规划您的 HubSpot 数据模型

如果您是正在设置账户的管理员，您需要决定如何在 HubSpot 中处理数据。您将存储哪些数据？数据将采用何种格式？数据之间将如何关联？您为 HubSpot 实施所选择的数据架构，对于帮助您实现业务目标至关重要。

如果没有明确的数据架构规划，您将面临数据混乱、CRM 中出现重复记录或属性，以及不得不重建 CRM 部分功能以解决本可通过妥善规划预先避免的问题等风险。 您可以通过以下方式避免这些问题：明确业务目标以及希望用户在 CRM 中执行的操作；确定数据与这些目标及用户操作之间的关联；并制定实施该特定数据模型的计划。在开始构建 HubSpot 流程之前建立此模型，可确保您的团队从第一天起就对计划达成共识。

为协助您开展这些工作，本指南包含以下内容：

• 帮助您确定数据需求的提问。
• 构建实体关系图（ERD）的步骤。
• 特定收入模式的 ERD 示例。

确定您的数据需求

在开始将数据导入 HubSpot 或创建自定义对象之前，您需要了解哪些类型的数据最能满足您的目标。

为帮助您厘清数据需求，请参考以下各分类中的问题。

营收生成

梳理企业的营收模式，有助于您了解哪些指标对企业的成功至关重要。

• 您的业务通过何种方式盈利？
• 您企业的主要营收模式有哪些（例如：销售代表驱动的销售、自助购买、合同、订阅等）？
• 您目前是如何追踪销售额/收入的？

客户生命周期

了解客户在您业务中的流动路径，有助于您确定每个记录中需要包含哪些数据，以及哪些对象需要销售管道。这同时也能揭示一个常见的误区：将生命周期阶段与交易阶段混为一谈。

生命周期阶段（例如：潜在客户、客户、流失客户等）描述了某人与贵公司整体关系所处的阶段。交易阶段则用于追踪特定商业机会的进展。将两者混为一谈会导致报告结果不可靠，因此在开始在 HubSpot 中创建记录之前，理解这些要素至关重要。

• 客户生命周期主要包含哪些阶段？
• 哪些事件会导致客户记录从一个阶段转移到另一个阶段？特定阶段是否设有审批流程？
• 管理层在每个阶段需要衡量哪些指标？

业务要素

一旦您理解了收入模式和理想的客户旅程，就能确定业务需要追踪的具体内容：即您业务中的“名词”。在 HubSpot 中，这些名词由对象类型（如联系人、公司、商机、工单或您定义的自定义对象）来表示。您在 HubSpot 中创建的记录将归入其中一种对象类型，因此在开始导入数据之前，明确定义这些对象类型非常重要。

目标是列出您需要的每种记录类型，而非此时就决定它是标准对象还是自定义对象。这一决定将在后续进行。在概述您的收入模式后，您可以进一步详细说明推动该模式的具体要素。

• 贵公司的核心业务组件有哪些（例如“联系人”、“商机”、“订阅”、“预约”等）？
• 您是否需要追踪更专业的实体，例如地点、实施项目、供应商或计划？
• 这些实体之间如何关联（例如，在特定“地点”进行的“预约”，作为更大“订单”一部分的单个“发货”，作为“交易”一部分签署的“合同”）？

权限与使用

在开始规划业务的数据需求时，厘清哪些团队将负责特定流程，以及他们需要访问哪些数据才能实现目标，会很有帮助。

• 哪些团队将依赖 HubSpot 作为记录系统？是否有团队需要自己的记录类型来跟踪特定流程（例如，销售团队将“潜在客户”作为与特定“联系人”互动的独立记录进行跟踪）？
• 这些团队在完成任务时，需要依据哪些关键数据点采取行动？
• 团队之间的职责交接发生在何处？

这些问题的答案将帮助您初步了解对业务至关重要的数据类型，以及这些数据应采用何种格式。在下一步中，您将利用这些信息绘制数据模型图，为团队提供在 HubSpot 中使用 CRM 的实施计划。

