Taken bekijken, voltooien, bewerken of verwijderen

Zodra je taken hebt gemaakt, kun je deze bekijken, bewerken, voltooien of verwijderen vanaf verschillende plaatsen in je HubSpot-account. Op de indexpagina kun je je taken filteren op basis van eigenschappen, filters opslaan als weergaven om ze opnieuw te bekijken en taken rug-aan-rug voltooien vanuit elke weergave. Gebruikers met Super admin rechten kunnen beheren welke gebruikers toestemming hebben om taken te bekijken en te bewerken.

Je kunt er ook voor kiezen om elke weekdag per e-mail een overzicht te ontvangen van je taken. Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe jetaken kuntgebruiken in de HubSpot mobiele app.

Taken bekijken en filteren

Taken filteren en weergaven opslaan

Je kunt taken filteren op basis van specifieke criteria en filters die je vaak gebruikt opslaan als weergaven.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
• De eerste keer dat je naar taken navigeert, worden standaard de aan jou toegewezen taken weergegeven. Je kunt je standaardweergave bewerken. Om een andere weergave te openen:

  • Om een vastgemaakte weergave te openen, klik je op het tabblad van de weergave.

  • Om een weergave te openen die niet als tabblad wordt weergegeven, klikt u op + Weergave toevoegen en selecteert u een weergave in het vervolgkeuzemenu.

  • Als u een weergave wilt maken, klikt u op + Weergave toevoegen en selecteert u vervolgens Nieuwe weergave maken. Voer in het dialoogvenster een weergavenaam in, selecteer een zichtbaarheidsinstelling en klik op Opslaan.

• Klik op de standaard vervolgkeuzemenu's om snel de taken te filteren die je wilt bekijken:

• • Toegewezen: schakel de selectievakjes naast de namen van de gebruikers in. Je kunt ook het vakje Geen toegewezen aanvinken om taken te bekijken die aan geen enkele HubSpot gebruiker zijn toegewezen. Afhankelijk van je gebruikersrechten is het mogelijk dat je de taken van andere gebruikers niet kunt bekijken.
  • Type taak: kies uit Oproepen, E-mail of Te doen.
  • Vervaldatum: selecteer een tijdsbestek op basis van de huidige datum (bijv.morgen, volgende maand).
  • Wachtrij: selecteren uit bestaande taakwachtrijen.
• Klik op Meer filters om extra filters toe te voegen of te bewerken. In het rechterpaneel:
  • Om een bestaand filter te bewerken, klik je op het filter.
  • Om een nieuw filter toe te voegen, klik je op EN en selecteer je een taakeigenschap.
  • Stel je criteria in en klik op Filter toepassen.

• • Om een bestaand filter te verwijderen, beweeg je met de muis over het filter en klik je vervolgens op delete Verwijderen.
  • Als je klaar bent, klik je op de X rechtsboven in het paneel.

• Klik rechts op Weergave opslaan om de huidige filters op te slaan. In het pop-upvenster:

• • Klik op Opslaan om de filters en instellingen voor de huidige weergave bij te werken.

  • Om deze filters en instellingen op te slaan als een nieuwe weergave, klik je op Opslaan als nieuw. Voer in het dialoogvenster een weergavenaam in, selecteer een zichtbaarheidsinstelling en klik op Opslaan.

  • Om de huidige weergave terug te zetten naar de oorspronkelijk opgeslagen filters, selecteer je Reset. Hierdoor worden alle nieuwe filters die je erop hebt toegepast verwijderd.

Zodra taken zijn georganiseerd in een weergave, kun je die taken rug-aan-rug afwerken of de taken exporteren.

Opgeslagen weergaven van taken beheren

U kunt uw weergaven vastzetten als tabbladen, de volgorde van de tabbladen wijzigen en weergaven bewerken of verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.

• Als je een nieuwe weergave wilt maken zonder filters, klik je op + Weergave toevoegen rechts van je tabbladen en klik je vervolgens op Nieuwe weergave maken.

• Om een bestaande opgeslagen weergave te openen, klikt u op + Weergave toevoegen rechts van uw tabbladen en selecteert u een weergave in het vervolgkeuzemenu.
• Een weergave bewerken of verwijderen:
  • Voor weergaven die als tabbladen worden weergegeven, klikt u op het tabblad en vervolgens op de downCarat omlaag karaat. Selecteer een van de volgende opties:

• • • Pin/Unpin: pin de weergave vast zodat deze altijd als een tabblad op de takenindexpagina verschijnt, of als deze al vastgepind is, verwijder de weergave als een vastgepind tabblad.

• • • Standaardweergave maken: stel de weergave in als standaard, zodat deze wordt geopend telkens wanneer u naar de takenindexpagina navigeert. De tab van de weergave wordt verplaatst naar de meest linkse positie.
    • Hernoemen: wijzig de naam van de weergave. Pas de naam aan in het dialoogvenster en klik vervolgens op Opslaan.
    • Verwijderen: de weergave verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
    • Kloon: maak een kopie van de weergave met dezelfde filters. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe weergave en klik op Opslaan.
    • Weergaven herschikken: wijzig de volgorde van je weergavetabbladen. Sleep in het rechterpaneel een weergave om de positie te wijzigen en klik vervolgens op Opslaan om te bevestigen.
    • Delen beheren: werk de zichtbaarheidsinstellingen voor de weergave bij. Selecteer een optie in het dialoogvenster en klik vervolgens op Opslaan.

