Overføre kontrakter til HubSpot

Sammendrag

Overfør eksisterende kontrakter fra et eldre system til HubSpot for å håndtere fakturering og inntektsrapportering. Overføringen bevarer betalingsmåter, kontraktshistorikk og fremtidige betalingsplaner. Etter migreringen kan du bruke HubSpot som den sentrale kilden til pålitelige opplysninger om forpliktet omsetning. Les mer om hvordan du bruker kontrakter i HubSpot.

Før du setter i gang

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sette deg godt inn i hvilke tiltak som bør iverksettes, hvilke begrensninger funksjonen har og hvilke konsekvenser bruken av den kan få.

Forstå kravene

• Hvis du er Super admin, kan du melde kontoen din på for å delta i betaversjonen av «Overføring av fakturering til Revenue Hub-kontrakter ».

• Kontoen din for HubSpot må bruke Stripe som betalingsleverandør for betalingsbehandling. Hvis du bruker HubSpot-betalinger og ønsker å flytte betalingsmåter fra en ekstern Stripe-konto til HubSpot-betalinger, må du fylle ut dette skjemaet.

• Formater CSV-filen i henhold til den innkrevningsprosessen og det alternativet for inntektskontinuitet du velger. Les mer om hvordan du velger det migreringsformatet som passer best for din bedrift.

Forstå begrensninger og hensyn

• Hvis du bruker inntektskontinuitet, bør du teste importen i et sandbox-miljø. Hvis det importeres feil data til kontoen din, kan du ikke korrigere historiske data i MRR-vannfallrapporter.
• Når en kontrakt er aktivert, blir HubSpot det offisielle systemet for fakturering. Overføringen kan ikke angres. Eventuelle endringer i kontrakten må gjøres i HubSpot. Les mer om hvordan du kan se og administrere kontrakter.
• Migreringen fører ikke til at faktureringen i det gamle systemet opphører.

Velg migreringsformat

Før du gjennomfører migreringen, må du velge et migreringsformat ut fra hvordan du ønsker at HubSpot skal håndtere kontraktene etter migreringen. Migreringsformatet avhenger av innsamlingsprosessen og av om du ønsker å inkludere historiske hendelser i kontrakten (f.eks. utvidelser og innskrenkninger).

Prosessen for innkreving av betaling

• Manuelle betalinger: Etter migreringen genereres det fakturaer som kjøperne kan betale manuelt.
• Automatiske betalinger: Etter migreringen belastes fakturaene automatisk ved hjelp av en registrert betalingsmåte.

Kontinuitet i inntektene

• Ingen kontinuitet i inntektene: Kontrakter importeres uten hendelser som medfører endringer i inntektene.
• Inntektskontinuitet: Bruk rampenøkler til å gruppere linjeelementer i faser og vise endringshendelser (f.eks. utvidelser og innstramninger) i månedlig gjentagende omsetning (Månedlig gjentagende omsetning) i HubSpot.
  • Inntektskontinuitet lagrer hendelser knyttet til endringer i gjentakende inntekter for formål med utarbeidelse av rapporter. Den gjenskaper ikke historiske fakturaer eller betalinger.
  • Hvis du bruker inntektskontinuitet, bør du teste importen i et sandbox-miljø.
  • Hvis det importeres feilaktige data til kontoen din, kan du kun korrigere historiske data i MRR-vannfalldrapper ved å slette kontrakten som er tilknyttet de feilaktige dataene og deretter importere den på nytt.

Ramper

Rampenøkler

Rampenøkler grupperer flere linjeelementer i faser. Rader med samme rampenøkkel representerer én sammenhengende, gjentakende strøm som endrer seg over tid.

I HubSpot genererer hver rampefase hendelser for månedlig gjentagende omsetning (f.eks. nye kunder, utvidelse, nedgang) når den enkelte fasen starter. Rampenøkkelen kan være en hvilken som helst tekststreng (f.eks. ramp-a). Bruk den samme strengen for hver fase av den samme rampen.

