Planlæg din HubSpot-datamodel

Hvis du er en administrator, der er i gang med at opsætte din konto, skal du beslutte, hvordan du vil håndtere dine data i HubSpot. Hvilke data vil du gemme, hvordan skal de formateres, og hvordan skal de forholde sig til hinanden? Den dataarkitektur, du vælger til din implementering af HubSpot, er afgørende for, at du kan nå dine forretningsmål.

Uden en plan for din datarkitektur risikerer du at ende med uoverskuelige data, at der opstår dubletter af poster eller egenskaber i dit CRM, og at du bliver nødt til at omstrukturere dele af dit CRM for at løse problemer, der kunne have været forudset med en ordentlig planlægning. Du kan undgå disse problemer ved at skitsere dine forretningsmål og hvad du ønsker, at dine brugere skal gøre i CRM-systemet, fastlægge hvordan dine data hænger sammen med disse mål og brugerhandlinger, og udarbejde en plan for implementering af den specifikke datamodel. Ved at oprette denne model, før du begynder at opbygge processer i HubSpot, sikrer du, at dine teams er på linje med planen fra dag ét.

For at hjælpe dig med disse bestræbelser indeholder denne vejledning:

• Spørgsmål, der kan hjælpe dig med at afklare dine databehov.
• Trin til opbygning af et entitetsrelationsdiagram (ERD).
• Eksempler på ERD'er til specifikke indtægtsmodeller.

Fastlæg dine databehov

Inden du begynder at importere data til HubSpot eller oprette brugerdefinerede objekter, skal du forstå, hvilke datatyper der bedst tjener dine mål.

For at hjælpe dig med at forstå dine databehov kan du overveje spørgsmålene i nedenstående kategorier.

Omsætningsgenerering

Ved at skitsere din virksomheds indtægtsmodel kan du bedre forstå, hvilke data der er vigtige at spore for at sikre din virksomheds succes.

• Hvordan tjener din virksomhed penge?
• Hvad er de primære indtægtskilder for din virksomhed (f.eks. sælgerdrevet salg, selvkøb, kontrakter, abonnementer osv.)?
• Hvordan sporer du i øjeblikket salg/omsætning?

Kundens livscyklus

Når du forstår, hvordan en kunde bevæger sig gennem din virksomhed, kan du bedre afgøre, hvilke data der skal være i hver post, og hvilke objekter der skal have pipelines. Det afslører også en almindelig fejl: at behandle livscyklusfase og aftalefase som det samme.

Livscyklusfase (f.eks. lead, kunde, frafaldet osv.) beskriver, hvor en person befinder sig i sin samlede relation til din virksomhed. Aftalefase sporer fremskridtet i en specifik forretningsmulighed. At sammenblande de to gør rapporteringen upålidelig, så det er afgørende at forstå disse elementer, før du begynder at oprette poster i HubSpot.

• Hvad er de vigtigste faser i din kundes livscyklus?
• Hvilke begivenheder får en post til at skifte fra en fase til en anden? Er der godkendelsesprocesser i bestemte faser?
• Hvad skal ledelsen måle i hver fase?

Forretningselementer

Når du har forstået din indtægtsmodel og din ideelle kunderejse, kan du identificere de specifikke ting, din virksomhed har brug for at spore: virksomhedens »substantiver«. I HubSpot repræsenteres disse substantiver af objekttyper (som kontakter, virksomheder, aftaler, tickets eller brugerdefinerede objekter, du selv definerer). De poster, du opretter i HubSpot, vil falde ind under en af disse objekttyper, så det er vigtigt at have klare definitioner af dem, før du begynder at importere data.

Målet er at opstille en liste over alle de typer poster, du får brug for, ikke at beslutte endnu, om der er tale om et standardobjekt eller et brugerdefineret objekt. Den beslutning kommer senere. Når du har skitseret din indtægtsmodel, kan du uddybe de specifikke elementer, der driver modellen.

