Zaplanuj model danych HubSpot

Jeśli jesteś administratorem konfigurującym swoje konto, musisz zdecydować, w jaki sposób będziesz zarządzać danymi w HubSpot. Jakie dane będziesz przechowywać, w jakim formacie będą one zapisane i jak będą się ze sobą wiązać? Architektura danych, którą wybierzesz dla swojego wdrożenia HubSpot, ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych.

Bez planu dotyczącego architektury danych narażasz się na ryzyko powstania nieuporządkowanych danych, wprowadzenia zduplikowanych rekordów lub właściwości w systemie CRM oraz konieczności przebudowy niektórych elementów systemu w celu naprawienia problemów, których można było uniknąć dzięki odpowiedniemu planowaniu. Możesz uniknąć tych problemów, określając cele biznesowe i działania, które użytkownicy mają wykonywać w systemie CRM, ustalając, w jaki sposób dane odnoszą się do tych celów i działań użytkowników, oraz tworząc plan wdrożenia konkretnego modelu danych. Stworzenie tego modelu przed rozpoczęciem budowania procesów w HubSpot gwarantuje, że Twoje zespoły będą zgodne co do planu od pierwszego dnia.

Aby pomóc Ci w tych działaniach, niniejszy przewodnik zawiera:

• Pytania pomagające określić potrzeby w zakresie danych.
• Kroki tworzenia diagramu relacji encji (ERD).
• Przykłady diagramów ERD dla konkretnych modeli przychodów.

Określ swoje potrzeby w zakresie danych

Zanim zaczniesz importować dane do HubSpot lub tworzyć obiekty niestandardowe, musisz zrozumieć, jakie rodzaje danych najlepiej posłużą Twoim celom.

Aby lepiej zrozumieć swoje potrzeby w zakresie danych, rozważ pytania z poniższych kategorii.

Generowanie przychodów

Określenie modelu przychodów Twojej firmy pomoże Ci zrozumieć, jakie wskaźniki są istotne do śledzenia, aby Twoja firma odniosła sukces.

• W jaki sposób Twoja firma generuje przychody?
• Jakie są główne źródła przychodów w Twojej firmie (np. sprzedaż realizowana przez przedstawicieli handlowych, samodzielne zakupy, umowy, subskrypcje itp.)?
• W jaki sposób obecnie monitorujesz sprzedaż/przychody?

Cykl życia klienta

Zrozumienie, w jaki sposób klient porusza się w Twojej firmie, pomaga ustalić, jakie dane powinny znajdować się w każdym rekordzie i które obiekty wymagają procesów. Ujawnia to również powszechny błąd: traktowanie etapu cyklu życia i etapu transakcji jako tego samego.

Etap cyklu życia (np. potencjalny klient, klient, klient, który odszedł itp.) opisuje, na jakim etapie ogólnej relacji z firmą znajduje się dana osoba. Etap transakcji śledzi postępy konkretnej okazji handlowej. Zmieszanie tych dwóch pojęć sprawia, że raportowanie staje się niewiarygodne, dlatego przed rozpoczęciem tworzenia rekordów w HubSpot kluczowe jest zrozumienie tych elementów.

• Jakie są główne etapy cyklu życia klienta?
• Jakie zdarzenia powodują przejście rekordu z jednego etapu do drugiego? Czy na poszczególnych etapach obowiązują procesy zatwierdzania?
• Co kierownictwo powinno mierzyć na każdym etapie?

Elementy biznesowe

Gdy już zrozumiesz swój model przychodów i idealną ścieżkę klienta, możesz zidentyfikować konkretne elementy, które Twoja firma musi śledzić: „rzeczowniki” Twojej działalności. W HubSpot te rzeczowniki są reprezentowane przez typy obiektów (takie jak kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia lub obiekty niestandardowe zdefiniowane przez Ciebie). Rekordy tworzone w HubSpot będą należeć do jednego z tych typów obiektów, dlatego ważne jest, aby mieć ich jasne definicje przed rozpoczęciem importowania danych.

Celem jest sporządzenie listy wszystkich rodzajów rekordów, które będą potrzebne, a nie podejmowanie na tym etapie decyzji, czy będzie to obiekt standardowy, czy niestandardowy. Ta decyzja zostanie podjęta później. Po nakreśleniu modelu przychodów można szczegółowo omówić konkretne elementy, które napędzają ten model.

• Jakie są podstawowe elementy Twojej działalności (np. „kontakty”, „transakcje”, „subskrypcje”, „spotkania” itp.)?
• Czy musisz śledzić bardziej wyspecjalizowane elementy, takie jak lokalizacje, wdrożenia, dostawcy lub programy?
• Jak te elementy są ze sobą powiązane (np. „spotkanie” odbywające się w konkretnej „lokalizacji”, pojedyncza „przesyłka” będąca częścią większego „zamówienia”, „umowa” podpisana w ramach „transakcji”)?