Utforming av en rampe

For å migrere ramper på en vellykket måte, bør du strukturere dem på følgende måte:

• Bruk én rampenøkkel for hver tilbakevendende strøm: tilordne den samme rampenøkkelen til alle faser av et enkelt produkt eller en enkelt tjeneste.
• Bruk samme kode for påfølgende faser: Hvis én fase følger etter en annen for det samme produktet eller den samme tjenesten, skal du bruke samme rampekode for begge fasene.
• Bruk forskjellige nøkler for produkter som lanseres samtidig: Hvis flere produkter eller tjenester lanseres uavhengig av hverandre i samme periode, må du tildele hver av dem en egen ramp_key_import_id.
• La feltet stå tomt for faste produkter: Hvis et produkt eller en tjeneste ikke endres i løpet av avtaleperioden, la ramp_key_import_id feltet tomt.
• Bruk datointervaller som ikke overlapper hverandre: Datointervallene for rader med samme rampenøkkel må ikke overlappe hverandre. For sammenhengende faser skal hver fase startes når den forrige fasen avsluttes.
• Angi totalverdien for hver fase: Hver fase-rad må inneholde den totale mengden eller verdien for den aktuelle fasen, ikke endringen fra forrige fase. Hvis antallet for eksempel øker fra én til to, skriver du inn 2 for den andre fasen, ikke 1.
• Bruk import-ID-en for rampen til å gruppere faser: skriv inn samme verdi i ramp_key_import_id for alle linjeelementer i samme rampe. Les mer om hvordan du oppretter en tilpasset rampeegenskap.

For eksempel for en 12-månederskontrakt med prisendring etter tre måneder:

Mulige migreringsformater

Eksempler på import av månedlige og kvartalsvise fakturaer

Få oversikt over hvordan månedlige og kvartalsvise kontrakter faktureres etter import, basert på kontraktens ikrafttredelsesdato, startdato for linjeelementet, løpetid og overstyring av faktureringsstartdato.

Definisjoner av egenskap

Eksempler på månedlige og kvartalsvise tall

Når overstyringen av faktureringsstartdatoen faller mellom to periodedatoer, hopper HubSpot til neste planlagte periodedato etter overstyringen. Kadensankeret (startdato for linjeelementet) flyttes aldri.

Livssyklusen til en migrering

Gjennomgå hele livssyklusen for en kontraktsmigrering nedenfor:

Forbered deg på migreringen

Før du starter overføringen, må du opprette kontoen din og klargjøre CSV-filen din i henhold til det valgte overføringsformatet.

Opprett egendefinerte egenskaper

Opprett de nødvendige tilpassede egenskapene før du importerer CSV-filen. Hvilke egenskaper du må opprette, avhenger av det valgte migreringsformatet. Les mer om hvordan du oppretter egendefinerte egenskaper.

Konfigurer CSV-filen

Konfigurer CSV-filen som skal brukes med importverktøyet for å overføre kontrakter til HubSpot. Nedenfor kan du gjennomgå hvordan bestemte CSV-felt oppfører seg ved import, laste ned eksempler på CSV-filer og finne informasjon om hvordan en CSV-fil for import av kontrakter bør formateres.

Linjeelement-typer

Når du importerer kontrakter, blir hver rad i CSV-filen behandlet som en av to typer linjeelementer, avhengig av om feltet «Produkt» er utfylt.

• Produktbasert: «Produkt »-feltet inneholder oppføring-ID-en til et eksisterende HubSpot-produkt. Hvis noen av de støttede feltene (for eksempel prismodell, nivåer, pris, løpetid, faktureringsfrekvens eller skattekategori) er utelatt i CSV-filen, arver raden disse verdiene fra det tilknyttede produktet.

• Frittstående: Feltet «Produkt- » er tomt. Raden bruker kun verdiene som er oppgitt i CSV-filen, og -linjeelementet er ikke knyttet til noe produkt i katalogen din.

Merk: Hvis en produktbasert rad refererer til et produkt med gjentakende fakturering, men feltene for gjentakelse er utelatt, kan den arve produktets innstillinger for faktureringsfrekvens, selv om beløpet var ment som en engangsbetaling.

Evigvarende kontrakter

En fast , tilbakevendende linjeelement har en fast faktureringsfrekvens og ingen løpetid. Fornyelsen av abonnementet skjer automatisk inntil det sies opp, og det er ingen sluttdato for den løpende faktureringen. Så lenge kontrakten er gyldig, fortsetter faktureringen i henhold til den fastsatte faktureringsfrekvensen inntil kontrakten blir kansellert eller avsluttet. Kontraktens sluttdato, total kontraktverdi og årlig kontraktverdi kan stå tomme, mens nåværende månedlig gjentagende omsetning og årlig gjentagende omsetning likevel beregnes.

