Suunnittele HubSpot-tietomallisi

Jos olet järjestelmänvalvoja, joka on määrittämässä tiliäsi, sinun on päätettävä, miten käsittelet tietojasi HubSpotissa. Mitä tietoja aiot tallentaa, missä muodossa ne ovat ja miten ne liittyvät toisiinsa? HubSpot-järjestelmän käyttöönottoon valitsemasi tietorakenne on ratkaisevan tärkeä liiketoimintatavoitteidesi saavuttamisen kannalta.

Ilman suunnitelmaa tietorakenteelle olet vaarassa joutua käsittelemään sekavaa dataa, luomaan päällekkäisiä tietueita tai ominaisuuksia CRM-järjestelmääsi sekä joutumaan rakentamaan osia CRM-järjestelmästäsi uudelleen korjataksesi ongelmia, jotka olisi voitu ennakoida asianmukaisella suunnittelulla. Voit välttää nämä ongelmat määrittelemällä liiketoimintatavoitteesi ja sen, mitä haluat käyttäjien tekevän CRM-järjestelmässä, selvittämällä, miten tietosi liittyvät näihin tavoitteisiin ja käyttäjien toimintoihin, sekä laatimalla suunnitelman kyseisen tietomallin toteuttamiseksi. Tämän mallin luominen ennen prosessien rakentamisen aloittamista HubSpotissa varmistaa, että tiimisi ovat yhtenäisiä suunnitelman suhteen alusta alkaen.

Tämän oppaan sisältö auttaa sinua näissä toimissa:

• Kysymyksiä, jotka auttavat sinua määrittelemään tietotarpeesi.
• Entiteettisuhdekaavion (ERD) rakentamisen vaiheet.
• Esimerkkejä ERD-kaavioista tietyille tulomalleille.

Määritä tietotarpeesi

Ennen kuin aloitat tietojen tuonnin HubSpotiin tai mukautettujen objektien luomisen, sinun on ymmärrettävä, millaiset tiedot palvelevat parhaiten tavoitteitasi.

Jotta voisit ymmärtää tietotarpeitasi, pohdiskele alla olevien luokkien kysymyksiä.

Liikevaihdon tuottaminen

Liiketoimintasi tulomallin hahmottelu voi auttaa sinua ymmärtämään, mitä on tärkeää seurata, jotta liiketoimintasi menestyisi.

• Miten yrityksesi tuottaa tuloja?
• Mitkä ovat yrityksesi tärkeimmät tulonlähteet (esim. myyntiedustajien välittämä myynti, itseostot, sopimukset, tilaukset jne.)?
• Miten seuraat tällä hetkellä myyntiä ja liikevaihtoa?

Asiakkaan elinkaari

Kun ymmärrät, miten asiakas etenee yrityksesi prosesseissa, pystyt selvittämään, mitä tietoja kussakin tietueessa on oltava ja mitkä objektit tarvitsevat myyntiputkia. Tämä tuo esiin myös yleisen virheen: elinkaaren vaiheen ja kaupan vaiheen pitämisen samana asiana.

Elinkaaren vaihe (esim. liidi, asiakas, menetetty asiakas jne.) kuvaa, missä vaiheessa asiakkaan kokonaisvaltainen suhde yritykseesi on. Kaupan vaihe seuraa tietyn kaupallisen mahdollisuuden etenemistä. Näiden kahden sekoittaminen tekee raportoinnista epäluotettavaa, joten on erittäin tärkeää ymmärtää nämä elementit ennen kuin alat luoda tietueita HubSpotissa.

• Mitkä ovat asiakkaan elinkaaren tärkeimmät vaiheet?
• Mitkä tapahtumat saavat tietueen siirtymään vaiheesta toiseen? Onko tietyissä vaiheissa hyväksymisprosesseja?
• Mitä johdon on mitattava kussakin vaiheessa?

