测试版将合同迁移到 HubSpot

摘要

将现有合同从旧系统迁移到 HubSpot，以便管理计费、开票和收入报表。迁移过程将保留支付方式、合同历史记录以及未来的计费计划。迁移完成后，您可以将 HubSpot 作为已确认收入的集中式权威数据源。了解有关 在 HubSpot 中使用合同的更多信息。

开始之前

在开始使用该功能之前，请务必充分了解应提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用该功能的潜在后果。

了解要求

• 如果您是 超级管理员，可以将您的账户加入“ 将计费迁移至 Revenue Hub 合同” 测试版。

• 您的 HubSpot 账户必须将 Stripe 设为支付处理选项。如果您正在使用 HubSpot 支付服务 ，并希望将支付方式从外部 Stripe 账户迁移至 HubSpot 支付服务，请填写 此表单。

• 请根据您选择的收款流程和收入连续性选项来格式化 CSV 文件。进一步了解如何 选择最适合您企业的迁移格式。

了解局限性和注意事项

• 如果使用 收入连续性功能，请在 沙盒环境中测试导入操作。如果导入到您账户中的数据有误，您将无法更正MRR瀑布图报告中的历史数据。
• 合同一经激活，HubSpot 即成为计费的记录系统。迁移操作无法撤销。任何合同更新都必须在 HubSpot 中进行。了解有关 查看和管理合同的更多信息。
• 迁移不会停止旧系统中的计费。

选择迁移格式

在迁移之前，请根据您希望 HubSpot 在迁移后如何管理合同，选择相应的迁移格式。迁移格式取决于数据采集过程，以及您是否希望包含历史合同变更事件（例如，合同范围的扩大和缩小）。

收款流程

• 手动支付： 迁移完成后，系统会生成发票，供买家手动支付。
• 自动付款： 迁移完成后，系统将使用存档的付款方式自动扣款。

收入的连续性

• 收入连续性缺失： 导入的合同中未包含收入变更事件。
• 收入连续性： 使用 “增长曲线键 ”将明细项目分组为不同阶段，并在 HubSpot 的 MRR 瀑布图中显示变化事件（例如扩张和收缩）。
  • 收入连续性功能用于保存经常性收入变动事件，以便进行报告。它不会重新生成历史发票或付款记录。
  • 如果使用收入连续性功能，请在 沙盒环境中测试导入操作。
  • 如果导入到您账户中的数据有误，您只能通过删除与错误数据相关的合同，然后重新导入该合同，来更正 MRR 水fall 报告中的历史数据。

坡道

坡道键

“阶段”键将多个明细行分组为各个阶段。具有相同ramp键的行代表一个随时间变化的连续周期性数据流。

在 HubSpot 中，每个增长阶段在开始时都会触发 MRR 事件（例如：新业务、业务扩展、业务缩减）。ramp 键可以是任意文本字符串（例如， ramp-a）。同一条坡道的每个阶段都使用相同的绳索。

坡道的结构设计

要成功迁移坡道，请按以下方式进行结构设计：

• 每个周期性流使用一个坡度键： 将同一个坡度键分配给单一产品或服务的所有阶段。
• 对于连续的阶段，请使用相同的键： 如果同一产品或服务的两个阶段依次出现，请为这两个阶段使用相同的递增键。
• 对同时推出的产品使用不同的指标： 如果多个产品或服务在同一时期内独立地逐步推广，请为每个产品或服务分配一个不同的 ramp_key_import_id。
• 对于固定产品，请将该字段留空： 如果产品或服务在合同期间内保持不变，请将 ramp_key_import_id 字段留空。
• 请使用互不重叠的日期范围： 具有相同ramp键的行，其日期范围不能重叠。对于连续阶段，每个阶段应在上一阶段结束时开始。
• 请输入每个阶段的总计： 每行必须包含该阶段的总 数量或总金额，而非与上一阶段相比的变化量。例如，如果数量从1增加到2，请输入 2 ，而非 1。
• 使用坡道键导入 ID 来分组阶段： 在 ramp_key_import_id 同一递增计划中的所有明细行中输入相同的值。了解有关 创建自定义坡道属性的更多信息。

