Offertesjablonen maken

Maak en bewerk offertesjablonen om verkopers te helpen efficiënter gestandaardiseerde offertes op te stellen. Configureer een lay-out en vooraf ingevulde modules, waaronder de begeleidende brief, samenvatting, regelitems, voorwaarden, betalingsopties en acceptatiemethode.

Stel desgewenst de branding van de offerte in op sjabloonniveau, of gebruik de standaardbranding die voor alle offertes is ingesteld. Verkopers kunnen de sjabloon gebruiken en ervoor kiezen om alleen de secties bij te werken die ze nodig hebben, voordat ze deze naar de koper verzenden.

Voordat u aan de slag gaat

de beperkingen en overwegingen begrijpt

• Codefragmenten die in de instellingen aan de kop- of voettekst van de site zijn toegevoegd, kunnen handig zijn om aangepaste code op offertes weer te geven. Maar als het codefragment is toegevoegd voor andere inhoud (bijv. webpagina's, landingspagina's of blogs) en wordt toegepast op alle domeinen of op hetzelfde domein als dat voor offertes wordt gebruikt, wordt de kop- of voettekst ook op offertes weergegeven. Dit geldt voor alle gepubliceerde offertesjablonen. Als u hetzelfde domein wilt gebruiken dat voor uw website wordt gebruikt om ook offertes te hosten, en u wilt niet dat de kop- en voettekst van de site op offertes wordt weergegeven, of u wilt een aangepast codefragment toevoegen dat alleen voor offertes geldt, dan is het aan te raden om een subdomein te koppelen als hostdomein voor offertes.

• Bij het gebruik van rich text-modules en het toevoegen van broncode wordt HubL-code niet weergegeven in de editor. U kunt de HubL-uitvoer alleen bekijken in een gepubliceerde offerte.

• Met het ontwikkelaarsplatform van HubSpot kunt u offertes verder aanpassen dan de standaardmodules met aangepaste offertemodules (BETA).

Sjablonen maken

Een offertesjabloon maken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Offertes.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Klik rechtsboven op'Nieuwe sjabloon maken' en selecteer vervolgens 'Nieuwe sjabloon maken'.
   
   
6. Bewerk de offerte-sjablooneditor door op elke module te klikken en de module-editor in de linkerzijbalk te gebruiken. Als u de module-editor niet ziet, klikt u linksboven op het pictogram van de siteTree-offertesjabloon. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl u bewerkt.
   
   
7. Om de standaard huisstijl van de offerte te overschrijven, klikt u op het pictogram Sjabloonstijlen. De ingestelde huisstijl is alleen van toepassing op het sjabloon dat u aan het bewerken bent. U kunt meerdere sjablonen maken met elk een andere huisstijl. Of, als u voor elke offerte dezelfde huisstijl wilt gebruiken, stelt u een standaard huisstijl in voor alle offertes.
   
   
   • Onder Containers kunt u de venster- en documentcontainers van de offerte bewerken:
     • Venster: klik om het gedeelte Venster uit te vouwen en de kleur en transparantie van de venstercontainer aan te passen.
     • Document: klik om het gedeelteDocument uit te vouwen om de vulkleur, lijnen en randen aan te passen.
   • Onder Basis kunt u de lettertypen, knoppen en links van de offerte bewerken. Nadat u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Terug naar sjabloonstijlen om terug te keren naar het zijpaneel met sjabloonstijlen:
     
     • Lettertypen: klik op Lettertypen om het basislettertype en het lettertype voor koppen, de hoofdtekst en andere elementen (zoals bijschriften en hoofdletters/kleine letters) aan te passen. U kunt ook de letterstijl, kleuren en regelafstanden aanpassen.
       