Liiketoiminnan elementit

Kun ymmärrät tulomallisi ja ihanteellisen asiakaspolun, voit tunnistaa ne konkreettiset asiat, joita yrityksesi tarvitsee seurata: liiketoimintasi ”substantiivit”. HubSpotissa näitä substantiiveja edustavat objektityypit (kuten kontaktit, yritykset, kaupat, tiketit tai määrittämäsi mukautetut objektit). HubSpotissa luomasi tietueet kuuluvat johonkin näistä objektityypeistä, joten on tärkeää määritellä ne selkeästi ennen kuin aloitat tietojen tuonnin.

Tavoitteena on luetella kaikki tarvitsemasi tietuetyypit, ei vielä päättää, onko kyseessä vakio- vai mukautettu objekti. Se päätös tehdään myöhemmin. Kun olet hahmotellut tulomallisi, voit tarkentaa niitä erityisiä elementtejä, jotka ohjaavat kyseistä mallia.

• Mitkä ovat liiketoimintasi ydinkomponentit (esim. ”yhteystiedot”, ”kaupat”, ”tilaukset”, ”tapaamiset” jne.)?
• Pitääkö seurata erikoistuneempia kokonaisuuksia, kuten toimipaikkoja, käyttöönottoja, toimittajia tai ohjelmia?
• Miten nämä entiteetit liittyvät toisiinsa (esim. ”tapaaminen”, joka pidetään tietyssä ”sijainnissa”, yksittäinen ”lähetys”, joka on osa suurempaa ”tilausta”, tai ”sopimus”, joka on allekirjoitettu osana ”kauppaa”)?

Käyttöoikeudet ja käyttö

Kun alat suunnitella yrityksesi tietotarpeita, voi olla hyödyllistä selvittää, mitkä tiimit vastaavat tietyistä prosesseista ja mihin tietoihin niiden on päästävä käsiksi tavoitteidensa saavuttamiseksi.

• Mitkä tiimit käyttävät HubSpotia tietojärjestelmänään? Tarvitsevatko jotkut tiimit oman tietuetyypin tietyn prosessin seuraamiseksi (esim. myyntitiimi, joka seuraa ”liidiä” erillisenä tietueena vuorovaikutuksesta tietyn ”yhteyshenkilön” kanssa)?
• Mitkä ovat ne keskeiset tiedot, joiden perusteella tiimien on toimittava tehtäviä suorittaessaan?
• Missä vaiheessa vastuut siirtyvät tiimiltä toiselle?

Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua ymmärtämään, millaiset tietotyypit ovat tärkeitä yrityksellesi ja miten tiedot voidaan muotoilla. Seuraavassa vaiheessa käytät näitä tietoja luodaksesi kaavion tietomallistasi, jolloin tiimisi saa suunnitelman CRM:n käytöstä HubSpotissa.

Luo entiteettisuhdekaavio (ERD)

Nyt kun tiedät, minkä tyyppisiä tietoja haluat tallentaa HubSpotissa, voit hahmotella, miten nämä tietopisteet liittyvät toisiinsa. Tämä tietojen ja suhteiden kartta on yrityksesi entiteetti-suhdekaavio (ERD). ERD auttaa sinua määrittelemään, miten tietosi jäsennellään CRM-järjestelmässäsi.

Vaikka HubSpot tarjoaa tietomallin luontityökalun, jolla voit luoda mukautettuja objekteja, on tärkeää suunnitella lähestymistapasi ennen kuin aloitat itse mukautettujen objektien rakentamisen. ERD:n luominen HubSpotin ulkopuolella varmistaa, että tiimisi ovat yhtä mieltä datastrategiastasi, ja tarjoaa sinulle tilan kokeilulle ilman, että sinun tarvitsee sitoutua tiettyjen objektityyppien luomiseen. Kun olet hienosäätänyt ERD:si, voit toteuttaa kyseisen strategian HubSpotissa tehokkaammin.

1: Liiketoimintayksiköiden luettelointi (esimerkki)

Kirjoita ylös kaikki liiketoimintayksikkösi. Voi olla hyödyllistä lisätä lyhyt kuvaus siitä, mitä kyseinen yksikkö ”edustaa”.

