Pianifica il tuo modello di dati HubSpot

Se sei un amministratore che sta configurando il proprio account, devi decidere come gestire i dati in HubSpot. Quali dati archivierai, in che formato saranno strutturati e come saranno correlati tra loro? L’architettura dei dati che sceglierai per la tua implementazione di HubSpot è fondamentale per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Senza un piano per l’architettura dei dati, corri il rischio di ritrovarti con dati disorganizzati, di introdurre record o proprietà duplicati nel tuo CRM e di dover ricostruire alcune parti del tuo CRM per risolvere problemi che avrebbero potuto essere anticipati con una pianificazione adeguata. Puoi evitare questi problemi definendo i tuoi obiettivi aziendali e ciò che desideri che i tuoi utenti facciano nel CRM, determinando in che modo i tuoi dati si relazionano a tali obiettivi e alle azioni degli utenti, e creando un piano per l’implementazione di quel modello di dati specifico. Creare questo modello prima di iniziare a costruire i processi in HubSpot garantisce che i tuoi team siano allineati al piano fin dal primo giorno.

Per aiutarti in questo percorso, questa guida include:

• Domande per aiutarti a determinare le tue esigenze in materia di dati.
• Passaggi per la creazione di un diagramma delle relazioni tra entità (ERD).
• Esempi di ERD per specifici modelli di reddito.

Determina le tue esigenze in termini di dati

Prima di iniziare a importare dati in HubSpot o a creare oggetti personalizzati, dovrai capire quali tipi di dati si adattano meglio ai tuoi obiettivi.

Per aiutarti a comprendere le tue esigenze in materia di dati, prendi in considerazione le domande riportate nelle categorie seguenti.

Generazione di ricavi

Definire il modello di ricavi della tua azienda può aiutarti a capire quali aspetti è importante monitorare affinché la tua attività abbia successo.

• In che modo la tua azienda genera ricavi?
• Quali sono le principali fonti di ricavo della tua azienda (ad esempio, vendite tramite rappresentanti, acquisti autonomi, contratti, abbonamenti, ecc.)?
• Come monitorate attualmente le vendite e i ricavi?

Ciclo di vita del cliente

Comprendere come un cliente si muove all’interno della tua azienda ti aiuta a capire quali dati devono essere presenti in ogni record e quali oggetti necessitano di pipeline. Inoltre, mette in luce un errore comune: considerare la fase del ciclo di vita e la fase dell’affare come la stessa cosa.

La fase del ciclo di vita (ad es. lead, cliente, cliente perso, ecc.) descrive a che punto si trova una persona nella sua relazione complessiva con la tua azienda. La fase della trattativa tiene traccia dello stato di avanzamento di una specifica opportunità commerciale. Confondere le due cose rende i report inaffidabili, quindi è fondamentale comprendere questi elementi prima di iniziare a creare record in HubSpot.

• Quali sono le fasi principali del ciclo di vita dei vostri clienti?
• Quali eventi determinano il passaggio di un record da una fase all'altra? Esistono processi di approvazione in fasi specifiche?
• Cosa deve misurare la dirigenza in ciascuna fase?

Elementi aziendali

Una volta compreso il tuo modello di ricavi e il percorso ideale del cliente, puoi identificare gli aspetti specifici che la tua azienda deve monitorare: i “sostantivi” della tua attività. In HubSpot, questi sostantivi sono rappresentati dai tipi di oggetto (come contatti, aziende, trattative, ticket o oggetti personalizzati da te definiti). I record che crei in HubSpot rientreranno in uno di questi tipi di oggetto, quindi è importante avere definizioni chiare di essi prima di iniziare a importare i dati.

L’obiettivo è elencare ogni tipo di record di cui avrai bisogno, senza decidere ancora se si tratti di un oggetto standard o personalizzato. Quella decisione verrà presa in seguito. Dopo aver delineato il tuo modello di ricavi, potrai approfondire gli elementi specifici che lo determinano.

• Quali sono le componenti fondamentali della tua attività (ad esempio, "contatti", "opportunità", "abbonamenti", "appuntamenti", ecc.)?
• È necessario monitorare entità più specializzate, come sedi, implementazioni, fornitori o programmi?
• In che modo queste entità sono correlate tra loro (ad esempio, un “appuntamento” che si svolge in una specifica “sede”, una singola “spedizione” che fa parte di un “ordine” più ampio, un “contratto” firmato nell’ambito di un “affare”)?