构建实体关系图（ERD）

既然您已经明确了希望在 HubSpot 中存储的数据类型，就可以概述这些数据点之间的关联关系。这张数据及关系图将作为您企业的实体关系图（ERD）。ERD 有助于您定义数据在 CRM 中的结构。

虽然 HubSpot 提供了数据模型构建器，供您创建自定义对象，但在开始构建自定义对象之前，规划好实施方法至关重要。在 HubSpot 外部创建 ERD 既能确保团队在数据策略上达成共识，又能为您提供一个无需立即确定具体对象类型即可进行实验的空间。一旦您完善了 ERD，便能更高效地在 HubSpot 中落实该策略。

1：列出业务实体（示例）

列出所有业务要素。为每个实体添加简短说明，说明该实体“代表什么”，会很有帮助。

例如，如果您的业务主要采用服务模式，即从事工业设备的安装和维护，您可以在图中包含以下实体（除其他实体外）：

• 公司记录，代表您的终端客户。
• 联系人记录，代表这些公司中的联系人。
• 交易记录，代表待安装并将在合同期内提供维护服务的设备销售。
• 地点记录，代表设备将安装的具体地点。
• 服务记录，代表针对特定机器所进行的维护工作。

以下是我们假设的公司所列出的业务实体：

2：区分标准对象与自定义对象（示例）

审查您的业务要素，确定哪些实体属于 HubSpot 的标准对象，哪些需要创建自定义对象。

例如，我们的工业设备公司可以使用 HubSpot 的标准对象来管理公司、联系人、商机和服务。而对于“地点”这一实体，他们将选择创建一个自定义对象。

3：映射对象关系（示例）

列出实体后，您需要为它们建立相应的关联关系。

例如，这家工业设备公司会标注以下关系（除其他关系外）：

• 一家公司可以有一个或多个联系人。每个联系人仅隶属于一家公司。
• 一家公司可以拥有任意数量的交易（也可以没有交易）。每笔交易仅与一家公司相关联。
• 交易还与至少一个联系人相关联。一个联系人可以与任意数量的交易相关联（或与零个交易相关联）。
• 每笔交易至少关联一个位置。一个位置可以关联一笔或多笔交易。
• 服务记录针对特定的设备，因此只能关联一个地点。每条服务记录还与单个交易相关联。

在此步骤中，业务实体（即将在 HubSpot 中使用的对象）已通过线条连接起来，这些线条描述了它们之间的关联方式。这些线条还显示了关联类型（例如，一对多、多对多等）。

4：添加关联标签（示例）

实体之间的某些关系可能较为复杂。在您的 ERD 中，您可以为关系添加标签，以精确标注特定记录与另一记录之间的关联方式。

例如，我们的工业设备公司可能需要与多个联系人合作才能达成一笔交易，但只有一名联系人被授权签署销售合同。他们可以在“交易”与“联系人”之间的关系上添加标签，注明该联系人的“角色”：

按收入模式划分的 ERD 示例

下面列出了四个 ERD 示例，分别代表采用不同收入模式的公司。每个示例 ERD 都是为该假设公司设计的可能解决方案之一。

此外，每个示例仅聚焦于该公司所用对象的一个子集。在完整的ERD中，还会包含其他对象来追踪业务的其他方面，例如营销活动和客户服务流程。

每个示例包含：

• 一家假设中的公司，附有其业务运营的简要描述，以及关于对象使用方面所做决策的说明。
• 该公司计划在 CRM 中使用的关键对象列表。实际上，每家企业使用的对象类型都会比列表中列出的更多。此处的目的是探讨这些不同类型的企业如何组织标准对象和自定义对象以满足其特定需求。
• 其实体关系图（ERD）的快照。同样，这些截图仅展示了这些企业 ERD 内容的一部分。

