Wanneer je records exporteert in je HubSpot-account, haal je gegevens uit je CRM. Om bij te houden welke informatie je account verlaat, is het handig om te weten wanneer een export heeft plaatsgevonden, wie de export heeft geïnitieerd en welke records zijn geëxporteerd. Het kan ook handig zijn om in real-time op de hoogte te worden gesteld van grote exporten.
Gebruikers met superbeheerdersrechten kunnen meldingen instellen voor grote exports en het auditlogboek bekijken van exports die zijn voltooid door alle gebruikers in het account, maar ook lopende exports annuleren. Gebruikers met exportrechten hebben ook toegang tot het exportlogboek om de geschiedenis van hun persoonlijke exporten te bekijken.
Meldingen voor grote exporten instellen
Exportmeldingen worden gebruikt om u te waarschuwen als een gebruiker in uw account meer records exporteert dan de drempel die u opgeeft. De maximale drempel die je kunt instellen is 275.000. De drempel is uniek voor jou, dus andere superbeheerders moeten hun eigen drempel instellen.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren en exporteren.
- Voer in het veld Meldingsdrempel grote export het aantal records in waarover u wilt worden geïnformeerd.
- Klik op Opslaan.
De exportcontrole bekijken
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Importeren & Exporteren.
- Bekijk een lijst met exports van je HubSpot account. Superbeheerders kunnen alle exports van het account bekijken, terwijl individuele gebruikers alleen hun persoonlijke exports kunnen bekijken. Bekijk de volgende informatie in de tabel:
- Naam: de naam van het exportbestand.
- Bron: waar de export heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld Contactpersonen als een export heeft plaatsgevonden op de contactpersonenindexpagina).
- Records: het aantal geëxporteerde records.
- Gebruiker: de gebruiker die de export heeft voltooid.
- Datum: de datum en tijd waarop de records zijn geëxporteerd.
- Als een export bezig is, verschijnt Verwerken onder de naam van het exportbestand. Om een export te annuleren, klikt u op Export annuleren. De status van de export wordt nu ingesteld op Geannuleerd en het bestand kan niet worden gedownload.
- Om een voltooid exportbestand te downloaden, klikt u op de naam van het exportbestand. U kunt alleen bestanden downloaden voor exports die in de afgelopen 30 dagen zijn voltooid.
- Om de gebruikers te bekijken die een exportbestand hebben gedownload, inclusief hun IP-adres en de datum waarop ze het bestand hebben bekeken, klikt u op Geschiedenis weergeven. Deze optie wordt alleen weergegeven als een gebruiker met superbeheerdersrechten het bestand van deze tool heeft gedownload.