Houd terugkerende inkomsten bij in HubSpot

Als je terugkerende diensten en producten in HubSpot beheert, kun je met het rapport voor omzetanalyse de verwachte waarde van een dealbedrag in de loop van de tijd analyseren en bijhouden.

Metde tool voor omzetanalyse kunt u bijhouden hoeveel omzet u in een bepaalde periode genereert of misloopt, zodat u beter inzicht krijgt in de impact van verlengingen, upgrades, downgrades en klantverloop op de omzet.

Het bijhouden van terugkerende omzet instellen

Maak eigenschappen voor terugkerende omzet aan

Voordat je kunt beginnen met het bijhouden van je terugkerende omzet, moeten de standaardtransactie-eigenschappen voor terugkerende omzet in je HubSpot-account worden aangemaakt:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten.
2. Selecteer 'Verkoop' in de linkerzijbalk.
3. Ga naar Prognose & Omzet en selecteer vervolgens het rapport Omzet .
4. Klik op Eigenschappen toevoegen en begin met bijhouden. Als deze optie niet beschikbaar is, zijn de eigenschappen al aangemaakt.
5. Klik in het dialoogvenster op Eigenschappen aanmaken.

De volgende eigenschappen voor terugkerende inkomsten worden vervolgens in uw account aangemaakt:

• Bedrag terugkerende omzet: het totale bedrag aan terugkerende omzet dat aan een deal is gekoppeld. Dit is een maandelijkse waarde.
• Deal-type voor terugkerende inkomsten: het type deal. De beschikbare waarden voor deze eigenschap zijn 'Nieuwe klant','Verlenging', 'Upgrade' en 'Downgrade'.
• Datum waarop terugkerende inkomsten inactief worden: de datum waarop dit specifieke bedrag aan terugkerende inkomsten voor de deal niet langer wordt geïnd.
• Reden voor inactiviteit van terugkerende inkomsten: de reden waarom dit specifieke bedrag aan terugkerende inkomsten niet langer wordt geïnd. De beschikbare waarden zijn 'Verlaten', 'Verlenging', 'Upgrade' en 'Downgrade'.

Waarden toevoegen aan eigenschappen voor terugkerende inkomsten

Zodra deze eigenschappen zijn aangemaakt, voegt u waarden toe aan deze eigenschappen in uw deals. De tool voor omzetanalyse rapporteert vervolgens de gegevens.

Om waarden in te voeren in de eigenschappen voor terugkerende inkomsten:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van een deal.
3. Klik in het gedeelte 'Over ' op 'Alle eigenschappen weergeven'.
4. Typ 'terugkerende inkomsten ' in de zoekbalk om de vier eigenschappen voor terugkerende inkomsten te vinden.
5. Beweeg de muisaanwijzer over elke eigenschap en klik op het potloodpictogram edit om naar behoefte waarden aan deze eigenschappen toe te voegen op basis van de gebeurtenis met terugkerende inkomsten. Bijvoorbeeld:
   • Als de deal een nieuwe klant betreft:
     • Selecteer 'Nieuwe klant' in de eigenschap 'Type deal voor terugkerende inkomsten ' van de bestaande deal.
     • Voer in de eigenschap 'Bedrag aan terugkerende inkomsten ' van de bestaande deal het totale bedrag in.
     • Klik op ‘Opslaan’.
   • Als de deal leidt tot een opzegging:
     • Selecteer de datum in de eigenschap 'Datum waarop terugkerende inkomsten zijn gestopt '.
     • Selecteer 'Churned' in de eigenschap 'Reden voor inactiviteit van terugkerende inkomsten '.
     • Klik op 'Opslaan'.
     • Let op: om dergelijke opgezegde deals uit te sluiten van de kolom ‘Bestaande terugkerende inkomsten ’ in de analyses, moet u waarden invoeren in zowel de eigenschap ‘Datum waarop terugkerende inkomsten inactief zijn geworden ’ als de eigenschap ‘Reden waarom terugkerende inkomsten inactief zijn geworden ’.
   • Als er sprake is van een verlenging:
     • Selecteer de datum in de eigenschap 'Datum inactieve terugkerende inkomsten ' van de bestaande deal.
     • Selecteer 'Verlenging' in de eigenschap 'Reden voor inactieve terugkerende inkomsten ' van de bestaande deal.
     • Klik op 'Opslaan'.
     • Maak vervolgens de deal opnieuw aan en stel het dealtype 'Terugkerende inkomsten ' van de nieuwe deal in op 'Verlenging'. Deze nieuwe deal verschijnt niet in rapporten over terugkerende inkomsten, maar zorgt ervoor dat de oorspronkelijke deal na verloop van tijd wel in de rapporten wordt opgenomen.
   • Als er sprake is van een upgrade of downgrade:
     • Selecteer in de eigenschap 'Datum waarop terugkerende inkomsten inactief zijn' van de bestaande deal de datum van de upgrade of downgrade.
     • Selecteer in de eigenschap 'Reden voor inactiviteit van terugkerende inkomsten ' van de bestaande deal 'Upgrade' of 'Downgrade'.
     • Klik op 'Opslaan'.
     • Maak vervolgens de deal opnieuw aan en selecteer 'Upgrade' of 'Downgrade' als dealtype voor terugkerende inkomsten. Voer het bijgewerkte totaalbedrag in het veld'Bedrag terugkerende inkomsten 'in .

