BêtaMigrer des contrats vers HubSpot

Migrez les contrats existants d’un système hérité vers HubSpot pour gérer la facturation et le reporting sur les revenus. La migration préserve les méthodes de paiement, l’historique des contrats et les calendriers de facturation futurs. Après la migration, vous pourrez utiliser HubSpot comme centre unique d’informations pour les revenus engagés. Découvrez-en davantage sur l’utilisation des contrats dans HubSpot.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation.

Compréhension des exigences

• Remarque : Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta des migrations de facturation vers des contrats Revenue Hub.

• Votre compte HubSpot doit utiliser Stripe comme option de traitement des paiements. Si vous utilisez l’outil de paiement de HubSpot et que vous souhaitez migrer les moyens de paiement d’un compte Stripe externe vers l’outil de paiement de HubSpot, veuillez remplir ce formulaire.

• Formatez le fichier CSV en fonction du processus de collecte des paiements et de l’option de continuité des revenus que vous sélectionnez. Découvrez comment choisir le format de migration le mieux adapté à votre entreprise.

Comprendre les limites et les considérations

• Si vous utilisez la continuité des revenus, tester l’import dans un environnement de sandbox. Si des données incorrectes sont importées dans votre compte, vous ne pourrez pas corriger les données historiques dans les rapports en cascade MRR.
• Une fois le contrat activé, HubSpot devient le système d’enregistrement pour la facturation. La migration ne peut pas être annulée.
• Toute mise à jour de contrat doit être effectuée dans HubSpot. Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats.
• Après l’activation, vous pouvez mettre à jour le remplacement de la date de début de la facturation et l’ID du mode de paiement uniquement si le contrat n’a pas de factures ou de paiements payés.

Choisissez le format de migration

Avant la migration, sélectionnez un format de migration selon que vous souhaitez que HubSpot gère les contrats après la migration. Le format de migration dépend du processus de collecte et de l’inclusion ou non des événements de modification de contrat historiques (par exemple, mises à niveau ou extensions).

Processus de collecte des paiements

• Paiements manuels : après la migration, les factures sont générées pour que les acheteurs paient manuellement.
• Paiements automatiques : après la migration, les factures sont automatiquement débitées selon un mode de paiement enregistré.

Continuité des revenus

• Aucune continuité de chiffre d’affaires : les contrats sont importés sans événement de modification de chiffre d’affaires.
• Continuité des revenus : utilisez les clés de rampe pour regrouper les lignes de produits en phases et afficher les événements de changement (par exemple, mises à niveau, extensions, rétrogradations) dans la cascade de MRR dans HubSpot. Si vous utilisez la continuité des revenus, tester l’import dans un environnement de sandbox. Si des données incorrectes sont importées dans votre compte, vous ne pourrez pas corriger les données historiques dans les rapports en cascade MRR.

Rampes

Clés de rampe

Les touches de rampe regroupent plusieurs lignes de ligne de produit en phases. Les rangées avec la même clé de rampe sont traitées comme une rampe continue.

Dans HubSpot, chaque phase de rampe génère des événements MRR (par exemple, nouveau contrat, mise à niveau, expansion) au début de chaque phase. La touche de rampe peut être n’importe quelle chaîne de texte (par exemple, ramp-a). La même chaîne doit être partagée sur toutes les lignes de cette rampe.

Structurer une rampe

Pour une migration réussie, structurez-les comme suit :

• Plages de dates qui ne se chevauchent pas : les termes de chaque ligne ne doivent pas se chevaucher avec ceux d’une autre ligne. Si les phases de rampe doivent être continues, chaque phase doit commencer à la fin de la phase précédente.
• Durée par phase : la durée de chaque ligne couvre uniquement cette phase du contrat et non la durée complète du contrat.
• Quantité totale sur chaque ligne : saisissez la quantité totale de la ligne de produit pendant cette phase
• ID d’import de clé de rampe : regroupe les lignes de produit sous la même rampe. Découvrez-en davantage sur la création d’une propriété de rampe personnalisée.

Par exemple, pour un contrat de 12 mois avec une modification de prix après trois mois :

Formats de migration possibles

Préparer la migration

Avant de commencer la migration, configurez votre compte et préparez votre fichier CSV en fonction du format de migration sélectionné.

