみを管理できます。 

重複の可能性があるコンタクトや会社を手動で確認

デフォルトでは、HubSpot は以下のプロパティー名のレコードプロパティー値を比較することで、重複の可能性があるレコードを特定します：

• コンタクト：［名］、［姓］、［Eメールアドレス］、［IPの国］、［電話番号］、［郵便番号］、［会社名］。
• 会社：［会社のドメイン名］、［会社名］、［国／地域］、［電話番号］、［業種］。

HubSpotでは、新しい連絡先や企業が作成されるたびに、結果が自動的に計算されます。また、特定の日にレコードが作成されていないかどうかを、1日に1回確認します。

重複を確認し、表をカスタマイズする

重複するコンタクトまたは会社が確認するには、次の手順に従います。

1. コンタクトまたは会社に進みます。
   
   • コンタクト：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［コンタクト］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞ ［コンタクト］に直接移動します。
   • 会社：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［会社］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［会社］に直接移動します。
2. 右上の [アクション]をクリックし、[重複を管理]を選択します。
3. [ 重複の管理 ] セクションで、重複の可能性がある項目を確認したいルールの名前を選択します。
4. 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのテーブルを表示します。また、最新の重複がいつ特定されたかを確認することもできます。

注：テーブルの上にある、［前回の重複チェックは［日付］に実行されました］は、スキャンによって重複が確認された最後の時刻を指します。

1. 「重複管理」ツールに移動してください。
2. 必要に応じて、カスタムルールの名前をクリックしてください。
3. 列ヘッダーで、 verticalMenuIcon 縦に並んだ 3つのドットのアイコンをクリックし、[ 列を追加 ]または[ 列を削除]を選択します。
4. ポップアップボックスで、追加する プロパティー を選択します。追加されたプロパティーは、重複レコードを確認する際に詳細情報の列として表示されます。 
5. テーブルの上にある プロパティーのドロップダウンメニューをクリックし、レコードを絞り込む 条件 を選択します。 
   • 所有者：レコードの所有者であるHubSpotユーザー。
   • 作成日:レコードが作成された日付範囲。 
   • 類似度：重複検知モデルによってレコードに割り当てられた類似度スコア。 コンタクトプロパティーのデータポイント には、会社プロパティーよりも高い分散が含まれます。これにより、類似性の判定基準がさらに多くなる（例：30％以上など）ため、運用担当者は、一見して判別できない重複の可能性がある連絡先を確認できるようになります。
   • 前回のアクティビティー日:最新のアクティビティーがレコードに記録された日付範囲。このプロパティーを更新するアクティビティーについて詳細をご確認ください。
   • 発見日:重複の可能性があるレコードが見つかった日付。
   • ライフサイクルステージ：レコードがバイヤージャーニーのどの段階にあるか。ライフサイクルステージ プロパティーについてもっと詳しく。

デフォルトルールを使用して、重複の可能性がある項目に対して対応を行う

HubSpotのデフォルトルールによって特定された重複の可能性があるレコードを、却下、統合、または一括で統合します。一括マージを行う前に、レコードが重複していることを確認し、関連付けられたレコードを精査して、適切なレコードが残るようにしてください。

1. 「重複管理」ツールに移動してください。
2. 「重複の管理」テーブルで、重複の可能性がある連絡先または企業のペアの横にある [確認] をクリックすると、その1組のペアに焦点を当てることができます。
3. ダイアログボックスで、2つのレコードのプロパティーを比較してください。
4. レコードを比較する際に表示されるプロパティーを変更するには：
   • [ プロパティーの設定 ] をクリックして確認し、対象のプロパティーの横にあるチェックボックスを選択します。 
   • 完了したら、「保存」をクリックしてください。
5. 個々のレコードのペアを結合するには：
   • 残しておきたい連絡先または企業を選択してください。また、「Merged by」のドロップダウンメニューをクリックして、条件を選択することもできます（BETA）。 
   • 各レコードから、保持したいコンタクトプロパティー／会社プロパティーを選択してください。レコードをマージする際にデフォルトで保持されるプロパティーの一覧については、こちらをご覧ください。
   • 完了したら、「マージして確認」をクリックしてください。統合されたレコードは元に戻すことはできません。
     
