BètaContracten overzetten naar HubSpot

Samenvatting

Migreer bestaande contracten van een verouderd systeem naar HubSpot om de facturering en de rapportage over de omzet te beheren. Bij de migratie blijven de betaalmethoden, de contractgeschiedenis en de toekomstige factureringsschema’s behouden. Na de migratie kun je HubSpot gebruiken als de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Lees meer over het gebruik van contracten in HubSpot.

Voordat je begint

Voordat je met deze functie gaat werken, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Als je een superbeheerder bent, kun je je account aanmelden voor de bètaversie van ‘Factureringsmigraties naar Revenue Hub-contracten ’.

• Je HubSpot-account moet Stripe als betaalmethode gebruiken. Als je gebruikmaakt van HubSpot Payments en betaalmethoden wilt overzetten van een extern Stripe-account naar HubSpot Payments, vul dan dit formulier in.

• Stel het CSV-bestand op aan de hand van het door u gekozen incassoproces en de door u gekozen optie voor inkomstencontinuïteit. Lees meer over het kiezen van het migratieformaat dat het beste bij uw bedrijf past.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Als u gebruikmaakt van omzetcontinuïteit, test de import dan in een sandbox-omgeving. Als er onjuiste gegevens in je account worden geïmporteerd, kun je historische gegevens in MRR-watervalrapporten niet corrigeren.
• Zodra een contract in werking treedt, wordt HubSpot het officiële systeem voor de facturering. De migratie kan niet ongedaan worden gemaakt. Eventuele wijzigingen in contracten moeten in HubSpot worden doorgevoerd. Lees meer over het bekijken en beheren van contracten.
• Door de migratie wordt de facturering in het oude systeem niet stopgezet.

Kies het migratieformaat

Kies vóór de migratie een migratieformaat op basis van de manier waarop je wilt dat HubSpot de contracten na de migratie beheert. Het migratieformaat hangt af van het verzamelproces en van de vraag of u historische wijzigingen in contracten (bijvoorbeeld uitbreidingen en inkrimpingen) wilt meenemen.

Het incassoproces

• Handmatige betalingen: na de migratie worden facturen aangemaakt die kopers handmatig moeten betalen.
• Automatische betalingen: na de migratie worden facturen automatisch in rekening gebracht via een opgeslagen betaalmethode.

Omzetcontinuïteit

• Geen continuïteit in de omzet: contracten worden geïmporteerd zonder gebeurtenissen die de omzet beïnvloeden.
• Omzetcontinuïteit: gebruik ramp-toetsen om regelitems in fasen te groeperen en veranderingen (bijv. uitbreidingen en inkrimpingen) weer te geven in de MRR-waterval in HubSpot.
  • Met ‘Inkomstencontinuïteit’ worden wijzigingen in terugkerende inkomsten vastgelegd ten behoeve van de rapportage. Het maakt geen historische facturen of betalingen opnieuw aan.
  • Als u gebruikmaakt van inkomstencontinuïteit, test de import dan in een sandbox-omgeving.
  • Als er onjuiste gegevens in uw account zijn geïmporteerd, kunt u historische gegevens in MRR-watervalrapporten alleen corrigeren door het contract dat aan de onjuiste gegevens is gekoppeld te verwijderen en het vervolgens opnieuw te importeren.

Oprijplaten

Ramptoetsen

Ramp-sleutels groeperen meerdere regels met afzonderlijke posten in fasen. Rijen met dezelfde ramp-sleutel vertegenwoordigen één doorlopende, terugkerende reeks die in de loop van de tijd verandert.

In HubSpot genereert elke groeifase MRR-gebeurtenissen (bijv. nieuwe klanten, uitbreiding, inkrimping) zodra die fase begint. De ramp-sleutel kan een willekeurige tekstreeks zijn (bijvoorbeeld ramp-a). Gebruik voor elke fase van dezelfde helling dezelfde reeks.