Autorizzazioni e utilizzo

Quando inizi a pianificare le esigenze di dati per la tua azienda, può essere utile capire quali team saranno responsabili di processi specifici e a quali dati devono avere accesso per raggiungere i propri obiettivi.

• Quali team utilizzeranno HubSpot come sistema di registrazione? Alcuni team necessitano di un proprio tipo di record per monitorare un processo specifico (ad esempio, un team di vendita che tiene traccia di un “lead” come record distinto delle interazioni con un “contatto” specifico)?
• Quali sono i dati fondamentali su cui quei team devono basarsi per agire durante lo svolgimento delle attività?
• Dove avviene il passaggio di responsabilità tra i team?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a comprendere i tipi di dati importanti per la tua azienda e come tali dati possano essere strutturati. Nella fase successiva, utilizzerai queste informazioni per creare un diagramma del tuo modello di dati, fornendo al tuo team un piano per l’utilizzo del CRM in HubSpot.

Crea un diagramma delle relazioni tra entità (ERD)

Ora che conosci i tipi di dati che desideri archiviare in HubSpot, puoi delineare come questi dati siano correlati tra loro. Questa mappa dei dati e delle relazioni costituirà il diagramma delle relazioni tra entità (ERD) della tua azienda. L’ERD ti aiuta a definire come saranno strutturati i tuoi dati nel CRM.

Sebbene HubSpot metta a disposizione uno strumento per la creazione di modelli di dati in cui è possibile creare oggetti personalizzati, è importante pianificare il proprio approccio prima di iniziare a costruire gli oggetti personalizzati stessi. La creazione di un ERD al di fuori di HubSpot garantisce che i tuoi team siano allineati sulla strategia dei dati e ti offre uno spazio in cui sperimentare senza doverti impegnare nella creazione di tipi di oggetti specifici. Una volta perfezionato il tuo ERD, potrai quindi attuare quella strategia in HubSpot in modo più efficiente.

1: Elencare le entità aziendali (esempio)

Elenca tutti i tuoi elementi aziendali. Può essere utile aggiungere una breve descrizione di ciò che l’entità “rappresenta”.

Ad esempio, se la tua azienda opera principalmente con un modello di servizio, in cui installi e manutieni attrezzature industriali, potresti includere nel tuo diagramma le seguenti entità (tra le altre):

• I record aziendali, che rappresentano i vostri clienti finali.
• Record dei contatti, che rappresentano i punti di contatto presso tali aziende.
• Record delle trattative, che rappresentano le vendite di apparecchiature da installare e di cui fornire assistenza per un periodo contrattuale.
• Documentazione relativa alle sedi, che rappresenta le sedi specifiche in cui verrà installata l’attrezzatura.
• I record di assistenza, che rappresentano la manutenzione effettuata su macchine specifiche.

Ecco le entità aziendali elencate per la nostra azienda ipotetica:

2: Scegliere tra oggetti standard e personalizzati (esempio)

Esamina gli elementi della tua attività e determina quali entità sono coperte dagli oggetti standard di HubSpot e quali richiederebbero la creazione di oggetti personalizzati.

Ad esempio, la nostra azienda di attrezzature industriali può utilizzare gli oggetti standard di HubSpot per aziende, contatti, opportunità e servizi. Sceglierà invece di creare un oggetto personalizzato per le sedi.

3: Mappatura delle relazioni tra gli oggetti (esempio)

Una volta elencate le entità, dovrai collegarle con le relazioni appropriate.

Ad esempio, l’azienda di attrezzature industriali indicherebbe le seguenti relazioni (tra le altre):

• Un'azienda può avere uno o più contatti. Ogni contatto è associato a una sola azienda.
• Un'azienda può avere un numero qualsiasi di transazioni (o potrebbe non averne alcuna). Ogni transazione è associata esattamente a un'azienda.
• Le transazioni sono inoltre associate ad almeno un contatto. Un contatto può essere associato a un numero qualsiasi di transazioni (o potrebbe non esserne associato a nessuna).
• Ogni transazione è associata ad almeno una sede. Una sede può essere associata a una o più transazioni.
• Un record di manutenzione riguarda una specifica attrezzatura, pertanto può avere una sola sede. Ogni record di manutenzione è inoltre associato a un’unica transazione.

