Planifier votre modèle de données HubSpot

Si vous êtes un administrateur configurant votre compte, vous devez décider de la façon dont vous allez gérer vos données dans HubSpot. Quelles données allez-vous stocker, comment seront-elles formatées et comment seront-elles liées les unes aux autres ? L’architecture de données que vous choisirez pour votre implémentation de HubSpot est cruciale pour vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

Si vous ne disposez pas d’un plan pour la structure de vos données, vous courez le risque d’avoir des données désorganisées, d’introduire des fiches d’informations ou des propriétés en double dans votre CRM et de devoir recréer certains aspects de votre CRM pour résoudre des problèmes qui auraient pu être anticipés avec une planification appropriée. Pour éviter ces problèmes, vous devez définir vos objectifs commerciaux et ce que vous souhaitez que vos utilisateurs fassent dans le CRM, déterminer comment vos données sont liées à ces objectifs et aux actions des utilisateurs, et créer un plan d’implémentation pour ce modèle de données spécifique. En créant ce modèle avant de commencer à élaborer des processus dans HubSpot, vous vous assurerez que vos équipes sont alignées sur le plan dès le premier jour.

Pour vous aider dans ces efforts, ce guide comprend :

• Questions vous aidant à déterminer vos besoins en matière de données.
• Étapes de construction d’un diagramme entité-relation (ERD).
• Exemples de modèles entité-association pour des modèles de revenus spécifiques.

Identification de vos besoins en matière de données

Avant de commencer à importer des données dans HubSpot ou à créer des objets personnalisés, vous devez savoir quels types de données serviront le mieux vos objectifs.

Pour mieux comprendre vos besoins en matière de données, posez-vous les questions des catégories ci-dessous.

Génération de revenus

Définir le modèle de chiffre d’affaires de votre entreprise peut vous aider à comprendre ce qu’il est important de suivre pour que votre entreprise réussisse.

• Quelles sont les sources de revenu de votre entreprise ?
• Quelles sont les principales sources de revenus de votre entreprise (vente gérée par les commerciaux, achats en libre-service, contrats, abonnements, etc.) ?
• Comment suivez-vous actuellement vos ventes et vos revenus ?

cycle de vie client

Comprendre comment un client évolue dans votre entreprise vous aide à déterminer quelles données doivent exister sur chaque fiche d’informations et quels objets nécessitent des pipelines. Elle met également en évidence une erreur courante : traiter l’étape du cycle de vie et l’étape de la transaction comme la même chose.

La phase du cycle de vie (par exemple, lead, client, perte de personnel, etc.) décrit la phase à laquelle se trouve une personne dans sa relation globale avec votre entreprise. La phase de transaction suit la progression d’une opportunité commerciale spécifique. Confondre les deux rend le reporting peu fiable. Il est donc crucial de comprendre ces éléments avant de commencer à créer des fiches d’informations dans HubSpot.

• Quelles sont les principales phases du cycle de vie de vos clients ?
• Quels événements provoquent le déplacement d’une fiche d’informations d’une phase à une autre ? Existe-t-il des processus d’approbation à des étapes spécifiques ?
• Que doit mesurer la direction à chaque étape ?

Éléments commerciaux

Une fois que vous comprenez votre modèle de revenus et votre parcours client idéal, vous pouvez identifier les éléments spécifiques que votre entreprise doit suivre : les « noms » de votre entreprise. Dans HubSpot, ces noms sont représentés par des types d’objets (comme des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets ou des objets personnalisés que vous définissez). Les fiches d’informations que vous créez dans HubSpot appartiennent à l’un de ces types d’objets, il est donc important d’en avoir une définition claire avant de commencer à importer des données.

L’objectif est de répertorier tous les types de fiches d’informations dont vous aurez besoin, sans pour autant décider s’il s’agit d’un objet personnalisé ou standard. Cette décision vient plus tard. Après avoir défini votre modèle de revenus, vous pouvez développer les éléments spécifiques qui déterminent ce modèle.

• Quels sont les composants principaux de votre entreprise (par exemple, les contacts, les transactions, les abonnements, les rendez-vous, etc.) ?
• Avez-vous besoin d’effectuer un suivi d’entités plus spécialisées, telles que les lieux, les implémentations, les fournisseurs ou les programmes ?
• Quel est le lien entre ces entités (par exemple, un « rendez-vous » ayant lieu à un « endroit » spécifique, une « livraison » individuelle faisant partie d’une « commande » plus importante, un « contrat » signé dans le cadre d’une « transaction ») ?

Autorisations et utilisation

Lorsque vous commencez à planifier les besoins en données de votre entreprise, il peut être utile de déterminer quelles équipes seront responsables de processus spécifiques et auxquelles elles auront accès pour atteindre leurs objectifs.

