BetaMigrar contratos a HubSpot

Migrar los contratos existentes desde un sistema antiguo a HubSpot para gestionar la facturación y la elaboración de informes de ingresos. La migración conserva los métodos de pago, el historial de contratos y los calendarios de pago a plazos futuros. Tras la migración, podrás utilizar HubSpot como fuente de referencia para los datos sobre los ingresos comprometidos. Obtén más información sobre cómo utilizar los contratos en HubSpot.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

• Nota: si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la versiónbetade « : Migración de la facturación a contratos de Revenue Hub» ( ).

• Tu cuenta de HubSpot debe utilizar Stripe como opción de procesamiento de pagos con Stripe. Si utiliz , los pagos de HubSpot y deseas migrar los métodos de pago de una cuenta externa de Stripe a los pagos de HubSpot, rellena este formulario.

• Formatea el archivo CSV según el proceso de pago y la opción de continuidad de ingresos que selecciones. Obtén más información sobre cómo elegir el formato de migración más adecuado para tu empresa.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Si utilizas la continuidad de ingresos, prueba la importación en un entorno de pruebas. Si se importan datos incorrectos a tu cuenta, no podrás corregir los datos históricos de los informes de cascada de MRR.
• Una vez activado el contrato, HubSpot pasa a ser el sistema de referencia para la facturación. La migración no se puede deshacer.
• Cualquier modificación del contrato debe realizarse en HubSpot. Más información sobre cómo consultar y gestionar contratos.
• Tras la activación, solo podrás actualizar la «Excepción de la fecha de inicio de facturación» y el «ID del método de pago» si el contrato no tiene facturas de pago ni pagos.

Elige el formato de migración

Antes de realizar la migración, selecciona un formato de migración en función de cómo quieras que HubSpot gestione los contratos tras la migración. El formato de migración depende del proceso de recopilación y de si se desea incluir los eventos históricos de modificación de contratos (por ejemplo, actualizaciones o ampliaciones).

Proceso de cobro de los pagos

• Pagos manuales: tras la migración, se generan facturas para que los compradores las paguen manualmente.
• Pagos automáticos: tras la migración, las facturas se cobran automáticamente mediante el pago que figura en el sistema.

Continuidad de los ingresos

• No hay continuidad en los ingresos: los contratos se importan sin que se produzcan cambios en los ingresos.
• Continuidad de los ingresos: utiliza las claves de rampa para agrupar los elementos de pedido en fases y mostrar los eventos de cambio (por ejemplo, mejoras, ampliaciones o rebajas) en la cascada de MRR de HubSpot. Si utilizas la continuidad de ingresos, prueba la importación en un entorno de pruebas. Si se importan datos incorrectos a tu cuenta, no podrás corregir los datos históricos de los informes de cascada de MRR.

Rampas

Teclas de rampa

Las claves de rampa agrupan varias filas de elementos de pedido en fases. Las filas que tengan la misma clave de rampa se tratan como una rampa continua.

En HubSpot, cada fase de la rampa genera eventos de MRR (por ejemplo, nuevos clientes, actualizaciones, ampliaciones) al inicio de cada fase. La clave «ramp» puede ser cualquier cadena de texto (por ejemplo, ramp-a). Esa misma cuerda debe extenderse a lo largo de todas las filas de esa rampa.

Cómo construir una rampa

Para migrar las rampas correctamente, estructúralas de la siguiente manera:

• Intervalos de fechas que no se solapan: los periodos de cada fila no deben solaparse con los de otra fila. Si las fases de la rampa deben ser continuas, cada fase debería comenzar al finalizar la fase anterior.
• Condiciones por fase: las condiciones de cada fila se refieren únicamente a esa fase del contrato, y no a toda la vigencia del mismo.
• Cantidad total de cada fila: introduce la cantidad total del elemento de pedido correspondiente a esa fase
• ID de importación de la rampa clave: agrupa los elementos de pedido bajo la misma rampa. Más información sobre cómo crear una propiedad de rampa personalizada.

Por ejemplo, en el caso de un contrato de 12 meses con un cambio de precio al cabo de tres meses:

Posibles formatos de migración

Prepárate para la migración

Antes de iniciar la migración, configura tu cuenta y prepara tu archivo CSV según el formato de migración seleccionado.

Crear propiedades personalizadas

Crea las propiedades personalizadas necesarias antes de importar tu archivo CSV. Las propiedades que debes crear dependen del formato de migración seleccionado. Más información sobre la creación de propiedades personalizadas.