Uprawnienia i wykorzystanie

Rozpoczynając planowanie potrzeb danych dla swojej firmy, warto ustalić, które zespoły będą odpowiedzialne za konkretne procesy oraz do jakich danych będą potrzebowały dostępu, aby osiągnąć swoje cele.

• Które zespoły będą korzystać z HubSpot jako systemu ewidencyjnego? Czy któreś zespoły potrzebują własnego typu rekordu do śledzenia konkretnego procesu (np. zespół sprzedaży śledzący „potencjalnego klienta” jako odrębny rekord interakcji z konkretnym „kontakem”)?
• Jakie są kluczowe punkty danych, na podstawie których zespoły te muszą podejmować działania podczas realizacji zadań?
• Gdzie następuje przekazanie obowiązków między zespołami?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zrozumieć, jakie rodzaje danych są ważne dla Twojej firmy i w jaki sposób można je sformatować. W kolejnym kroku wykorzystasz te informacje do stworzenia diagramu modelu danych, dając zespołowi plan korzystania z CRM w HubSpot.

Stwórz diagram relacji między encjami (ERD)

Teraz, gdy znasz już rodzaje danych, które chcesz przechowywać w HubSpot, możesz nakreślić, w jaki sposób te punkty danych są ze sobą powiązane. Ta mapa danych i relacji będzie diagramem relacji encji (ERD) Twojej firmy. Diagram ERD pomaga zdefiniować, w jaki sposób dane będą zorganizowane w systemie CRM.

Chociaż HubSpot udostępnia narzędzie do tworzenia modeli danych, w którym można tworzyć obiekty niestandardowe, ważne jest, aby zaplanować swoje podejście przed rozpoczęciem tworzenia samych obiektów niestandardowych. Stworzenie diagramu ERD poza platformą HubSpot gwarantuje, że zespoły będą zgodne co do strategii dotyczącej danych, a także zapewnia miejsce do eksperymentowania bez konieczności decydowania się na tworzenie konkretnych typów obiektów. Po dopracowaniu diagramu ERD można następnie skuteczniej wdrożyć tę strategię w HubSpot.

1: Sporządzenie listy podmiotów biznesowych (przykład)

Wypisz wszystkie elementy biznesowe. Pomocne może być dodanie krótkiego opisu tego, co dana jednostka „reprezentuje”.

Na przykład, jeśli Twoja firma działa głównie w oparciu o model usługowy, w ramach którego zajmujesz się instalacją i konserwacją sprzętu przemysłowego, w diagramie możesz uwzględnić (między innymi) następujące podmioty:

• Rekordy firmowe, reprezentujące klientów końcowych.
• Rekordy kontaktów, reprezentujące osoby kontaktowe w tych firmach.
• Rekordy transakcji, reprezentujące sprzedaż sprzętu, który ma zostać zainstalowany, a następnie serwisowany przez okres objęty umową.
• Dokumentacja lokalizacji, odnosząca się do konkretnych miejsc, w których sprzęt zostanie zainstalowany.
• Rejestry usług serwisowych, reprezentujące czynności konserwacyjne wykonywane na konkretnych maszynach.

Oto lista podmiotów biznesowych dla naszej hipotetycznej firmy:

2: Wybór między obiektami standardowymi a niestandardowymi (przykład)

Przejrzyj elementy swojej działalności i określ, które z nich są objęte standardowymi obiektami HubSpot, a które wymagają utworzenia obiektów niestandardowych.

Na przykład nasza firma zajmująca się sprzętem przemysłowym może korzystać ze standardowych obiektów HubSpot dla firm, kontaktów, transakcji i usług. Zdecyduje się ona na utworzenie obiektu niestandardowego dla lokalizacji.

3: Mapowanie relacji między obiektami (przykład)

Po sporządzeniu listy podmiotów należy połączyć je odpowiednimi relacjami.

Na przykład firma zajmująca się sprzętem przemysłowym odnotowałaby następujące relacje (między innymi):

• Jedna firma może mieć jedną lub więcej osób kontaktowych. Każda osoba kontaktowa jest powiązana tylko z jedną firmą.
• Firma może mieć dowolną liczbę transakcji (lub może nie mieć żadnej). Każda transakcja jest powiązana z dokładnie jedną firmą.
• Transakcje są również powiązane z co najmniej jedną osobą kontaktową. Osoba kontaktowa może być powiązana z dowolną liczbą transakcji (lub może nie być powiązana z żadną).
• Każda transakcja jest powiązana z co najmniej jedną lokalizacją. Lokalizacja może być powiązana z jedną lub kilkoma transakcjami.
• Zgłoszenie serwisowe dotyczy konkretnego urządzenia, więc może mieć tylko jedną lokalizację. Każde zgłoszenie serwisowe jest również powiązane z jedną transakcją.

