Taken bekijken, voltooien, bewerken of verwijderen

Als je eenmaal taken hebt gemaakt, kun je je taken op verschillende plaatsen in je HubSpot-account bekijken, bewerken, voltooien of verwijderen. Op de indexpagina kunt u uw taken filteren op basis van eigenschappen, filters opslaan als weergaven om opnieuw te bezoeken, en taken rug-aan-rug voltooien vanuit elke weergave. Gebruikers met Super admin rechten kunnen beheren welke gebruikers toestemming hebben om taken te bekijken en te bewerken.

Je kunt er ook voor kiezen om elke weekdag een overzicht van verschuldigde taken via e-mail te ontvangen. Als je op een mobiel apparaat zit, lees dan hoe jetaken kunt gebruiken in de HubSpot mobiele app.

Taken bekijken en filteren

Taken filteren en weergaven opslaan

U kunt taken filteren op basis van specifieke criteria en filters die u vaak bekijkt opslaan als weergaven.

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Taken.
• De eerste keer dat u naar taken navigeert, worden standaard uw toegewezen taken getoond. U kunt uw standaardweergave bewerken. Om een andere weergave te openen:

  • Om een vastgepinde weergave te openen, klikt u op het tabblad van de weergave.

  • Om een weergave te openen die niet als tabblad wordt weergegeven, klikt u op + Weergave toevoegen en selecteert u een weergave in het vervolgkeuzemenu.

  • Als u een weergave wilt maken, klikt u op + Weergave toevoegen en selecteert u vervolgens Nieuwe weergave maken. Voer in het dialoogvenster een weergavenaam in, selecteer een zichtbaarheidsinstelling en klik op Opslaan.

• Klik op de standaard dropdown-menu's om snel de taken te filteren die u wilt bekijken:

• • Toegewezen: selecteer de selectievakjes naast de namen van de gebruikers. Je kunt ook het vakje Geen toegewezene aanvinken om taken te bekijken die niet aan een HubSpot-gebruiker zijn toegewezen. Afhankelijk van uw gebruikersrechten, kunt u mogelijk de taken van andere gebruikers niet bekijken.
  • Type taak: kies uit Oproepen, E-mail of Te doen.
  • Vervaldatum: selecteer een tijdsbestek gebaseerd op de huidige datum (bv.Morgen, Volgende maand).
  • Wachtrij: selecteren uit bestaande taakwachtrijen.
• Om extra filters toe te voegen of te bewerken, klikt u op Meer filters. In het rechterpaneel:
  • Om een bestaand filter te bewerken, klikt u op het filter.
  • Om een nieuw filter toe te voegen, klikt u op EN en selecteert u een taakeigenschap.
  • Stel uw criteria in en klik op Filter toepassen.

• • Om een bestaand filter te verwijderen, gaat u met de muis over het filter en klikt u op delete Verwijderen.
  • Als u klaar bent, klikt u op de X rechtsboven in het paneel.

• Om de huidige filters op te slaan, klikt u rechts op Weergave opslaan. In het pop-upvenster:

• • Om de filters en instellingen voor de huidige weergave bij te werken, klikt u op Opslaan.

  • Om deze filters en instellingen op te slaan als een nieuwe weergave, klikt u op Opslaan als nieuw. Voer in het dialoogvenster een weergavenaam in, selecteer een zichtbaarheidsinstelling en klik op Opslaan.

  • Om de huidige weergave terug te zetten naar de oorspronkelijk opgeslagen filters, selecteert u Reset. Dit verwijdert alle nieuwe filters die u erop hebt toegepast.

Zodra de taken zijn georganiseerd in een weergave, kunt u die taken rug aan rug afwerken of de taken exporteren.

Beheer van opgeslagen weergaven van taken

U kunt uw weergaven als tabbladen vastzetten, de volgorde van de tabbladen wijzigen en weergaven bewerken of verwijderen.

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Taken.

• Om een nieuwe weergave zonder ingestelde filters te maken, klikt u op + Weergave toevoegen rechts van uw tabbladen en vervolgens op Nieuwe weergave maken.

• Om een bestaande opgeslagen weergave te openen, klikt u op + weergave toevoegen rechts van uw tabbladen, en selecteert u een weergave in het vervolgkeuzemenu.
• Om een weergave te bewerken of te verwijderen:
  • Voor weergaven die als tabbladen worden weergegeven, klikt u op het tabblad en vervolgens op de downCarat omlaag karaat. Kies uit de volgende opties:

• • • Pin/Unpin: pin de weergave zodat deze altijd verschijnt als een tabblad op de takenindexpagina, of indien reeds vastgepind, verwijder de weergave als een vastgepind tabblad.

