BêtaMigrer des contrats vers HubSpot

Récapitulatif

Migrez les contrats existants d’un système hérité vers HubSpot pour gérer la facturation et le reporting sur les revenus. La migration préserve les méthodes de paiement, l’historique des contrats et les calendriers de facturation futurs. Après la migration, vous pourrez utiliser HubSpot comme centre unique d’informations pour les revenus engagés. Découvrez-en davantage sur l’utilisation des contrats dans HubSpot.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation.

Compréhension des exigences

• Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta des migrations de la facturation vers des contrats Revenue Hub .

• Votre compte HubSpot doit utiliser Stripe comme option de traitement des paiements. Si vous utilisez l’outil de paiement de HubSpot et que vous souhaitez migrer les moyens de paiement d’un compte Stripe externe vers l’outil de paiement de HubSpot, veuillez remplir ce formulaire.

• Formatez le fichier CSV en fonction du processus de collecte des paiements et de l’option de continuité des revenus que vous sélectionnez. Découvrez comment choisir le format de migration le mieux adapté à votre entreprise.

Comprendre les limites et les considérations

• Si vous utilisez la continuité des revenus, tester l’import dans un environnement de sandbox. Si des données incorrectes sont importées dans votre compte, vous ne pourrez pas corriger les données historiques dans les rapports en cascade MRR.
• Une fois le contrat activé, HubSpot devient le système d’enregistrement pour la facturation. La migration ne peut pas être annulée. Toute mise à jour de contrat doit être effectuée dans HubSpot. Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats.
• La migration n’entraîne pas l’arrêt de la facturation dans le système hérité.

Choisissez le format de migration

Avant la migration, sélectionnez un format de migration selon que vous souhaitez que HubSpot gère les contrats après la migration. Le format de la migration dépend du processus de collecte et de l’inclusion ou non des événements de modification de contrat historiques (par exemple, expansions et contractions).

Processus de collecte des paiements

• Paiements manuels : après la migration, les factures sont générées pour que les acheteurs paient manuellement.
• Paiements automatiques : après la migration, les factures sont automatiquement débitées selon un mode de paiement enregistré.

Continuité des revenus

• Aucune continuité de chiffre d’affaires : les contrats sont importés sans événement de modification de chiffre d’affaires.
• Continuité des revenus : utilisez les clés de rampe pour regrouper les lignes de produit en phases et afficher les événements de changement (par exemple, les expansions et les contractions) dans la cascade de MRR dans HubSpot.
  • La continuité du chiffre d’affaires préserve les événements de changement de chiffre d’affaires récurrent pour le reporting. Elle ne recrée pas l’historique des factures ou des paiements.
  • Si vous utilisez la continuité des revenus, tester l’import dans un environnement de sandbox.
  • Si des données incorrectes sont importées dans votre compte, vous pouvez uniquement corriger les données historiques dans les rapports en cascade MRR en supprimant le contrat associé aux données incorrectes et en le réimportant.

Rampes

Clés de rampe

Les touches de rampe regroupent plusieurs lignes de ligne de produit en phases. Les lignes avec la même clé de rampe représentent un flux récurrent continu qui change au fil du temps.

Dans HubSpot, chaque phase de montée en puissance génère des événements MRR (par exemple, nouvelles ventes, expansion, contraction) au début de chaque phase. La touche de rampe peut être n’importe quelle chaîne de texte (par exemple, ramp-a). Utilisez la même chaîne pour chaque phase de la même rampe.