6. 個々のレコードのペアを拒否するには：
   • 記録を確認してください。
   • 「却下」をクリックし、次に「確認」をクリックしてください。今後、却下された提案は重複チェックツールに表示されなくなります。

7. 重複レコードを一括でマージするには、次の手順に従います。
   • 対象のレコードの横にあるチェックボックスを選択してください。
   • 表の上部にある「レビュー」をクリックします。
   • ダイアログボックスで、「結合条件」ドロップダウンメニューをクリックし、レコードの結合方法を決定するオプションを選択します：
     • 直近のエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最新の値であるレコードにマージされます。このプロパティーに影響を及ぼすエンゲージメントには、ウェブサイトページ、フォーム、ドキュメント、ミーティングリンク、トラッキング対象の個別のEメールによるインタラクションが含まれます。
     • 最も古いエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最も古い値であるレコードにマージされます。
     • 最初に作成:選択された全てのレコードは、[ 作成日 ]プロパティーに基づいて最も古いレコードにマージされます。
     • 最後に作成:選択された全てのレコードは、 作成日 プロパティーに基づいて最も新しいレコードにマージされます。
     • 直近の更新：選択された全てのレコードは、最も新しいプロパティー値の更新を持つレコードにマージされます。非表示のHubSpot内部のプロパティーを含め、全てのプロパティーが評価されます。
   • 「すべて統合」をクリックします。統合されたレコードは元に戻すことができません。
     

8. 重複する提案を一括で却下するには、次の手順に従います。

   • 希望するレコードの横にある チェックボックス を選択します。

   • テーブルの一番上にある[ 却下]をクリックします。これらのレコードはテーブルから削除され、今後、候補として表示されることはなくなります。

   ご注意：以前に却下された提案に含まれていたレコードが別のレコードと統合された場合、そのレコードが重複チェックツールに再び表示される可能性があります。

カスタムルールを使用して、重複の可能性がある項目に対して処理を行う

カスタムルールによって特定された重複の可能性があるレコードを、拒否、マージ、または一括でマージします。一括でマージする前に、レコードが重複していることを確認し、関連付けられたレコードを精査して、適切なレコードが残るようにしてください。

1. 「重複管理」ツールに移動してください。
2. [ 重複の管理 ] セクションで、カスタムルールの名前をクリックします。
3. レコードを手動で統合するには：
   • 対象のレコードで、「レビュー」をクリックします。
   • 必要に応じて、確認するプロパティーを設定してください。
   • 各列で、最終的なレコードに残したいプロパティーの値をクリックしてください。選択されたプロパティーは緑色で強調表示されています。
   • 右上の「マージ」をクリックします。統合されたレコードは元に戻すことはできません。
     
4. レコードを一括で結合するには：
   • 対象のレコードで、「レビュー」をクリックします。
   • [ 結合基準]ドロップダウンメニューをクリックし、基準またはカスタム結合基準（ベータ版）を選択します。
   • 右上の「マージ」をクリックします。統合されたレコードは元に戻すことができません。
5. レコードを個別に削除するには：
   • 対象のレコードで、rightIcon「重複グループを展開」アイコンをクリックします。
   • 除外したいレコードがあれば、「却下」をクリックしてください。
     
6. レコードを一括で拒否するには：
   • 削除したいレコードの横にあるチェックボックスを選択してください。
   • 表の上部にある「却下」をクリックします。

却下された重複ペアを元に戻す

拒否された重複ペアについては、そのペアが拒否されてから最大14日後までロールバックを行う。14日間の期間中にレコードのプロパティー値やその他の変更を行った場合、そのレコードは元に戻すリストに表示されません。

1. 「重複管理」ツールに移動してください。
2. 「重複の管理」セクションの右上にある「履歴のビュー」をクリックします。
3. 対象のレコードペアで、「元に戻す」をクリックします。

