測試版將合約遷移到HubSpot

摘要

將現有合約從舊有系統遷移到HubSpot ，以管理帳單、發票和收入報告。遷移會保留付款方式、合約紀錄和未來的帳單時間表。遷移後，您可以使用HubSpot作為承諾收入的集中事實來源。深入瞭解如何 在HubSpot中使用合約。

開始之前

在開始使用此功能之前，請務必提前充分了解應採取的步驟，以及該功能的局限性和使用該功能的潛在後果。

了解要求

• 如果您是 超級管理員，可以選擇將帳戶加入「帳戶 單遷移至 Revenue Hub 合約 」測試版。

• 您的HubSpot 帳戶 必須使用 Stripe作為付款處理選項。如果您正在使用 HubSpot Payments ，並希望將付款方式從外部Stripe 帳戶 遷移到 HubSpot Payments，請填寫 此 表單。

• 根據您選擇的收款流程和收入連續性選項，設定CSV格式。深入瞭解如何 選擇最適合貴公司的遷移格式。

了解限制和注意事項

• 如果使用 營收連續性，請在 Sandbox 環境中測試 匯入。如果 帳戶 中匯入的資料有誤，您將無法更正 MRR 瀑布報告中的歷史資料。
• 合約啟用後， HubSpot將成為 記錄 帳單的系統。遷移無法撤消。任何合約更新都必須在HubSpot中進行。深入瞭解如何 檢視和管理合約。
• 遷移不會停止在舊版系統中收費。

選擇遷移格式

在遷移之前，請根據您希望HubSpot在遷移後管理合約的方式選擇遷移格式。遷移格式取決於收集過程，以及您是否要包含歷史合約變更事件（例如擴展和收縮）。

收款流程

• 手動付款： 遷移後，會產生發票，供買家手動付款。
• 自動付款： 遷移後，系統會使用登記的付款方式自動收取發票費用。

營收連續性

• 沒有收入連續性： 合約在沒有收入變更事件的情況下導入。
• 營收連續性： 使用 斜坡鍵 將行項目分組為階段，並在HubSpot的 MRR 瀑布中顯示變更事件（例如，擴展和收縮）。
  • 收入連續性保留經常性收入變化事件以供報告。它不會重新建立歷史發票或付款。
  • 如果使用營收連續性，請在 Sandbox 環境中測試 匯入。
  • 如果不正確的數據被匯入您的 帳戶，您只能透過刪除與不正確數據相關聯的合約並重新匯入來更正 MRR 瀑布報告中的歷史數據。

坡道

斜坡鍵

斜坡鍵將多個 明細項目 列分組為階段。具有相同斜坡鍵的行代表一個隨著時間而變化的連續循環 串流/流。

在HubSpot中，每個RAMP階段都會在每個階段開始時產生 MRR 事件（例如，新業務、擴張、收縮）。斜坡鍵可以是任何文字字串（例如 ramp-a）。對同一坡道的每個階段使用相同的字串。

建造坡道

要成功遷移斜坡，請按以下方式進行結構：

• 對每個循環 串流/流 使用一個斜坡鍵：為 單個 產品 或服務的所有階段分配相同的斜坡鍵。
• 對連續階段使用相同的鍵： 如果同一 產品 或服務的一個階段接著另一個階段，則對兩個階段使用相同的斜坡鍵。
• 對同時產品使用不同的按鍵： 如果在同一時期內多個產品或服務分別增加，請為每個產品或服務分配不同的按鍵 ramp_key_import_id。
• 將平面產品的密鑰留空： 如果 產品 或服務在合約期間沒有變更，請將該 ramp_key_import_id 欄位留空。
• 使用不重疊的日期範圍： 具有相同斜坡鍵的行的日期範圍不能重疊。對於連續階段，請在前一階段結束時開始每個階段。
• 輸入每個階段的總狀態： 每個階段行必須包括該階段的總數量或值，而不是從上一階段的變化。例如，如果數量從1增加到2 ，請在第二階 2 段輸入，而不是 1。
• 使用斜坡鍵 匯入 ID來分組階段： ramp_key_import_id 為同一斜坡中的所有行項目輸入相同的值。進一步了解如何 建立自訂坡道 屬性。