     • Knoppen: klik op Knoppen om de vorm, kleur, status (bijv. standaard, bij aanwijzen) en het lettertype van de knoppen aan te passen.
     • Links: klik op Links om de kleuren en opmaak van links aan te passen.
   • Onder PDF-lay-out kunt u instellen of secties op dezelfde pagina moeten blijven of dat ze over meerdere pagina's mogen worden verdeeld. Als een sectie van de offerte bijvoorbeeld een groot deel van de offerte in beslag neemt, kan deze naar de volgende pagina worden verplaatst en witruimte achterlaten.
     • Klik om het gedeeltePagina-einde uit te vouwen.
     • Schakel de schakelaar Secties op dezelfde pagina houden uit om secties over meerdere pagina's in de PDF van de offerte te laten verdelen.
8. U kunt secties in de sjabloon weergeven of verbergen. U kunt bijvoorbeeld de sectie met de begeleidende brief verbergen. Als u vervolgens de sjabloon gebruikt, wordt de sectie met de begeleidende brief verborgen bij het opstellen van een offerte. Gebruikers kunnen ervoor kiezen om deze weer te geven bij het opstellen van een offerte. Om secties in de sjabloon weer te geven of te verbergen, gaat u in het menu in de linkerzijbalk als volgt te werk:
   • Klik op het pictogramWeergave omeen sectie te verbergen. 
   • Klik op het pictogram'Verbergen ' omeen sectie weer te geven.
     
     
9. Bewerk in een desktop- of mobielvoorbeeld door op de desktop- of mobielpictogrammen bovenaan het voorbeeld te klikken.
   
   

De module 'Begeleidende brief' bewerken

Maak een begeleidende brief om op te nemen in de offertesjabloon. Begeleidende brieven kunnen handmatig worden toegevoegd of worden gegenereerd met Breeze, de AI van HubSpot. Meer informatie overBreeze. Om de begeleidende brief te bewerken:

1. Klik op de module 'Begeleidende brief ' in de offerte-sjablooneditor.

2. Om handmatig een begeleidende brief in te voeren die elke keer dat het sjabloon wordt gebruikt in de offerte wordt ingevuld:
   • Klik op de titel van de begeleidende brief en voer vervolgens een titel in.
   • Voer onder de titel de tekst van de begeleidende brief in.
   • Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte te personaliseren:
     • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
     • Om een personalisatietoken in te voegen, klikt u op 'Personaliseer'.
       • Klik op het vervolgkeuzemenuType en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenuToken en selecteer eentoken.
       • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
     • Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu Geavanceerd en selecteert u Broncode. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
       
       
3. Om de inhoud van een begeleidende brief te genereren met Breeze:
   • Selecteer in de linkerzijbalk, onderInhoud die voor dit gedeelte bij nieuwe offertes wordt gebruikt,Genereren met AI.
   • Voer in het veldSchrijfrichtlijnende schrijfrichtlijnen voor de begeleidende brief in. Geef de toon, de boodschap, de structuur en eventuele beperkingen op om aan te geven hoe de sectie moet worden geschreven.
   • De inhoud van de begeleidende brief wordt automatisch gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens, zoals regelitems, en ongestructureerde gegevens uit de dealactiviteiten, zoals notulen van vergaderingen, notities en e-mails.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de module voor de begeleidende brief:

• • Klik in de linkerzijbalk onder Bijlagen op Een bijlage toevoegen.
    
    
  • In het rechterpaneel:
    • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
    • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
    • Klik op Uploaden om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden. Klik opBestanden invoegen om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
  • In de linkerzijbalk:
    • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje In ondertekening aan.
    • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
    • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u vervolgensVerwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandstool.
    • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandsfunctie staan.
  • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De module met de samenvatting bewerken

1. Klik op de module Samenvattingin de offerte-sjablooneditor.
2. Om handmatig een samenvatting in te voeren die in de offerte wordt weergegeven telkens wanneer het sjabloon wordt gebruikt:
   • Klik op detitel van de samenvatting en voer een titel in.
   • Voer onder de titel detekst van de samenvatting in.
   • Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte aan te passen:
     • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
     • Om een personalisatietoken in te voegen, klikt u op 'Personaliseer'.
       • Klik op het vervolgkeuzemenuType en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenuToken en selecteer eentoken.
       • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
   • Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu Geavanceerd en selecteert u Broncode. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
     
     
3. Om de inhoud van de samenvatting te genereren met Breeze:
   • Selecteer in de linkerzijbalk, onder 'Inhoud gebruikt voor dit gedeelte bij nieuwe offertes', de optie 'Genereren met AI'.
   • Voer in het veldSchrijfrichtlijnende schrijfrichtlijnen voor de samenvatting in. Geef de toon, de boodschap, de structuur en eventuele beperkingen op om aan te geven hoe de sectie moet worden geschreven.
   • De inhoud van de samenvatting wordt automatisch gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens, zoals regelitems, en ongestructureerde gegevens uit de dealactiviteiten, zoals notulen van vergaderingen, notities en e-mails.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de module met de samenvatting:
   