• • Voor weergaven die niet als tabbladen worden weergegeven, klikt u op Weergaven beheren. In het scherm Alle opgeslagen weergaven:

• • • Om de opties voor het delen van een weergave te hernoemen, verwijderen, klonen of beheren, beweeg je met de muis over de weergave en klik je op het vervolgkeuzemenu Opties.

• • • Als een weergave als tabblad is vastgemaakt, wordt het pictogram pin naast de weergavenaam weergegeven. Als u een weergave wilt verwijderen, klikt u op het pictogram van de speld pin. Om een weergave vast te pinnen, gaat u met de muis over de weergave en klikt u op het grijze pictogram pin.

Let op: je kunt de standaard taakweergaven (Alle, Voltooid, Vandaag af, Meest bezig, Over tijd enKomend) niet hernoemen, delen of verwijderen.

De eigenschappen die worden weergegeven in een weergave aanpassen

Je kunt de kolommen op de takenindexpagina bewerken om bepaalde eigenschappen weer te geven voor alle taken en binnen elke individuele weergave. Om de kolommen te bewerken:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
• Navigeer naar de weergave die je wilt aanpassen.

• Klik rechts op Kolommen bewerken.

• Selecteer in het dialoogvenster de eigenschappen die je als kolommen wilt weergeven. De titel en status van de taak zijn standaard opgenomen.
  • Titel: de naam van de taak.
  • Status: de huidige status van de taak, Voltooid of Niet gestart.
  • Voltooiingsdatum: de datum waarop de taak is voltooid.
  • Vervaldatum: de datum waarop de taak klaar moet zijn. Deze datum ligt in het verleden als de taak te laat is.
  • Prioriteit: het prioriteitsniveau van de taak, inclusief Laag, Gemiddeld of Hoog.
  • Taaktype: het type taak, waaronder Oproep, E-mail of Taken.
  • Wachtrij: de wachtrij waarin de taak is opgenomen.
  • Toegewezen aan: de HubSpot-gebruiker aan wie de taak is toegewezen.
  • Notities: eventuele notities die je bij de taak hebt geplaatst.
  • Aanmaakdatum: de datum waarop de taak is aangemaakt.
  • Laatste wijzigingsdatum: de laatste datum waarop de taak is bewerkt.
  • Datum toegewezen aan eigenaar: de datum waarop de eigenaar van de taak is toegewezen.
• Klik en versleep de kolommen in het rechterpaneel om hun volgorde te wijzigen of klik op X om de kolommen te verwijderen die je niet wilt zien.
• Klik op Toepassen.

Taken bewerken, voltooien en verwijderen

U kunt uw taken bewerken, voltooien of verwijderen op de takenindexpagina, op een record dat aan de taak is gekoppeld of in uw Gmail-inbox.

Let op: als je terugkerende taken bewerkt vanaf de takenindexpagina, heb je de optie om de updates toe te passen op deze taak of deze taak en alle toekomstige taken. Als je terugkerende taken bewerkt in het objectrecord of in Gmail, worden de wijzigingen alleen toegepast op de bestaande taak.

Werken met taken op de takenindexpagina

• Selecteer een taakweergave of filter de taken die je wilt bekijken.

• Om een taak te voltooien, klik je op het vinkje links van de taak.

• Als u een enkele taak wilt bewerken of verwijderen, gaat u met de muis over de taak en klikt u op Bewerken. In het rechterpaneel:

• Om te bewerken, breng je wijzigingen aan in de taakdetails en klik je op Opslaan.
• Om te verwijderen klikt u onderin het paneel op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
• Taken in bulk voltooien, bewerken, verwijderen of verplaatsen naar verschillende wachtrijen:
• Schakel de selectievakjes naast de taken in. Om alle taken op je huidige pagina te selecteren, selecteer je het selectievakje Alles selecteren linksboven in de tabel. Om alle records in het filter te selecteren, selecteer je het selectievakje Alles selecteren en klik je vervolgens op de link Alle [aantal] taken selecteren.

• • Selecteer bovenaan de tabel de actie die je wilt ondernemen:
    • Start [x] taken: voltooi de geselecteerde taken achtereenvolgens (hiervoor is een toegewezen SalesHub-stoel vereist).
    • Markeer als voltooid: de geselecteerde taken worden gemarkeerd als voltooid.
    • Bewerken: klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Eigenschap bijwerken en selecteer de eigenschap die je wilt bewerken. Voer de bijgewerkte waarde in of selecteer deze en klik op Opslaan.
    • Verwijderen: klik in het dialoogvenster op Verwijderen. De geselecteerde taken worden verwijderd.
    • Wachtrij wijzigen: klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Wachtrij en selecteer de wachtrij waaraan u deze taken wilt toevoegen. Klik op Opslaan.