Een helling aanleggen

Om hellingen succesvol te migreren, moet je ze als volgt opbouwen:

• Gebruik voor elke terugkerende stroom één ramp-sleutel: wijs dezelfde ramp-sleutel toe aan alle fasen van één enkel product of één enkele dienst.
• Gebruik dezelfde code voor opeenvolgende fasen: als de ene fase op de andere volgt voor hetzelfde product of dezelfde dienst, gebruik dan voor beide fasen dezelfde rampcode.
• Gebruik verschillende sleutels voor gelijktijdige producten: als meerdere producten of diensten in dezelfde periode onafhankelijk van elkaar worden opgeschaald, wijs dan aan elk product of elke dienst een andere ramp_key_import_id.
• Laat het veld leeg voor vaste producten: als een product of dienst tijdens de looptijd van het contract niet verandert, laat het ramp_key_import_id veld leeg.
• Gebruik niet-overlappende datumbereiken: datumbereiken voor rijen met dezelfde ramp-sleutel mogen elkaar niet overlappen. Bij opeenvolgende fasen begint elke fase zodra de vorige fase is afgelopen.
• Voer de totale stand voor elke fase in: elke rij per fase moet de totale hoeveelheid of waarde voor die fase bevatten, niet de verandering ten opzichte van de vorige fase. Als de hoeveelheid bijvoorbeeld van één naar twee stijgt, voer dan 2 voor de tweede fase, en niet 1.
• Gebruik de import-ID van de ramp om fasen te groeperen: voer dezelfde waarde in ramp_key_import_id voor alle regelitems in dezelfde ramp. Lees meer over het aanmaken van een aangepaste hellingshoek.

Bijvoorbeeld bij een contract van 12 maanden waarbij de prijs na drie maanden verandert:

Mogelijke migratieformaten

Voorbeelden van het importeren van maand- en kwartaalafrekeningen

Lees hier hoe maand- en kwartaalcontracten na het importeren worden gefactureerd, op basis van de ingangsdatum van het contract, de startdatum van de regelitem, de looptijd en de overschrijving van de factureringsstartdatum.

Definities van eigenschappen

Voorbeelden per maand en per kwartaal

Wanneer de overschrijvingsdatum voor de factureringsstart tussen twee cadansdata valt, gaat HubSpot door naar de volgende geplande cadansdatum na de overschrijving. Het cadansanker (startdatum van de post) wordt nooit verplaatst.

De levenscyclus van een migratie

Bekijk hieronder de volledige levenscyclus van een contractmigratie:

Bereid je voor op de migratie

Voordat u met de migratie begint, moet u uw account instellen en uw CSV-bestand voorbereiden op basis van het geselecteerde migratieformaat.

Aangepaste eigenschappen aanmaken

Maak de benodigde aangepaste eigenschappen aan voordat u uw CSV-bestand importeert. Welke eigenschappen u moet aanmaken, hangt af van het geselecteerde migratieformaat. Lees meer over het aanmaken van aangepaste eigenschappen.

Het CSV-bestand configureren

Stel het CSV-bestand in dat je met de importtool wilt gebruiken om contracten naar HubSpot te migreren. Hieronder kunt u het importgedrag van specifieke CSV-velden bekijken, voorbeeld-CSV-bestanden downloaden en nagaan hoe een CSV-bestand voor het importeren van contracten moet worden opgemaakt.

Soorten posten

Bij het importeren van contracten wordt elke rij in uw CSV-bestand behandeld als een van de twee soorten regelitems, afhankelijk van of het veld ‘Product’ is ingevuld.

• Gekoppeld aan een product: het veld ‘Product’ bevat het record-ID van een bestaand HubSpot-product. Als bepaalde ondersteunde velden (zoals prijsmodel, niveaus, prijs, looptijd, factureringsfrequentie of belastingcategorie) in het CSV-bestand leeg worden gelaten, neemt de rij deze waarden over van het gekoppelde product.

• Standalone: het veld‘Product- ’ wordt leeg gelaten. De rij bevat uitsluitend de waarden uit het CSV-bestand en het item ‘ ’ is niet gekoppeld aan een product in uw catalogus.

Let op: als een rij die aan een product is gekoppeld verwijst naar een terugkerend product, maar de velden voor de terugkerende facturering leeg laat, kan deze rij de configuratie voor de factureringsfrequentie van het product overnemen, zelfs als de afschrijving bedoeld was als een eenmalige betaling.

Doorlopende contracten

Een doorlopende post heeft een terugkerende factureringsfrequentie en geen looptijd. Het wordt automatisch verlengd totdat het wordt opgezegd en er is geen einddatum voor de periodieke facturering. Zolang het contract loopt, wordt er volgens de factureringsfrequentie gefactureerd totdat het contract wordt opgezegd of beëindigd. De einddatum van het contract, TCV en ACV mogen leeg blijven, terwijl de huidige MRR en de huidige ARR toch worden berekend.

Prijsmodellen

Bij het importeren van contracten kunnen bestaande prijsmodellen en tariefniveaus worden toegepast, afhankelijk van of het veld ‘Eenheidsprijs’ is ingevuld.