   • Klik op de module Samenvattingin de linkerzijbalk.
   • Klik onder Bijlagen op Een bijlage toevoegen.
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
     • Klik op Uploaden om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden. Klik opBestanden invoegen om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • In de linkerzijbalk:
     • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje In ondertekening aan.
     • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
     • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u vervolgensVerwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandstool.
     • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandsfunctie staan.
   • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De koptekstmodule bewerken

De koptekstmodule toont het logo (ingesteld via offertebranding), het offertereferentienummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum en de valuta van de offerte. Een standaardvervalperiode kan worden geconfigureerd in de instellingen. Om de koptekst te bewerken:

1. Klik op de koptekst -module in de offerte-sjablooneditor.
2. Om te bewerken hoe de offerte-referentie, uitgiftedatum, vervaldatum, valuta en PO-nummer op het sjabloon worden weergegeven, in de linkerzijbalk, op het tabblad Details:
   • Onder Offerte-referentie:
     • Bewerk in het veld Label het label dat boven de offerte-referentie wordt weergegeven.
     • Schakel de schakelaar Offerte-referentie uit om deze te verbergen.
   • Onder Uitgiftedatum:
     • Bewerk in het veld Label het label dat boven de uitgiftedatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar Uitgiftedatum uit om deze te verbergen.
   • Onder Vervaldatum:
     • Bewerk in het veld Label het label dat boven de vervaldatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar Vervaldatum uit om deze te verbergen.
   • Onder Valuta:
     • De valuta van de offerte komt overeen met deeigenschapValuta van de bijbehorende deal van de offerte.
     • Zet deschakelaar Valutauit om deze te verbergen.
   • OnderPO-nummer:
     • Zet de schakelaar voor het PO-nummeraan om een inkoopordernummer op de offerte weer te geven. Wanneer deze is ingeschakeld, kan een gebruiker die de offerte opstelt het PO-nummer toevoegen voordat deze naar de koper wordt verzonden.
     • Schakel het selectievakje'Koper toestaan inkoopordernummer te bewerken' in om de koper toe te staan het inkoopordernummer te bewerken bij het bekijken van de offerte.
     • Wijzig in het veld Label het label dat boven het PO-nummer wordt weergegeven.
     • Het PO-nummer wordt opgeslagen in de eigenschap'PO-nummer ' van de offerte.
3. De offerte gebruikt automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de merkinstellingen voor offertes, of het logo en de kleuren die zijn ingesteld in uw merkinstellingen. Logo's en kleuren die op sjabloonniveau zijn ingesteld, hebben voorrang op zowel de merkinstellingen voor offertes als die voor accounts. Als u een ander logo wilt gebruiken, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad Logo en schakelt u de schakelaarvoor de merkkituit.
4. Om de bedrijfsnaam in plaats van een logo weer te geven, klikt u op Meer instellingen weergeven. Zet de schakelaar Bedrijfsnaam weergeven als er geen logo is ingesteld aan. De bedrijfsnaam wordt ingesteld in de accountinstellingen.
5. Om een logo te selecteren:
   • Klik op Uploaden om een afbeelding vanaf uw apparaat te uploaden.
   • Klik op Afbeeldingen doorbladeren om afbeeldingen weer te geven die zijn geüpload naar de bestandsfunctie. In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een afbeelding die al is geüpload naar de bestandsfunctie. Zodra u deze hebt gevonden, klikt u op de afbeelding om deze als offerte-logo te gebruiken.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op een map om de afbeeldingen daarin te bekijken, of klik op 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken.
     • Klik op de afbeelding om deze als logo toe te voegen.
     • Om een afbeelding toe te voegen via een URL, een afbeelding te ontwerpen met Adobe Express of een afbeelding te ontwerpen met Canva, klikt u op depijl omlaag op de knop Uploaden en selecteert u een optie.
       
       
     • Klik op de X rechtsboven in het rechterpaneel wanneer u uw afbeeldingen hebt toegevoegd.