Prismodeller

Ved import av kontrakter kan eksisterende prismodeller og nivåer bli brukt, avhengig av om feltet «Enhetspris» er utfylt.

• Hvis feltet «Produkt» inneholder en gyldig HubSpot-produkt-ID og feltet«Enhetspris» er tomt, bruker det importerte produktet den eksisterende prismodellen og nivåene.
• Hvis feltet «Produkt» inneholder en gyldig HubSpot-produkt-ID og feltet «Enhetspris» er utfylt, beholder raden sin produkttilknytning og bruker det angitte beløpet som en fast pris. De eksisterende prismodellene og nivåene for produktet endres ikke.

Betalingsbetingelser

Når du importerer kontrakter, vil nettobetalingsbetingelsen som standard settes til 0 («Forfall ved mottak») dersom du ikke legger til fakturaegenskapen «hs_net_payment_terms» i CSV-filen, uavhengig av standardinnstillingene for fakturaer på kontoen din. Hvis du vil bruke andre betalingsbetingelser, må du oppgi den ønskede verdien for eiendommen i CSV-filen din (f.eks. vil en verdi på0 føre til at fakturaene forfaller ved mottak). En verdi på30 vil innebære at fakturaene får betalingsbetingelser på 30 dager netto.

Automatisk beregning af omsetningsavgift

Hvis du er bosatt i USA eller Canada og ønsker å beregne merverdiavgift automatisk, må du konfigurere automatisk merverdiavgift i kontoinnstillingene dine før du importerer kontrakter.

Eksempelfiler i CSV-format

Bruk CSV-eksemplene nedenfor som veiledning for overføringen.

Merk: CSV -filene er kun ment som illustrasjon. Erstatt eksempeldatoer, identifikatorer, produkt-ID-er, kontaktopplysninger, beløp, valutaer og eventuelle «import_unique_id »-oppføringer i CSV-filen. Kontroller de tilordnede egenskapene og utkastene før du fortsetter med migreringen.

CSV-format

CSV-filen din bør inneholde følgende kolonner og HubSpot-egenskaper.

Overføre kontrakter

Start migreringen av kontrakter, herunder testing av lokaliseringen, før den endelige migreringen påbegynnes.

Lokaliseringstesting før migrering

Hvis du betjener kunder på forskjellige språk og i forskjellige regioner, anbefales det å gjennomføre en pilotmigrering for hvert språk, hver region og hver valuta. Du kan annullere fakturaer og avslutte kontrakter etter at du har bekreftet at overføringen er fullført.

1. Legg kontraktene inn i en CSV-fil. Les mer om hvordan du konfigurerer en CSV-fil for import.
2. Start og fullfør migreringen.
3. Vent til fakturaene for kontrakten er utstedt.
4. Kontroller at fakturaen er korrekt. Les mer om hvordan du håndterer fakturaer:
   • Åpne fakturaen i en ny nettleserfane.
   • Last ned fakturaen som PDF.
   • Send fakturaen til en intern e-postadresse.
5. For hver enkelt må du kontrollere oversatte etiketter, datoer, tall, valutasymboler, tegnvisning, avsender, mottaker og lenker. 

Merk: Dette er et pilotprosjekt som dekker hele prosessen, ikke en forhåndsvisningsfunksjon før aktivering.

Start overføringen

Når du har konfigurert CSV-filen, kan du begynne å overføre kontrakter til HubSpot. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Inntekt > Kontrakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Kontrakter.
2. Klikk på Import øverst til høyre.
3. Klikk på Import a file ( Importer en fil) .
4. Klikk på Avansert import (alle objekter).
5. Under «Objekter» klikker du på «Kontrakter». Objektene «kontakter» og «linjeelementer» velges automatisk. Du kan også importere andre objekter (f.eks. selskaper og avtaler) samtidig. Les mer om hvordan du importerer flere objekter.
6. Klikk på Neste nederst til høyre.
7. Klikk på rullegardinmenyen «Velg hvordan du vil importere kontakter » og velg et alternativ:
   • Bare opprett nye kontakter: Opprett nye kontaktoppføringer for de importerte kontaktene.
   • Opprett og oppdater eksisterende kontakter: Opprettnye kontaktoppføringer når en kontakt ikke finnes i Customer Relationship Management-systemet. Oppdater en kontakt hvis den allerede finnes. Hvis du velger dette alternativet, må hver oppføring ha en unik identifikator.
8. Klikk på rullegardinmenyen«Velg hvordan du vil importere linjeelementer » og velg «Bare opprett nye linjeelementer». 