例如，對於3個月後價格變化的12個月合約：

可能的遷移格式

每月和每季帳單 匯入 範例

根據合約生效日期、明細項目 開始日期、期限和帳單開始日期覆蓋，瞭解 匯入 後每月和每季合約的計費方式。

屬性 定義

每月和每季示例

當帳單開始日期覆蓋介於兩個節奏日期之間時， HubSpot會跳到覆蓋之後的下一個排定節奏日期。節奏錨點（明細項目 開始日期）永遠不會移動。

遷移的生 生命週期

請在下方檢閱合約遷移的完整 生命週期 期：

準備遷移

開始移轉前，請先設定 帳戶，並根據 所選的移轉格式準備CSV檔案。

建立自訂屬性

匯入CSV檔案前，請先建立必要的自訂屬性。您需要建立的屬性取決於所選的 遷移格式。深入瞭解如何 建立自訂屬性。

配置CSV文件

將CSV檔案設定為與 匯入 工具一起使用，以將合約遷移到HubSpot。在下方查看特定CSV欄位的 匯入 行為、下載範例CSV檔案，並參考合約 匯入 CSV的格式。

明細項目 類型

匯入合約時， CSV中的每一行都會視為兩種 明細項目 類型之一，具體取決於是否填入「 產品 」欄位。

• 產品 支援： 產品欄位包含現有HubSpot 產品 記錄 ID。如果CSV檔案中有任何支援的欄位(例如價格模式、 會員等級、價格、條款、帳單頻率或稅務類別)留空，則該列會從連結的 產品 中繼承這些值。

• 獨立： 產品 欄位留空。該行僅使用CSV中提供的值，行項目未連結到目錄中的任何 產品。

請注意： 如果產品支持的行引用週期性 產品，但將週期性字段留空，則即使收費是單次收費，也可能繼承 產品 週期性收費頻率配置。

Evergreen合同

常綠 週期性 明細項目 具有週期性帳單頻率，且沒有項目。它會自動續訂，直到取消為止，並且沒有週期性的帳單結束日期。合約生效期間，系統會根據計費頻率繼續收費，直到合約 取消 或 終止為止。合約結束日期、TCV和ACV可能保持空白，而 當前 MRR 和 當前 年度經常性收入 仍在計算中。

定價模型

匯入合約時，可能會套用現有的定價模式和等級，具體取決於 單價 欄位是否已填入。

• 如果「產 產品 」欄位包含有效的HubSpot 產品 記錄 ID ，且單價 為空白，則匯入的 產品 將使用現有的定價模式和等級。
• 如果「產 產品 」欄位包含有效的HubSpot 產品 記錄 ID ，並填入「 單價 」欄位，則該列會保留其 產品 關聯，並使用輸入的 金額 作為固定費率價格。產品 現有定價模式和等級不會修改。

付款條款

匯入合約時，如果您未將hs_net_payment_terms 發票 屬性 新增至CSV ，則無論 帳戶 的發 發票 預設設定為何，淨付款期限預設為 0 (收據時到期)。若要使用不同的付款條款，請在CSV檔案中附上所需的值（例如，值為0 的情況下，發票將在收到時到期。值為30 會將發票設置為具有淨30個付款條款）。

自動徵收銷售稅

如果你位於美國或加拿大，並希望自動計算銷售稅，請先在 帳戶 設定中 設定自動銷售稅 ，然後再匯入合約。

CSV示例文件

請使用以下CSV檔案範例來引導您的遷移。

請注意： CSV檔案僅供說明之用。替換CSV中的樣本日期、識別碼、產品 ID、聯絡人、金額、貨幣和任何 import_unique_id 條目。在繼續遷移之前，請驗證對應的屬性和 草稿。

