Planlegg HubSpot-datamodellen din

Hvis du er en administrator som setter opp kontoen din, må du bestemme hvordan du skal håndtere dataene dine i HubSpot. Hvilke data skal du lagre, hvordan skal de formateres, og hvordan skal de forholde seg til hverandre? Dataarkitekturen du velger for implementeringen av HubSpot er avgjørende for at du skal kunne nå dine forretningsmål.

Uten en plan for dataarkitekturen risikerer du å ende opp med uoversiktlige data, å innføre dupliserte poster eller egenskaper i CRM-systemet ditt, og å måtte omstrukturere deler av CRM-systemet for å løse problemer som kunne vært forutsett med riktig planlegging. Du kan unngå disse problemene ved å skissere forretningsmålene dine og hva du ønsker at brukerne skal gjøre i CRM-systemet, avklare hvordan dataene dine henger sammen med disse målene og brukerhandlingene, og lage en plan for implementering av den spesifikke datamodellen. Å lage denne modellen før du begynner å bygge prosesser i HubSpot sikrer at teamene dine er på samme bølgelengde med planen fra første dag.

For å hjelpe deg med dette inneholder denne veiledningen:

• Spørsmål som hjelper deg med å avklare dine databehov.
• Fremgangsmåte for å lage et entitets-relasjonsdiagram (ERD).
• Eksempler på ERD-er for spesifikke inntektsmodeller.

Bestem dine databehov

Før du begynner å importere data til HubSpot eller opprette tilpassede objekter, må du forstå hvilke typer data som best tjener målene dine.

For å hjelpe deg med å forstå dine databehov, bør du vurdere spørsmålene i kategoriene nedenfor.

Inntektsgenerering

Å skissere virksomhetens inntektsmodell kan hjelpe deg med å forstå hva som er viktig å spore for at virksomheten skal lykkes.

• Hvordan tjener bedriften din penger?
• Hva er de viktigste inntektsstrømmene for virksomheten din (f.eks. selgerdrevet salg, selvkjøp, kontrakter, abonnementer osv.)?
• Hvordan sporer du for tiden salg/inntekter?

Kundens livssyklus

Å forstå hvordan en kunde beveger seg gjennom virksomheten din, hjelper deg med å finne ut hvilke data som må finnes i hver post og hvilke objekter som trenger pipeliner. Det avdekker også en vanlig feil: å behandle livssyklusfase og avtalefase som det samme.

Livssyklusfase (f.eks. lead, kunde, mistet kunde osv.) beskriver hvor en person befinner seg i sin samlede relasjon til bedriften din. Avtalefase sporer fremdriften i en spesifikk forretningsmulighet. Å blande sammen de to gjør rapporteringen upålitelig, så det er avgjørende å forstå disse elementene før du begynner å opprette poster i HubSpot.

• Hva er de viktigste fasene i kundens livssyklus?
• Hvilke hendelser fører til at en kundeoppføring flyttes fra ett trinn til et annet? Finnes det godkjenningsprosesser på bestemte trinn?
• Hva må ledelsen måle i hvert trinn?

Forretningselementer

Når du har forstått inntektsmodellen din og den ideelle kundereisen, kan du identifisere de konkrete tingene virksomheten din trenger å spore: «substantivene» i virksomheten din. I HubSpot representeres disse substantivene av objekttyper (som kontakter, selskaper, avtaler, saker eller tilpassede objekter du definerer). Postene du oppretter i HubSpot vil falle inn under en av disse objekttypene, så det er viktig å ha klare definisjoner av dem før du begynner å importere data.

Målet er å liste opp alle typer poster du trenger, ikke å bestemme ennå om det er et standard- eller tilpasset objekt. Den avgjørelsen kommer senere. Etter å ha skissert inntektsmodellen din, kan du utdype de spesifikke elementene som driver den modellen.

• Hva er kjernekomponentene i virksomheten din (f.eks. «kontakter», «avtaler», «abonnementer», «avtaler» osv.)?
• Trenger du å spore mer spesialiserte enheter, som lokasjoner, implementeringer, leverandører eller programmer?
• Hvordan forholder disse enhetene seg til hverandre (f.eks. en «avtale» som finner sted på et bestemt «sted», en enkelt «forsendelse» som er en del av en større «ordre», en «kontrakt» som er inngått som en del av en «avtale»)?