Configurar el archivo CSV

Configura el archivo CSV que se utilizará con la herramienta de importación para migrar los contratos a HubSpot.

Archivos CSV de ejemplo

Utiliza los archivos CSV de ejemplo que aparecen a continuación, en función del formato de migración que estés utilizando.

Formato CSV

Tu archivo CSV debe incluir las siguientes columnas y propiedades de HubSpot.

Iniciar la migración

Una vez que hayas configurado tu archivo CSV, podrás empezar a migrar los contratos a HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Importar.
3. En la sección Importar un archivo , haga clic en Importar datos.
4. Haz clic en Importaciones avanzadas (todos los objetos).
5. En la sección «Objetos», haz clic en «Contratos». El elemento de pedido «partidas» se seleccionará automáticamente.
6. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
7. Configure cómo desea importar sus datos:
   • Subir un archivo: arrástralo y suéltalo, o haz clic en «Seleccionar un archivo» y, a continuación, selecciona el archivo que deseas importar.
   • Copiar y pegar: haz clic en «Pegar» directamente desde tu hoja de cálculo y pega tus datos. Los datos deben copiarse de un archivo de hoja de cálculo (por ejemplo, Numbers, Google Sheets).
   • Idioma: si vas a importar datos en un idioma distinto al predeterminado, haz clic en el menú desplegable «Selecciona el idioma de los encabezados de las columnas de tu archivo» y selecciona el idioma. Seleccionar el idioma correcto permite a HubSpot ajustar mejor los encabezados de columna a las propiedades predeterminadas existentes. Si no hay coincidencias en el idioma que hayas seleccionado, HubSpot buscará una propiedad en inglés para hacer la coincidencia.
8. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
9. Asigna las columnas del archivo de importación a las propiedades de HubSpot. Más información sobre las asignaciones de propiedades CSV.
10. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
11. En el campo «Nombre de la importación », introduce un nombre para la importación.
12. Haz clic en el menú desplegable «Seleccionar la base jurídica para el tratamiento de los datos de un contacto » y selecciona una base jurídica. Más información sobre cómo realizar un seguimiento de la base jurídica del tratamiento de datos en HubSpot.
13. Haz clic en el menú desplegable «Formato de fecha » y selecciona un formato de fecha.
14. Haz clic en el menú desplegable «Zona horaria » y selecciona una zona horaria.
15. Haz clic en el menú desplegable «Formato numérico » y selecciona un formato numérico.
16. Marca la casilla de verificación «Establecer estos contactos como contactos de marketing» si deseas interactuar con los contactos importados mediante las herramientas de marketing de HubSpot. Más información sobre los contactos de marketing.
17. Marca la casilla de verificación «Enriquecer registros » para enriquecer los registros durante la importación. Más información sobre el enriquecimiento de datos de contacto y de empresas.
18. En la esquina inferior derecha, haz clic en «Finalizar importación».

Solución de problemas

Repasa los errores más comunes que se producen al importar datos y los pasos para solucionarlos. Si te aparece otro error, revisa el formato del archivo CSV y las asignaciones de propiedades y, a continuación, vuelve a intentar la importación.

Modificación de la fecha de inicio de la facturación para una fecha anterior

El error «La fecha de inicio de facturación es anterior a la fecha actual» se produce cuando la fecha de inicio de facturación de un elemento de pedido del archivo CSV es anterior a la fecha actual .

Para solucionar este error:

1. Actualiza las fechas de facturación para que sean futuras.
2. Guarda el archivo CSV y vuelve a iniciar la importación.

El ID del método de pago de Stripe no es válido o falta

Este error se produce cuando se selecciona la opción de pagos automáticos como método de cobro, pero no se ha añadido el identificador del método de pago de Stripe al archivo CSV.

Para solucionar este error, puedes hacer una de estas dos cosas:

• Cambia las entradas de pagos automáticos por pagos manuales.
• Añade un identificador de método de pago de Stripe para que se generen automáticamente los asientos de pago en el archivo CSV.

Se ha detectado un «import_unique_id» duplicado de un intento anterior

Si una importación falla, es posible que HubSpot registre igualmente los import_unique_id valores de la importación fallida.

Para solucionar este error:

1. Actualiza tu archivo CSV con los nuevos ID.
2. Importa el archivo CSV actualizado.

Glosario

Revisa las siguientes condiciones antes de migrar los contratos a HubSpot.