• • • Standaardweergave maken: stel de weergave in als standaard, zodat deze wordt geopend telkens wanneer u naar de takenindexpagina navigeert. De tab van de weergave wordt verplaatst naar de meest linkse positie.
    • Hernoemen: verander de naam van de weergave. Pas in het dialoogvenster de naam aan en klik op Opslaan.
    • Verwijderen: de weergave verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
    • Kloon: maak een kopie van de weergave met dezelfde filters. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe weergave en klik op Opslaan.
    • Weergaven herschikken: verander de volgorde van uw weergavetabs. Sleep in het rechterpaneel een weergave om de positie ervan te wijzigen en klik op Opslaan om te bevestigen.
    • Delen beheren: werk de zichtbaarheidsinstellingen voor de weergave bij. Selecteer in het dialoogvenster een optie en klik vervolgens op Opslaan.

• • Voor weergaven die niet als tabbladen worden weergegeven, klikt u op Weergaven beheren. In het scherm Alle taak opgeslagen weergaven:

• • • Om opties voor delen voor een weergave te hernoemen, te verwijderen, te klonen of te beheren, gaat u met de muis over de weergave en klikt u op het keuzemenu Opties, waarna u een optie selecteert.

• • • Als een weergave als tabblad is vastgemaakt, wordt het pictogram pin naast de naam van de weergave weergegeven. Om een weergave los te koppelen, klikt u op het pictogram pin. Om een weergave vast te zetten, gaat u met de muis over de weergave en klikt u op het grijze pictogram pin.

Let op: u kunt de standaard taakweergaven (Alles, Voltooid, Vandaag af, Meest bezet, Te laat enKomend) niet hernoemen, delen of verwijderen.

De eigenschappen in een weergave aanpassen

U kunt de kolommen op de takenindexpagina bewerken om bepaalde eigenschappen te tonen voor alle taken en binnen elke individuele weergave. Om de kolommen te bewerken:

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Taken.
• Navigeer naar de weergave die u wilt aanpassen.

• Klik rechts op Kolommen bewerken.

• Selecteer in het dialoogvenster de eigenschappen die u als kolommen wilt weergeven. De Titel en Status van de taak zijn standaard opgenomen.
  • Titel: de naam van de taak.
  • Status: de huidige status van de taak, Voltooid of Niet gestart.
  • Voltooiingsdatum: de datum waarop de taak is voltooid.
  • Vervaldatum: de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd. Dit toont een datum in het verleden als de taak te laat is.
  • Prioriteit: het prioriteitsniveau van de taak, inclusief Laag, Gemiddeld of Hoog.
  • Taaktype: het type taak, waaronder Oproep, E-mail of Te-doen.
  • Wachtrij: de wachtrij waarin de taak is opgenomen.
  • Toegewezen aan: de HubSpot-gebruiker aan wie de taak is toegewezen.
  • Notities: eventuele notities die je bij de taak hebt opgenomen.
  • Aanmaakdatum: de datum waarop de taak is aangemaakt.
  • Laatste wijzigingsdatum: de laatste datum waarop de taak is bewerkt.
  • Eigenaar toegewezen datum: de datum waarop de eigenaar van de taak is toegewezen.
• Klik en versleep de kolommen in het rechterpaneel om hun volgorde te veranderen, of klik op X om de kolommen te verwijderen die u niet wilt zien.
• Klik op Toepassen.

Taken bewerken, voltooien en verwijderen

U kunt uw taken bewerken, voltooien of verwijderen op de takenindexpagina, op een record dat aan de taak is gekoppeld of in uw Gmail-inbox.

Werken met taken op de takenindexpagina

• Selecteer een taakweergave of filter de taken die u wilt bekijken.

• Om een taak te voltooien, klikt u op het vinkje links van de taak.

• Om een enkele taak te bewerken of te verwijderen, gaat u met de muis over de taak en klikt u op Bewerken. In het rechterpaneel:

• Wijzig de details van de taak en klik op Opslaan.
• Om te verwijderen, klikt u onderaan het paneel op Verwijderen. In het dialoogvenster klikt u op Verwijderen om te bevestigen.
• Om taken in bulk aan te vullen, te bewerken, te verwijderen of te verplaatsen naar verschillende wachtrijen:
• Selecteer de selectievakjes naast de taken. Om alle taken op uw huidige pagina te selecteren, selecteert u het selectievakje Alles selecteren linksboven in de tabel. Om alle records in het filter te selecteren, selecteert u het selectievakje Alles selecteren en klikt u vervolgens op de link Alles selecteren [aantal] taken.

• • Selecteer bovenaan de tabel de actie die u wilt ondernemen:
    • Start [x] taken: voltooi de geselecteerde taken achtereenvolgens.
    • Markeer als voltooid: de geselecteerde taken worden gemarkeerd als voltooid.
    • Bewerken: klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Eigenschap bijwerken en selecteer de eigenschap die u wilt bewerken. Voer de bijgewerkte waarde in of selecteer deze en klik op Opslaan.
    • Verwijderen: klik in het dialoogvenster op Verwijderen. De geselecteerde taken worden verwijderd.
    • Wachtrij wijzigen: klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Wachtrij en selecteer de wachtrij waaraan u deze taken wilt toevoegen. Klik op Opslaan.