Esimerkiksi jos yrityksesi toimii pääasiassa palvelumallilla, jossa asennat ja huollat teollisuuslaitteita, voit sisällyttää kaavioon (muun muassa) seuraavat entiteetit:

• Yritystietueet, jotka edustavat loppuasiakkaitasi.
• Yhteyshenkilötietueet, jotka edustavat kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
• Kauppatiedot, jotka edustavat laitteiden myyntiä, jotka asennetaan ja joita huolletaan sopimuskauden ajan.
• Sijaintitiedot, jotka edustavat laitteiden asennuspaikkoja.
• Huoltotiedot, jotka koskevat tiettyjen laitteiden huoltoa.

Tässä on luettelo kuvitteellisen yrityksemme liiketoimintayksiköistä:

2: Valinta vakio- ja mukautettujen objektien välillä (esimerkki)

Tarkista liiketoimintayksikkösi ja määritä, mitkä yksiköt kuuluvat HubSpotin vakio-objektien piiriin ja mitkä edellyttävät mukautettujen objektien luomista.

Esimerkiksi teollisuuslaiteyrityksemme voi käyttää HubSpotin vakio-objekteja yrityksille, kontakteille, kaupoille ja palveluille. Se päättää luoda mukautetun objektin toimipaikoille.

3: Objektien suhteiden kartoittaminen (esimerkki)

Kun entiteetit on lueteltu, ne on liitettävä toisiinsa oikeilla suhteilla.

Esimerkiksi teollisuuslaiteyritys merkitsisi muistiin seuraavat suhteet (muun muassa):

• Yrityksellä voi olla yksi tai useampi yhteyshenkilö. Jokaisella yhteyshenkilöllä on vain yksi yritys.
• Yrityksellä voi olla mikä tahansa määrä kauppoja (tai se voi olla ilman kauppoja). Jokainen kauppa liittyy täsmälleen yhteen yritykseen.
• Kaupat liittyvät myös vähintään yhteen yhteyshenkilöön. Yhteyshenkilö voi liittyä mihin tahansa määrään kauppoja (tai ei mihinkään).
• Jokainen kauppa liittyy vähintään yhteen sijaintiin. Sijainti voi liittyä yhteen tai useampaan kauppaan.
• Huoltotietue koskee tiettyä laitetta, joten sillä voi olla vain yksi sijainti. Jokainen huoltotietue liittyy myös yhteen kauppaan.

Tässä vaiheessa liiketoimintayksiköt (eli HubSpotissa käytettävät objektit) on yhdistetty viivoilla, jotka kuvaavat niiden välisiä suhteita. Nämä viivat osoittavat myös suhteen tyypin (esim. yksi-moni, moni-moni jne.).

4: Yhteysmerkintöjen lisääminen (esimerkki)

Jotkin entiteettien väliset suhteet voivat olla monimutkaisia. ERD-kaaviossa voit antaa suhteille nimikkeitä, jotka osoittavat tarkasti, miten tietty tietue liittyy toiseen.

Esimerkiksi teollisuuslaitteita myyvä yrityksemme saattaa tehdä yhteistyötä monien yhteyshenkilöiden kanssa kaupan solmimiseksi, mutta vain yhdellä yhteyshenkilöllä on valtuudet allekirjoittaa myyntisopimus. Yritys voi lisätä nimikkeen kauppojen ja yhteyshenkilöiden väliseen suhteeseen merkitsemällä yhteyshenkilön ”roolin”:

Esimerkkejä ERD-kaavioista liikevaihtomallin mukaan

Alla on neljä esimerkki-ERD:tä, jotka edustavat yrityksiä, jotka noudattavat erilaisia tulomalleja. Jokainen esimerkki-ERD on suunniteltu yhtenä mahdollisena ratkaisuna kyseiselle hypoteettiselle yritykselle.

Lisäksi jokainen esimerkki keskittyy vain osaan yrityksen käyttämistä objekteista. Täydellisessä ERD-kaaviossa olisi mukana myös muita objekteja, joilla seurataan liiketoiminnan muita osa-alueita, kuten markkinointitoimia ja asiakaspalveluprosesseja.