Taken achter elkaar uitvoeren in een weergave(Sales Hub-account vereist)

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen de taken binnen elke weergave achter elkaar uitvoeren.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
• Navigeer naar de weergave met de taken waaraan je wilt werken.

• Om alle taken in een weergave rug-aan-rug te voltooien, klik je op Start [x] taken aan de rechterkant. Om een paar specifieke taken rug-aan-rug te voltooien, selecteer je de selectievakjes naast de taken en klik je vervolgens op Start [x] taken bovenaan de tabel.

• Je wordt doorgestuurd naar de record die aan de eerste taak is gekoppeld. Als je een taaktype hebt opgegeven (bijv,E-mail, Oproep of LinkedIn Sales Navigator), wordt de bijbehorende activiteiteneditor automatisch geopend op het record. Als je taken in de weergave hebt die niet aan records zijn gekoppeld, wordt je gevraagd associaties toe te voegen, de taken te voltooien of de taken over te slaan.

Let op: als je berichtinhoud hebt toegevoegd aan het veld Notities bij het maken van een LinkedIn Sales Navigator taak, zal de InMail of het verbindingsverzoek niet automatisch worden ingevuld met deze inhoud. Je moet de berichtinhoud handmatig invoeren.

• Doe een van de volgende dingen op elke record om de taak te voltooien:
  • Voltooi de taak in de activiteiteneditor en klik op Voltooien om naar de volgende taak te gaan.
  • Als u in een taakweergave een e-mail naar een contact verzendt, kiest u of de taak automatisch moet worden voltooid wanneer de e-mail wordt verzonden:
    • Onderaan de e-maileditor selecteert u de omlaagKaraat naar beneden karaat.
    • Als u een e-mail wilt verzenden en de taak wilt voltooien, selecteert u Verzenden en taak voltooien.
    • Als u een e-mail wilt verzenden maar de taak niet wilt voltooien, selecteert u Verzenden om onmiddellijk te verzenden of Later verzenden om de e-mail te plannen.

• Als je de taak niet kunt voltooien, doe dan een van de volgende dingen:
  • Klik rechtsboven op Overslaan om de taak over te slaan en door te gaan naar de volgende. De taak blijft onvoltooid.
  • Klik rechtsboven op Opnieuw plannen om de datum te verschuiven naar een latere datum. Klik op Volgende om naar de volgende taak te gaan.

• Om de taakweergave te verlaten en bij de record te blijven, klik je rechtsboven op X.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Voortgang om de komende taken in de weergave te bekijken.

Je kunt op alle gekoppelde records in het rechterpaneel van de record klikken en toch in de taakweergave blijven. U kunt een taak niet verwijderen terwijl u door de taakweergave werkt. Als u een taak in een weergave wilt verwijderen, navigeert u terug naar de takenindexpagina.

Werken met taken op een record

• Navigeer naar je gegevens:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van het record.
• Klik op Taken in het middelste paneel om alle taken te bekijken die aan de record zijn gekoppeld.

• Zoek de taak waarmee je wilt werken. Als de details van de taak zijn samengevouwen, klik dan op depijl naar rechts right linksboven de taak om deze uit te vouwen.
• In de taak kun je op elk veld of dropdownmenu klikken om de taakdetails te bewerken.

• Om de taak te voltooien, klik je op het vinkje naast de titel van de taak.
• Om de taak te verwijderen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties boven aan de taak en selecteer je Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
• Om commentaar op de taak te geven, klik je onderaan op Commentaar toevoegen.
• Klik voor extra acties op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer een van de volgende:
  • Speld: klik om de taak aan de bovenkant van het record te spelden.
  • Geschiedenis: klik om de eigenschapgeschiedenis van de taak te bekijken.

Werken met taken in je Gmail-inbox

• Aanmelden bij Gmail.

• Klik aan de rechterkant van je Gmail-inbox op het sprocket tandwielpictogram.

• Klik op het tabblad Taken.
• Klik op Filter om je taken te filteren:
  • Gebruik in het gedeelte Filteren op de vervolgkeuzemenu's om te filteren op specifieke soorten taken(Alle soorten, Oproepen, E-mails of To-do's) of op de vervaldatum van de taken(Alle datums, Vandaag vervallen, Deze week vervallen of Te laat).
  • In het gedeelte Sorteren op gebruikt u het vervolgkeuzemenu om uw taken te sorteren op basis van de vervaldatum of de prioriteit van de taak.

• Om een taak te voltooien, klik je op het vinkje naast de titel van de taak.
• Om een taak te bewerken, klik je op de taak en werk je de details bij. Klik op Opslaan als u klaar bent.

• Om een taak in je HubSpot-account te bekijken, ga je met de muis over de taak en klik je op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Weergeven in HubSpot.
• Om een taak te verwijderen, beweeg je met de muis over de taak en klik je op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Verwijderen.