Du kan sette opp automatisering av saksbehandlingsprosessen for å tilpasse innstillinger for avslutningsdato, eller utløse handlinger basert på e-poster og oppdateringer av saksstatus.
Hvilke automatiseringsinnstillinger du kan tilpasse, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:
Administrer kanaler som automatisk oppretter billetter
Du kan konfigurere automatisering slik at det automatisk opprettes tickets fra innkommende meldinger fra samtalekanaler.
Slik viser eller fjerner du kanaler som oppretter billetter:
- Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på Pipelines-fanen.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg en rørledning , og velg deretter billettrørledningen du vil justere.
- Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.
- I delen Connected channels kan du se kanalene der det automatisk opprettes en ticket for alle nye innkommende meldinger.
- Hvis du ikke vil at det skal opprettes en billett for meldinger som sendes til en kanal, klikker du på kanalnavnet for å slå av automatiseringen av billetter i kanalens innstillinger.
Finn ut mer om hvordan du setter opp kanaler.
Tilpass automatisering av lukkedato (BETA)
Som standard forventes følgende oppførsel:
- Når du flytter en sak til statusen Avsluttet, oppdateres verdien for Dato for avslutning til dagens dato.
- Når du flytter en sak fra en lukket status til en åpen status, vil den tidligere angitte Lukk-datoen beholdes.
Du kan justere disse automatiseringsinnstillingene per rørledning for å slutte å angi sluttdato, eller for å fjerne sluttdatoen når en sak går over til en åpen status. Hvis du er superadministrator, kan du finne ut hvordan du melder kontoen din inn i betaversjonen.
Slik justerer du automatiseringsinnstillingene:
- Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på Pipelines-fanen.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg en rørledning , og velg deretter billettrørledningen du vil justere.
- Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.
- Hvis du vil justere automatiseringen for når en sak flyttes til statusen lukket, kan du angi Lukk dato til i dag når du flytter en sak til statusen lukket i raden Angi lukkedato til i dag:
- Slå av bryteren for å slå av automatiseringen. Når innstillingen er slått av, oppdateres ikke sluttdatoen for en sak når du flytter en sak til statusen lukket.
-
- Slå bryteren på for å slå på automatiseringen igjen. Når innstillingen er slått på, vil avslutningsdatoen for en sak bli satt til dagens dato når du flytter en sak til statusen lukket.
- Hvis du vil justere automatiseringen for når en sak flyttes fra en lukket status til en åpen status, kan du fjerne avslutningsdatoen når du flytter en sak fra lukket til åpen status i raden Fjern avslutningsdatoen når du flytter en sak fra lukket til åpen status :
-
- Slå påbryteren for å slå på automatiseringen. Når innstillingen er slått på, slettes en søknads lukkedato når du flytter en sak fra lukket til åpen status .
- Slå bryteren av for å slå av automatiseringen igjen. Når innstillingen er slått av, vil en søknads lukkedato forbli den tidligere angitte verdien når du flytter en sak fra lukket til åpen status.
Finn ut mer om billettegenskapenLukk dato.
Oppdatering av billettstatus basert på e-post (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )
Du kan automatisk oppdatere statusen til tickets når tilknyttede e-poster sendes eller mottas.
- Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på Pipelines-fanen.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg en pipeline , og velg deretter billettpipelinen du vil automatisere.
- Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.
- Hvis du vil slå på automatisering av billettstatus, merker du av i avmerkingsboksen Oppdater billettstatus for å slå på en utløser:
- En e-post sendes til en kunde: Saksstatusen endres når en bruker sender en e-post til en kontakt fra saksoppføringen. E-poster som sendes fra kontaktoppføringen, utløser ikke endring av saksstatusen.
- En kunde svarer på en e-post: Saksstatusen endres når en kunde svarer på den samme tråden som saken ble opprettet på. Hvis saken ble lukket og deretter åpnet på nytt, vil eventuelle nye tråder på saken også oppdatere saksstatusen.
- Hvis du vil redigere hvilken status billetten skal settes til basert på utløseren, holder du musepekeren over raden og klikker på Rediger handling. I høyre panel klikker du på rullegardinmenyen Velg status, velger en status og klikker deretter på Lagre.
Merk: En saks status endres ikke automatisk for følgende scenarier: videresendte e-poster, svar på videresendte e-poster, andre e-poster sendt av kontakten eller svar sendt fra en brukers tilkoblede personlige e-post.