Tillatelser og bruk

Når du begynner å planlegge databehovene for virksomheten din, kan det være nyttig å finne ut hvilke team som skal ha ansvaret for bestemte prosesser, og hvilke data de trenger tilgang til for å nå målene sine.

• Hvilke team vil bruke HubSpot som registreringssystem? Trenger noen team sin egen posttype for å spore en bestemt prosess (f.eks. et salgsteam som sporer en «lead» som en egen post over interaksjoner med en bestemt «kontakt»)?
• Hvilke avgjørende datapunkter må disse teamene ta hensyn til når de utfører oppgaver?
• Hvor skifter ansvaret mellom teamene?

Svarene på disse spørsmålene vil hjelpe deg med å forstå hvilke typer data som er viktige for virksomheten din, og hvordan disse dataene kan formateres. I neste trinn bruker du denne informasjonen til å lage et diagram over datamodellen din, slik at teamet ditt får en plan for bruken av CRM i HubSpot.

Lag et entitetsrelasjonsdiagram (ERD)

Nå som du vet hvilke typer data du vil lagre i HubSpot, kan du skissere hvordan disse datapunktene forholder seg til hverandre. Dette kartet over data og relasjoner vil være virksomhetens entitetsrelasjonsdiagram (ERD). ERD-et hjelper deg med å definere hvordan dataene dine skal struktureres i CRM-systemet.

Selv om HubSpot tilbyr et verktøy for å bygge datamodeller der du kan opprette tilpassede objekter, er det viktig å planlegge tilnærmingen din før du begynner å bygge de tilpassede objektene. Å lage et ERD utenfor HubSpot sikrer at teamene dine er enige om datastrategien din og gir deg et sted å eksperimentere uten å måtte forplikte deg til å opprette bestemte objekttyper. Når du har finpusset ERD-et ditt, kan du deretter gjennomføre strategien i HubSpot på en mer effektiv måte.

1: Oppstilling av forretningsenheter (eksempel)

Skriv ned alle forretningselementene dine. Det kan være nyttig å legge til en kort beskrivelse av hva enheten «representerer».

Hvis virksomheten din for eksempel hovedsakelig er basert på en tjenestemodell, der du installerer og vedlikeholder industrielt utstyr, kan du blant annet inkludere følgende enheter i diagrammet ditt:

• Bedriftsposter, som representerer sluttkundene dine.
• Kontaktposter, som representerer kontaktpunkter i disse selskapene.
• Avtaleposter, som representerer salg av utstyr som skal installeres og deretter vedlikeholdes i en avtalt periode.
• Lokasjonsoppføringer, som representerer de spesifikke stedene der utstyret skal installeres.
• Serviceoppføringer, som representerer vedlikeholdet som utføres på bestemte maskiner.

Her er forretningsenhetene oppført for vårt hypotetiske selskap:

2: Velge mellom standardobjekter og tilpassede objekter (eksempel)

Gå gjennom forretningselementene dine og avgjør hvilke enheter som dekkes av HubSpots standardobjekter, og hvilke som krever opprettelse av tilpassede objekter.

For eksempel kan vårt selskap for industrielt utstyr bruke HubSpots standardobjekter for selskaper, kontakter, avtaler og tjenester. De vil velge å opprette et tilpasset objekt for lokasjoner.

3: Kartlegge objektrelasjoner (eksempel)

Når enhetene er oppført, må du koble dem sammen med de riktige relasjonene.

For eksempel vil selskapet som selger industrielt utstyr merke seg følgende relasjoner (blant annet):

• Et selskap kan ha én eller flere kontakter. Hver kontakt har kun ett selskap.
• Et selskap kan ha et hvilket som helst antall avtaler (eller det kan ha null avtaler). Hver avtale er knyttet til nøyaktig ett selskap.
• Avtaler er også knyttet til minst én kontaktperson. En kontaktperson kan være knyttet til et hvilket som helst antall avtaler (eller ingen avtaler).
• Hver avtale er knyttet til minst én lokasjon. En lokasjon kan være knyttet til én eller flere avtaler.
• En serviceoppføring gjelder et bestemt stykke utstyr, så den kan bare ha én lokasjon. Hver serviceoppføring er også knyttet til én enkelt avtale.

