TestversionÖverföra avtal till HubSpot

Sammanfattning

Flytta befintliga avtal från ett äldre system till HubSpot för att hantera fakturering och intäktsrapportering. Vid migreringen bevaras betalningsmetoder, avtalshistorik och framtida faktureringsscheman. Efter migreringen kan du använda HubSpot som den centrala källan till korrekta uppgifter om bekräftade intäkter. Läs mer om hur du använder avtal i HubSpot.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med den här funktionen bör du se till att du är helt införstådd med vilka åtgärder som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och eventuella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Om du är superadmin kan du registrera ditt konto i betaversionen av ”Billing Migrations onto Revenue Hub Contracts ”.

• Ditt HubSpot-konto måste använda Stripe som betalningsleverantör. Om du använder Hubspot-betalningar och vill flytta betalningsmetoder från ett externt Stripe-konto till Hubspot-betalningar, fyll i det här formuläret.

• Formatera CSV-filen utifrån den process för betalningsinkassering och det alternativ för intäktskontinuitet som du väljer. Läs mer om hur du väljer det migreringsformat som passar bäst för ditt företag.

Förstå begränsningar och överväganden

• Om du använder intäktskontinuitet bör du testa importen i en sandlåda. Om felaktiga uppgifter importeras till ditt konto kan du inte korrigera historiska uppgifter i MRR-vattenfallsrapporterna.
• När ett avtal har aktiverats blir HubSpot det system där faktureringen registreras. Flytten kan inte ångras. Alla uppdateringar av avtal måste göras i HubSpot. Läs mer om hur du visar och hanterar avtal.
• Migreringen innebär inte att faktureringen i det gamla systemet upphör.

Välj migreringsformat

Innan migreringen påbörjas ska du välja ett migreringsformat utifrån hur du vill att HubSpot ska hantera avtalen efter migreringen. Migreringsformatet beror på insamlingsprocessen och på om du vill inkludera historiska händelser som rör avtalsändringar (t.ex. utvidgningar och inskränkningar).

Processen för betalningsinkasso

• Manuella betalningar: Efter migreringen skapas fakturor som köparna kan betala manuellt.
• Automatiska betalningar: Efter migreringen debiteras fakturorna automatiskt via den betalningsmetod som finns registrerad.

Intäktskontinuitet

• Ingen intäktskontinuitet: avtalen importeras utan händelser som påverkar intäkterna.
• Intäktskontinuitet: Använd rampnycklar för att gruppera radobjekt i faser och visa förändringshändelser (t.ex. expansioner och nedgångar) i MRR-vattenfallet i HubSpot.
  • Intäktskontinuitet bevarar händelser som påverkar återkommande intäkter för rapporteringsändamål. Det återskapar inte historiska fakturor eller betalningar.
  • Om du använder intäktskontinuitet bör du testa importen i en sandlåda.
  • Om felaktiga uppgifter importeras till ditt konto kan du endast korrigera historiska uppgifter i MRR-vattenfallsrapporter genom att radera det avtal som är kopplat till de felaktiga uppgifterna och sedan importera det på nytt.

Rampar

Rampknappar

Rampnycklar grupperar flera radobjekter med enskilda poster i faser. Rader med samma rampnyckel representerar en sammanhängande, återkommande ström som förändras över tid.

I HubSpot genererar varje uppbyggnadsfas MRR-händelser (t.ex. nya affärer, expansion, nedgång) när respektive fas inleds. Rampnyckeln kan vara vilken textsträng som helst (t.ex. ramp-a). Använd samma sträng för varje fas i samma ramp.

