Planera din HubSpot-datamodell

Om du är en administratör som konfigurerar ditt konto måste du bestämma hur du ska hantera dina data i HubSpot. Vilka data ska du lagra, hur ska de formateras och hur ska de hänga ihop? Den dataarkitektur du väljer för din implementering av HubSpot är avgörande för att du ska kunna uppnå dina affärsmål.

Utan en plan för din dataarkitektur riskerar du att få oordnade data, att det uppstår dubbla poster eller egenskaper i ditt CRM och att du måste bygga om delar av ditt CRM för att åtgärda problem som kunde ha förutsetts med rätt planering. Du kan undvika dessa problem genom att beskriva dina affärsmål och vad du vill att dina användare ska göra i CRM-systemet, fastställa hur dina data hänger samman med dessa mål och användaråtgärder samt skapa en plan för att implementera just den datamodellen. Genom att skapa denna modell innan du börjar bygga processer i HubSpot säkerställer du att dina team är överens om planen redan från första dagen.

För att hjälpa dig med detta innehåller den här guiden:

• Frågor som hjälper dig att fastställa dina databehov.
• Steg för att skapa ett entitetsrelationsdiagram (ERD).
• Exempel på ERD:er för specifika intäktsmodeller.

Fastställ dina databehov

Innan du börjar importera data till HubSpot eller skapa anpassade objekt måste du förstå vilka typer av data som bäst tjänar dina mål.

För att hjälpa dig att förstå dina databehov kan du fundera över frågorna i kategorierna nedan.

Intäktsgenerering

Att kartlägga ditt företags intäktsmodell kan hjälpa dig att förstå vad som är viktigt att följa upp för att ditt företag ska lyckas.

• Hur tjänar ditt företag pengar?
• Vilka är de främsta intäktsströmmarna för ditt företag (t.ex. säljdrivna försäljningar, självköp, kontrakt, prenumerationer osv.)?
• Hur mäter ni för närvarande försäljning och intäkter?

Kundens livscykel

Att förstå hur en kund rör sig genom ditt företag hjälper dig att ta reda på vilken data som behöver finnas i varje post och vilka objekt som behöver pipelines. Det belyser också ett vanligt misstag: att behandla livscykelstadiet och affärsstadiet som samma sak.

Livscykelstadiet (t.ex. lead, kund, bortfallen kund osv.) beskriver var en person befinner sig i sin övergripande relation med ditt företag. Affärsstadiet spårar framstegen för en specifik affärsmöjlighet. Att blanda ihop de två gör rapporteringen opålitlig, så det är avgörande att förstå dessa element innan du börjar skapa poster i HubSpot.

• Vilka är de viktigaste faserna i kundens livscykel?
• Vilka händelser gör att en post flyttas från ett steg till ett annat? Finns det godkännandeprocesser i vissa steg?
• Vad behöver ledningen mäta i varje fas?

Affärselement

När du väl förstår din intäktsmodell och din ideala kundresa kan du identifiera de specifika saker som ditt företag behöver spåra: ”substantiven” i din verksamhet. I HubSpot representeras dessa substantiv av objekttyper (som kontakter, företag, affärer, ärenden eller anpassade objekt som du definierar). De poster du skapar i HubSpot kommer att tillhöra en av dessa objekttyper, så det är viktigt att ha tydliga definitioner av dem innan du börjar importera data.

Målet är att lista alla typer av poster du kommer att behöva, inte att bestämma ännu om det är ett standardobjekt eller ett anpassat objekt. Det beslutet kommer senare. Efter att ha skissat upp din intäktsmodell kan du gå in på de specifika elementen som driver den modellen.

• Vilka är kärnkomponenterna i din verksamhet (t.ex. ”kontakter”, ”affärer”, ”abonnemang”, ”möten” osv.)?
• Behöver du spåra mer specialiserade enheter, såsom platser, implementationer, leverantörer eller program?
• Hur hänger dessa enheter ihop (t.ex. ett ”möte” som äger rum på en specifik ”plats”, en enskild ”leverans” som ingår i en större ”order”, ett ”kontrakt” som undertecknas som en del av en ”affär”)?

Behörigheter och användning

När du börjar planera databehoven för ditt företag kan det vara bra att ta reda på vilka team som kommer att ansvara för specifika processer och vilken data de behöver tillgång till för att uppnå sina mål.

• Vilka team kommer att använda HubSpot som sitt huvudsakliga registersystem? Behöver några team en egen posttyp för att spåra en specifik process (t.ex. ett säljteam som spårar en ”lead” som en separat post över interaktioner med en specifik ”kontakt”)?
• Vilka är de avgörande datapunkterna som dessa team behöver agera utifrån när de utför sina uppgifter?
• Var sker överlämningen av ansvar mellan teamen?

Svaren på dessa frågor hjälper dig att börja förstå vilka typer av data som är viktiga för ditt företag och hur dessa data kan formateras. I nästa steg använder du denna information för att skapa ett diagram över din datamodell, vilket ger ditt team en plan för hur ni ska använda CRM i HubSpot.