W tym kroku podmioty biznesowe (tj. obiekty, które będą używane w HubSpot) zostały połączone liniami opisującymi, w jaki sposób są ze sobą powiązane. Linie te pokazują również rodzaj powiązania (np. jeden do wielu, wiele do wielu itp.).

4: Dodawanie etykiet powiązań (przykład)

Niektóre relacje między podmiotami mogą być skomplikowane. W schemacie ERD można nadać etykiety relacjom, aby dokładnie zaznaczyć, w jaki sposób dany rekord jest powiązany z innym.

Na przykład nasza firma zajmująca się sprzętem przemysłowym może współpracować z wieloma osobami kontaktowymi w celu sfinalizowania transakcji, ale tylko jedna osoba kontaktowa jest upoważniona do zatwierdzenia sprzedaży. Można dodać etykietę do relacji między transakcjami a osobami kontaktowymi, zaznaczając „rolę” osoby kontaktowej:

Przykładowe diagramy ERD według modeli przychodów

Poniżej przedstawiono cztery przykładowe diagramy ERD, reprezentujące firmy stosujące różne modele przychodów. Każdy przykładowy diagram ERD został zaprojektowany jako jedno z możliwych rozwiązań dla tej hipotetycznej firmy.

Ponadto każdy przykład skupia się tylko na podzbiorze obiektów wykorzystywanych przez firmę. W pełnym schemacie ERD uwzględniono by inne obiekty służące do śledzenia innych aspektów działalności, takich jak działania marketingowe i procesy obsługi klienta.

Każdy przykład zawiera:

• Hipotetyczna firma wraz z krótkim opisem sposobu prowadzenia działalności oraz wyjaśnieniem niektórych decyzji dotyczących wykorzystania obiektów.
• Lista kluczowych obiektów, które firma planuje wykorzystać w swoim systemie CRM. W rzeczywistości każda z tych firm korzystałaby z większej liczby typów obiektów niż te wymienione na liście. Celem tego przykładu jest przeanalizowanie, w jaki sposób różne firmy generujące przychody mogą organizować obiekty standardowe i niestandardowe, aby zaspokoić swoje konkretne potrzeby.
• Zrzut ekranu przedstawiający ich diagram ERD. Ponownie, te zrzuty ekranu przedstawiają jedynie część tego, co zawierałby diagram ERD dla tych firm.

Przykład: SaaS/Subskrypcja/MRR

SPRKT to firma programistyczna, która udostępnia oparte na chmurze studio projektowe dla wynalazców, umożliwiające modelowanie nowych gadżetów przenośnych. Oprogramowanie jest sprzedawane w ramach subskrypcji z różnymi poziomami dostępu.

Wynalazcy mogą korzystać z oprogramowania do tworzenia wielu unikalnych projektów swoich gadżetów. Projekty te są tworzone w konkretnej instancji oprogramowania: na koncie klienta. Firma SPRKT zdecydowała się modelować konta klientów jako obiekt niestandardowy, aby móc śledzić, z jakich funkcji korzystają jej klienci.

Wykorzystane obiekty:

• Kontakty: reprezentują osoby fizyczne.
• Firmy: reprezentują przedsiębiorstwa.
• Transakcje: reprezentują sprzedaż subskrypcji oprogramowania.
• Subskrypcje: reprezentują cykliczne płatności za oprogramowanie.
• Konta klientów: reprezentują konkretne instancje kont oprogramowania klientów. W rekordzie konta klienta można śledzić zdarzenia związane z korzystaniem z oprogramowania (tworzenie nowych projektów, korzystanie z określonych funkcji itp.).

Przykład: Usługi/umowy stałej współpracy

The Sprocket Group to firma konsultingowa, która oferuje doradztwo biznesowe dla wynalazców gadżetów przenośnych. Sprzedaje jednorazowe pakiety konsultingowe dotyczące takich tematów, jak składanie wniosków patentowych i zakładanie spółek. Świadczy również bieżące usługi konsultingowe, pomagając wynalazcom w promowaniu ich wynalazków i organizowaniu procesów sprzedaży.

Po sporządzeniu listy potrzeb w zakresie danych firma zdała sobie sprawę, że standardowe obiekty w HubSpot pozwalają dokładnie śledzić to, co jest istotne dla jej działalności. Obiekty te można nadal dostosowywać do potrzeb. Na przykład można wykorzystać etykiety powiązań, aby odróżnić zakup jednorazowych usług od bieżącego doradztwa przez daną firmę.