Utformning av en ramp

För att migrera ramper på ett framgångsrikt sätt bör du strukturera dem enligt följande:

• Använd en rampnyckel för varje återkommande ström: tilldela samma rampnyckel till alla faser av en enskild produkt eller tjänst.
• Använd samma nyckel för på varandra följande faser: om en fas följer på en annan för samma produkt eller tjänst, använd samma rampnyckel för båda faserna.
• Använd olika nycklar för parallella produkter: om flera produkter eller tjänster lanseras oberoende av varandra under samma period, tilldela var och en en egen ramp_key_import_id.
• Lämna fältet tomt för fasta produkter: om en produkt eller tjänst inte ändras under avtalstiden ska du lämna ramp_key_import_id fältet tomt.
• Använd datumintervall som inte överlappar varandra: datumintervallen för rader med samma rampnyckel får inte överlappa varandra. För kontinuerliga faser ska varje fas påbörjas när den föregående fasen avslutas.
• Ange det totala läget för varje fas: varje fasrad måste innehålla den totala kvantiteten eller det totala värdet för den fasen, inte förändringen jämfört med föregående fas. Om antalet till exempel ökar från ett till två, ange 2 för den andra fasen, inte 1.
• Använd import-ID:t för rampnyckeln för att gruppera faser: ange samma värde i ramp_key_import_id för alla radobjekter i samma ramp. Läs mer om hur man skapar en anpassad rampegenskap.

Till exempel för ett 12-månadersavtal med prisändring efter tre månader:

Möjliga migreringsformat

Exempel på import av månads- och kvartalsfakturor

Få en förståelse för hur månads- och kvartalsavtal faktureras efter importen, utifrån avtalets ikraftträdandedatum, startdatum för radobjekt, avtalstid och eventuella ändringar av faktureringsstartdatum.

Definitioner av egenskaper

Exempel på månads- och kvartalsrapporter

När det manuellt angivna startdatumet för fakturering infaller mellan två återkommande datum hoppar HubSpot över till nästa schemalagda återkommande datum efter det manuellt angivna datumet. Kadensankaret (startdatum för radobjekt) flyttas aldrig.

Iden for en migrations livscykel

I denna granskning kan du se hela livscykeln för en avtalsmigrering:

Förbered dig inför migreringen

Innan du påbörjar migreringen ska du skapa ditt konto och förbereda din CSV-fil utifrån det valda migreringsformatet.

Skapa anpassade egenskaper

Skapa de anpassade egenskaperna som behövs innan du importerar din CSV-fil. Vilka egenskaper du behöver skapa beror på vilket migreringsformat du har valt. Läs mer om hur man skapar anpassade egenskaper.

Konfigurera CSV-filen

Konfigurera CSV-filen som ska användas med importverktyget för att överföra avtal till HubSpot. Nedan kommer en granskning av hur olika CSV-fält hanteras vid import, du kan ladda ner exempel på CSV-filer och se hur en CSV-fil för import av avtal ska formateras.

Radobjekte

När du importerar avtal behandlas varje rad i din CSV-fil som ett av två typer av radobjekter, beroende på om fältet ”Produkt” är ifyllt.

• Produktbaserad: Fältet ”Produkt” innehåller register-ID för en befintlig HubSpot-produkt. Om något av de fält som stöds (t.ex. prismodell, nivåer, pris, löptid, faktureringsfrekvens eller skattekategori) lämnas tomma i CSV-filen, ärver raden dessa värden från den länkade produkten.

• Fristående: F ält et ” ” lämnas tomt. Raden använder endast de värden som anges i CSV-filen, och radobjektet ” ” är inte kopplat till någon produkt i ditt sortiment.

Observera: om en rad som är kopplad till en produkt hänvisar till en återkommande produkt men fälten för återkommande fakturering lämnas tomma, kan den ärva produktens inställningar för återkommande faktureringsfrekvens, även om avgiften var avsedd att vara engångsbetalning.

Långsiktiga avtal

En återkommande radobjekt av typen ”evergreen” har en återkommande faktureringsfrekvens och ingen löptid. Den genomförs automatiskt tills den sägs upp och har inget slutdatum för återkommande fakturering. Så länge avtalet gäller fortsätter faktureringen enligt den angivna faktureringsfrekvensen tills avtalet sägs upp eller avslutas. Avtalets slutdatum, TCV och ACV kan lämnas tomma, medan nuvarande MRR och nuvarande ARR fortfarande beräknas.

Prissättningsmodeller

Vid import av avtal kan befintliga prismodeller och nivåer tillämpas, beroende på om fältet ”Enhetspris” är ifyllt.