例如，对于一份为期12个月、且在第3个月后价格发生变动的合同：

可能的迁移格式

月度和季度账单导入示例

了解在导入后，系统如何根据合同生效日期、行项目起始日期、合同期限以及计费起始日期覆盖设置，对月度合同和季度合同进行计费。

属性定义

月度和季度示例

当计费起始日期覆盖设置落在两个周期日期之间时，HubSpot 会跳过该覆盖设置后的下一个计划周期日期。节拍锚点（明细行起始日期）绝不会被移动。

迁移的生命周期

请参阅以下合同迁移的完整生命周期：

为迁移做好准备

在开始迁移之前，请根据 所选的迁移格式设置您的账户并准备好 CSV 文件。

创建自定义属性

在导入 CSV 文件之前，请先创建所需的自定义属性。需要创建的属性取决于所选的 迁移格式。了解有关 创建自定义属性的更多信息。

配置 CSV 文件

配置用于导入工具的CSV文件，以便将合同迁移到HubSpot。在下面，您可以查看特定 CSV 字段的导入行为，下载示例 CSV 文件，并参考合同导入 CSV 文件的格式要求。

明细项目类型

导入合同时，CSV 文件中的每一行将根据 “产品” 字段是否已填写，被视为两种明细行类型之一。

• 基于产品： Product 字段包含现有 HubSpot 产品的记录 ID。如果 CSV 文件中任何受支持的字段（例如定价模型、 层级、价格、期限、计费频率或税种）留空，则该行将从关联的产品中继承这些值。

• 独立部署：产品 字段 留空。该行仅使用 CSV 文件中提供的值，且 “ ”项未与您产品目录中的任何产品相关联。

请注意： 如果某条与产品关联的记录引用了周期性产品，但未填写周期性字段，则该记录可能会继承该产品的周期性计费频率配置，即使该笔收费本意是一次性的。

长期合同

“永久性 定期项目”具有定期计费频率，且无合同期限。该服务将自动续订，直至取消，且无定期计费截止日期。在合同有效期间，将按照既定的计费周期继续进行计费，直至合同被 取消 或 终止。合同到期日、TCV 和 ACV 可以留空，而 当前 MRR 和 当前 ARR 仍会进行计算。

定价模式

导入合同时，根据 “单价” 字段是否已填写，系统可能会应用现有的定价模型和分级。

• 如果 “产品” 字段包含有效的 HubSpot 产品记录 ID，且“单价” 字段为空，则导入的产品将采用现有的定价模型和价格档位。
• 如果 “产品” 字段包含有效的 HubSpot 产品记录 ID，且 “单价” 字段已填写，则该行将保留其产品关联，并将输入的金额作为固定价格使用。该产品的现有定价模式和等级均未作调整。

付款条款

导入合同时，如果您未在 CSV 文件中添加hs_net_payment_terms 发票属性 ，则净付款期限将默认为 0 （收到后立即付款），无论您的账户 发票默认设置如何。若要使用不同的付款条款，请在 CSV 文件中包含该属性并设置所需值（例如，将值设为0 表示发票在收到时即到期）。将该值设为30 ，将使发票的付款期限设定为“30天净额”）。

销售税自动计算

如果您位于美国或加拿大，且希望自动计算销售税，请在导入合同之前，在账户设置中 配置自动销售税 功能。

CSV示例文件

请参考下面的示例 CSV 文件来指导您的迁移工作。

请注意：CSV 文件仅供示例参考。请替换 CSV 文件中的示例日期、标识符、产品 ID、联系人、金额、货币以及任何 import_unique_id 条目。在继续进行迁移之前，请验证已映射的属性和 草稿。