Structurer une rampe

Pour une migration réussie, structurez-les comme suit :

• Utiliser une clé de rampe pour chaque flux récurrent : attribuez la même clé de rampe à toutes les phases d’un produit ou service.
• Utilisez la même clé pour les phases séquentielles : si une phase en suit une autre pour le même produit ou service, utilisez la même clé de rampe pour les deux phases.
• Utiliser des clés différentes pour les produits concurrents : si plusieurs produits ou services sont mis en service indépendamment au cours de la même période, attribuez à chacun un nom différent ramp_key_import_id.
• Laisser la clé vide pour les produits plats : si un produit ou un service ne change pas pendant le contrat, laissez le ramp_key_import_id champ vide.
• Utiliser des plages de dates qui ne se chevauchent pas : les plages de dates pour les lignes avec la même clé de rampe ne peuvent pas se chevaucher. Pour les phases continues, commencez chaque phase à la fin de la phase précédente.
• Saisissez l’état total pour chaque phase : chaque ligne de phase doit inclure la quantité ou la valeur totale de cette phase, et non la modification par rapport à la phase précédente. Par exemple, si la quantité passe de un à deux, saisissez 2 pour la deuxième phase, pas 1.
• Utiliser l’ID d’import de la clé de rampe pour regrouper les phases : saisissez la même valeur dans pour ramp_key_import_id toutes les lignes de produits dans la même rampe. Découvrez-en davantage sur la création d’une propriété de rampe personnalisée.

Par exemple, pour un contrat de 12 mois avec une modification de prix après trois mois :

Formats de migration possibles

Exemples d’imports de factures mensuelles et trimestrielles

Découvrez comment les contrats mensuels et trimestriels sont facturés après import, en fonction de la date d’entrée en vigueur du contrat, de la date de début de la ligne de produit, de la durée et du remplacement de la date de début de facturation.

Définitions des propriétés

Exemples mensuels et trimestriels

Lorsque le remplacement de la date de début de la facturation se situe entre deux dates de cadence, HubSpot passe à la prochaine date de cadence planifiée après le remplacement. L’ancre de cadence (date de début de la ligne de produit) n’est jamais déplacée.

Cycle de vie d’une migration

Consultez le cycle de vie complet d’une migration de contrat ci-dessous :

Préparer la migration

Avant de commencer la migration, configurez votre compte et préparez votre fichier CSV en fonction du format de migration sélectionné.

Créer des propriétés personnalisées

Créez les propriétés personnalisées requises avant d’importer votre fichier .csv. Les propriétés que vous devez créer dépendent du format de migration sélectionné. En savoir plus sur la création de propriétés personnalisées.

Configurer le fichier CSV

Configurez le fichier CSV à utiliser avec l’outil d’import pour migrer les contrats vers HubSpot. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des pratiques d’import de champs CSV spécifiques, téléchargez des exemples de fichiers CSV et consultez la façon dont un fichier CSV d’import de contrat doit être formaté.

Ligne de produit

Lorsque vous importez des contrats, chaque ligne de votre fichier CSV est traitée comme l’un des deux types de ligne de produit, selon que le champ Produit est renseigné ou non.

• Basé sur le produit : le champ Produit contient l’ID de fiche d’informations d’un produit HubSpot existant. Si l’un des champs pris en charge (tels que le modèle de tarification, les niveaux, le prix, la durée, la fréquence de facturation ou la catégorie de taxe) est laissé vide dans le fichier CSV, la ligne hérite de ces valeurs du produit lié.

• Autonome : le champ Produit est laissé vide. La ligne utilise uniquement les valeurs fournies dans le fichier CSV et la ligne n’est liée à aucun produit de votre catalogue.

Remarque : Si une ligne basée sur un produit référence un produit récurrent mais laisse les champs de récurrence vides, elle peut hériter de la configuration de la fréquence de facturation récurrente du produit, même si le paiement était prévu comme unique.

Contrats à feuilles persistantes

Une ligne de produit récurrente à feuilles persistantes a une fréquence de facturation récurrente et aucune durée. Il se renouvelle automatiquement jusqu’à annulation et n’a pas de date de fin de facturation récurrente. Tant que le contrat est actif, la facturation se poursuit à la fréquence de facturation jusqu’à ce que le contrat soit annulé ou résilié. La date de fin du contrat, le TCV et la valeur annuelle du contrat peuvent rester vides, tandis que le MRR et le ARR actuels sont toujours calculés.

Modèles de tarification

Lors de l’import de contrats, les modèles de tarification et les niveaux existants peuvent être appliqués, selon que le champ Prix unitaire est renseigné ou non.