Merk: Hvis du velger«Opprett og oppdater» for linjeelementer uten en unik identifikator, kan dette føre til at identiske linjeelementer fra ulike kontrakter slås sammen, slik at enkelte kontrakter mister de tilknyttede produktene. Det anbefales å velge«Opprett nye linjeelementer » for å unngå sammenslåing.

9. Konfigurer hvordan du vil importere dataene dine:
   • Last opp en fil: dra og slipp, eller klikk på «Velg en fil» og velg deretter importfilen din.
   • Kopier og lim inn: Klikk på «Lim inn» direkte fra regnearket ditt , og lim inn dataene dine. Dataene må kopieres fra en regnearkfil (f.eks. Numbers, Google Sheets).
   • Språk: Hvis du importerer data på et annet språk enn standardspråket ditt, klikker du på rullegardinmenyen «Velg språket for kolonneoverskriftene i filen din » og velger språket. Ved å velge riktig språk kan HubSpot bedre matche kolonneoverskriftene dine med eksisterende standard egenskaper. Hvis det ikke finnes noen match på det valgte språket, vil HubSpot søke etter en engelsk egenskap som passer.
10. Klikk på Neste nederst til høyre.
11. Knytt kolonnene i importfilen til HubSpot-egenskaper. Les mer om tilordningene av CSV-egenskaper.
12. Klikk på Neste nederst til høyre.
13. Skriv inn et navn på importen i feltet «Importnavn ».
14. Klikk på rullegardinmenyen «Velg juridisk grunnlag for behandling av kontaktens data » og velg et juridisk grunnlag. Les mer om hvordan du sporer det juridiske grunnlaget for behandlingen i HubSpot.
15. Klikk på rullegardinmenyen «Datoformat » og velg et datoformat.
16. Klikk på rullegardinmenyen «Tidssone» og velg en tidssone.
17. Klikk på rullegardinmenyen «Tallformat» og velg et tallformat.
18. Merk av i avkrysningsboksen «Angi disse kontaktene som markedsføringskontakter» hvis du ønsker å kommunisere med de importerte kontaktene ved hjelp av HubSpots markedsføringsverktøy. Les mer om markedsføringskontakter.
19. Merk av i avkrysningsboksen «Utvid oppføringer» for å utvide oppføringene under importen. Les mer om utvidelse av kontakt- og bedriftsopplysninger.
20. Klikk på «Fullfør import» nederst til høyre.
21. Fortsett for å fullføre overføringen.

Gjennomgå formateringsproblemer

Når du har klikket på «Fullfør import», opprettes de importerte kontraktene som utkast. Gjennomgå problemer med kontaktformatering og feil i radene før du fullfører overføringen:

Merk: En planlagt faktureringslinje med «--» som fakturanummer er en foreløpig oppføring. Genererte fakturaer tildeles et nummer og blir indeksert sammen med andre fakturaoppføringer.

1. For å rydde opp i formateringsfeil, klikk på verdien (f.eks. 1) under [Objekt] – formateringsfeil i delen «Rydd opp i importerte data ».
   
   
2. Under «Formateringsproblemer» klikker du på«Vis problemer».
   
   
3. Gjennomgå problemene og de foreslåtte løsningene i tabellen:
   • For å redigere den foreslåtte løsningen klikker du påRediger-ikonet i kolonnen «Foreslått løsning» og skriver inn enny verdi.
   • For å godta alle foreslåtte rettelser, klikk på«Godta alle».
   • For å avvise alle foreslåtte rettelser, klikk på«Avvis alle».
   • For å godta eller avvise et foreslått rettetilbud for en enkelt rad, klikker du på«Godta » eller«Avvis» i kolonnen«Handlinger ».
   • For å slette oppføringen fra importen, klikker du på«Mer» i kolonnen«Handlinger » og velger deretter«Slett denne oppføringen».
4. Gå tilbake til importen din:
   • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Dataadministrasjon > Dataintegrering. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Dataintegrering.
   • I tabellen «Synkroniser» under «Overvåk importene dine » & klikker du påimportnavnet.