• Als het veld ‘Product’ een geldig HubSpot-product-ID bevat en het veld‘Eenheidsprijs’ leeg is, worden voor het geïmporteerde product het bestaande prijsmodel en de bestaande prijsniveaus gebruikt.
• Als het veld ‘Product’ een geldig HubSpot-product-ID bevat en het veld ‘Eenheidsprijs’ is ingevuld, behoudt de rij de koppeling met het product en wordt het ingevoerde bedrag gebruikt als vaste prijs. De bestaande prijsmodellen en tariefniveaus van het product worden niet gewijzigd.

Betalingsvoorwaarden

Als u bij het importeren van contracten de factuureigenschap `hs_net_payment_terms` niet aan uw CSV-bestand toevoegt, wordt de nettobetalingstermijn standaard ingesteld op 0 (te betalen bij ontvangst), ongeacht de standaardinstellingen voor facturen van uw account. Als u andere betalingsvoorwaarden wilt hanteren, voeg dan het veld met de gewenste waarde toe aan uw CSV-bestand (bijvoorbeeld: als u de waarde0 opgeeft, worden facturen direct na ontvangst opeisbaar). Een waarde van30 zou betekenen dat facturen een betalingstermijn van 30 dagen netto krijgen).

Geautomatiseerde omzetbelasting

Als u in de VS of Canada gevestigd bent en de omzetbelasting automatisch wilt berekenen, stel dan de automatische omzetbelasting in uw accountinstellingen in voordat u contracten importeert.

Voorbeeldbestanden in CSV-formaat

Gebruik de onderstaande voorbeeld-CSV-bestanden als leidraad bij uw migratie.

Let op: de CSV-bestanden dienen uitsluitend ter illustratie. Vervang de voorbeelddatums, identificatiecodes, product-ID’s, contactgegevens, bedragen, valuta’s en eventuele ‘import_unique_id’- vermeldingen in het CSV-bestand. Controleer de toegewezen eigenschappen en concepten voordat u doorgaat met de migratie.

CSV-formaat

Je CSV-bestand moet de volgende kolommen en HubSpot-eigenschappen bevatten.

Contracten migreren

Begin met het migreren van contracten, inclusief het testen van de lokalisatie, voordat de definitieve migratie van start gaat.

Lokalisatietests vóór de migratie

Als u klanten in verschillende talen en regio’s bedient, is het raadzaam om per taal, regio en valuta een proefmigratie uit te voeren. Nadat je hebt gecontroleerd of de migratie succesvol is verlopen, kun je facturen ongeldig maken en contracten beëindigen .

1. Voeg de contracten toe aan een CSV-bestand. Lees meer over het configureren van een CSV-bestand voor import.
2. Start de migratie en rond deze af .
3. Wacht tot de facturen voor het contract zijn aangemaakt.
4. Controleer of de factuur correct is. Meer informatie over het beheren van facturen:
   • Bekijk de factuur in een nieuw browsertabblad.
   • Download een PDF van de factuur.
   • Stuur de factuur naar een intern e-mailadres.
5. Controleer voor elk item de vertaalde labels, datums, getallen, valutasymbolen, de weergave van tekens, de afzender, de ontvanger en de links. 

Let op: dit is een end-to-end-proefproject, geen preview-functie vóór de activering.

Start de migratie

Nadat je je CSV-bestand hebt geconfigureerd, kun je beginnen met het migreren van contracten naar HubSpot. 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik in de rechterbovenhoek op Importeren.
3. Klik in het gedeelte Een bestand importeren op Gegevens importeren.
4. Klik op Geavanceerd importeren (alle objecten).
5. Klik onder ‘Objecten’ op ‘Contracten’. De objecten ‘contacten’ en ‘regels’ worden automatisch geselecteerd. Je kunt ook tegelijkertijd andere objecten (bijvoorbeeld bedrijven en deals) importeren. Lees meer over het importeren van meerdere objecten.
6. Klik rechtsonder op Volgende.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Kies hoe u contactpersonen wilt importeren’ en selecteer een optie:
   • Alleen nieuwe contacten aanmaken: maak nieuwe contactrecords aan voor de geïmporteerde contacten.
   • Contacten aanmaken en bestaande contacten bijwerken: maaknieuwe contactrecords aanwanneer een contact nog niet in het CRM voorkomt. Werk een contactpersoon bij als deze al bestaat. Als u deze optie selecteert, moet elk record een unieke identificatiecode hebben.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu‘Kies hoe u regelitems wilt importeren ’ en selecteer ‘Alleen nieuwe regelitems aanmaken’. 