• Si le champ Produit contient un ID de fiche d’informations de produit HubSpot valide et que le Prix unitaire est vide, le produit importé utilise le modèle de tarification et les niveaux existants.
• Si le champ Produit contient un ID de fiche d’informations de produit HubSpot valide et que le champ Prix unitaire est renseigné, la ligne conserve son association de produit et utilise le montant saisi comme prix forfaitaire. Les modèles de tarification et les niveaux existants du produit ne sont pas modifiés.

Modalités de paiement

Lors de l’import de contrats, si vous n’ajoutez pas la propriété hs_net_payment_terms facture à votre fichier CSV, le délai de paiement net par défaut est 0 (Dû à la réception), quels que soient les paramètres par défaut de facturation de votre compte. Pour utiliser différentes modalités de paiement, incluez la propriété dans votre fichier CSV avec la valeur souhaitée (par exemple, une valeur de 0 indique que les factures doivent être payées à la réception. Une valeur de 30 définirait les factures pour qu’elles aient 30 conditions de paiement nettes).

Taxe de vente automatisée

Si vous résidez aux États-Unis ou au Canada et que vous souhaitez calculer automatiquement les taxes de vente, configurez les taxes de vente automatisées dans les paramètres de votre compte avant d’importer des contrats.

Fichiers d’exemples CSV

Utilisez les exemples de fichiers CSV ci-dessous pour guider votre migration.

Remarque : Les fichiers CSV ne sont fournis qu’à titre indicatif. Remplacez les dates d’échantillon, les identifiants, les ID de produit, les contacts, les montants, les devises et toutes les entrées import_unique_id dans le fichier CSV. Vérifiez les propriétés mappées et les brouillons avant de procéder à la migration.

Format CSV

Votre fichier CSV doit inclure les colonnes et propriétés HubSpot suivantes.

Migrer les contrats

Commencer à migrer les contrats, y compris tester la localisation avant de commencer la migration finale.

Test de localisation avant la migration

Si vous offrez des services dans différentes langues et régions, il est recommandé d’effectuer une migration pilote par langue, région et devise. Vous pouvez annuler des factures et résilier des contrats après avoir confirmé que la migration a réussi.

1. Ajoutez les contrats à un fichier CSV. Découvrez-en davantage sur la configuration d’un fichier CSV pour l’import.
2. Débutez et terminez la migration.
3. Attendez que les factures soient générées pour le contrat.
4. Vérifiez l’exactitude de la facture. En savoir plus sur la gestion des factures :
   • Affichez la facture dans un nouvel onglet du navigateur.
   • Télécharger une version PDF de la facture.
   • Envoyez la facture à une adresse e-mail interne.
5. Pour chacun d’eux, vérifiez les libellés, dates, chiffres, symboles monétaires, rendu des caractères, expéditeur, destinataire et liens traduits. 

Remarque : Il s’agit d’un projet pilote de bout en bout et non d’une fonctionnalité de pré-activation en avant-première.

Commencer la migration

Une fois votre fichier CSV configuré, vous pouvez commencer à migrer les contrats vers HubSpot. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Cliquez sur Importer dans l'angle supérieur droit.
3. Dans la section Importer un fichier , cliquez sur Importer des données.
4. Cliquez sur Imports avancés (tous les objets).
5. Sous Objets, cliquez sur Contrats. Les objets de contacts et de lignes de produits sont sélectionnés automatiquement. Vous pouvez également importer d’autres objets (par exemple, des entreprises et des transactions) en même temps. Découvrez-en davantage sur l’import de plusieurs objets.
6. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
7. Cliquez sur le menu déroulant Choisir comment importer des contacts et sélectionnez une option :
   • Créer de nouveaux contacts uniquement : créez de nouvelles fiches d’informations de contact pour les contacts importés.
   • Créer et mettre à jour des contacts existants : créez de nouvelles fiches d’informations de contact lorsqu’un contact n’existe pas dans le CRM. Mettez à jour un contact s’il existe déjà. Si vous sélectionnez cette option, chaque fiche d’informations doit avoir un identifiant unique.
8. Cliquez sur le menu déroulant Choisir comment importer des lignes de produit et sélectionnez Créer uniquement de nouvelles lignes de produit. 