I dette trinnet er forretningsenhetene (dvs. objektene som skal brukes i HubSpot) koblet sammen med linjer som beskriver hvordan de er knyttet til hverandre. Disse linjene viser også typen tilknytning (f.eks. én-til-mange, mange-til-mange osv.).

4: Legge til relasjonsetiketter (eksempel)

Noen relasjoner mellom enheter kan være kompliserte. I ERD-en din kan du gi relasjonene etiketter for å markere nøyaktig hvordan en bestemt post er knyttet til en annen.

For eksempel kan vårt selskap innen industrielt utstyr samarbeide med mange kontakter for å inngå en avtale, men bare én kontakt har fullmakt til å godkjenne salget. De kan legge til en etikett på relasjonen mellom avtaler og kontakter, der de angir kontaktens «rolle»:

Eksempler på ERD-er etter inntektsmodell

Nedenfor finnes fire eksempler på ERD-er som representerer selskaper som følger ulike inntektsmodeller. Hvert eksempel på en ERD er utformet som én mulig løsning for det hypotetiske selskapet.

I tillegg fokuserer hvert eksempel kun på en delmengde av objektene som brukes av selskapet. I deres fullstendige ERD ville de inkludere andre objekter for å spore andre aspekter av virksomheten, for eksempel markedsføringstiltak og kundeserviceprosesser.

Hvert eksempel inneholder:

• Et hypotetisk selskap, med en kort beskrivelse av hvordan de driver virksomheten sin, og en forklaring på noen av beslutningene de har tatt knyttet til bruk av objekter.
• En liste over de viktigste objektene de planlegger å bruke i CRM-systemet sitt. I virkeligheten vil hver av disse virksomhetene bruke flere objekttyper enn det som er oppført her. Målet her er å se på hvordan disse ulike inntektsgenererende selskapene kan organisere standard- og tilpassede objekter for å imøtekomme sine spesifikke behov.
• Et øyeblikksbilde av ERD-en deres. Igjen vil disse skjermbildene bare representere en del av det en ERD for disse virksomhetene ville inneholde.

Eksempel: SaaS/abonnement/MRR

SPRKT er et programvareselskap som tilbyr et skybasert designstudio der oppfinnere kan lage modeller av nye håndholdte enheter. Programvaren selges på abonnementsbasis med ulike abonnementsnivåer.

Oppfinnere kan bruke programvaren til å lage flere unike design for gadgetene sine. Disse designene lages i en spesifikk instans av programvaren: kundekontoen. SPRKT valgte å modellere kundekontoer som et tilpasset objekt, slik at de kan spore hvilke funksjoner kundene deres bruker.

Brukte objekter:

• Kontakter: representerer enkeltpersoner.
• Bedrifter: representerer selskaper.
• Avtaler: representerer salg av programvareabonnementer.
• Abonnementer: representerer de gjentakende betalingene for programvaren.
• Kundekontoer: representerer de spesifikke forekomstene av kundenes programvarekontoer. I kundekontoposten kan de spore hendelser knyttet til programvarebruk (oppretting av nye design, bruk av spesifikke funksjoner osv.).

Eksempel: Tjenester/faste kunder

The Sprocket Group er et konsulentselskap som tilbyr forretningsrådgivning til oppfinnere av håndholdte enheter. De selger engangskonsulentpakker om temaer som å søke om patenter og opprette et aksjeselskap. De tilbyr også løpende konsulenttjenester for å hjelpe oppfinnere med å markedsføre oppfinnelsene sine og organisere salgsprosessene sine.

Etter at de hadde laget en liste over sine databehov, innså de at standardobjekter i HubSpot kan håndtere akkurat det virksomheten deres ønsker å spore. De kan fortsatt tilpasse disse standardobjektene etter behov. For eksempel kan de bruke assosiasjonsetiketter til å skille mellom et selskaps kjøp av engangstjenester og løpende rådgivning.