Skapa ett entitetsrelationsdiagram (ERD)

Nu när du vet vilka typer av data du vill lagra i HubSpot kan du skissa upp hur dessa datapunkter förhåller sig till varandra. Denna översikt över data och relationer kommer att utgöra ditt företags entitetsrelationsdiagram (ERD). ERD:et hjälper dig att definiera hur dina data ska struktureras i ditt CRM-system.

Även om HubSpot erbjuder ett verktyg för att bygga datamodeller där du kan skapa anpassade objekt, är det viktigt att planera din strategi innan du börjar bygga själva objekten. Att skapa ett ERD utanför HubSpot säkerställer att dina team är överens om din datastrategi och ger dig en plats att experimentera på utan att behöva binda dig till att skapa specifika objekttyper. När du väl har finjusterat ditt ERD kan du sedan genomföra den strategin i HubSpot på ett mer effektivt sätt.

1: Lista affärsenheter (exempel)

Skriv upp alla dina affärsenheter. Det kan vara bra att lägga till en kort beskrivning av vad enheten ”representerar”.

Om ditt företag till exempel huvudsakligen bygger på en tjänstemodell, där du installerar och underhåller industriell utrustning, kan du bland annat inkludera följande enheter i ditt diagram:

• Företagsposter, som representerar dina slutkunder.
• Kontaktposter, som representerar kontaktpersoner hos dessa företag.
• Affärsposter, som representerar försäljning av utrustning som ska installeras och sedan underhållas under en avtalad period.
• Platsregister, som representerar de specifika platser där utrustningen ska installeras.
• Serviceposter, som representerar det underhåll som utförs på specifika maskiner.

Här är affärsenheterna listade för vårt hypotetiska företag:

2: Välja mellan standardobjekt och anpassade objekt (exempel)

Gå igenom dina affärselement och avgör vilka enheter som täcks av HubSpots standardobjekt och vilka som kräver att anpassade objekt skapas.

Vårt företag inom industriell utrustning kan till exempel använda HubSpots standardobjekt för företag, kontakter, affärer och tjänster. De väljer att skapa ett anpassat objekt för platser.

3: Kartlägga objektrelationer (exempel)

När du har listat dina enheter måste du koppla ihop dem med rätt relationer.

Till exempel skulle företaget inom industriell utrustning notera följande relationer (bland andra):

• Ett företag kan ha en eller flera kontaktpersoner. Varje kontaktperson har endast ett företag.
• Ett företag kan ha valfritt antal affärer (eller inga alls). Varje affär är kopplad till exakt ett företag.
• Affärer är också kopplade till minst en kontaktperson. En kontaktperson kan vara kopplad till valfritt antal affärer (eller inga alls).
• Varje affär är kopplad till minst en plats. En plats kan vara kopplad till en eller flera affärer.
• En servicepost avser en viss utrustning och kan därför endast ha en plats. Varje servicepost är också kopplad till en enda affär.

I det här steget har affärsenheterna (dvs. de objekt som kommer att användas i HubSpot) kopplats samman med linjer som beskriver hur de är kopplade till varandra. Dessa linjer visar också typen av koppling (t.ex. en-till-många, många-till-många osv.).

4: Lägga till kopplingsetiketter (exempel)

Vissa relationer mellan enheter kan vara komplicerade. I din ERD kan du ange etiketter för relationerna för att markera exakt hur en viss post är kopplad till en annan.

Vårt företag inom industriutrustning kan till exempel samarbeta med många kontakter för att slutföra en affär, men endast en kontakt har behörighet att godkänna försäljningen. De kan lägga till en etikett till relationen mellan affärer och kontakter, där kontaktens ”roll” anges:

Exempel på ERD:er efter intäktsmodell

Nedan finns fyra exempel på ERD:er som representerar företag som följer olika intäktsmodeller. Varje exempel på ERD är utformat som en möjlig lösning för det hypotetiska företaget.

Dessutom fokuserar varje exempel endast på en delmängd av de objekt som företaget använder. I deras fullständiga ERD skulle de inkludera andra objekt för att spåra andra aspekter av sin verksamhet, såsom marknadsföringsinsatser och kundtjänstprocesser.

Varje exempel innehåller:

• Ett hypotetiskt företag, med en kort beskrivning av hur de bedriver sin verksamhet och en förklaring av några av de beslut de fattat gällande objektanvändning.
• En lista över de viktigaste objekten som de planerar att använda i sitt CRM-system. I verkligheten skulle vart och ett av dessa företag använda fler objekttyper än de som anges här. Syftet här är att granska hur dessa olika intäktsgenererande företag kan organisera standardobjekt och anpassade objekt för att tillgodose sina specifika behov.
• En översikt över deras ERD. Återigen representerar dessa skärmdumpar endast en del av vad en ERD för dessa företag skulle innehålla.

Exempel: SaaS/Prenumeration/MRR

SPRKT är ett mjukvaruföretag som tillhandahåller en molnbaserad designstudio där uppfinnare kan skapa modeller av nya handhållna prylar. Mjukvaran säljs via prenumeration med olika prenumerationsnivåer.