In questa fase, le entità aziendali (ovvero gli oggetti che verranno utilizzati in HubSpot) sono state collegate con delle linee che descrivono come sono associate tra loro. Queste linee mostrano anche il tipo di associazione (ad esempio, uno-a-molti, molti-a-molti, ecc.).

4: Aggiunta di etichette di associazione (esempio)

Alcune relazioni tra le entità potrebbero risultare complesse. Nel proprio ERD è possibile assegnare etichette alle relazioni per indicare esattamente in che modo un determinato record è associato a un altro.

Ad esempio, la nostra azienda di attrezzature industriali potrebbe collaborare con molti contatti per concludere un affare, ma solo un contatto è autorizzato a firmare la vendita. È possibile aggiungere un’etichetta alla relazione tra affari e contatti, indicando il “Ruolo” del contatto:

Esempi di ERD per modello di fatturato

Di seguito sono riportati quattro esempi di ERD, che rappresentano aziende che seguono diversi modelli di ricavi. Ciascun esempio di ERD è concepito come una possibile soluzione per quell’azienda ipotetica.

Inoltre, ogni esempio si concentra solo su un sottoinsieme degli oggetti utilizzati dall’azienda. Nel loro ERD completo, includerebbero altri oggetti per monitorare altri aspetti della loro attività, come le iniziative di marketing e i processi di assistenza clienti.

Ogni esempio include:

• Un'azienda ipotetica, con una breve descrizione di come gestisce la propria attività e una spiegazione di alcune delle decisioni prese in merito all'utilizzo degli oggetti.
• Un elenco degli oggetti chiave che intendono utilizzare nel proprio CRM. In realtà, ciascuna di queste aziende utilizzerebbe più tipi di oggetti rispetto a quelli elencati. L’obiettivo in questo caso è esaminare come queste diverse aziende possano organizzare oggetti standard e personalizzati per soddisfare le proprie esigenze specifiche.
• Un'istantanea del loro ERD. Anche in questo caso, queste schermate rappresentano solo una parte di ciò che un ERD per queste aziende includerebbe.

Esempio: SaaS/Abbonamento/MRR

SPRKT è un'azienda di software che fornisce uno studio di progettazione basato su cloud per consentire agli inventori di modellare nuovi gadget portatili. Il software viene venduto in abbonamento con vari livelli di abbonamento.

Gli inventori possono utilizzare il software per creare diversi progetti unici per i propri gadget. Questi progetti vengono creati in un’istanza specifica del software: l’account cliente. SPRKT ha deciso di modellare gli account cliente come un oggetto personalizzato, in modo da poter monitorare quali funzionalità vengono utilizzate dai propri clienti.

Oggetti utilizzati:

• Contatti: rappresenta le persone fisiche.
• Aziende: rappresenta le aziende.
• Offerte: rappresentano le vendite di abbonamenti al software.
• Abbonamenti: rappresentano i pagamenti ricorrenti per il software.
• Account clienti: rappresenta le istanze specifiche degli account software dei clienti. Nel record dell’account cliente, è possibile monitorare gli eventi relativi all’utilizzo del software (creazione di nuovi progetti, utilizzo di funzionalità specifiche, ecc.).

Esempio: Servizi/consulenze

The Sprocket Group è una società di consulenza che offre consulenza aziendale agli inventori di gadget portatili. Vende pacchetti di consulenza una tantum su argomenti quali la richiesta di brevetti e la costituzione di una società. Fornisce inoltre servizi di consulenza continuativa per aiutare gli inventori a commercializzare le loro invenzioni e a organizzare i propri processi di vendita.

Dopo aver elencato le proprie esigenze in termini di dati, si sono resi conto che gli oggetti standard di HubSpot sono in grado di gestire esattamente ciò che la loro azienda intende monitorare. Possono comunque personalizzare questi oggetti standard in base alle necessità. Ad esempio, possono avvalersi delle etichette di associazione per distinguere tra l’acquisto da parte di un’azienda di servizi una tantum e la consulenza continuativa.