• Hvad er de centrale komponenter i din virksomhed (f.eks. "kontakter", "aftaler", "abonnementer", "aftaler" osv.)?
• Har du brug for at spore mere specialiserede enheder, såsom lokationer, implementeringer, leverandører eller programmer?
• Hvordan hænger disse enheder sammen (f.eks. en "aftale", der finder sted på en bestemt "lokation", en enkelt "forsendelse", der er en del af en større "ordre", en "kontrakt", der underskrives som en del af en "aftale")?

Tilladelser og brug

Når du begynder at planlægge databehovene for din virksomhed, kan det være nyttigt at finde ud af, hvilke teams der skal være ansvarlige for bestemte processer, og hvilke data de har brug for adgang til for at nå deres mål.

• Hvilke teams vil bruge HubSpot som deres primære registreringssystem? Er der teams, der har brug for deres egen posttype til at spore en bestemt proces (f.eks. et salgsteam, der sporer en "lead" som en separat post over interaktioner med en bestemt "kontakt")?
• Hvilke afgørende datapunkter skal disse teams handle ud fra, når de udfører opgaver?
• Hvor skifter ansvaret mellem teams?

Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe dig med at forstå, hvilke datatyper der er vigtige for din virksomhed, og hvordan disse data kan formateres. I det næste trin bruger du disse oplysninger til at oprette et diagram over din datamodel, så dit team får en plan for brugen af CRM i HubSpot.

Udarbejd et entitetsrelationsdiagram (ERD)

Nu hvor du kender de datatyper, du vil gemme i HubSpot, kan du skitsere, hvordan disse datapunkter forholder sig til hinanden. Dette kort over data og relationer bliver din virksomheds entitetsrelationsdiagram (ERD). ERD’et hjælper dig med at definere, hvordan dine data skal struktureres i dit CRM.

Selvom HubSpot tilbyder en datamodelgenerator, hvor du kan oprette brugerdefinerede objekter, er det vigtigt at planlægge din tilgang, før du begynder at oprette selve de brugerdefinerede objekter. At oprette et ERD uden for HubSpot sikrer, at dine teams er på linje med din datastrategi, og giver dig et sted at eksperimentere uden at skulle forpligte dig til at oprette specifikke objekttyper. Når du har finpudset dit ERD, kan du derefter gennemføre den strategi i HubSpot mere effektivt.

1: Opstilling af forretningsenheder (eksempel)

Skriv alle dine forretningsenheder ned. Det kan være nyttigt at tilføje en kort beskrivelse af, hvad enheden »repræsenterer«.

Hvis din virksomhed for eksempel primært er baseret på en servicemodel, hvor du installerer og vedligeholder industrielt udstyr, kan du blandt andet medtage følgende enheder i dit diagram:

• Virksomhedsregistreringer, der repræsenterer dine slutkunder.
• Kontaktposter, der repræsenterer kontaktpersoner i disse virksomheder.
• Aftaleregistreringer, der repræsenterer salg af udstyr, der skal installeres og derefter serviceres i en aftalt periode.
• Placeringsoplysninger, der repræsenterer de specifikke steder, hvor udstyret skal installeres.
• Serviceoptegnelser, der repræsenterer den vedligeholdelse, der udføres på specifikke maskiner.

Her er en liste over forretningsenhederne for vores hypotetiske virksomhed:

2: Valg mellem standardobjekter og brugerdefinerede objekter (eksempel)

Gennemgå dine forretningselementer og fastlæg, hvilke enheder der er dækket af HubSpots standardobjekter, og hvilke der kræver oprettelse af brugerdefinerede objekter.

For eksempel kan vores virksomhed inden for industrielt udstyr bruge HubSpots standardobjekter til virksomheder, kontakter, aftaler og tjenester. De vil vælge at oprette et brugerdefineret objekt til lokationer.

3: Kortlægning af objektrelationer (eksempel)

Når dine enheder er opført, skal du forbinde dem med de rette relationer.

For eksempel vil virksomheden inden for industrielt udstyr notere følgende relationer (blandt andre):

• En virksomhed kan have én eller flere kontaktpersoner. Hver kontaktperson er kun tilknyttet én virksomhed.
• En virksomhed kan have et vilkårligt antal aftaler (eller ingen aftaler). Hver aftale er knyttet til nøjagtigt én virksomhed.
• Aftaler er også knyttet til mindst én kontaktperson. En kontaktperson kan være knyttet til et vilkårligt antal aftaler (eller ingen aftaler).
• Hver aftale er knyttet til mindst én placering. En placering kan være knyttet til én eller flere aftaler.
• En serviceregistrering gælder for et bestemt stykke udstyr, så den kan kun have én lokation. Hver serviceregistrering er også knyttet til en enkelt aftale.

