Privacywetten, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), bevatten principes zoals dataminimalisatie en opslagbeperkingen, die ervoor pleiten om persoonlijke gegevens niet langer dan nodig te bewaren. Om ervoor te zorgen dat je CRM voldoet aan de best practices op het gebied van privacy, kun je de instelling inschakelen om gegevens van inactieve contactpersonen automatisch te verwijderen. Als u deze instelling inschakelt, kunt u aanpassen wat inactiviteit betekent voor uw account.
Als een contactpersoon gedurende een bepaalde periode inactief is, wordt deze verwijderd met de optie om deze binnen 90 dagen terug te halen uit de prullenbak. Na de periode van 90 dagen wordt het contact definitief verwijderd.
Let op: hoewel HubSpot deze functie biedt, is jouw juridische team de beste bron om advies te geven over naleving van de wet in jouw specifieke situatie.
Criteria voor inactiviteit van contacten begrijpen
Inactiviteit van een contactpersoon is gebaseerd op een gebrek aan updates van en activiteit met de contactpersoon in je HubSpot-account. Een contactpersoon wordt als inactief beschouwd als deze aan alle volgende criteria voldoet:
Stel een beleid in voor het bewaren van gegevens voor inactieve contactpersonen
Superadmins kunnen het beleid voor het bewaren van gegevens instellen of wijzigen.
Let op: voordat je de instellingen voor dataretentie instelt, is het aan te raden om de impact te beoordelen die het automatisch verwijderen van contacten kan hebben op je rapportage en analytics.
Zo configureer je het automatisch verwijderen van inactieve contactpersonen:
- Selecteer in het menu aan de linkerkant in het gedeelte Accountbeheer de optie Privacy en toestemming.
- Klik op het tabblad Instellingen op Privacy tools.
- Schakel de optie Inactieve contacten automatisch verwijderen in.
- Selecteer of u het beleid wilt toepassen op zowel bestaande als toekomstige inactieve contacten of alleen op inactieve contacten in de toekomst:
- Om bestaande in aanmerking komende contacten op te nemen, selecteert u Ja, regelset toepassen op in aanmerking komende contacten. Dit betekent dat bestaande contactpersonen worden geëvalueerd en verwijderd als ze voldoen aan de criteria voor inactiviteit en dat contactpersonen die in de toekomst aan de criteria voldoen, worden verwijderd.
- Om bestaande contactpersonen die in aanmerking komen uit te sluiten, selecteert u Nee, regelset niet toepassen op contactpersonen die in aanmerking komen. Dit betekent dat alleen contactpersonen die in de toekomst aan de criteria voldoen, worden verwijderd.
- Klik op Regelset inschakelen om te bevestigen.
- Standaard is het tijdsbestek voor inactiviteit 365 dagen. Als u het tijdsbestek wilt wijzigen, klikt u op Bewerken in de sectie Contactpersonen zonder activiteit verwijderen. In het rechterpaneel:
- Voer het aantal dagen in dat moet verstrijken zonder activiteit om een contact als inactief te beschouwen.
- Klik op Opslaan om te bevestigen.
Als een contactpersoon voldoet aan de gedefinieerde criteria voor inactiviteit en de periode voor het bewaren van gegevens verloopt, gebeurt automatisch het volgende:
Het beleid voor het bewaren van gegevens uitschakelen
Het automatisch verwijderen van inactieve contactpersonen uitschakelen:
- Selecteer in het menu aan de linkerkant in het gedeelte Accountbeheer de optie Privacy en toestemming.
- Klik op het tabblad Instellingen op Privacy tools.
- Schakel de optie Inactieve contacten automatisch verwijderen uit.
- Klik in het dialoogvenster op Regelset uitschakelen om te bevestigen.
Als je de instelling hebt uitgeschakeld, worden inactieve contacten voortaan niet meer automatisch verwijderd.
Meer informatie over het beheren van uw privacy-instellingen.