Inactieve gebruikers automatisch deactiveren

Gebruik de instelling Inactieve gebruikers automatisch deactiveren van je HubSpot account om inactieve gebruikers maandelijks automatisch te deactiveren. Dit helpt je om de beveiligingsrisico's van deze gebruikers te minimaliseren en het gebruikersbeheer in je HubSpot account te verbeteren. Meer informatie over het deactiveren en verwijderen van HubSpot-gebruikers.

Inactieve gebruikers beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Beveiliging.
3. Klik bovenaan op het tabblad Machtigingen.
4. Klik in de sectie [X] inactieve gebruikers op Beheren.

5. 

   Rechtsboven is de optie Inactieve gebruikers automatisch deactiveren van je HubSpot account standaard ingeschakeld. Als je de automatisering wilt uitschakelen, schakel je de schakelaar uit.

• • De datum voor de volgende geplande deactivering verschijnt linksboven.
  • De volgende statistieken verschijnen in het gedeelte eronder:
    • Geplande gebruikers: het aantal gebruikers dat is gepland om automatisch te worden gedeactiveerd op de volgende geplande deactiveringsdatum. Meer informatie over wat er gebeurt als een gebruiker wordt gedeactiveerd.
    • Uitgesloten gebruikers: het aantal gebruikers dat is vrijgesteld van deactivering.

6. Bekijk op het tabblad Gepland een lijst met gebruikers voor automatische deactivering.

• • Standaard toont de tabel gebruikers die meer dan 90 dagen geleden voor het laatst zijn ingelogd en die zijn ingepland voor automatische deactivering of zijn vrijgesteld.
  • Om de tabel te filteren, kun je bovenaan op de vervolgkeuzemenu's klikken om te filteren op laatst ingelogd, machtigingsset, locatie of status.

• • Om een gebruiker uit te sluiten van automatische deactivering, zet je de schakelaar uit in de kolom Status. Als je gebruikers hebt die slechts af en toe toegang tot HubSpot nodig hebben, kun je overwegen om ze uit te sluiten van automatische deactivering.

7. Bekijk op het tabblad Gedeactiveerd een lijst met gebruikers die zijn gedeactiveerd door middel van automatische deactivering.

Automatische deactivering begrijpen

• Aan het begin van elke maand identificeert HubSpot gebruikers die meer dan 90 dagen inactief zijn geweest.
• Superadmins worden per e-mail en in hun HubSpot-account geïnformeerd over welke gebruikers gepland staan om te worden gedeactiveerd en wat hun aanstaande deactiveringsdatum is.
  • De eerste notificatie wordt naar alle Super Admins gestuurd op de eerste weekdag van de maand.
  • Twee weken later ontvangen alle Super Admins en de inactieve gebruikers die zijn ingepland voor deactivatie een herinneringsmail over de aankomende deactivatiedatum.
  • De dag voor de geplande deactiveringsdatum stuurt HubSpot een laatste herinneringsmail naar alle Super Admins en inactieve gebruikers.
• Om te voorkomen dat een gebruiker automatisch wordt gedeactiveerd:
  • De gebruiker kan inloggen op zijn HubSpot-account vóór de deactiveringsdatum.
  • Een Super Admin kande gebruiker uitsluitenvan de automatisering.
• Op de laatste weekdag van de maand worden alle gebruikers die nog inactief zijn of niet zijn uitgesloten gedeactiveerd. Nadat het deactiveringsproces is voltooid, ontvangen Super Admins en de gedeactiveerde gebruikers een bevestigingsmail.

Let op: de deactivatiestatus van een gebruiker wordt bijgewerkt op het moment dat de bevestigingsmail wordt verstuurd. Bijvoorbeeld, als een inactieve gebruiker inlogt op zijn account, zal zijn deactivatiestatus niet onmiddellijk veranderen. Hun status wordt bijgewerkt wanneer de volgende e-mailmelding wordt verzonden.