Achtereenvolgens taken uitvoeren in een weergave

U kunt de taken achter elkaar uitvoeren binnen elke weergave.

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Taken.
• Navigeer naar de weergave met de taken waaraan u wilt werken.

• Om alle taken in een weergave rug-aan-rug te voltooien, klik op Start [x] taken aan de rechterkant. Om een paar specifieke taken rug aan rug te voltooien, selecteert u de selectievakjes naast de taken en klikt u vervolgens op Start [x] taken bovenaan de tabel.

• U wordt doorgestuurd naar het record dat aan de eerste taak is gekoppeld. Als u een taaktype hebt opgegeven (bijv,E-mail, Call of LinkedIn Sales Navigator), wordt automatisch de bijbehorende activiteiteneditor geopend op het record. Als u taken in de weergave hebt die aan geen enkel record zijn gekoppeld, wordt u gevraagd associaties toe te voegen, de taken te voltooien of de taken over te slaan.

Let op: als u bij het maken van een LinkedIn Sales Navigator taak berichtinhoud hebt toegevoegd aan het veld Notes , zal de InMail of het verbindingsverzoek niet automatisch met deze inhoud worden ingevuld. U zult de berichtinhoud handmatig moeten invoeren.

• Doe op elke record een van de volgende dingen om de taak te voltooien:
  • Voltooi de taak in de activiteiteneditor en klik vervolgens op Voltooien om naar de volgende taak te gaan.
  • Als u in een taakweergave een e-mail stuurt naar een contactpersoon, kiest u of de taak automatisch moet worden voltooid wanneer de e-mail wordt verzonden:
    • Onderaan de e-maileditor selecteert u het karaat omlaag.
    • Als u een e-mail wilt verzenden en de taak wilt voltooien, selecteert u Verzenden en taak voltooien.
    • Om een e-mail te verzenden maar de taak onvolledig te houden, selecteert u Verzenden om onmiddellijk te verzenden of Later verzenden om de e-mail te plannen.

• Als u de taak niet kunt voltooien, doet u een van de volgende dingen:
  • Om de taak over te slaan en door te gaan naar de volgende, klikt u rechtsboven op Overslaan. De taak blijft onvoltooid.
  • Om de deadline te verschuiven naar een latere datum, klikt u rechtsboven op Opnieuw plannen. Klik op Volgende om naar de volgende taak te gaan.

• Om de taakweergave te verlaten en bij het record te blijven, klikt u rechtsboven op X.
• Om de komende taken in de weergave te zien, klikt u op het vervolgkeuzemenu Voortgang.

U kunt op alle gekoppelde records in het rechterpaneel van het record klikken en toch in de taakweergave blijven. U kunt een taak op een record niet verwijderen terwijl u door de taakweergave werkt. Om een taak in een weergave te verwijderen, navigeert u terug naar de takenindexpagina.

Werken met taken op een record

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van het record.
• Om eventuele taken te bekijken die aan het record zijn gekoppeld, klikt u op Taken in het middenpaneel.

• Zoek de taak waarmee u wilt werken. Als de taakdetails zijn ingeklapt, klikt u op depijl naar rechts right linksboven de taak om deze uit te klappen.
• In de taak kunt u op elk veld of dropdownmenu klikken om de details van de taak te bewerken.

• Om de taak te voltooien, klikt u op het vinkje naast de titel van de taak.
• Om de taak te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties boven aan de taak en selecteert u Verwijderen. In het dialoogvenster klikt u op Verwijderen om te bevestigen.
• Om commentaar te geven op de taak, klikt u onderaan op Commentaar toevoegen.
• Voor aanvullende acties klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u een van de volgende:
  • Speld: klik om de taak aan de bovenkant van het record te spelden.
  • Geschiedenis: klik om de geschiedenis van de eigenschappen van de taak te bekijken.

Werken met taken in uw Gmail-inbox

• Log in op Gmail.

• Klik aan de rechterkant van uw Gmail-inbox op het sprocket tandwielpictogram.

• Klik op het tabblad Taken.
• Klik op Filter om uw taken te filteren:
  • Gebruik in het gedeelte Filteren op de vervolgkeuzemenu's om te filteren op specifieke taaktypen(Alle typen, Gesprekken, E-mails of To-dos) of de vervaldata van de taken (Alle data, Vandaag vervallen, Deze week vervallen of Te laat).
  • In het gedeelte Sorteren op gebruikt u het dropdownmenu om uw taken te sorteren op basis van de vervaldatum of de prioriteit van de taak.

• Om een taak te voltooien, klikt u op het vinkje naast de titel van de taak.
• Om een taak te bewerken, klikt u op de taak en werkt u de details ervan bij. Zodra u klaar bent, klikt u op Opslaan.

• Om een taak in je HubSpot-account te bekijken, ga je met de muis over de taak en klik je op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Bekijk in HubSpot.
• Om een taak te verwijderen, gaat u met de muis over de taak en klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Verwijderen.