Oggetti utilizzati:

• Contatti: rappresenta le persone fisiche.
• Aziende: indica le aziende.
• Offerte: si riferisce alle vendite di pacchetti di consulenza.
• Abbonamenti: si riferiscono ai canoni relativi ai pacchetti di consulenza in corso.
• Servizi: rappresentano l’erogazione di ore di consulenza per servizi una tantum o consulenza continuativa. Nella scheda del servizio è possibile monitorare quali consulenti stanno lavorando con il cliente e quante ore rimangono nel pacchetto (per i servizi una tantum). È inoltre possibile utilizzare l’oggetto “Servizio” per raccogliere tutte le note interne relative al cliente.

Esempio: transazioni e-commerce

Sprockets ‘R’ Us è un’azienda di e-commerce che vende gadget portatili. Ha due tipi di clienti: i consumatori diretti (che ordinano direttamente dal sito web) e i negozi al dettaglio (che acquistano scorte all’ingrosso per la rivendita nei negozi fisici).

Le vendite ai consumatori diretti sono relativamente facili da monitorare, poiché si tratta di acquisti di modesta entità destinati a un’unica destinazione. Per questi clienti, è possibile includere tutte le informazioni relative all’acquisto nel record standard della transazione. Le vendite ai negozi al dettaglio, invece, sono più complesse e richiedono il monitoraggio di più spedizioni e una catena di approvvigionamento più articolata. L’azienda ha deciso di modellare questi dati più complessi utilizzando oggetti personalizzati.

Oggetti utilizzati:

• Contatti: rappresenta le persone fisiche. La maggior parte dei loro contatti sarà costituita da consumatori diretti che effettuano acquisti dal loro sito web.
• Aziende: rappresenta i negozi al dettaglio che acquistano scorte all’ingrosso.
• Affari: rappresentano le vendite. L’azienda distingue tra le vendite dirette ai consumatori e quelle al dettaglio utilizzando due pipeline diverse.
• Spedizioni al dettaglio: rappresentano i pacchi spediti insieme. Alcune delle loro vendite al dettaglio richiedono più spedizioni, quindi è utile avere i dati di spedizione in un record a sé stante. In questo modo, possono monitorare le consegne e i resi in modo efficiente.
• Magazzini: rappresentano la fonte specifica delle spedizioni e consentono di monitorare le scorte disponibili in quella sede.

Esempio: commissioni della piattaforma/marketplace

Sprocket-Mart è una piattaforma che mette in contatto gli inventori di gadget con i clienti. La piattaforma consente agli inventori di creare semplici vetrine in cui possono mettere in vendita i propri gadget. I clienti possono cercare e filtrare gli annunci del marketplace, confrontare i venditori e acquistare i gadget. Una piccola percentuale del ricavato della vendita va a Sprocket-Mart a titolo di commissione.

Sprocket-Mart utilizzerà oggetti HubSpot standard per rappresentare gli utenti del proprio marketplace e le commissioni che guadagna sulle vendite. Tuttavia, ha deciso di utilizzare oggetti personalizzati per rappresentare i profili pubblici degli inventori e le recensioni che i clienti possono lasciare su tali profili dei venditori. In questo modo è possibile separare i dati rivolti al pubblico (profili dei venditori e recensioni) dai dati aziendali interni (informazioni sugli utenti e commissioni sulle vendite).

Oggetti utilizzati:

• Contatti: rappresenta i singoli inventori e clienti.
• Transazioni: rappresentano le commissioni guadagnate sulle vendite effettuate tramite il marketplace.
• Profili: rappresentano i dettagli di un venditore per un determinato mercato. In rari casi, un singolo inventore potrebbe gestire più vetrine, quindi è importante che l’oggetto “contatto” abbia una relazione uno-a-molti con l’oggetto “profilo”.
• Vendita sul marketplace: rappresenta uno scambio specifico tra un venditore e un acquirente sul marketplace. Le vendite sul marketplace sono associate al record del profilo del venditore, al contatto che effettua l’acquisto e al record dell’affare in cui è memorizzata la commissione del marketplace.

Prossimi passi

• Scopri di più sulla gestione del tuo modello di dati in HubSpot.
• Scopri di più sulla creazione e la modifica degli oggetti personalizzati.