Wykorzystane obiekty:

• Kontakty: reprezentują osoby fizyczne.
• Firmy: reprezentują firmy.
• Transakcje: odnoszą się do sprzedaży pakietów konsultingowych.
• Subskrypcje: to opłaty za bieżące pakiety konsultingowe.
• Usługi: reprezentują realizację godzin konsultacyjnych w ramach usług jednorazowych lub bieżącego doradztwa. W rekordzie usługi można śledzić, którzy konsultanci współpracują z klientem oraz ile godzin pozostało w pakiecie (w przypadku usług jednorazowych). Obiekt usługi można również wykorzystać do gromadzenia wszystkich wewnętrznych notatek związanych z klientem.

Przykład: Transakcje e-commerce

Sprockets ‘R’ Us to firma e-commerce zajmująca się sprzedażą gadżetów przenośnych. Ma dwa rodzaje klientów: konsumentów bezpośrednich (którzy składają zamówienia bezpośrednio na stronie internetowej) oraz sklepy detaliczne (które kupują towary hurtowo w celu odsprzedaży w sklepach stacjonarnych).

Sprzedaż do konsumentów bezpośrednich jest stosunkowo łatwa do śledzenia, ponieważ zakupy te są niewielkie i trafiają do jednej lokalizacji. W przypadku tych klientów firma może umieścić wszystkie informacje dotyczące zakupu w standardowym rekordzie transakcji. Sprzedaż do sklepów detalicznych jest jednak bardziej złożona i wymaga śledzenia wielu przesyłek oraz bardziej skomplikowanego łańcucha dostaw. Firma zdecydowała się modelować te bardziej złożone dane za pomocą obiektów niestandardowych.

Wykorzystane obiekty:

• Kontakty: odnoszą się do osób fizycznych. Większość kontaktów to bezpośredni klienci, którzy dokonują zakupów na stronie internetowej.
• Firmy: to sklepy detaliczne, które kupują towary hurtowo.
• Transakcje: odnoszą się do sprzedaży. Firma rozróżnia sprzedaż bezpośrednią do konsumentów od sprzedaży detalicznej, korzystając z dwóch różnych procesów sprzedaży.
• Przesyłki detaliczne: reprezentują paczki wysyłane razem. Niektóre transakcje sprzedaży detalicznej wymagają wielu przesyłek, dlatego przydatne jest przechowywanie danych dotyczących przesyłek w osobnym rekordzie. W ten sposób firma może efektywnie śledzić dostawy i zwroty.
• Magazyny: reprezentują konkretne źródło wysyłek oraz umożliwiają śledzenie stanów magazynowych dostępnych w danej lokalizacji.

Przykład: Prowizje platformy/marketplacu

Sprocket-Mart to platforma łącząca twórców gadżetów z klientami. Platforma umożliwia twórcom tworzenie prostych witryn sklepowych, w których mogą wystawiać swoje gadżety na sprzedaż. Klienci mogą wyszukiwać i filtrować oferty na platformie, porównywać sprzedawców oraz kupować gadżety. Niewielki procent wartości sprzedaży trafia do Sprocket-Mart jako prowizja.

Sprocket-Mart będzie korzystać ze standardowych obiektów HubSpot do reprezentowania użytkowników swojego rynku oraz prowizji, które uzyskuje ze sprzedaży. Postanowiono jednak użyć obiektów niestandardowych do reprezentowania publicznych profili twórców oraz recenzji, które klienci mogą zostawiać na profilach sprzedawców. W ten sposób można oddzielić dane publiczne (profile sprzedawców i recenzje) od wewnętrznych danych biznesowych (informacje o użytkownikach i prowizje ze sprzedaży).

Wykorzystane obiekty:

• Kontakty: reprezentują poszczególnych dostawców i klientów.
• Transakcje: reprezentują prowizje uzyskane ze sprzedaży zrealizowanej za pośrednictwem platformy handlowej.
• Profile: reprezentują dane sprzedawcy dotyczące konkretnego rynku. W rzadkich przypadkach pojedynczy wynalazca może prowadzić wiele sklepów, dlatego ważne jest, aby obiekt „kontakt” miał relację „jeden do wielu” z obiektem „profil”.
• Sprzedaż na platformie handlowej: reprezentuje konkretną transakcję między sprzedawcą a kupującym na platformie handlowej. Sprzedaż na platformie handlowej jest powiązana z rekordem profilu sprzedawcy, kontaktem dokonującym zakupu oraz rekordem transakcji, w którym przechowywana jest prowizja platformy handlowej.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o zarządzaniu modelem danych w HubSpot.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu obiektów niestandardowych.