I dette trin er forretningsenhederne (dvs. de objekter, der skal bruges i HubSpot) blevet forbundet med linjer, der beskriver, hvordan de er forbundet med hinanden. Disse linjer viser også typen af forbindelse (f.eks. én-til-mange, mange-til-mange osv.).

4: Tilføjelse af forbindelsesmærker (eksempel)

Nogle relationer mellem enheder kan være komplicerede. I dit ERD kan du give relationerne etiketter for præcist at markere, hvordan en bestemt post er forbundet med en anden.

For eksempel kan vores virksomhed inden for industrielt udstyr arbejde med mange kontakter for at indgå en aftale, men kun én kontakt har bemyndigelse til at godkende salget. De kan tilføje en etiket til relationen mellem aftaler og kontakter, hvor de angiver kontaktens »rolle«:

Eksempler på ERD’er efter indtægtsmodel

Nedenfor er der fire eksempler på ERD'er, der repræsenterer virksomheder, der følger forskellige indtægtsmodeller. Hvert eksempel på en ERD er udformet som en mulig løsning for den pågældende hypotetiske virksomhed.

Derudover fokuserer hvert eksempel kun på en delmængde af de objekter, som virksomheden bruger. I deres fulde ERD ville de inkludere andre objekter for at spore andre aspekter af deres forretning, såsom markedsføringsindsatser og kundeserviceprocesser.

Hvert eksempel indeholder:

• En hypotetisk virksomhed med en kort beskrivelse af, hvordan den driver sin forretning, og en forklaring på nogle af de beslutninger, den har truffet vedrørende brug af objekter.
• En liste over de nøgleobjekter, de planlægger at bruge i deres CRM. I virkeligheden vil hver af disse virksomheder bruge flere objekttyper end dem, der er anført. Målet her er at gennemgå, hvordan disse forskellige virksomheder kan organisere standard- og brugerdefinerede objekter for at imødekomme deres specifikke behov.
• Et øjebliksbillede af deres ERD. Igen vil disse skærmbilleder kun repræsentere en del af, hvad en ERD for disse virksomheder ville omfatte.

Eksempel: SaaS/abonnement/MRR

SPRKT er en softwarevirksomhed, der tilbyder et cloudbaseret designstudie, hvor opfindere kan designe nye håndholdte gadgets. Softwaren sælges på abonnementsbasis med forskellige abonnementsniveauer.

Opfindere kan bruge softwaren til at skabe flere unikke designs til deres gadgets. Disse designs oprettes i en specifik instans af softwaren: kundekontoen. SPRKT besluttede at modellere kundekonti som et brugerdefineret objekt, så de kan holde styr på, hvilke funktioner deres kunder bruger.

Anvendte objekter:

• Kontakter: repræsenterer enkeltpersoner.
• Virksomheder: repræsenterer virksomheder.
• Aftaler: repræsenterer salg af softwareabonnementer.
• Abonnementer: repræsenterer de tilbagevendende betalinger for softwaren.
• Kundekonti: repræsenterer de specifikke forekomster af kundernes softwarekonti. I kundekontoposten kan de spore begivenheder i forbindelse med softwarebrugen (oprettelse af nye designs, brug af specifikke funktioner osv.).

Eksempel: Tjenester/faste kunder

The Sprocket Group er et konsulentfirma, der tilbyder forretningsrådgivning til opfindere af håndholdte gadgets. De sælger engangskonsulentpakker om emner som ansøgning om patenter og oprettelse af et selskab. De leverer også løbende konsulenttjenester for at hjælpe opfindere med at markedsføre deres opfindelser og organisere deres salgsprocesser.

