Exportmeldingen instellen en een logboek van exports in je account bekijken

Wanneer je records exporteert in je HubSpot-account, haal je gegevens uit je CRM. Om bij te houden welke informatie je account verlaat, is het handig om te weten wanneer een export heeft plaatsgevonden, wie de export heeft geïnitieerd en welke records zijn geëxporteerd. Het kan ook handig zijn om in real-time op de hoogte te worden gesteld van grote exporten.

Gebruikers metSuperbeheerdersrechten kunnen meldingen instellen voor grote exporten en het auditlogboek bekijken van exporten die door alle gebruikers in het account zijn voltooid. Gebruikers met exportrechten hebben ook toegang tot het exportlogboek om de geschiedenis van hun persoonlijke exporten te bekijken.

Meldingen voor grote exporten instellen

Exportmeldingen worden gebruikt om u te waarschuwen als een gebruiker in uw account meer records exporteert dan de drempel die u opgeeft. De maximale drempel die je kunt instellen is 275.000. De drempel is uniek voor jou, dus andere Super Admins moeten hun eigen drempel instellen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant onder Gegevensbeheer naar Importeren en exporteren.
• Voer in het veld Meldingsdrempel grote export het aantal records in waarover u wilt worden geïnformeerd.
• Klik op Opslaan.

De exportcontrole bekijken

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu onder Gegevensbeheer naar Importeren & Exporteren.
• Bekijk een lijst met exports van je HubSpot account. Superbeheerders kunnen alle exports van het account bekijken, terwijl individuele gebruikers alleen hun persoonlijke exports kunnen bekijken. Bekijk de volgende informatie in de tabel:
  • Naam: de naam van het exportbestand.
  • Bron: waar de export heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld Contactpersonen als een export heeft plaatsgevonden op de contactpersonenindexpagina).
  • Records: het aantal geëxporteerde records.
  • Gebruiker: de gebruiker die de export heeft voltooid.
  • Datum: de datum en tijd waarop de records zijn geëxporteerd.

• Als een export bezig is, verschijnt Verwerken onder de naam van het exportbestand. Om een export te annuleren, klikt u op Export annuleren. De status van de export wordt nu ingesteld op Geannuleerd en het bestand kan niet worden gedownload.
• Om een voltooid exportbestand te downloaden, klikt u op de naam van het exportbestand. U kunt alleen bestanden downloaden voor exports die in de afgelopen 30 dagen zijn voltooid.
• Om de gebruikers te bekijken die een exportbestand hebben gedownload, inclusief hun IP-adres en de datum waarop ze het hebben bekeken, klikt u op Geschiedenis weergeven. Deze optie is beschikbaar voor View (Beeld), Lists (Lijsten) of [Object]s (Objecten) exports en verschijnt alleen als een gebruiker met Super Admin-rechten het bestand vanuit deze tool heeft gedownload. Downloadgeschiedenis is niet beschikbaar voor exports die gevoelige gegevens bevatten.