CSV格式

您的CSV應包含以下欄和HubSpot屬性。

遷移合約

開始遷移合約，包括在開始最終遷移之前測試本地化。

移轉前進行本地化測試

如果你為不同語言和地區的顧客提供服務，建議按語言、地區和貨幣進行試點遷移。確認成功遷移後，您可以 作廢發票 並 終止 合約 。

1. 將合約新增至CSV檔案。深入瞭解如何 為匯入設定 匯入。
2. 開始 並 完成 遷移。
3. 等待為合約產生發票。
4. 請檢查 發票 的準確性。進一步了解如何 管理收據：
   • 在新的瀏覽器分頁中查看 發票。
   • 下載收 發票 的PDF檔案。
   • 將發 發票 傳送至內部電子郵件地址。
5. 驗證翻譯過的標籤、日期、數字、貨幣符號、字元渲染、寄件人、收件人和連結。 

請注意： 這是端對端試驗，並非預先啟用預覽功能。

開始遷移

設定CSV後，即可開始將合約遷移至HubSpot。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入>「合約」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入>「合約」。
2. 按一下右上角的「匯入」。
3. 在 匯入 檔案 部分，按一下 匯入 資料。
4. 按一下 進階匯入（所有物件）。
5. 在「 物件」下方，按一下「 合約」。系統會自動選取聯絡人和行項目物件。您也可以同時 匯入 其他物件（例如公司和交易）。深入瞭解如何 匯入多個物件。
6. 按一下右下角的「 下一步」。
7. 按一下「 選擇如何 匯入 聯絡人」下拉式選單，然後選擇一個選項：
   • 僅建立新聯絡人： 為匯入的 連絡人 人記錄。
   • 建立和更新現有聯絡人：在 CRM 中不存在 連絡人 人時建立新的聯絡人記錄。如果 連絡人 人已存在，請更新該聯絡人。如果您選擇此選項，每個 記錄 都必須有一個唯一的識別碼。
8. 單擊選擇如何 匯入 行項目 下拉菜單，然後選擇 僅創建新行項目。 

請注意：  為沒有唯一標識符的行項目選擇創建和更新 可能會導致來自不同合同的相同行項目合併，從而使一些合同沒有其關聯的產品。建議選擇「建立新行項目 」，以避免合併。

9. 設定您要 匯入 資料的方式：
   • 上傳檔案： 拖放，或按 一下選擇檔案，然後選擇 匯入 檔案。
   • 複製並貼上： 直接從試算表中按一下「貼 上」，然後貼上資料。資料必須從試算表檔案（例如Numbers、Google試算表）複製。
   • 語言： 如果要以預設語言以外的語言匯入資料，請在 檔案下拉式選單中按一下選擇欄標題的語 言，然後選擇語言。選擇正確的語言可讓HubSpot更好地將欄標題與現有的預設屬性相匹配。如果您選擇的語言沒有匹配項目， HubSpot會搜尋要匹配的英文房源。
10. 按一下右下角的「 下一步」。
11. 將 匯入 檔案中的欄對應到HubSpot屬性。進一步了解 CSV 屬性 對應。
12. 按一下右下角的「 下一步」。
13. 在 匯入 名稱 欄位中，輸 匯入 名稱。
14. 按一下「 選擇處理 連絡人 案件資料的法律依據 」下拉式選單，然後選擇法律依據。深入瞭解如何 在HubSpot中 追蹤 處理的法律依據。
15. 按一下 日期格式下拉式 選單，然後選擇日期格式。
16. 按一下「 時區 」下拉式選單，然後選取時區。
17. 按一下 數字格式下拉式 選單，然後選擇數字格式。
18. 如果您想使用HubSpot的行 銷工具與匯入的聯絡人 參與，請 核取方塊 將這些聯絡人設為行銷聯絡人核取方塊。進一步了解 市場推廣聯絡人。
19. 選取 豐富記錄 核取方塊  匯入 期間豐富記錄。深入瞭解 連絡人 和公司豐富度。
20. 在右下角，按一下 完成 匯入。
21. 繼續 完成遷移。

查看格式設定問題

按一下「 完成 匯入入的合約會以合約草稿的形式建立。在完成遷移之前，連絡人 案件格式設定問題和行錯誤：

請注意： 由於其 發票 號碼是預計的條目，因此排定的帳單行包含 -- 。生成的發票會收到一個數字，並與其他 發票 記錄編製索引。

1. 若要清除格式問題，請在「 清除匯入的資料 」下方，按一下 [物件]格式問題下的 值 （例如 1 ）。
   
   
   