Brukte objekter:

• Kontakter: representerer enkeltpersoner.
• Bedrifter: representerer bedrifter.
• Avtaler: representerer salg av konsulentpakker.
• Abonnementer: representerer avgiftene for løpende konsulentpakker.
• Tjenester: representerer levering av konsulenttimer for engangstjenester eller løpende konsulenttjenester. I tjenesteposten kan de spore hvilke konsulenter som jobber med kunden og hvor mange timer som gjenstår i pakken (for engangstjenester). De kan også bruke tjenesteobjektet til å samle alle sine interne notater knyttet til kunden.

Eksempel: E-handelstransaksjoner

Sprockets ‘R’ Us er et e-handelsfirma som selger håndholdte gadgets. De har to typer kunder: direkte forbrukere (som bestiller direkte fra nettstedet deres) og detaljhandelsbutikker (som kjøper varer i bulk for videresalg i fysiske butikker).

Salget til direkte forbrukere er relativt enkelt å spore, siden disse kjøpene er små og går til ett enkelt sted. For disse kundene kan de inkludere all kjøpsinformasjon i standardavtalen. Salget til detaljhandelsbutikker er imidlertid mer komplekst og krever sporing av flere forsendelser og en mer omfattende forsyningskjede. De har valgt å modellere disse mer komplekse dataene med tilpassede objekter.

Brukte objekter:

• Kontakter: representerer enkeltpersoner. De fleste av kontaktene deres vil være direkte forbrukere som kjøper fra nettstedet deres.
• Bedrifter: representerer detaljhandelsbutikkene som kjøper varer i bulk.
• Avtaler: representerer salg. De skiller mellom direkte salg til forbrukere og detaljhandelssalg ved å bruke to forskjellige salgspipelines.
• Detaljhandelsforsendelser: representerer pakker som sendes sammen. Noen av detaljhandelssalgene krever flere forsendelser, så det er nyttig å ha forsendelsesdataene i en egen post. På denne måten kan de spore leveranser og returer effektivt.
• Lager: representerer den spesifikke kilden til forsendelsene og sporing av tilgjengelig lagerbeholdning på det aktuelle stedet.

Eksempel: Provisjoner for plattformer/markedsplasser

Sprocket-Mart er en plattform som kobler oppfinnere av gadgets med kunder. Plattformen lar oppfinnere opprette enkle butikkfronter der de kan legge ut gadgetene sine for salg. Kunder kan søke og filtrere markedsplassoppføringene, sammenligne selgere og kjøpe gadgets. En liten prosentandel av salget går til Sprocket-Mart som provisjon.

Sprocket-Mart vil bruke standard HubSpot-objekter til å representere brukerne av markedsplassen og provisjonene de tjener på salget. De har imidlertid valgt å bruke tilpassede objekter til å representere de offentlige profilene til oppfinnerne og anmeldelsene som kundene kan legge igjen på selgerprofilene. På den måten kan de skille de offentlig tilgjengelige dataene (selgerprofiler og anmeldelser) fra de interne forretningsdataene (brukerinformasjon og salgsprovisjoner).

Objekter som brukes:

• Kontakter: representerer enkeltpersoner og kunder.
• Avtaler: representerer provisjoner opptjent på salg gjennom markedsplassen.
• Profiler: representerer en selgers opplysninger for et bestemt marked. I sjeldne tilfeller kan en enkelt oppfinner drive flere butikker, så det er viktig at kontakt-objektet har et én-til-mange-forhold til profil-objektet.
• Markedsplasssalg: representerer en spesifikk transaksjon mellom en selger og en kjøper på markedsplassen. Markedsplasssalg er knyttet til selgerens profiloppføring, kontakten som foretar kjøpet og avtaleoppføringen der markedsplassprovisjonen er lagret.

Neste trinn

• Les mer om hvordan du administrerer datamodellen din i HubSpot.
• Les mer om hvordan du oppretter og redigerer tilpassede objekter.