Jokainen esimerkki sisältää:

• Kuvitteellinen yritys, jossa on lyhyt kuvaus sen liiketoiminnan harjoittamisesta sekä selitys joistakin sen tekemistä päätöksistä, jotka liittyvät objektien käyttöön.
• Luettelo tärkeimmistä objekteista, joita yritys aikoo käyttää CRM-järjestelmässään. Todellisuudessa kukin näistä yrityksistä käyttäisi luettelossa mainittuja enemmän objektityyppejä. Tavoitteena on tarkastella, miten nämä eri liikevaihtoa tuottavat yritykset voivat järjestellä vakio- ja mukautettuja objekteja vastaamaan omia erityistarpeitaan.
• Katsaus niiden ERD-kaavioon. Nämä kuvakaappaukset edustavat jälleen vain osaa siitä, mitä näiden yritysten ERD-kaavio sisältäisi.

Esimerkki: SaaS/tilaus/MRR

SPRKT on ohjelmistoyritys, joka tarjoaa pilvipohjaisen suunnittelustudion keksijöille uusien kädessä pidettävien laitteiden mallintamiseen. Ohjelmistoa myydään tilauspohjaisesti, ja tarjolla on useita eri tilausvaihtoehtoja.

Keksijät voivat käyttää ohjelmistoa luodakseen laitteilleen useita ainutlaatuisia malleja. Nämä mallit luodaan tietyssä ohjelmiston instanssissa: asiakastilillä. SPRKT päätti mallintaa asiakastilit mukautettuna objektina, jotta se voi seurata, mitä ominaisuuksia asiakkaat käyttävät.

Käytetyt objektit:

• Yhteystiedot: edustaa henkilöitä.
• Yritykset: edustaa yrityksiä.
• Kaupat: edustaa ohjelmistotilauksien myyntiä.
• Tilaukset: edustavat ohjelmiston toistuvia maksuja.
• Asiakastilit: edustavat asiakkaiden ohjelmistotilien yksittäisiä tapauksia. Asiakastilitietueessa voidaan seurata ohjelmiston käyttötapahtumia (uusien mallien luominen, tiettyjen ominaisuuksien hyödyntäminen jne.).

Esimerkki: Palvelut/neuvonantajat

The Sprocket Group on konsulttiyritys, joka tarjoaa liiketoimintaneuvontaa kädessä pidettävien laitteiden keksijöille. He myyvät kertaluonteisia konsultointipaketteja esimerkiksi patenttien hakemisesta ja yhtiön perustamisesta. He tarjoavat myös jatkuvia konsultointipalveluja, joiden avulla keksijät voivat markkinoida keksintöjään ja organisoida myyntiprosessejaan.

Luetteloituaan tietotarpeensa yritys huomasi, että HubSpotin vakio-objektit kattavat juuri ne asiat, joita heidän liiketoimintansa haluaa seurata. He voivat silti mukauttaa näitä vakio-objekteja tarpeen mukaan. Esimerkiksi he voivat käyttää assosiaatiomerkintöjä erottaakseen toisistaan yrityksen kertaluonteisten palveluiden ostot ja jatkuvan konsultoinnin.

Käytetyt objektit:

• Yhteyshenkilöt: edustaa yksilöitä.
• Yritykset: edustaa yrityksiä.
• Kaupat: edustaa konsultointipakettien myyntiä.
• Tilaukset: edustavat jatkuvien konsultointipakettien maksuja.
• Palvelut: edustaa konsultointituntien toimittamista kertaluonteisissa palveluissa tai jatkuvassa konsultoinnissa. Palvelutietueessa voidaan seurata, mitkä konsultit työskentelevät asiakkaan kanssa ja kuinka monta tuntia paketista on jäljellä (kertaluonteisten palveluiden osalta). Palveluobjektia voidaan käyttää myös asiakkaaseen liittyvien sisäisten muistiinpanojen keräämiseen.