Let op: als u‘Aanmaken en bijwerken’ selecteertvoor regelitems zonder unieke identificatiecode, kan dit ertoe leiden dat identieke regelitems uit verschillende contracten worden samengevoegd, waardoor bij sommige contracten de bijbehorende producten ontbreken. Het wordt aanbevolen om‘Nieuwe regelitems aanmaken’ te selecteren om samenvoeging te voorkomen.

9. Configureer hoe u uw gegevens wilt importeren:
   • Een bestand uploaden: sleep het bestand naar het venster of klik op ‘Bestand kiezen’ en selecteer vervolgens het bestand dat u wilt importeren.
   • Kopiëren en plakken: klik in je spreadsheet op ‘Plakken’ en plak je gegevens. De gegevens moeten worden gekopieerd vanuit een spreadsheetbestand (bijv. Numbers, Google Sheets).
   • Taal: als u gegevens importeert in een andere taal dan uw standaardtaal, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer de taal van de kolomkoppen in uw bestand’ en kiest u de taal. Door de juiste taal te selecteren, kan HubSpot je kolomkoppen beter afstemmen op bestaande standaardeigenschappen. Als er geen overeenkomst is in de taal die je hebt geselecteerd, zoekt HubSpot naar een Engelse eigenschap die overeenkomt.
10. Klik rechtsonder op Volgende.
11. Koppel de kolommen in het importbestand aan HubSpot-eigenschappen. Lees meer over de CSV-eigenschapstoewijzingen.
12. Klik rechtsonder op Volgende.
13. Voer in het veld ‘Naam import’ een naam voor de import in.
14. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer de rechtsgrond voor de verwerking van de gegevens van een contactpersoon’ en selecteer een rechtsgrond. Lees meer over het bijhouden van de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking in HubSpot.
15. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Datumnotatie’ en selecteer een datumnotatie.
16. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Tijdzone’ en selecteer een tijdzone.
17. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Getalnotatie’ en selecteer een getalnotatie.
18. Vink het selectievakje 'Deze contacten instellen als marketingcontacten' aan als je de geïmporteerde contacten wilt benaderen met behulp van de marketingtools van HubSpot. Lees meer over marketingcontacten.
19. Vink het selectievakje ‘Records aanvullen’ aan om records tijdens het importeren aan te vullen. Lees meer over het verrijken van contactgegevens en bedrijfsinformatie.
20. Klik rechtsonder op ‘Import voltooien’.
21. Ga verder om de migratie te voltooien.

Problemen met de opmaak controleren

Nadat u op ‘Import voltooien’ hebt geklikt, worden de geïmporteerde contracten aangemaakt als conceptcontracten. Controleer de opmaak van contactgegevens en fouten in de rijen voordat u de migratie voltooit:

Let op: een geplande factureringsregel met -- als factuurnummer is een voorlopige boeking. Opgestelde facturen krijgen een nummer en worden samen met andere factuurrecords geïndexeerd.

1. Om opmaakfouten te corrigeren, klik je onder ‘Geïmporteerde gegevens opschonen’ op de waarde (bijvoorbeeld 1) bij ‘Opmaakfouten in [Object]’.
   
   
   
2. Klik onder ‘Opmaakproblemen’ op‘Problemen weergeven’.
   
   
   
3. Bekijk in de tabel de problemen en de voorgestelde oplossingen:
   • Om de voorgestelde oplossing te bewerken, klikt u in de kolom ‘Voorgestelde oplossing ’ op hetpictogram ‘Bewerken’ en voert u eennieuwe waarde in.
   • Klik op‘Alles accepteren’ om alle voorgestelde correcties te accepteren.
   • Als u alle voorgestelde oplossingen wilt afwijzen, klikt u op‘Alles afwijzen’.
   • Om een voorgestelde correctie voor een afzonderlijke rij te accepteren of af te wijzen, klikt u in de kolom‘Acties ’ op‘Accepteren ’ of‘Afwijzen’.
   • Om het record uit de import te verwijderen, klikt u in de kolom‘Acties ’ op‘Meer’ en selecteert u vervolgens‘Dit record verwijderen’.
4. Ga terug naar je import:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevensintegratie. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevensintegratie.
   • Klik in de tabel ‘ & ’ van ‘Monitor your imports ’ op denaam van de import.