カスタム重複検出ルールの管理

HubSpotが重複レコードを検索する際に使用するカスタム条件を設定します。オブジェクトごとに最大2つのルールを作成し、比較に最大9つのプロパティーを使用できます。「州/地域」などの広範なプロパティーのみを使用してカスタム検出ルールを構築すると、検索範囲を絞り込むために他のプロパティーを追加するようプロンプトが表示されます。電話番号、カスタムIDプロパティー、または連携された統合機能から同期された一意のIDなどのプロパティーを使用して、検出の信頼性を高めます。 

カスタムルールを設定するには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを作成したいオブジェクトの名前をクリックしてください。
4. 「重複の管理」セクションで、「新しいルールを追加」をクリックし、「カスタムルールを作成」を選択します。
5. 右側のパネルで、次の操作を行います。 
   • [ 名前] ルールテキストフィールドに、名前を入力してください。
   • [ プロパティーを選択] ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。

• • 作業が終わったら、「重複のビュー」をクリックしてください。「カスタムルール」タブが表示され、HubSpotがそのルールの条件に基づいて重複の検出を開始します。

カスタムルールを編集するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを編集したいオブジェクトの名前をクリックしてください。
4. [ 重複の管理 ] セクションで、カスタムルールの名前をクリックします。
5. 「重複検出」セクションで、「編集」をクリックします。
6. 作業が終わったら、「重複を表示」をクリックしてください。

カスタムルールを削除するには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを編集したいオブジェクトの名前をクリックしてください。
4. [ 重複の管理 ] セクションで、カスタムルールの名前をクリックします。
5. 「重複検出」セクションで、「編集」をクリックします。
6. [ ルールの削除 ] をクリックします。

マージ条件の複製を作成する（ベータ版）

もし、「マージルール | 勝利記録ルール」のパブリックベータに登録されているアカウントのユーザーであれば、マージの結果を決定するためのカスタムロジックを作成できます。マージルールごとに最大5つの条件を追加できます。これらの条件は、直前の条件で該当するレコードが特定されなかった場合にのみチェックされます。たとえば、ビジネス用メールのプロパティー条件と、アクティビティーログ条件を含むルールでは、プロパティー条件が先にチェックされ、該当するレコードが見つからない場合にのみ、次にアクティビティーログ条件がチェックされます。 

カスタムマージロジックを作成するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. ［役割］タブをクリックします。
3. [ マージルールの複製を作成 ] をクリックします。
4. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • ルールの名前を入力してください。
   • [ オブジェクトの種類] ドロップダウンメニューをクリックし、このルールが適用されるオブジェクトを選択してください。
   • [ 条件の選択 ] ドロップダウンメニューをクリックし、以下のいずれかのオプションを選択してください：
     • プロパティーの状態：あるプロパティーを中心とした条件付きロジックに合致するレコード。条件を設定するには、プロパティー、演算子、および値を選択します（例：メールアドレスに「gmail.com」が含まれていない）。
     • 関連付けが最も多いもの：関連付けが最も多いレコード。
     • 記録されたアクティビティー数が最も多いもの：記録されたアクティビティー数が最も多い記録。
     • 最高充填率：値が設定されているプロパティー数が最も多い記録。
   • 必要に応じて、「条件を追加」をクリックして、別の条件を追加してください。
   • 「タイブレークの記録を選択」ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択してください。
   • ［保存］をクリックします。

重複するマージ条件のビューまたは削除（ベータ版）

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. ［役割］タブをクリックします。
3. 操作したいマージルールの「ビュー」または「削除」をクリックします。

重複管理の監査ログを表示する

監査ログを表示し、最近自動マージされたレコードと却下された提案に関する情報を共有します。これにより、手動でマージされたレコードを表示せずに、システムによって実行された自動化されたアクションをより適切にトラッキングできます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. [アクション ] をクリックし、[マージ履歴のエクスポート ] をクリックして、監査ログを表示します。 
4. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • 「日付範囲の選択」ドロップダウンメニューをクリックし、日付を選択してください。
   • [ ファイルの種類を選択 ] ドロップダウンメニューをクリックし、ファイルの種類を選択してください。
   • [マージ履歴をエクスポート]をクリックします。 

マージ履歴のエクスポートは、一元化された監査ログに表示されます。このログには、マージ履歴のエクスポートが行われた日時や、その操作を実行したユーザーなどの詳細情報が表示されます。