Fullfør overføringen

Merk: Brukere med rettigheter til å vise, opprette, redigere eller slette kontrakter kan se kontrakter som er importert , men som ennå ikke er migrert. Brukere med rettigheter til å opprette, redigere eller slette kontrakter kan godkjenne, redigere, overføre og slette kontraktutkastene som er opprettet ved importen.

1. Klikk på «Fullfør migrering».
   
   
2. Gjennomgå kontrakter som krever oppmerksomhet. For å laste ned feilene som en CSV-fil, klikker du på «Last ned feilene som CSV» øverst til høyre.
3. For å rette feilene, klikk på«Oppdater [egenskap]» i kolonnen «Feil ». 
   
   
4. Oppdater de nødvendige egenskapene i dialogboksen, og klikk deretter på«Bekreft kontrakten på nytt».
5. Den revaliderte kontrakten vil bli flyttet til fanen«Klar til migrering ».
6. Når du har gått gjennom eventuelle kontrakter som krever oppmerksomhet, klikker du på fanen«Klar til migrering ».
7. Det anbefales å gå gjennom følgende egenskaper ved kontraktene før du fullfører overføringen:
   • Innkrevningsprosessen
   • Betalingsmåte
   • Datoer
   • Produktkoblinger
   • Linjeelementer
   • Tidsplan
   • Skattemessige innstillinger
8. For å endre faktureringens startdato eller referanse-ID for ekstern betalingsmåte, klikker du på « »-redigeringsikonet.

Merk: Du kan bare oppdatere «Billing Start Date Override» og «hs_external_payment_method_reference_id»hvis kontrakten ikke har noen betalte fakturaer eller innbetalinger.

9. I dialogboksen:
   • Under feltet «Overstyring av startdato for fakturering» klikker du pådatovalgknappen og velger endato.
   • Skriv inn enbetalingsmetode-ID ifeltet «Betalingsmetode-ID ».
   • Klikk på«Bekreft kontrakten på nytt».
10. Kontrakten flyttes til fanen«Klar til migrering » når den er validert på nytt.
    
    
11. Som et siste trinn før migreringen bør du gå gjennom følgende:
    1. Den siste fakturaen fra den gamle kontrakten.
    2. Den første fakturaen fra HubSpot.
    3. Eventuelle utestående fordringer.
    4. Oppsigelse av eldre abonnementer der dette er aktuelt.
    5. Inkasso.
    6. E-poster med fakturaer.
    7. Kontroll av regnskapsintegrering. Les mer om hvordan du tilkobler QuickBooks Online og Xero til HubSpot. 
12. Klikk på«Migrer [x] kontrakter» øverst til høyre.
    
    
13. I dialogboksen må du gjennomgå vilkårene for overføringen, merke av i avkrysningsboksen«Jeg forstår og godtar », og deretter klikke på«Bekreft overføring».
14. Kontraktene vil bli importert, og faktureringen starter, avhengig av hvilket migreringsformat som er valgt. Les mer om hvordan du kan se og administrere kontrakter.

Feilsøking

Gjennomgå vanlige importfeil og fremgangsmåten for å løse dem. Hvis du får en annen feilmelding, bør du gjennomgå CSV-formateringen og tilordningene av egenskaper, og deretter prøve å importere på nytt.

Ugyldig eller manglende Stripe-betalingsmetode-ID

Denne feilen oppstår når alternativet «automatiske betalinger» er valgt som innkrevningsmetode, men det ikke er lagt til en Stripe-betalingsmetode-ID i CSV-filen.

For å løse denne feilen kan du enten:

• Endre oppføringer for automatiske betalinger til manuelle betalinger.
• Legg til en Stripe-betalingsmetode-ID for automatiske betalingsposter i CSV-filen.

Duplikat av «import_unique_id» fra et tidligere forsøk

Hvis en import mislykkes, kan HubSpot likevel registrere import_unique_id verdiene fra den mislykkede importen.

Slik løser du denne feilen:

1. Oppdater CSV-filen din med nye ID-er.
2. Import den oppdaterte CSV-filen.

Ordliste

Gjennomgå følgende vilkår før du overfører kontrakter til HubSpot.