CSV 格式

您的 CSV 文件应包含以下列和 HubSpot 属性。

迁移合同

开始迁移合同，并在正式开始最终迁移之前测试本地化情况。

迁移前的本地化测试

如果您面向不同语言和地区的客户提供服务，建议按语言、地区和货币分别进行试点迁移。在确认迁移成功后，您可以 作废发票 并 终止合同 。

1. 将合同添加到 CSV 文件中。了解有关 配置 CSV 文件以供导入的更多信息。
2. 启动 并 完成 迁移。
3. 请等待该合同的发票生成。
4. 请核对发票是否准确无误。了解有关 发票管理的更多信息：
   • 在新的浏览器标签页中查看发票。
   • 下载发票的PDF文件。
   • 将发票发送至公司内部邮箱。
5. 对于每一项，请核对翻译后的标签、日期、数字、货币符号、字符显示、发件人、收件人以及链接。 

请注意： 这是一项端到端的试点项目，而非激活前的预览功能。

开始迁移

配置好 CSV 文件后，您就可以开始将合同迁移到 HubSpot 了。 

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到收入 > 合同。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到收入 > 合同。
2. 在右上方，单击 导入。
3. 在 导入文件 部分，单击 导入数据。
4. 单击 高级导入（所有对象）。
5. 在 “对象”下，点击 “合同”。“联系人”和“明细行”对象会自动被选中。您还可以同时导入其他对象（例如，公司和交易）。了解有关 导入多个对象的更多信息。
6. 在右下角单击 " 下一步"。
7. 点击 “选择联系人导入方式”下拉 菜单，然后选择一个选项：
   • 仅创建新联系人： 为导入的联系人创建新的联系人记录。
   • 创建和更新现有联系人：当CRM中不存在该联系人时，创建新的联系人记录。如果联系人已存在，则更新该联系人。如果选择此选项，每条记录都必须具有唯一的标识符。
8. 点击“选择如何导入明细行 ”下拉菜单，然后选择 “仅创建新明细行”。 

请注意： 对 没有唯一标识符的明细行 选择“创建并更新” 可能会导致来自不同合同的相同明细行合并，从而导致某些合同失去其关联的产品。建议选择“创建新明细行 ”，以避免合并。

9. 配置导入数据的方式：
   • 上传文件： 拖放，或点击 “选择文件”，然后选择要导入的文件。
   • 复制并粘贴： 直接从电子表格中 点击 “粘贴 ”，然后粘贴您的数据。数据必须从电子表格文件（如 Numbers、Google Sheets）中复制。
   • 语言： 如果您导入的数据语言与默认语言不同，请点击 “选择文件中列标题的语言 ”下拉菜单，然后选择相应语言。选择正确的语言可以让 HubSpot 将列标题与现有默认属性更好地匹配。如果所选语言中没有匹配项，HubSpot 将搜索英文属性进行匹配。
10. 在右下角单击 " 下一步"。
11. 将导入文件中的列映射到 HubSpot 属性。了解有关 CSV 属性映射的更多信息。
12. 在右下角单击 " 下一步"。
13. 在 “导入名称 ”字段中，输入该导入的名称。
14. 点击 “选择处理联系人数据的法律依据 ”下拉菜单，然后选择一项法律依据。了解有关 在 HubSpot 中追踪数据处理法律依据的更多信息。
15. 单击 “日期格式 ”下拉菜单，然后选择一种日期格式。
16. 点击 “时区 ”下拉菜单，然后选择一个时区。
17. 单击 “数字格式 ”下拉菜单，然后选择一种数字格式。
18. 如果您希望使用 HubSpot 的营销工具与导入的联系人进行互动，请勾选 “将这些联系人设为营销联系人 ”复选框。了解有关 营销联系人的更多信息。
19. 选中 “丰富记录 ”复选框，以便在导入过程中丰富记录。了解更多关于 联系人和公司丰富的信息。
20. 在右下角，单击 完成导入。
21. 继续 完成迁移。

查看格式设置问题

单击 完成导入后，导入的合同将作为合同草案创建。在完成迁移之前，请查看工单格式问题和行错误：

请注意： 预定账单行带有 - ，因为其发票编号是预计条目。生成的发票会收到一个编号，并与其他发票记录建立索引。

1. 要清理格式问题，请在 清理导入的数据 下单击 [对象]格式问题下的 值 （例如 1 ）。
   
   
   