Esimerkki: Verkkokaupan transaktiot

Sprockets ‘R’ Us on verkkokauppayritys, joka myy kädessä pidettäviä laitteita. Sillä on kahdenlaisia asiakkaita: suorat kuluttajat (jotka tilaavat suoraan verkkosivustolta) ja vähittäiskaupat (jotka ostavat tavaraa tukkuerissä jälleenmyyntiä varten kivijalkakaupoissa).

Suorille kuluttajille suunnatut myynnit ovat suhteellisen helppoja seurata, koska ostot ovat pieniä ja toimitetaan yhteen kohteeseen. Näiden asiakkaiden osalta kaikki ostotiedot voidaan sisällyttää vakiomuotoiseen kauppatapahtumaan. Vähittäiskauppoihin suunnatut myynnit ovat kuitenkin monimutkaisempia, sillä ne edellyttävät useiden lähetysten seurantaa ja monimutkaisempaa toimitusketjua. Yritys on päättänyt mallintaa nämä monimutkaisemmat tiedot mukautetuilla objekteilla.

Käytetyt objektit:

• Yhteyshenkilöt: edustaa yksityishenkilöitä. Suurin osa yhteyshenkilöistä on suoria kuluttajia, jotka tekevät ostoksia verkkosivustolta.
• Yritykset: edustaa vähittäiskauppoja, jotka ostavat varastoa tukkuerissä.
• Kaupat: edustaa myyntiä. Yritys erottaa suoramyynnin kuluttajille ja vähittäismyynnin toisistaan käyttämällä kahta erillistä myyntiputkea.
• Vähittäiskaupan lähetykset: edustaa yhdessä lähetettyjä paketteja. Osa vähittäismyynnistä vaatii useita lähetyksiä, joten on hyödyllistä, että lähetystiedot ovat omassa tietueessaan. Tällä tavoin yritys voi seurata toimituksia ja palautuksia tehokkaasti.
• Varastot: edustaa lähetysten tarkkaa lähtöpaikkaa ja kyseisessä paikassa saatavilla olevan varaston seurantaa.

Esimerkki: Alustan/markkinapaikan provisiot

Sprocket-Mart on alusta, joka yhdistää laitteiden keksijät asiakkaisiin. Alustan avulla keksijät voivat luoda yksinkertaisia verkkokauppoja, joissa he voivat laittaa laitteitaan myyntiin. Asiakkaat voivat etsiä ja suodattaa markkinapaikan tuotteita, vertailla myyjiä ja ostaa laitteita. Pieni prosenttiosuus myynnistä menee Sprocket-Martille provisioksi.

Sprocket-Mart käyttää tavallisia HubSpot-objekteja kuvaamaan markkinapaikkansa käyttäjiä ja myynnistä ansaittuja provisioita. Yritys päätti kuitenkin käyttää mukautettuja objekteja kuvaamaan keksijöiden julkisia profiileja ja arvosteluja, joita asiakkaat voivat jättää myyjien profiileihin. Näin se voi erottaa julkiset tiedot (myyjien profiilit ja arvostelut) sisäisistä liiketoimintatiedoista (käyttäjätiedot ja myyntiprovisiot).

Käytetyt objektit:

• Yhteystiedot: edustaa yksittäisiä keksijöitä ja asiakkaita.
• Kaupat: edustaa markkinapaikan kautta tehdyistä myynneistä ansaittuja provisioita.
• Profiilit: edustavat myyjän tietoja tietyllä markkinapaikalla. Harvinaisissa tapauksissa yksittäinen keksijä voi ylläpitää useita myymälöitä, joten on tärkeää, että yhteystietokohteella on yksi-moni-suhde profiilikohteeseen.
• Markkinapaikkakauppa: edustaa tiettyä kauppaa myyjän ja ostajan välillä markkinapaikalla. Markkinapaikkakaupat liitetään myyjän profiilitietueeseen, ostoksen tehneeseen yhteyshenkilöön sekä kauppatietueeseen, johon markkinapaikan provisio tallennetaan.

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää tietomallin hallinnasta HubSpotissa.
• Lue lisää mukautettujen objektien luomisesta ja muokkaamisesta.