示例：SaaS/订阅/MRR

SPRKT是一家软件公司，为发明家提供基于云的设计工作室，用于设计新型手持设备。该软件采用订阅制销售，设有多种订阅等级。

发明家可以使用该软件为其设备创建多种独特设计。这些设计是在软件的一个特定实例中创建的：即客户账户。SPRKT 决定将客户账户建模为自定义对象，以便跟踪客户正在使用哪些功能。

使用的对象：

• 联系人（Contacts）：代表个人。
• 公司：代表企业。
• 交易：代表软件订阅的销售。
• 订阅：代表软件的定期付款。
• 客户账户：代表客户软件账户的具体实例。在客户账户记录中，可以追踪软件使用事件（创建新设计、使用特定功能等）。

示例：服务/顾问服务

Sprocket Group 是一家为手持设备发明家提供商业咨询的公司。他们销售关于专利申请和公司注册等主题的一次性咨询套餐，同时也提供持续的咨询服务，帮助发明家推广其发明并优化销售流程。

在列出数据需求后，他们意识到 HubSpot 中的标准对象完全能够满足其业务所需的追踪需求。他们仍可根据需要对这些标准对象进行自定义。例如，他们可以利用关联标签来区分公司购买的一次性服务与持续性咨询服务。

使用的对象：

• 联系人：代表个人。
• 公司：代表企业。
• 交易：指咨询套餐的销售。
• 订阅：指持续性咨询套餐的费用。
• 服务：代表一次性服务或持续咨询中咨询工时的交付。在服务记录中，他们可以追踪哪些顾问正在与客户合作，以及套餐中剩余多少工时（针对一次性服务）。他们还可以利用服务对象收集所有与客户相关的内部备注。

示例：电子商务交易

Sprockets ‘R’ Us是一家销售手持设备的电子商务公司。他们有两类客户：直接消费者（通过网站直接下单）和零售店（批量采购库存以在实体店转售）。

面向直接消费者的销售相对容易追踪，因为这些订单金额较小且仅送往单一地点。对于这类客户，他们可以在标准交易记录中包含所有采购信息。然而，面向零售店的销售则更为复杂，需要追踪多批次发货以及更复杂的供应链。他们决定使用自定义对象来建模这些更复杂的数据。

使用的对象：

• 联系人：代表个人。他们的大部分联系人将是直接从其网站购买产品的消费者。
• 公司：指批量采购库存的零售店。
• 交易：代表销售。他们通过使用两条不同的销售管道，区分直接面向消费者的销售和零售销售。
• 零售发货：代表合并发货的包裹。部分零售销售需要多次发货，因此将发货数据单独记录非常有用。这样，他们就能高效地跟踪配送和退货情况。
• 仓库：代表货物的具体来源，并用于追踪该地点的可用库存。

示例：平台/市场佣金

Sprocket-Mart是一个连接小工具发明者与客户的平台。该平台允许发明者创建简易网店，用于上架销售其小工具。客户可以搜索和筛选市场上的商品列表，比较卖家，并购买小工具。销售额中的一小部分作为佣金归 Sprocket-Mart 所有。

Sprocket-Mart 将使用标准的 HubSpot 对象来表示其市场中的用户以及他们从销售中获得的佣金。但是，他们决定使用自定义对象来表示发明家的公开个人资料，以及客户可以在这些卖家个人资料上留下的评论。这样，他们就可以将面向公众的数据（卖家个人资料和评论）与内部业务数据（用户信息和销售佣金）区分开来。

使用的对象：

• 联系人：代表个人发明者和客户。
• 交易：代表通过市场平台完成的销售所获得的佣金。
• 个人资料：代表卖家在特定市场中的详细信息。在极少数情况下，单个发明者可能运营多个网店，因此“联系人”对象与“个人资料”对象之间建立一对多关系至关重要。
• 市场交易：代表卖家与买家在市场上的具体交易。市场交易与卖家的个人资料记录、进行购买的联系人以及存储市场佣金的交易记录相关联。

后续步骤

• 了解有关在 HubSpot 中管理数据模型的更多信息。
• 了解有关创建和编辑自定义对象的更多信息。