Remarque : sélectionner Créer et mettre à jour pour des lignes de produits sans identifiant unique peut entraîner la fusion de lignes de produits identiques provenant de différents contrats, laissant certains contrats sans leurs produits associés. Il est recommandé de sélectionner Créer de nouvelles lignes de produit pour éviter les fusions.

9. Configurez la manière dont vous voulez importer vos données :
   • Charger un fichier : glissez-déposez ou cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d’import.
   • Copier et coller : cliquez sur Coller directement dans votre feuille de calcul et collez vos données. Les données doivent être copiées à partir d’un fichier de feuille de calcul (par ex., Numbers, Google Sheets).
   • Langue : si vous importez des données dans une langue autre que votre langue par défaut, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la langue des titres de colonnes dans votre fichier et sélectionnez la langue des en-têtes de colonne de vos deux fichiers . La sélection de la langue correcte permet à HubSpot de mieux associer les en-têtes de colonne aux propriétés par défaut existantes. Si aucune correspondance n'est trouvée pour la langue sélectionnée, HubSpot recherchera une propriété en anglais à associer.
10. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
11. Mappez les colonnes du fichier d’import avec les propriétés HubSpot. Découvrez-en davantage sur les mappages de propriétés CSV.
12. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
13. Dans le champ Nom de l’import , saisissez un nom pour l’import.
14. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la base juridique pour le traitement des données de contact et sélectionnez une base juridique. Découvrez-en davantage sur le suivi de la base juridique pour le traitement dans HubSpot.
15. Cliquez sur le menu déroulant Format de date et sélectionnez un format de date.
16. Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez un fuseau horaire.
17. Cliquez sur le menu déroulant Format de nombre et sélectionnez un format de nombre.
18. Sélectionnez la case à cocher Définir ces contacts comme contacts marketing si vous souhaitez interagir avec les contacts importés à l’aide des outils marketing de HubSpot. En savoir plus sur les contacts marketing.
19. Sélectionnez la case à cocher Enrichir les fiches d’informations pour enrichir les fiches d’informations lors de l’import. Découvrez-en davantage sur l’enrichissement des contacts et des entreprises.
20. Dans l’angle inférieur droit, cliquez sur Terminer l’import.
21. Continuez pour terminer la migration.

Examiner les problèmes de formatage

Une fois l’import terminé, les contrats importés sont créés en tant que brouillons. Examinez les problèmes de formatage des contacts et les erreurs de ligne avant de terminer la migration :

Remarque : Ligne de facturation planifiée avec -- car son numéro de facture est une entrée projetée. Les factures générées reçoivent un numéro et sont indexées avec les autres fiches d’informations de facture.

1. Pour nettoyer les problèmes de formatage, sous Nettoyer les données importées , cliquez sur la valeur (par exemple, 1) sous Problèmes de formatage de [Objet].
   
   
   
2. Dans la section Problèmes de formatage, cliquez sur Afficher les problèmes.
   
   
   
3. Dans le tableau, passez en revue les problèmes et les solutions proposées :
   • Pour modifier la correction proposée, dans la colonne Correction proposée , cliquez sur l’icône Modifier et saisissez une nouvelle valeur.
   • Pour accepter tous les correctifs proposés, cliquez sur Tout accepter.
   • Pour rejeter toutes les corrections proposées, cliquez sur Tout rejeter.
   • Pour accepter ou rejeter une solution proposée pour une ligne spécifique, dans la colonne Actions , cliquez sur Accepter ou Rejeter.
   • Pour supprimer la fiche d’informations de l’import, dans la colonne Actions , cliquez sur Plus, puis sélectionnez Supprimer cette fiche d’informations.
4. Retournez à votre import :
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Intégration des données. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Intégration des données.
   • Dans le tableau Surveiller les synchronisations de vos imports & , cliquez sur le nom de l’import.