De module

'Partijen

' bewerken

Demodule'Partijen' toont de contactpersoon en het bedrijf van de verkoper en koper, en de factureringscontactpersoon en het factureringsbedrijf. Wanneer offertes worden opgesteld, geldt standaard het volgende:

• De verkopersgegevens zijn gebaseerd op de maker van de offerte, zelfs als de deal een andere eigenaar heeft. Als de eigenaar van de deal de offerte maakt, wordt hij of zij als verkoper op de offerte vermeld.
• De gegevens van de verkoper, inclusief het telefoonnummer, worden overgenomen uit het gebruikersprofiel van de gebruiker die de offerte maakt. Het bedrijf van de verkoper wordt overgenomen uit de bedrijfsgegevens van het account.
• De gegevens van de koper worden overgenomen uit de bijbehorende deal of toegevoegd tijdens het opstellen van de offerte. U kunt een instelling in de offerte of het offertesjabloon inschakelen om kopers toe te staan hun bedrijfsgegevens bij te werken.
• Factuurgegevens worden toegevoegd tijdens het aanmaken van de offerte. U kunt een instelling in de offerte of het offertesjabloon inschakelen om kopers toe te staan hun factuurgegevens bij te werken.

Zowel de contactpersoon als het bedrijf van de verkoperkunnen in de offertesjabloon worden bijgewerkt. Als u bijvoorbeeld wilt dat alle offertes die de sjabloon gebruiken een specifiek bedrijf en een specifieke contactpersoon hebben, kunt u dit op sjabloonniveau instellen. Op deze manier hoeft een offerte niet door een gebruiker te worden bijgewerkt telkens wanneer deze een offerte opstelt, maar kan de gebruiker de contact- en bedrijfsgegevens van de verkoper bijwerken als hij of zij dat wil.

1. Klik op de module Partijen in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk, op het tabblad Verkoper:
   • Voer in het veld Koptekst de koptekst in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
   • Om een verkopersbedrijf aan de sjabloon toe te voegen, klikt u op+ Verkopersbedrijf toevoegen. Voer in het rechterpaneel de bedrijfsgegevens in.
   • Om een contactpersoon van de verkoper aan het sjabloon toe te voegen, beweeg je de muis over 'Contact' en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
     
     
   • Voer in het rechterpaneel de contactgegevens in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Bewerk in het veld Label het label dat boven de contactgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
     
     
3. In de linkerzijbalk, op het tabbladKoper:
   • Voer in het veld Kop de kop in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de koper moet worden weergegeven.
   • SelecteeronderBedrijfhet selectievakjeKoper toestaan om bedrijfsgegevens bij te werken om de koper toe te staan zijn bedrijfsgegevens bij te werken. 

• • Bewerk in het veld Label het label dat boven de contactgegevens van de koper wordt weergegeven.
    
    
  • Zet de schakelaarBelasting-ID's aan om belasting-ID's op de offerte weer te geven.
  • Selecteer onder 'Rechten van de koper' het selectievakje 'Koper toestaan belasting-ID's bij te werken' om de koper toe te staan zijn belasting-ID's toe te voegen. HubSpot-gebruikers of kopers kunnen maximaal drie belasting-ID's aan de offerte toevoegen. Voeg belasting-ID's van de verkoper toe via facturen.
    
    

De samenvattingsmodule bewerken

1. Klik op de moduleOverzicht in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk onder Ingangsdatum:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Ingangsdatum en selecteer een van de volgende opties:
     • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte de status 'Geaccepteerd' krijgt.
     • Uitgestelde start (dagen): stel de startdatum van de factureringuit met een aantal dagen na het afrekenen. Voer een getal in het veld in nadat u deze optie hebt geselecteerd.
     • Uitgestelde start (maanden): stel de startdatum van de facturering uit met een aantal maanden na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
   • Bewerk in het veldLabel het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
   • Schakel de schakelaarIngangsdatum uit om deze te verbergen.
3. In de linkerzijbalk, onder Looptijd:
   • Bewerk in het veld Label hetlabel dat boven de looptijd wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaarLooptijd uit om deze te verbergen.