De migratie voltooien

Let op: gebruikers met rechten om contracten te bekijken, aan te maken, te bewerken of te verwijderen, kunnen contracten bekijken die wel zijn geïmporteerd maar nog niet zijn gemigreerd. Gebruikers met rechten voor het aanmaken, bewerken of verwijderen van contracten kunnen de conceptcontracten die via de import zijn aangemaakt, valideren, bewerken, migreren en verwijderen.

1. Klik op ‘Migratie voltooien’.
   
   
   
2. Bekijk de contracten die aandacht behoeven. Om de fouten als CSV-bestand te downloaden, klikt u rechtsboven op ‘Fouten als CSV downloaden’.
3. Om de fouten te corrigeren, klik je in de kolom ‘Fout ’ op ‘[eigenschap] bijwerken’. 
   
   
   
4. Pas in het dialoogvenster de vereiste eigenschappen aan en klik vervolgens op‘Contract opnieuw valideren’.
5. Het opnieuw gevalideerde contract wordt verplaatst naar het tabblad‘Klaar voor migratie ’.
6. Als u alle contracten die aandacht behoeven hebt doorgenomen, klikt u op het tabblad‘Klaar voor migratie ’.
7. Het wordt aanbevolen om de volgende kenmerken van de contracten te controleren voordat de migratie wordt afgerond:
   • Incassoproces
   • Betaalwijze
   • Data
   • Productkoppelingen
   • Regelitems
   • Tijdschema
   • Belastingconfiguratie
8. Om wijzigingen aan te brengen in de ingangsdatum van de facturering of het referentienummer van de externe betaalmethode, klikt u op het pictogram ‘ ’ ( Bewerken).

Let op: je kunt ‘Billing Start Date Override’ en ‘hs_external_payment_method_reference_id’alleen bijwerken als er voor het contract geen betaalde facturen of betalingen zijn.

9. In het dialoogvenster:
   • Klik in het veld ‘Overschrijving startdatum facturering’ op dedatumkiezer en selecteer eendatum.
   • Voer in hetveld ‘Betalingsmethode-ID ’ eenbetalingsmethode-ID in.
   • Klik op‘Contract opnieuw valideren’.
10. Het contract wordt naar het tabblad‘Klaar voor migratie ’ verplaatst zodra het opnieuw is gevalideerd.
    
    
    
11. Controleer als laatste stap vóór de migratie het volgende:
    1. De laatste factuur uit het oude contract.
    2. De eerste factuur van HubSpot.
    3. Eventuele openstaande vorderingen.
    4. Indien van toepassing: opzegging van het bestaande abonnement.
    5. Aanmaning.
    6. E-mails met facturen.
    7. Controle van de integratie van de boekhouding. Lees meer over het koppelen van QuickBooks Online en Xero aan HubSpot. 
12. Klik rechtsboven op ‘[x] contracten migreren’.
    
    
    
13. Controleer in het dialoogvenster de migratievoorwaarden, vink het selectievakje‘Ik begrijp en ga akkoord ’ aan en klik vervolgens op‘Migratie bevestigen’.
14. De contracten worden geïmporteerd en de facturering gaat van start, afhankelijk van het gekozen migratieformaat. Lees meer over het bekijken en beheren van contracten.

Problemen oplossen

Bekijk veelvoorkomende fouten bij het importeren en de stappen om deze op te lossen. Als je een andere foutmelding krijgt, controleer dan de opmaak van je CSV-bestand en de toewijzingen van de eigenschappen, en probeer het importeren vervolgens opnieuw.

Ongeldige of ontbrekende Stripe-betaalmethode-ID

Deze fout treedt op wanneer de optie ‘automatische betalingen’ is geselecteerd als incassoproces, maar er geen Stripe-betaalmethode-ID aan het CSV-bestand is toegevoegd.

Om deze fout te verhelpen, kunt u een van de volgende opties kiezen:

• Wijzig automatische betalingen in handmatige betalingen.
• Voeg een Stripe-betaalmethode-ID toe voor automatische betalingsboekingen in het CSV-bestand.

Een duplicaat van `import_unique_id` uit een eerdere poging

Als een import mislukt, kan HubSpot de import_unique_id waarden van de mislukte import registreren.

Om deze fout op te lossen:

1. Werk je CSV-bestand bij met nieuwe ID's.
2. Importeer het bijgewerkte CSV-bestand.

Woordenlijst

Neem de volgende voorwaarden door voordat u contracten naar HubSpot migreert.