Terminer la migration

Remarque : Les utilisateurs disposant des autorisations Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer pour les contrats peuvent consulter les contrats qui ont été importés mais qui ne sont pas encore migrés. Les utilisateurs disposant d’autorisations de création, de modification ou de suppression pour les contrats peuvent valider, modifier, migrer et supprimer les brouillons de contrats créés à partir de l’import.

1. Cliquez sur Terminer la migration.
   
   
   
2. Examinez les contrats qui requièrent votre attention. Pour télécharger les erreurs en tant que fichier CSV, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Télécharger les erreurs au format CSV.
3. Pour corriger les erreurs, dans la colonne Erreur , cliquez sur Mettre à jour [propriété].
   
   
   
4. Dans la boîte de dialogue, mettez à jour les propriétés requises, puis cliquez sur Revalider le contrat.
5. Le contrat revalidé passera dans l’onglet Prêt pour la migration .
6. Lorsque vous avez passé en revue les contrats qui requièrent votre attention, cliquez sur l’onglet Prêt pour la migration .
7. Il est recommandé de vérifier les propriétés suivantes des contrats avant de finaliser la migration :
   • Processus de collecte
   • Mode de paiement
   • Dates
   • Associations de produits
   • Lignes de transaction
   • Planifier
   • Configuration fiscale
8. Pour apporter des modifications à la date de début de la facturation ou à l’ID de référence du mode de paiement externe, cliquez sur l’icône Modifier.

Remarque : Vous pouvez mettre à jour le remplacement et la hs_external_payment_method_reference_id de la date de début de la facturation uniquement si le contrat ne comporte aucune facture ou paiement payé.

9. Dans la boîte de dialogue :
   • Dans le champ Remplacement de la date de début de facturation, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date.
   • Dans le champ ID de la méthode de paiement , saisissez un ID de méthode de paiement.
   • Cliquez sur Revalider le contrat.
10. Le contrat passera dans l’onglet Prêt pour la migration une fois revalidé.
    
    
    
11. Dernière étape avant la migration, vérifiez les points suivants :
    1. La dernière facture du contrat hérité.
    2. La première facture HubSpot.
    3. Toutes les créances ouvertes.
    4. Annulation de l’abonnement hérité, le cas échéant.
    5. Dunning.
    6. E-mails de facture.
    7. Vérification de l’intégration comptable. Découvrez-en davantage sur la connexion de QuickBooks Online et Xero à HubSpot. 
12. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Migrer [x] contrats.
    
    
    
13. Dans la boîte de dialogue, passez en revue les conditions de la migration, cochez la case Je comprends et j’accepte , puis cliquez sur Confirmer la migration.
14. Les contrats seront importés et la facturation commencera en fonction du format de migration choisi. Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats.

Dépannage

Passez en revue les erreurs d’import courantes et les étapes pour les résoudre. Si vous rencontrez une autre erreur, vérifiez le formatage de votre fichier CSV et les mappages de propriétés, puis relancez l’import.

ID de méthode de paiement Stripe non valide ou manquant

Cette erreur se produit lorsque l’option Paiements automatiques est sélectionnée comme processus de collecte, mais qu’aucun ID de méthode de paiement Stripe n’a été ajouté au fichier CSV.

Pour résoudre cette erreur :

• Remplacer les saisies de paiements automatiques par des paiements manuels.
• Ajoutez un ID de méthode de paiement Stripe pour les saisies de paiements automatiques dans le fichier CSV.

Dupliquer import_unique_id d’une tentative antérieure

Si un import échoue, HubSpot peut toujours enregistrer les import_unique_id valeurs de l’import ayant échoué.

Pour résoudre cette erreur :

1. Mettez à jour votre fichier CSV avec de nouveaux identifiants.
2. Importer le fichier CSV mis à jour.

Glossaire

Veuillez vérifier les conditions suivantes avant de migrer les contrats vers HubSpot.