Poista passiiviset käyttäjät käytöstä automaattisesti

Käytä HubSpot-tilisi asetusta ”Poista passiiviset käyttäjät käytöstä automaattisesti”, jotta passiiviset käyttäjät poistetaan käytöstä automaattisesti kuukausittain. Näin voit minimoida näistä käyttäjistä aiheutuvat tietoturvariskit ja tehostaa käyttäjien hallintaa HubSpot-tililläsi. Lue lisää HubSpot-käyttäjien käytöstä poistamisesta ja poistamisesta.

Hallitse passiivisia käyttäjiä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Turvallisuus.
3. Napsauta yläosassa” ” (Hallinta ) -välilehteä.
4. Napsauta [X] passiiviset käyttäjät -osiossa Hallinnoi.

5. 

   Oikeassa yläkulmassa oleva kytkin ”Poista passiiviset käyttäjät automaattisesti HubSpot-tililtäsi” on oletusarvoisesti päällä. Voit poistaa automaation käytöstä kytkemällä kytkimen pois päältä.

• • Seuraavan aikataulun mukaisen deaktivoinnin päivämäärä näkyy vasemmassa yläkulmassa.
  • Seuraavat tiedot näkyvät alla olevassa osiossa:
    • Aikataulutetut käyttäjät: niiden käyttäjien lukumäärä, jotka on aikataulutettu poistettavaksi käytöstä automaattisesti seuraavana aikataulutetuna poistamispäivänä. Lue lisää siitä, mitä tapahtuu, kun käyttäjä poistetaan käytöstä.
    • Poissuljetut käyttäjät: niiden käyttäjien lukumäärä, jotka on vapautettu deaktivoinnista.

6. Tarkista Ajoitettu -välilehdellä luettelo käyttäjistä, jotka poistetaan käytöstä automaattisesti.

• • Oletusarvoisesti taulukossa näkyvät käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet sisään viimeksi yli 90 päivää sitten ja jotka on joko määritetty automaattisen deaktivoinnin kohteiksi tai jotka on vapautettu siitä.
  • Voit suodattaa taulukkoa napsauttamalla yläreunassa olevia avattavia valikoita ja suodattamalla tuloksia viimeisen kirjautumisen, käyttöoikeusjoukon, käyttöoikeuden tai tilan mukaan.

• • Jos haluat sulkea käyttäjän pois automaattisesta deaktivoinnista, kytke kytkin pois päältä Tila- sarakkeessa. Jos sinulla on käyttäjiä, jotka tarvitsevat pääsyn HubSpotiin vain satunnaisesti, voit harkita heidän poikkeuttamistaan automaattisesta deaktivoinnista.

7. Tarkista Deaktivoitu -välilehdellä luettelo käyttäjistä, jotka on deaktivoitu automaattisen deaktivoinnin kautta.

Automaattisen deaktivoinnin ymmärtäminen

• Jokaisen kuukauden alussa HubSpot tunnistaa käyttäjät, jotka ovat olleet passiivisia yli 90 päivää.
• Superjärjestelmänvalvojille ilmoitetaan sähköpostitse ja heidän HubSpot-tilillään, mitkä käyttäjät on määrä poistaa käytöstä ja milloin poistaminen tapahtuu.
  • Ensimmäinen ilmoitus lähetetään kaikille pääkäyttäjille kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä.
  • Kaksi viikkoa myöhemmin kaikki pääkäyttäjät ja deaktivoitaviksi merkityt passiiviset käyttäjät saavat muistutusilmoituksen sähköpostitse tulevasta deaktivointipäivästä.
  • Päivää ennen suunniteltua deaktivointipäivää HubSpot lähettää viimeisen muistutusilmoituksen sähköpostitse kaikille pääkäyttäjille ja passiivisille käyttäjille.
• Voit estää käyttäjän automaattisen deaktivoinnin seuraavasti:
  • Käyttäjä voi kirjautua HubSpot-tililleen ennen deaktivointipäivää.
  • Superjärjestelmänvalvoja voi poistaakäyttäjän automaatiosta.
• Kuukauden viimeisenä arkipäivänä kaikki käyttäjät, jotka ovat edelleen passiivisia tai joita ei ole poistettu prosessista, poistetaan käytöstä. Kun poistamisprosessi on valmis, pääkäyttäjät ja poistetut käyttäjät saavat vahvistussähköpostin.

Huomaa: käyttäjän deaktivointitila päivitetään ilmoitussähköpostin lähetyshetkellä. Jos esimerkiksi passiivinen käyttäjä kirjautuu tililleen, hänen deaktivointitilansa ei muutu välittömästi. Tilanne päivitetään, kun seuraava ilmoitussähköposti lähetetään.