2. 在 格式問題下方，按一下檢視問題。
   
   
   
3. 請在表格中查看問題和修繕建議：
   • 若要編輯建議的修繕項目，請在「 建議的修繕 項目」欄中，按一下編輯圖示，然後輸入新值。
   • 如要接受所有修繕建議，請點擊「全部接受」。
   • 如要拒絕所有修繕建議，請點擊「全部拒絕」。
   • 若要接受或拒絕個別行的建議修正，請在操作 欄中按一下接受 或拒絕。
   • 要從 匯入 中刪除 記錄，請在操作 列中單擊更多，然後選擇刪除此 記錄。
4. 返回 匯入 頁面：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「資料管理」 > 「資料整合」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「資料管理」 > 「資料整合」。
   • 在「 監視匯入 & 同步 」表格中，按一下匯入 名稱。

完成遷移

請注意： 具有「 檢視」、「建立」、「編輯」或「刪除」權限的 使用者可以檢視已匯入但尚未移轉的合約。對合約具有「建立」、「編輯」或「刪除」權限的 使用者可以驗證、編輯、移轉和刪除從 匯入 中建立的草稿合約。

1. 按一下「 完成遷移」。
   
   
   
2. 查看需要注意的合同。若要將錯誤檔案下載為CSV檔案，請在右上角按一下「將 錯誤檔案下載為CSV檔案」。
3. 若要更正錯誤，請在「錯 誤 」欄中按一下「更新[屬性]」。 
   
   
   
4. 在對話方塊中，更新所需的 屬性，然後按一下重新驗證合約。
5. 重新驗證的合約將移至「準備遷移 」分頁。
6. 檢閱任何需要注意的合約後，按一下「準備遷移 」標籤。
7. 建議在最終完成遷移之前檢閱合約的以下屬性：
   • 收款流程
   • 付款方式
   • 日期
   • 產品 關聯
   • 明細項目
   • 排程
   • 稅務設定
8. 若要變更帳單開始日期或外部付款方式參考編號，請按一下 「編輯」圖示。

請注意： 只有在合約沒有已付發票或付款時，您才能更新 帳單開始日期覆蓋 和 hs_external_payment_method_reference_id。

9. 在對話框中：
   • 在「 帳單開始日期覆寫」欄位下，按一下日期選擇器 ，然後選取日期。
   • 在「付款方式ID 」欄位中輸入付款方式ID。
   • 按一下「重新驗證合約」。
10. 合約重新驗證後，會移至「準備遷移 」分頁。
    
    
    
11. 作為移轉前的最後步驟，請檢閱以下內容：
    1. 舊版合約中的最後一張 發票。
    2. 第一張HubSpot 發票。
    3. 任何未清應收款項。
    4. 舊版 訂閱 取消(如適用)。
    5. 笨手笨腳。
    6. 發票 電子郵件。
    7. 會計整合驗證。深入瞭解如何將 Quickbooks Online 和 Xero 連結至HubSpot。 
12. 在右上角，按一下「遷移[x]合約」。
    
    
    
13. 在對話方塊中，檢閱移轉條款，選取「我理解並同意 」核取方塊，然後按一下「確認移轉」。
14. 將根據 所選的遷移格式匯入合約並開始計費。深入瞭解如何 檢視和管理合約。

故障排除

查看常見的 匯入 錯誤和解決步驟。如果遇到其他錯誤，請檢查CSV格式和 屬性 對應，然後重試 匯入。

Stripe付款方式ID無效或缺失

如果選擇自動付款選項作為收款過程，但未將Stripe付款方式ID添加到CSV文件中，則會發生此錯誤。

若要解決此錯誤，請按照以下步驟操作：

• 將自動付款條目更改為手動付款。
• 為CSV中的自動付款條目新增Stripe付款方式ID。

重複之前嘗試的import_unique_id

如果 匯入 失敗， HubSpot仍可從失敗的 匯入 中註冊import_unique_id 值。

若要解決此錯誤，請按照以下步驟

1. 使用新身分證件更新CSV檔案。
2. 匯入 更新的CSV檔案。

詞彙表

在將合約遷移到HubSpot之前，請查看以下條款。