Créer des propriétés personnalisées

Créez les propriétés personnalisées requises avant d’importer votre fichier .csv. Les propriétés que vous devez créer dépendent du format de migration sélectionné. En savoir plus sur la création de propriétés personnalisées.

Configurer le fichier CSV

Configurez le fichier CSV à utiliser avec l’outil d’import pour migrer les contrats vers HubSpot.

Fichiers d’exemples CSV

Utilisez les exemples de fichiers CSV ci-dessous, en fonction du format de migration que vous utilisez.

Format CSV

Votre fichier CSV doit inclure les colonnes et propriétés HubSpot suivantes.

Commencer la migration

Une fois votre fichier CSV configuré, vous pouvez commencer à migrer les contrats vers HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Cliquez sur Importer dans l'angle supérieur droit.
3. Dans la section Importer un fichier , cliquez sur Importer des données.
4. Cliquez sur Imports avancés (tous les objets).
5. Sous Objets, cliquez sur Contrats. L’objet « lignes de produit » sera sélectionné automatiquement.
6. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
7. Configurez la manière dont vous voulez importer vos données :
   • Charger un fichier : glissez-déposez ou cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d’import.
   • Copier et coller : cliquez sur Coller directement dans votre feuille de calcul et collez vos données. Les données doivent être copiées à partir d’un fichier de feuille de calcul (par ex., Numbers, Google Sheets).
   • Langue : si vous importez des données dans une langue autre que votre langue par défaut, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la langue des titres de colonnes dans votre fichier et sélectionnez la langue des en-têtes de colonne de vos deux fichiers . La sélection de la langue correcte permet à HubSpot de mieux associer les en-têtes de colonne aux propriétés par défaut existantes. Si aucune correspondance n'est trouvée pour la langue sélectionnée, HubSpot recherchera une propriété en anglais à associer.
8. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
9. Mappez les colonnes du fichier d’import avec les propriétés HubSpot. Découvrez-en davantage sur les mappages de propriétés CSV.
10. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.
11. Dans le champ Nom de l’import , saisissez un nom pour l’import.
12. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la base juridique pour le traitement des données de contact et sélectionnez une base juridique. Découvrez-en davantage sur le suivi de la base juridique pour le traitement dans HubSpot.
13. Cliquez sur le menu déroulant Format de date et sélectionnez un format de date.
14. Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez un fuseau horaire.
15. Cliquez sur le menu déroulant Format de nombre et sélectionnez un format de nombre.
16. Sélectionnez la case à cocher Définir ces contacts comme contacts marketing si vous souhaitez interagir avec les contacts importés à l’aide des outils marketing de HubSpot. En savoir plus sur les contacts marketing.
17. Sélectionnez la case à cocher Enrichir les fiches d’informations pour enrichir les fiches d’informations lors de l’import. Découvrez-en davantage sur l’enrichissement des contacts et des entreprises.
18. Dans l’angle inférieur droit, cliquez sur Terminer l’import.

Dépannage

Passez en revue les erreurs d’import courantes et les étapes pour les résoudre. Si vous rencontrez une autre erreur, vérifiez le formatage de votre fichier CSV et les mappages de propriétés, puis relancez l’import.

Remplacement de la date de début de la facturation dans le passé

L’erreur Remplacement de la date de début de la facturation dans le passé se produit lorsque la date de début de facturation d’une ligne de produit dans le CSV est passée.

Pour résoudre cette erreur :

1. Mettez à jour toutes les dates de facturation à une date ultérieure.
2. Enregistrez le fichier CSV et recommencez l’import.

ID de méthode de paiement Stripe non valide ou manquant

Cette erreur se produit lorsque l’option Paiements automatiques est sélectionnée comme processus de collecte, mais qu’aucun ID de méthode de paiement Stripe n’a été ajouté au fichier CSV.

Pour résoudre cette erreur :

• Remplacer les saisies de paiements automatiques par des paiements manuels.
• Ajoutez un ID de méthode de paiement Stripe pour les saisies de paiements automatiques dans le fichier CSV.

Dupliquer import_unique_id d’une tentative antérieure

Si un import échoue, HubSpot peut toujours enregistrer les import_unique_id valeurs de l’import ayant échoué.

Pour résoudre cette erreur :

1. Mettez à jour votre fichier CSV avec de nouveaux identifiants.
2. Importer le fichier CSV mis à jour.

Glossaire

Veuillez vérifier les conditions suivantes avant de migrer les contrats vers HubSpot.