4. In de linkerzijbalk, onder Totale korting:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Opmaaken selecteer een optie:
     • Weergeven als bedrag: toonhet kortingsbedrag in de offertevaluta.
     • Weergeven als percentage: toon de korting als een percentage.
     • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als een percentage en als een bedrag in de offertevaluta.
   • Wijzig in het veld Label hetlabel dat boven de totale korting wordt weergegeven.
   • Schakel de schakelaar Totale korting uit om deze te verbergen.
5. In de linkerzijbalk, onder Totale contractwaarde:
   • Bewerk in het veld Label hetlabel dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar Totale contractwaarde uit om deze te verbergen.

De module met regelitems bewerken

Alle regelitems die aan een sjabloon worden toegevoegd, worden automatisch toegevoegd aan een offerte die gebruikmaakt van het sjabloon. Als u bijvoorbeeld bij elke offerte servicekosten in rekening brengt, kunt u dat als een regelitem aan het sjabloon toevoegen. Gebruikers die een offerte maken, kunnen bij het aanmaken van de offerte extra regelitems toevoegen en kunnen regelitems verwijderen die aan het sjabloon zijn toegevoegd.

Om regelitems toe te voegen:

1. Klik op Selecteren uit productbibliotheek, of als u extra regelitems toevoegt, klikt u rechtsboven in de tabel met regelitems op Regelitem toevoegen.

2. Schakel de selectievakjes in naast de producten die u wilt toevoegen. Als u gedifferentieerde prijzen , klik dan op 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat u de regel toevoegt.

3. Klik op Toevoegen.

U kunt regeleigenschappen toevoegen aan of verwijderen uit de tabel met regelitems omde regelinformatie aan te passen die een koper op een offerte ziet. De tabel met regelitems kan maximaal zeven kolommen bevatten. Extra eigenschappen kunnen als rijen onder de tabel met regelitems worden weergegeven. Om de eigenschappen die op de sjabloon worden weergegeven aan te passen:

Let op: regeleigenschappen voor bestanden en HubSpot-gebruikers kunnen niet op offertes worden weergegeven.

1. Klik op de tabelmet regelitems om de linkerzijbalk te openen.
2. In de linkerzijbalk:
   • Bestaande eigenschappen worden weergegeven onder Tabelkolommen enItemrijen. 
   • Om het label voor de eigenschap en de plaatsing ervan te bewerken, klik je op het bewerkingspictogram. Selecteer onderWeergeven als de optieTabelkolom ofItemrij. Voer in het labelveldeenlabelnaam in. Klik op Terug om je wijzigingen op te slaan.
   • Om informatie over prijsniveaus naast regelitems met prijsniveaus weer te geven of te verbergen, klikt u op het pictogram Bewerken naast de eigenschap Eenheidsprijs, klikt u op het vervolgkeuzemenu Formaat voor prijsniveaus en selecteert u een optie:
     
     • Prijsniveaus weergeven: de link Niveaus bekijken in de offerte weergeven, zodat de koper de prijsniveaus voor de producten kan bekijken.
     • Alleen de effectieve eenheidsprijs weergeven: geef alleen de prijs per eenheid weer.
       
       
   • Klik op deX naast een eigenschap om deze te verwijderen.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Een eigenschap van een regelitem toevoegen' en selecteert u eeneigenschap. 
   • Om de eigenschappen te herschikken, klikt en sleept u een eigenschap met behulp van desleepgreep.
3. Geselecteerde eigenschappen worden weergegeven als kolommen en rijen in de tabel met regelitems van de sjabloon.
   
   

4. Om een uitsplitsing van het offertebedrag aan uw sjabloon toe te voegen, inclusief kortingen en belastingen voor kopers, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad Totalen.

   
   

• • Zet de schakelaar Totalen aan. Het subtotaal is de totale nettoprijs (na kortingen) voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen.