Let op: alleen deals in de fase 'Gesloten - gewonnen' worden meegenomen in uw rapport over omzetanalyses. De 'Sluitdatum' van een deal is de startdatum voor de omzetrapportage.

Analyseer je omzet met de tool voor omzetanalyse

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapportage > Rapporten > Verkoop.
2. Selecteer Verkoopresultaten > Omzet.
3. Gebruik de vervolgkeuzemenu’s ‘Datumbereik’ en ‘Frequentie’ om de gegevens te filteren op een specifieke periode. Je kunt een prognose maken op basis van je bekende omzet door een datumbereik te selecteren dat verder ligt dan de huidige datum. HubSpot voorspelt toekomstige omzet uitsluitend op basis van de omzet uit bekende ‘Gesloten en gewonnen’ deals in de geselecteerde periode.
4. Klik linksboven op 'Elke pijplijn' om de gegevens te filteren op een specifieke dealpijplijn.
5. Om de grafiekgegevens te filteren op nieuwe, bestaande en verloren terugkerende omzet, klik je op de statistiek bovenaan het rapport. Lees meer over hoe nieuwe, bestaande en verloren terugkerende omzet wordt berekend.

6. Beweeg de muisaanwijzer over elke maand in de grafiek om de totale nieuwe, bestaande en verloren terugkerende inkomsten voor die specifieke maand te zien.
7. Bekijk de tabel onder de grafiek voor een uitsplitsing van de totale nieuwe, bestaande en verloren terugkerende inkomsten per maand.
8. Klik op de waarde om de deals te zien die aan de omzet zijn gekoppeld in het rechterpaneel.

Terugkerende inkomsten berekenen

In de analysetool voor terugkerende inkomsten kun je de volgende statistieken analyseren, die zijn gebaseerd op de waarden die zijn ingesteld in de eigenschappen voor terugkerende inkomsten van een deal:

• Nieuwe terugkerende inkomsten: deals die nieuwe klanten of upgrades betreffen, tellen mee voor de nieuwe terugkerende inkomsten.
• Bestaande terugkerende inkomsten: deals die zijn verlengd, tellen mee voor de bestaande terugkerende inkomsten.
• Verloren terugkerende omzet: deals die zijn opgezegd, gedowngraded of een inactieve datum voor terugkerende omzet hebben, worden beschouwd als verloren terugkerende omzet.
  • Inactieve deals (die zijn opgezegd, gedowngraded of zonder opgegeven reden) worden als negatieve bedragen geteld.
  • Actieve deals die zijn gecategoriseerd als ‘Downgrade’ worden als positieve bedragen geteld.

Let op: de totale verloren terugkerende inkomsten is de som van deze bedragen. In sommige gevallen kan dit totaal positief zijn als de waarde van gedowngradeerde actieve contracten tijdens de rapportageperiode hoger is dan die van inactieve contracten.

Nieuwe, bestaande en verloren terugkerende inkomsten worden bepaald door de waarden die zijn ingesteld in de eigenschappen voor terugkerende inkomsten van een deal, de afsluitdatum van de deal en de voor het rapport geselecteerde periode.

Bijvoorbeeld, een deal met een afsluitdatum van 19-07-2022:

• wordt in een rapport dat begint op 15-07-2022 opgenomen als nieuwe terugkerende inkomsten.
• wordt opgenomen in een rapport dat begint op 22-7-2022 als ‘Bestaande terugkerende inkomsten’.

Het rapport over terugkerende inkomsten berekent eerst de bestaande inkomsten op basis van de startdatum van het rapport en voegt vervolgens de afgesloten en verloren inkomsten toe.