Inactieve gebruikers automatisch deactiveren

Gebruik de instelling ‘Inactieve gebruikers automatisch deactiveren’ in je HubSpot-account om inactieve gebruikers maandelijks automatisch te deactiveren. Zo kun je de veiligheidsrisico’s die deze gebruikers met zich meebrengen tot een minimum beperken en het gebruikersbeheer in je HubSpot-account verbeteren. Lees meer over het deactiveren en verwijderen van HubSpot-gebruikers.

Inactieve gebruikers beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
3. Klik bovenaan op het tabblad' -machtigingen '.
4. Klik in het gedeelte [X] inactieve gebruikers op Beheren.

5. 

   Rechtsboven staat de schakelaar ‘Inactieve gebruikers automatisch deactiveren uit je HubSpot-account’ standaard ingeschakeld. Om de automatisering uit te schakelen, zet je de schakelaar uit.

• • De datum voor de volgende geplande deactivering verschijnt linksboven.
  • De volgende statistieken worden in het onderstaande gedeelte weergegeven:
    • Geplande gebruikers: het aantal gebruikers dat op de volgende geplande deactiveringsdatum automatisch wordt gedeactiveerd. Lees meer over wat er gebeurt wanneer een gebruiker wordt gedeactiveerd.
    • Uitgesloten gebruikers: het aantal gebruikers dat is vrijgesteld van deactivering.

6. Bekijk op het tabblad ‘Gepland’ een lijst met gebruikers die automatisch worden gedeactiveerd.

• • Standaard toont de tabel gebruikers die meer dan 90 dagen geleden voor het laatst zijn ingelogd en die ofwel zijn ingepland voor automatische deactivering ofwel zijn vrijgesteld.
  • Om de tabel te filteren, kunt u bovenaan op de vervolgkeuzemenu's klikken om te filteren op 'Laatst aangemeld', 'Rechtenpakket', 'Licentie' of 'Status'.

• • Om een gebruiker uit te sluiten van automatische deactivering, zet je in de kolom 'Status' de schakelaar uit. Als je gebruikers hebt die slechts af en toe toegang tot HubSpot nodig hebben, kun je overwegen om hen vrij te stellen van automatische deactivering.

7. Bekijk op het tabblad ‘Gedeactiveerd’ een lijst met gebruikers die via automatische deactivering zijn gedeactiveerd.

Meer informatie over automatische deactivering

• Aan het begin van elke maand identificeert HubSpot gebruikers die al meer dan 90 dagen inactief zijn.
• Superbeheerders worden via e-mail en in hun HubSpot-account geïnformeerd over welke gebruikers gepland staan om te worden gedeactiveerd en wat de aanstaande deactiveringsdatum is.
  • De eerste melding wordt op de eerste werkdag van de maand naar alle superbeheerders gestuurd.
  • Twee weken later ontvangen alle superbeheerders en de inactieve gebruikers die op de planning staan om te worden gedeactiveerd een herinneringsmail over de aanstaande deactiveringsdatum.
  • De dag vóór de geplande deactiveringsdatum verstuurt HubSpot een laatste herinneringsmail naar alle superbeheerders en inactieve gebruikers.
• Om te voorkomen dat een gebruiker automatisch wordt gedeactiveerd:
  • De gebruiker kan vóór de deactiveringsdatum inloggen op zijn of haar HubSpot-account.
  • Een superbeheerder kande gebruiker uitsluitenvan de automatisering.
• Op de laatste werkdag van de maand worden alle gebruikers die nog steeds inactief zijn of niet zijn vrijgesteld, gedeactiveerd. Nadat het deactiveringsproces is voltooid, ontvangen superbeheerders en de gedeactiveerde gebruikers een bevestigingsmail.

Let op: de deactiveringsstatus van een gebruiker wordt bijgewerkt op het moment dat de kennisgevingsmail wordt verzonden. Als een inactieve gebruiker bijvoorbeeld inlogt op zijn account, verandert zijn deactiveringsstatus niet onmiddellijk. Zijn status wordt bijgewerkt wanneer de volgende kennisgevingsmail wordt verzonden.