Uppfinnare kan använda programvaran för att skapa flera unika designer för sina prylar. Dessa designer skapas i en specifik instans av programvaran: kundkontot. SPRKT beslutade att modellera kundkonton som ett anpassat objekt, så att de kan spåra vilka funktioner deras kunder använder.

Använda objekt:

• Kontakter: representerar individer.
• Företag: representerar företag.
• Affärer: representerar försäljning av programvaruabonnemang.
• Prenumerationer: representerar de återkommande betalningarna för programvaran.
• Kundkonton: representerar de specifika instanserna av kundernas programvarukonton. I kundkontoposten kan de spåra händelser relaterade till programvaruanvändningen (skapande av nya designer, användning av specifika funktioner osv.).

Exempel: Tjänster/rådgivningsavtal

The Sprocket Group är ett konsultföretag som erbjuder affärsrådgivning till uppfinnare av handhållna prylar. De säljer engångskonsultpaket inom ämnen som att ansöka om patent och bilda ett aktiebolag. De tillhandahåller även löpande konsulttjänster för att hjälpa uppfinnare att marknadsföra sina uppfinningar och organisera sina försäljningsprocesser.

Efter att de hade listat sina databehov insåg de att standardobjekten i HubSpot kan hantera exakt det som deras verksamhet vill spåra. De kan fortfarande anpassa dessa standardobjekt efter behov. Till exempel kan de använda associeringsetiketter för att skilja mellan ett företags köp av engångstjänster och löpande konsulttjänster.

Använda objekt:

• Kontakter: representerar individer.
• Företag: avser företag.
• Affärer: avser försäljning av konsultpaket.
• Prenumerationer: avser avgifterna för löpande konsultpaket.
• Tjänster: representerar leveransen av konsulttimmar för engångstjänster eller löpande konsulttjänster. I tjänstposten kan de spåra vilka konsulter som arbetar med kunden och hur många timmar som återstår i paketet (för engångstjänster). De kan också använda tjänsteobjektet för att samla alla sina interna anteckningar relaterade till kunden.

Exempel: E-handelstransaktioner

Sprockets ‘R’ Us är ett e-handelsföretag som säljer handhållna prylar. De har två typer av kunder: slutkonsumenter (som beställer direkt från deras webbplats) och detaljhandelsbutiker (som köper in varor i bulk för återförsäljning i fysiska butiker).

Deras försäljning till slutkonsumenter är relativt enkel att spåra, eftersom dessa köp är små och går till en enda plats. För dessa kunder kan de inkludera all köpinformation i standardaffärsposten. Deras försäljning till detaljhandelsbutiker är däremot mer komplex och kräver spårning av flera leveranser och en mer omfattande leveranskedja. De har beslutat att modellera dessa mer komplexa data med anpassade objekt.

Använda objekt:

• Kontakter: representerar individer. De flesta av deras kontakter är direktkunder som handlar via deras webbplats.
• Företag: avser detaljhandelsbutiker som köper in varor i bulk.
• Affärer: avser försäljning. De skiljer mellan sin direktförsäljning till konsumenter och sin detaljhandelsförsäljning genom att använda två olika säljprocesser.
• Detaljhandelsleveranser: representerar paket som skickas tillsammans. En del av deras detaljhandelsförsäljning kräver flera leveranser, så det är praktiskt att ha leveransuppgifterna i en egen post. På så sätt kan de spåra leveranser och returer effektivt.
• Lager: representerar den specifika källan för leveranserna och spårar det tillgängliga lagret på den platsen.

Exempel: Plattforms-/marknadsplatsprovisioner

Sprocket-Mart är en plattform som kopplar samman uppfinnare av prylar med kunder. Plattformen gör det möjligt för uppfinnare att skapa enkla butiksfronter där de kan lägga ut sina prylar till försäljning. Kunderna kan söka och filtrera bland marknadsplatsens annonser, jämföra säljare och köpa prylar. En liten andel av försäljningen går till Sprocket-Mart som provision.

Sprocket-Mart kommer att använda standardobjekt från HubSpot för att representera användarna på sin marknadsplats och de provisioner de tjänar på försäljningen. De har dock beslutat att använda anpassade objekt för att representera uppfinnarnas offentliga profiler och de recensioner som kunderna kan lämna på dessa säljprofiler. På så sätt kan de skilja den offentliga informationen (säljprofiler och recensioner) från den interna affärsinformationen (användarinformation och försäljningsprovisioner).

Använda objekt:

• Kontakter: representerar enskilda uppfinnare och kunder.
• Affärer: representerar provisioner som intjänats på försäljning via marknadsplatsen.
• Profiler: representerar en säljares uppgifter för en viss marknadsplats. I sällsynta fall kan en enskild uppfinnare driva flera butiker, så det är viktigt att kontaktobjektet har en en-till-många-relation till profilobjektet.
• Marknadsplatsförsäljning: representerar en specifik transaktion mellan en säljare och en köpare på marknadsplatsen. Marknadsplatsförsäljningar är kopplade till säljarens profilpost, den kontakt som gör köpet och affärsposten där marknadsplatsprovisionen lagras.

Nästa steg

• Läs mer om hur du hanterar din datamodell i HubSpot.
• Läs mer om att skapa och redigera anpassade objekt.