  • Om de weergave van de totalen aan te passen, gaat u naarSubtotaal:

    • Klik op het vervolgkeuzemenu Weergave en selecteer eenindeling. De indelingSubtotaal met uitsplitsing toont een uitsplitsing van eenmalige en terugkerende regelitems met dezelfde ingangsdatum.
    • Voer in het veld Label de tekst in die naast het subtotaalbedrag moet worden weergegeven.
    • Het subtotaal omvat het totale kortingsbedrag, berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Bijvoorbeeld:
      • Regel 1: $ 100
      • Regel 2: $50 met 50% korting ($25).
      • Totaal vóór korting: $ 150
      • Subtotaal na korting: $125
      • Totaal kortingspercentage: 17% (25/150)
  • OnderKorting opgenomen in het subtotaal:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Weergave en selecteer een indeling.
    • Voer in het veld Label de tekst in die naast het kortingstotaal moet worden weergegeven.
    • Om de kortingen in het subtotaal te verbergen, zet u de schakelaar 'Korting inbegrepen in het subtotaal' uit.
  • Het totale belastingbedrag wordt berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Voer onder Belastingen in het veld Label de tekst in die naast het totale belastingbedrag moet worden weergegeven. Schakel de schakelaar Belastingenuit om de belastingen in het subtotaal te verbergen.
  • Het verschuldigde bedrag op de ingangsdatum is het totale verschuldigde bedrag na belasting op de ingangsdatum. Dit is exclusief betalingen die op een latere datum ingaan. OnderVerschuldigd op ingangsdatum:
    • Voer in het veld Label de tekst in die naast het totaal van het verschuldigde bedrag op de ingangsdatum moet worden weergegeven.
    • Voer in het veldBeschrijving eenbeschrijving in om het totaal op de ingangsdatum aan uw koper uit te leggen.
  • De totale contractwaarde (TCV) is de totale waarde over de contractperiode, inclusief alle eenmalige kosten en terugkerende kosten waarvoor factureringsvoorwaarden zijn gedefinieerd. De TCV omvat geen terugkerende kosten die voor onbepaalde tijd worden gefactureerd. Voer onder Totale contractwaarde (TCV) in het veld Label de tekst in die naast de TCV moet worden weergegeven. Om de TCV te verbergen, zet u de schakelaar Totale contractwaarde (TCV) uit.

De module Voorwaarden bewerken

1. Voer de voorwaarden in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte aan te passen:
   • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji's en snippets toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om een personalisatietoken in te voegen, klikt u op 'Personaliseer'.
     • Klik op het vervolgkeuzemenuType en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenuToken en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
2. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu Geavanceerd en selecteert u Broncode. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
   
   
3. Om de titel te wijzigen, klikt u op de titel van de voorwaarden en voert u eentitel in.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de voorwaardenmodule:
   
   • Klik op de module 'Termen'in de linkerzijbalk.
   • Klik onder Bijlagen op Een bijlage toevoegen.
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
     • Klik op Uploaden om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden. Klik opBestanden invoegen om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • In de linkerzijbalk:
     • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje In ondertekening aan.
     • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
     • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u vervolgensVerwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandstool.
     • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandsfunctie staan.
   • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De betalingsmodule bewerken

1. Klik op de module Betalingen in de offerte-sjablooneditor.
2. Stel in de linkerzijbalk, op het tabblad Facturering, uw factureringsopties in:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer debetalingsvoorwaarden (facturen kunnen bij ontvangst verschuldigd zijn of nettobetalingsvoorwaarden hebben).
   • Om het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen uit te schakelen, zet u de schakelaarFacturering inschakelen uit. AlsFacturering is ingeschakeld, worden automatische betalingen op elke factuurdatum verwerkt met behulp van de betaalmethode van de koper.
3. Klik in de linkerzijbalk op hettabblad Betalingenom betalingsopties in te stellen:
   • De schakelaar 'Online betalingen accepteren' is standaard ingeschakeld wanneer facturering is ingeschakeld. De vooraf ingevulde keuzes weerspiegelen wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
   • Vink de selectievakjes 'Geaccepteerde betaalmethoden' aan om de betaalmethoden te kiezen die u accepteert.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder 'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' de selectievakjes aan naast de kosten die u op betalingen wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen uit om het factuuradres van uw kopers niet te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' in om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Betaalgegevens van je klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten' uit om de betaalgegevens van je kopers bij het afrekenen niet te verzamelen voor toekomstige kosten.