2. 在 “格式问题”下，点击“查看问题”。
   
   
   
3. 请在表格中查看相关问题及建议的解决方案：
   • 要编辑建议的修复方案，请在 “建议的修复方案 ”列中单击“编辑”图标，然后输入新值。
   • 要接受所有建议的修复方案，请点击“全部接受”。
   • 若要拒绝所有建议的修复方案，请点击“全部拒绝”。
   • 要接受或拒绝针对某一行提出的修正建议，请在“操作” 列中单击“接受” 或“拒绝”。
   • 若要从导入数据中删除该记录，请在“操作” 列中单击“更多”，然后选择“删除此记录”。
4. 返回您的导入页面：
   • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据集成。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到数据管理 > 数据集成。
   • 在 “监控您的导入” & 同步 表中，点击导入名称。

完成迁移

请注意： 拥有 合同“查看”、“创建”、“编辑”或“删除”权限 的用户可以查看已导入但尚未迁移的合同。拥有 合同“创建”、“编辑”或“删除”权限 的用户可以 对 通过导入生成的合同草稿进行验证、编辑、迁移和删除。

1. 点击 “完成迁移”。
   
   
   
2. 审查需要关注的合同。若要以 CSV 文件格式下载错误信息，请在右上角点击 “下载错误信息为 CSV”。
3. 要更正这些错误，请在 “错误 ”列中单击“更新 [属性]”。 
   
   
   
4. 在对话框中，更新所需的 属性，然后单击“重新验证合同”。
5. 经过重新验证的合同将移至“已准备好迁移 ”选项卡。
6. 在您审查完所有需要关注的合同后，请点击“准备迁移 ”选项卡。
7. 在最终确定迁移之前，建议检查合约的以下属性：
   • 催收流程
   • 付款方式
   • 日期
   • 产品关联
   • 细列项目
   • 日程安排
   • 税务配置
8. 若要修改账单起始日期或外部支付方式的参考ID，请点击“ ”编辑图标。

请注意： 只有当合同中没有已付款的发票或付款记录时，才可更新 “账单起始日期覆盖 ”和 “hs_external_payment_method_reference_id”。

9. 在对话框中：
   • 在 “账单起始日期覆盖”字段下，点击日期选择器 并选择一个日期。
   • 在“支付方式 ID”字段中 ，输入一个支付方式 ID。
   • 点击“重新验证合同”。
10. 合同经过重新验证后，将移至“准备迁移 ”选项卡。
    
    
    
11. 作为迁移前的最后一步，请检查以下内容：
    1. 旧合同中的最后一张发票。
    2. 第一张 HubSpot 发票。
    3. 任何未结清的应收款项。
    4. 如适用，取消旧版订阅。
    5. 敦宁。
    6. 发票邮件。
    7. 会计整合验证。了解有关将 QuickBooks Online 和 Xero 连接到 HubSpot 的更多信息。 
12. 在右上角，点击“迁移 [x] 份合同”。
    
    
    
13. 在对话框中，请阅读迁移条款，选中“我已阅读并同意 ”复选框，然后单击“确认迁移”。
14. 系统将根据 所选的迁移格式导入合同，并开始计费。了解有关 查看和管理合同的更多信息。

故障排除

回顾常见的导入错误及其解决步骤。如果您遇到其他错误，请检查 CSV 文件的格式和属性映射，然后重试导入。

Stripe 支付方式 ID 无效或缺失

当选择“自动支付”作为收款方式，但 CSV 文件中未添加 Stripe 支付方式 ID 时，会出现此错误。

要解决此错误，请执行以下任一操作：

• 将自动付款条目更改为手动付款。
• 在 CSV 文件中添加一个 Stripe 支付方式 ID，用于自动生成支付记录。

从之前的尝试中导入了重复的 import_unique_id

如果导入失败，HubSpot 仍可能会记录 import_unique_id 来自该失败导入的值。

要解决此错误：

1. 请在 CSV 文件中更新新的 ID。
2. 导入更新后的 CSV 文件。

术语表

在将合同迁移到 HubSpot 之前，请仔细阅读以下条款。