• Om fältet ”Produkt” innehåller ett giltigt produkt-ID från HubSpot och fältet”Enhetspris” är tomt, använder den importerade produkten den befintliga prismodellen och nivåerna.
• Om fältet ”Produkt” innehåller ett giltigt produkt-ID från HubSpot och fältet ”Enhetspris” är ifyllt behåller raden sin produktkoppling och använder den angivna summan som ett fast pris. De befintliga prismodellerna och nivåerna för produkten ändras inte.

Betalningsvillkor

Om du vid import av avtal inte lägger till fakturaegenskapen hs_net_payment_terms i din CSV-fil, kommer nettobetalningsvillkoret automatiskt att sättas till 0 (Betalning vid mottagande), oavsett vilka standardinställningar som gäller för fakturor på ditt konto. Om du vill använda andra betalningsvillkor ska du lägga till egenskapen i din CSV-fil med önskat värde (t.ex. med värdet0 ställs fakturorna in så att de förfaller vid mottagandet). Ett värde på30 skulle innebära att fakturorna får betalningsvillkoret ”netto 30”).

Automatiserad moms för försäljning

Om du är baserad i USA eller Kanada och vill beräkna moms automatiskt bör du ställa in automatisk momsberäkning i dina kontoinställningar innan du importerar avtal.

Exempel på CSV-filer

Använd CSV-exempelfilerna nedan som vägledning vid migreringen.

Observera: CSV-filerna är endast avsedda som exempel. Ersätt exempeldatum, identifierare, produkt-ID:n, kontaktuppgifter, summa, valutor och eventuella post med ”import_unique_id” i CSV-filen. Kontrollera de mappade egenskaperna och utkasten innan du fortsätter med migreringen.

CSV-format

Din CSV-fil bör innehålla följande kolumner och HubSpot-egenskaper.

Flytta avtal

Påbörja migreringen av avtalen, inklusive testning av lokaliseringen, innan den slutgiltiga migreringen inleds.

Lokaliseringstestning före migreringen

Om du betjänar kunder på olika språk och i olika regioner rekommenderas det att genomföra en pilotmigrering per språk, region och valuta. Du kan annullera fakturor och avsluta avtal efter att du har bekräftat att migreringen har genomförts framgångsrikt.

1. Lägg till kontrakten i en CSV-fil. Läs mer om hur du konfigurerar en CSV-fil för import.
2. Starta och slutför migreringen.
3. Vänta tills fakturorna för avtalet har skapats.
4. Kontrollera att fakturan stämmer. Läs mer om hur du hanterar fakturor:
   • Öppna fakturan i en ny flik i webbläsaren.
   • Ladda ner fakturan som PDF-fil.
   • Skicka fakturan till en intern e-postadress.
5. Kontrollera för varje enskilt fall översatta etiketter, datum, siffror, valutasymboler, teckenåtergivning, avsändare, mottagare och länkar. 

Observera: detta är ett pilotprojekt som omfattar hela processen, inte en förhandsvisningsfunktion inför aktivering.

Starta migreringen

När du har konfigurerat din CSV-fil kan du börja överföra avtal till HubSpot. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på Import uppe till höger.
3. I avsnittet Importera en fil klickar du på Import data.
4. Klicka på Avancerad import (alla objekt).
5. Klicka på ”Avtal” under ”Objekt”. Objekten ”kontakter” och ”radobjekter” markeras automatiskt. Du kan också importera andra objekt (t.ex. företag och affärer) samtidigt. Läs mer om hur man importerar flera objekt.
6. Klicka på Nästa längst ned till höger.
7. Klicka på rullgardinsmenyn ”Välj hur du vill importera kontakter” och välj ett alternativ:
   • Endast skapa nya kontakter: skapa nya kontaktregister för de importerade kontakterna.
   • Skapa och uppdatera befintliga kontakter: skapanya kontaktregister när en kontakt inte finns i CRM-systemet. Uppdatera en kontakt om den redan finns. Om du väljer det här alternativet måste varje register ha en unik identifierare.
8. Klicka på rullgardinsmenyn”Välj hur du vill importera radobjekt ” och välj ”Skapa endast nya radobjekt”. 