De acceptatiemodule bewerken

1. Klik op de module'Acceptatie' in de offerte-sjablooneditor.
2. Kies in de linkerzijbalk, onder'Acceptatiemethode', uit de volgende opties:
   • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte op de offerte vrij zodat de koper deze kan afdrukken en ondertekenen.
   • E-handtekening: gebruik e-handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Bij het opstellen van een offerte moet ten minste één koper worden geselecteerd om te ondertekenen, zodat deze optie beschikbaar is.
   • Accepteren zonder handtekening: ontvang acceptatie van de offerte zonder dat een elektronische handtekening vereist is. Dit kan handig zijn in situaties waarin een formele handtekening niet nodig is, zoals bij inkooporders (PO's). Deze optie kan met of zonder online betalingen worden gebruikt. Er hoeft geen contactpersoon aan de offerte te worden toegevoegd wanneer deze wordt gedeeld.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Medetekenaars en selecteer medetekenaars uit uw organisatie.

Een rich text-module toevoegen

1. Klik op het pictogram Toevoegen linksboven.
2. Klik in de linkerzijbalk op de module'Inhoudsectie' en sleep deze naar de offerte.
   
   
3. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de sectie te personaliseren:
   • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Klik op 'Personalize' om een personalisatietoken in te voegen.
     • Klik op het vervolgkeuzemenuType en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenuToken en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klikt u op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
4. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu Geavanceerd en selecteert u Broncode. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
   
   

De lay-out en instellingen van de module bewerken

1. Om modules te verplaatsen, klikt u op de module in het bewerkingsvenster en sleept u deze naar een nieuwe positie.
   
   
2. Om de afsluitagent uit te schakelen, klikt u rechtsboven opAfsluitagent is ingeschakeld. Zet in het rechterpaneel deschakelaar Afsluitagent uitschakelen op uit en klik vervolgensop Opslaan. Lees meer over het instellen van de afsluitagent.
3. Om de taal of landinstelling van de sjabloon te wijzigen:
   • Klik rechtsboven op Instellingen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuTaal en selecteer eentaal.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuLocatie en selecteer een locatie. De locatie bepaalt de weergave van de datum en het adres in uw offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt overgenomen van de valuta in het dealrecord, dus het wijzigen van de locatie-instellingen van de offerte heeft geen invloed op de valuta.

De sjabloon publiceren

Sjablonen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Offertes.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Beweeg de muis over de sjabloon en klik op Acties. Selecteer vervolgens een optie:
   • Bewerken: bewerkhet sjabloon. U kunt zowel concept- als gepubliceerde sjablonen bewerken.
     • Klik rechtsboven op Publicatie intrekken. Klikop Ja, publicatie intrekken om te bevestigen. Wanneer de publicatie wordt ingetrokken, kunnen er geen nieuwe offertes met de sjabloon worden aangemaakt, maar bestaande offertes blijven ongewijzigd.
     • Breng uw wijzigingen aan in de sjabloon. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
     • Klik rechtsboven opPubliceren als u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen om de sjabloon te publiceren. Of klik op Terug om de sjabloon in de status Concept te laten staan.
   • Kloon: kloon de sjabloon. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe sjabloon en klik op Kloon.
   • Publicatie intrekken: trek de publicatie van het sjabloonin . Wanneer u de publicatie intrekt, kunnen er geen nieuwe offertes meer worden aangemaakt met het sjabloon. Bestaande offertes worden hierdoor niet beïnvloed.
   • Verwijderen: verwijder het sjabloon. Voer in het dialoogvenster denaam van het sjabloon in en klik opJa, verwijderen om het verwijderen te bevestigen.

Volgende stappen

• Stel standaardinstellingen voor offertes in, zoals een standaard e-mailadres van de afzender, een standaard vervaldatum en de waarde van de offerte. Configureer activiteitsdrempels en bepaal of offertes moeten worden verwijderd voor verwijderde contactpersonen.
• Pas de standaardweergave van offertes aan, inclusief lettertypen, kleuren, lay-out en stijl.
• Stel goedkeuringen voor offertes in om de nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen voordat offertes naar kopers worden verzonden.
• Meer informatie over het maken en verzenden van offertes.
• Lees meer over het beheren van aangemaakte offertes.
• Lees meer over het beheren van offertegoedkeuringen, inclusief hoe u offertes terug kunt sturen naar de opstellers om wijzigingen aan te vragen.
• Lees meer over het instellen en gebruiken van de afsluitagent, een agent die contextuele bestanden gebruikt om vragen van kopers over offertes te beantwoorden.