Efter at have opstillet en liste over deres databehov indså de, at standardobjekter i HubSpot kan håndtere præcis det, deres virksomhed ønsker at spore. De kan stadig tilpasse disse standardobjekter efter behov. For eksempel kan de bruge tilknytningsetiketter til at skelne mellem en virksomheds køb af engangstjenester og løbende rådgivning.

Anvendte objekter:

• Kontakter: repræsenterer enkeltpersoner.
• Virksomheder: repræsenterer virksomheder.
• Aftaler: angiver salg af konsulentpakker.
• Abonnementer: omfatter gebyrerne for løbende konsulentpakker.
• Tjenester: repræsenterer levering af konsulenttimer til engangstjenester eller løbende rådgivning. I tjenesteposten kan de spore, hvilke konsulenter der arbejder med kunden, og hvor mange timer der er tilbage i pakken (for engangstjenester). De kan også bruge tjenesteobjektet til at samle alle deres interne noter vedrørende kunden.

Eksempel: E-handelstransaktioner

Sprockets ‘R’ Us er en e-handelsvirksomhed, der sælger håndholdte gadgets. De har to typer kunder: direkte forbrugere (der bestiller direkte fra deres hjemmeside) og detailbutikker (der køber varer i store mængder til videresalg i fysiske butikker).

Deres salg til direkte forbrugere er relativt nemt at spore, da disse køb er små og går til en enkelt adresse. For disse kunder kan de medtage alle købsoplysningerne i standardtransaktionsposten. Deres salg til detailbutikker er imidlertid mere komplekst og kræver sporing af flere forsendelser og en mere omfattende forsyningskæde. De har besluttet at modellere disse mere komplekse data med brugerdefinerede objekter.

Anvendte objekter:

• Kontakter: repræsenterer enkeltpersoner. De fleste af deres kontakter vil være direkte forbrugere, der køber fra deres hjemmeside.
• Virksomheder: repræsenterer detailbutikkerne, der køber varer i store mængder.
• Aftaler: repræsenterer salg. De skelner mellem deres direkte salg til forbrugere og deres detailsalg ved at bruge to forskellige salgspipelines.
• Detailforsendelser: repræsenterer pakker, der sendes samlet. Nogle af deres detailsalg kræver flere forsendelser, så det er nyttigt at have forsendelsesdataene i en separat post. På denne måde kan de spore leverancer og returneringer effektivt.
• Lager: repræsenterer den specifikke kilde til forsendelserne og sporing af det tilgængelige lager på den pågældende lokation.

Eksempel: Provisioner til platforme/markedspladser

Sprocket-Mart er en platform, der forbinder opfindere af gadgets med kunder. Platformen giver opfinderne mulighed for at oprette enkle butiksfronter, hvor de kan udbyde deres gadgets til salg. Kunderne kan søge og filtrere markedspladsens udbud, sammenligne sælgere og købe gadgets. En lille procentdel af salget går til Sprocket-Mart som provision.

Sprocket-Mart vil bruge standard HubSpot-objekter til at repræsentere brugerne af deres markedsplads og de provisioner, de tjener på salget. De har dog valgt at bruge brugerdefinerede objekter til at repræsentere de offentlige profiler for opfinderne og de anmeldelser, som kunderne kan efterlade på disse sælgerprofiler. På den måde kan de adskille de offentligt tilgængelige data (sælgerprofiler og anmeldelser) fra de interne forretningsdata (brugeroplysninger og salgsprovisioner).

Anvendte objekter:

• Kontakter: repræsenterer individuelle opfindere og kunder.
• Aftaler: repræsenterer provisioner, der er optjent på salg foretaget via markedspladsen.
• Profiler: repræsenterer en sælgers oplysninger for et bestemt marked. I sjældne tilfælde kan en enkelt opfinder drive flere butikker, så det er vigtigt, at kontakt-objektet har et én-til-mange-forhold til profil-objektet.
• Markedsplads-salg: repræsenterer en specifik handel mellem en sælger og en køber på markedspladsen. Markedsplads-salg er knyttet til sælgerens profilpost, den kontakt, der foretager købet, og handelsposten, hvor markedspladsprovisionen er gemt.

Næste trin

• Få mere at vide om administration af din datamodel i HubSpot.
• Læs mere om oprettelse og redigering af brugerdefinerede objekter.