Observera: Om du väljer”Skapa och uppdatera” för radobjekter utan unik identifierare kan det leda till att identiska radobjekter från olika avtal slås samman, vilket innebär att vissa avtal kan förlora sina tillhörande produkter. Det rekommenderas att välja”Skapa nya radobjekt” för att undvika sammanfogning.

9. Konfigurera hur du vill importera dina data:
   • Ladda upp en fil: dra och släpp, eller klicka på ”Välj en fil” och välj sedan den fil du vill importera.
   • Kopiera och klistra in: klicka på ”Klistra in” direkt från ditt kalkylblad och klistra in dina data. Data måste kopieras från en kalkylbladsfil (t.ex. Numbers, Google Sheets).
   • Språk: Om du importerar data på ett annat språk än ditt standardspråk, klicka på rullgardinsmenyn ”Välj språk för kolumnrubrikerna i din fil” och välj språk. Genom att välja rätt språk kan HubSpot bättre matcha dina kolumnrubriker med befintliga standardegenskaper. Om det inte finns någon matchning på ditt valda språk kommer HubSpot att söka efter en engelsk egenskap att matcha.
10. Klicka på Nästa längst ned till höger.
11. Koppla kolumnerna i importfilen till HubSpot-egenskaper. Läs mer om CSV-egenskapskartläggningarna.
12. Klicka på Nästa längst ned till höger.
13. I fältet ”Importnamn” anger du ett namn för importen.
14. Klicka på rullgardinsmenyn ”Välj rättslig grund för behandling av kontaktens uppgifter” och välj en rättslig grund. Läs mer om spårningen av den rättsliga grunden för behandlingen i HubSpot.
15. Klicka på rullgardinsmenyn ”Datumformat” och välj ett datumformat.
16. Klicka på rullgardinsmenyn ”Tidszon” och välj en tidszon.
17. Klicka på rullgardinsmenyn ”Talformat” och välj ett talformat.
18. Markera kryssrutan ”Ange dessa kontakter som kontakter för marknadsföring ” om du vill använda HubSpots verktyg för marknadsföring för att engagera de importerade kontakterna. Läs mer om kontakter för marknadsföring.
19. Markera kryssrutan ”Berika poster” för att berika registerna under importen. Läs mer om kontakt- och företagsutökning.
20. Klicka på ”Avsluta import” längst ned till höger.
21. Fortsätt för att slutföra migreringen.

Granskning av formateringsproblem

När du har klickat på ”Avsluta import” skapas de importerade avtalen som avtalsutkast. Granskning av eventuella formateringsfel i kontakterna och fel i raderna innan du slutför migreringen:

Observera: en planerad faktureringsrad med -- som fakturanummer är en preliminär post. Genererade fakturor tilldelas ett nummer och indexeras tillsammans med övriga fakturaposter.

1. För att åtgärda formateringsfel klickar du, under ”Rensa upp importerade data ”, på värdet (t.ex. 1) under ”Formateringsfel i [Objekt]”.
   
   
   
2. Under ”Formateringsproblem” klickar du på”Visa problem”.
   
   
   
3. Granskning av problemen och de föreslagna lösningarna i tabellen:
   • Om du vill redigera den föreslagna åtgärden klickar du påredigeringsikonen i kolumnen ”Föreslagen åtgärd” och anger ettnytt värde.
   • Klicka på”Godkänn alla” för att godkänna alla föreslagna korrigeringar.
   • Om du vill avvisa alla föreslagna korrigeringar klickar du på”Avvisa alla”.
   • För att godkänna eller avvisa ett föreslaget korrigering för en enskild rad klickar du påGodkänn ellerAvvisa i kolumnenÅtgärder .
   • Om du vill ta bort registret från importen klickar du på”Mer” i kolumnen”Åtgärder ” och väljer sedan”Ta bort det här registret”.
4. Gå tillbaka till din import:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Dataintegration. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Data Integration.
   • I tabellen ”Synkronisera dina importer ” på sidan ”Övervaka dina importer” ( & ) klickar du påimportnamnet.