- Hvis du vil slå av en automatisering, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
- Hvis du vil se gjennom automatiseringen i arbeidsflytredigeringsprogrammet (kunService HubProfessional og Enterprise ), holder du musepekeren over raden og klikker deretter på Vis arbeidsflyt.
Automatiser handlinger basert på statusen til billettene (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )
Du kan også sette opp tilpasset automatisering basert på billettstatus. Hvis kontoen din har et Service Hub Starter-abonnement, kan du sende en e-post eller et internt varsel når statusen til en sak endres. Hvis kontoen din har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du konfigurere flere handlinger som er tilgjengelige via arbeidsflytverktøyet.
For å kunne automatisere handlinger på billettstatuser må du ha tilgangsrettighetene Superadministrator eller Konto.
- Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på Pipelines-fanen.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg en pipeline , og velg deretter billettpipelinen du vil automatisere.
- Klikk på fanen Automatiser , og klikk deretter på for å utvide delen Opprett arbeidsflyter fra bunnen av.
- I delen Utløs handlinger når en sak når en bestemt status , klikker du påplussikonet for å legge til en handling for en saksstatus.
- Konfigurer handlingen din i høyre panel:
- Hvis du vil sende et internt varsel til teamet ditt når en sak når en viss status, velger du Send intern e-postvarsling. Konfigurer varslingsdetaljene, og klikk deretter på Lagre.
-
- Hvis du vil sende en e-post når en billett åpnes eller lukkes, velger du Send e-post. Klikk på Automatisert e-post, velg en e-post, og klikk deretter på Lagre .Du kan velge mellom følgende typer e-poster:
- Hvis du vil velge en HubSpot-opprettet e-postmal, velger du Ticket received eller Ticket closed. Hvis du vil redigere standardmalen, klikker du på Edit (Rediger) ved siden av e-postens navn, gjør endringene og klikker deretter på Save email (Lagre e-post). Hvis kontoen din har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også klikke på e-postens navn for å redigere e-posten i e-postverktøyet for markedsføring.
- Hvis kontoen din har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du velge en egendefinert automatisert e-post. For å redigere en egendefinert e-post klikker du på navnet på e-posten. Du kommer til verktøyet for markedsførings-e-post.
Merk: Standard-e-postene Ticket received og Ticket closed er transaksjons-e-poster opprettet av HubSpot .Transaksjons-e-poster brukes til relasjonsbaserte interaksjoner, for eksempel en bekreftelses-e-post etter et kjøp. Kontakter trenger ikke å være angitt som markedsføring for å få tilsendt en transaksjons-e-post. Hvis du i stedet velger å sende en automatisert e-post som ikke er en transaksjons-e-post , må kontaktene være angitt som markedsføring for å motta e-posten. Hvis kontoen din har tillegget for transaksjonsbasert e-post, kan du lære hvordan du oppretter egendefinerte transaksjonsbaserte e-poster.
-
- Hvis kontoen din har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du også velge andre billettbaserte arbeidsflythandlinger, inkludert forsinkelser, filialer, kommunikasjon, CRM og datahandlinger. Konfigurer handlingen, og klikk deretter på Lagre.
- Hvis du vil redigere en eksisterende handling, klikker du på handlingsboblen. Gjør endringer i det høyre panelet, og klikk deretter på Lagre.
- Hvis du vil legge igjen en kommentar til andre brukere om en handling, holder du musepekeren over handlingen og klikker deretter påkommentarikonet på comments. Skriv inn meldingen din, og klikk på Kommenter.
- Hvis du vil slette en handling, holder du musepekeren over handlingen og klikker påsletteikonet på delete . Velg Slett bare denne handlingen for å slette bare den valgte handlingen, eller velg Slett denne handlingen og alle etterfølgende handlinger for å slette den valgte handlingen og alle handlinger under den.
- For å navigere til arbeidsflytredigeringsprogrammet (kunService Hub Professional eller Enterprise ) klikker du på Åpne i Arbeidsflyter under statusens handlinger. I arbeidsflytredigeringsprogrammet kan du legge til flere handlinger og redigere innstillingene for arbeidsflyten.
Merk: Som standard gjelder ikke de ovennevnte automatiserte handlingene for live chat- eller Facebook Messenger-samtaler. Hvis du vil ha billettautomatisering for live chat eller Facebook Messenger, kan du opprette og tilpasse en arbeidsflyt og tilpasse arbeidsflytens registreringsutløsere til å inkludere samtaler der kilden er lik Chat.