Slutför migreringen

Observera: Användare med behörigheter att visa, skapa, redigera eller ta bort avtal kan se avtal som har importats men som ännu inte har migrerats. Användare med behörigheterna Skapa, Redigera eller Ta bort för avtal kan godkänna, redigera, migrera och ta bort de avtalsutkast som skapats genom importen.

1. Klicka på ”Slutför migreringen”.
   
   
   
2. Utför granskning av de avtal som kräver uppmärksamhet. För att ladda ner felrapporterna som en CSV-fil klickar du på ”Ladda ner felrapporter som CSV” uppe till höger.
3. För att rätta till felen klickar du på”Uppdatera [egenskap]” i kolumnen ”Fel ”. 
   
   
   
4. Uppdatera de nödvändiga egenskaperna i dialogrutan och klicka sedan på”Validera avtalet på nytt”.
5. Det omvaliderade avtalet flyttas till fliken”Klar för migrering ”.
6. När du har genomfört granskningen av de avtal som kräver åtgärder klickar du på fliken”Redo för migrering ”.
7. Det rekommenderas att du genomför en granskning av följande egenskaper hos kontrakten innan du slutför migreringen:
   • Inkassering
   • Betalningssätt
   • Datum
   • Produktkopplingar
   • Radobjekt
   • Schema
   • Skatteinställningar
8. Om du vill ändra faktureringsstartdatumet eller referens-ID:t för den externa betalningsmetoden klickar du på redigeringsikonen ” ”.

Observera: Du kan endast uppdatera ”Billing Start Date Override” och ”hs_external_payment_method_reference_id”om avtalet inte har några betalda fakturor eller betalningar.

9. I dialogrutan:
   • I fältet ”Överskriv startdatum för fakturering” klickar du pådatumväljaren och väljer ettdatum.
   • Ifältet ”Betalningsmetod-ID ” anger du ettbetalningsmetod-ID.
   • Klicka på”Bekräfta avtalet på nytt”.
10. Kontraktet flyttas till fliken”Redo för migrering ” när det har validerats på nytt.
    
    
    
11. Som ett sista steg inför migreringen bör du genomföra en granskning av följande:
    1. Den sista fakturan från det gamla avtalet.
    2. Den första fakturan från HubSpot.
    3. Eventuella utestående fordringar.
    4. Uppsägning av äldre prenumerationer där så är tillämpligt.
    5. Påminnelse.
    6. E-postmeddelanden med fakturor.
    7. Kontroll av integrationen med redovisningssystemet. Läs mer om hur du ansluter QuickBooks Online och Xero till HubSpot. 
12. Klicka på”Migrera [x] avtal” uppe till höger.
    
    
    
13. I dialogrutan ska du genomföra granskningen av villkoren för migreringen, markera kryssrutan”Jag förstår och godkänner ” och sedan klicka på”Bekräfta migrering”.
14. Avtalen importeras och faktureringen påbörjas, beroende på vilket migreringsformat som valts. Läs mer om hur du visar och hanterar avtal.

Felsökning

Granskning av vanliga importfel och hur man åtgärdar dem. Om du stöter på ett annat fel bör du genomföra en granskning av formateringen av CSV-filen och egenskapskartläggningarna och sedan försöka importera igen.

Ogiltigt eller saknat ID för Stripe-betalningsmetod

Det här felet uppstår när alternativet ”automatiska betalningar” har valts som inkasseringsmetod, men ett Stripe-betalnings-ID inte har lagts till i CSV-filen.

För att åtgärda detta fel kan du göra något av följande:

• Ändra poster för automatiska betalningar till manuella betalningar.
• Lägg till ett Stripe-betalningsmetod-ID för automatiska betalningsposter i CSV-filen.

Duplikat av import_unique_id från ett tidigare försök

Om en import misslyckas kan HubSpot ändå registrera import_unique_id värdena från den misslyckade importen.

Så här åtgärdar du felet:

1. Uppdatera din CSV-fil med nya ID-nummer.
2. Importa den uppdaterade CSV-filen.

Ordlista

Utför granskning av följande villkor innan du överför avtal till HubSpot.