• Quelles équipes s’appuieront sur HubSpot en tant que système de collecte de données ? Certaines équipes ont-elles besoin de leur propre type de fiches d’informations pour effectuer le suivi d’un processus précis (par exemple, une équipe commerciale qui effectue le suivi d’un « lead » sous la forme d’une fiche d’informations distincte répertoriant les interactions avec un « contact » spécifique) ?
• Sur quelles données essentielles ces équipes doivent-elles agir dans l’accomplissement de leurs tâches ?
• À quelle étape les responsabilités changent-elles d’une équipe à l’autre ?

Les réponses à ces questions vous aideront à comprendre les types de données qui sont importants pour votre entreprise et comment ces données peuvent être formatées. Au cours de l’étape suivante, vous utiliserez ces informations pour créer un diagramme de votre modèle de données, donnant ainsi à votre équipe un plan d’utilisation de votre CRM dans HubSpot.

Élaborer un modèle entité-association (ERD)

Maintenant que vous connaissez les types de données que vous souhaitez stocker dans HubSpot, vous pouvez déterminer comment ces points de données sont liés les uns aux autres. Ce mappage des données et des relations sera le modèle entité-association de votre entreprise. Le modèle entité-association vous aide à définir la façon dont vos données seront structurées dans votre CRM.

Bien que HubSpot fournisse un générateur de modèles de données permettant de créer des objets personnalisés, il est important de planifier votre approche avant de commencer à créer vous-même les objets personnalisés. La création d’un modèle entité-association en dehors de HubSpot vous permet de vous assurer que vos équipes sont alignées sur votre stratégie de données et peut vous offrir un environnement d’expérimentation sans avoir à vous engager dans la création de types d’objets spécifiques. Une fois votre modèle entité-association affiné, vous pouvez mettre en œuvre cette stratégie dans HubSpot de manière plus efficace.

1 : Liste des entités commerciales (exemple)

Notez tous les éléments de votre entreprise. Il peut être utile d’ajouter une brève description de ce que l’entité « représente ».

Par exemple, si votre entreprise fonctionne principalement sur un modèle de service, où vous installez et entretenez des équipements industriels, vous pouvez inclure les entités suivantes dans votre diagramme (entre autres) :

• Fiches d’informations d’entreprise, représentant vos clients finaux.
• Les fiches d’informations des contacts, qui représentent les points de contact de ces entreprises.
• Enregistrements de transactions, représentant les ventes d’équipements à installer puis à entretenir pendant une période contractuelle.
• Les dossiers d’emplacement, représentant les emplacements spécifiques où l’équipement sera installé.
• Enregistrements d’entretien, représentant l’entretien effectué pour des machines spécifiques.

Voici les entités commerciales listées pour notre entreprise hypothétique :

2 : Prendre un choix entre objets standards et objets personnalisés (exemple)

Examinez les éléments de votre entreprise et déterminez les entités couvertes par les objets standards de HubSpot et celles qui nécessitent la création d’objets personnalisés.

Par exemple, notre entreprise d’équipement industriel peut utiliser les objets HubSpot standard pour les entreprises, les contacts, les transactions et les services. Ils choisiront de créer un objet personnalisé pour les emplacements.

3 : Mappage des relations entre objets (exemple)

Une fois vos entités répertoriées, vous devrez les connecter avec les bonnes relations.

Par exemple, l’entreprise d’équipement industriel relèverait les relations suivantes (entre autres) :

• Une entreprise peut avoir un ou plusieurs contacts. Chaque contact n’a qu’une seule entreprise.
• Une entreprise peut avoir n’importe quel nombre de transactions (ou elle peut n’avoir aucune transaction). Chaque transaction est associée à une seule et même entreprise.
• Les transactions sont également associées à au moins un contact. Un contact peut être associé à n’importe quel nombre de transactions (ou il peut être associé à zéro transaction).
• Chaque transaction est associée à au moins un emplacement. Un emplacement peut être associé à une ou plusieurs transactions.
• Un dossier de service concerne une pièce d’équipement particulière, il ne peut donc avoir qu’un seul emplacement. Chaque fiche de service est également associée à une seule transaction.

Lors de cette étape, les entités commerciales (c’est-à-dire les objets qui seront utilisés dans HubSpot) ont été reliées par des lignes qui décrivent comment elles sont associées les unes aux autres. Ces lignes affichent également le type d’association (par exemple, un-à-plusieurs, plusieurs-à-plusieurs, etc.).

4 : Ajouter des libellés d’association (exemple)

Certaines relations entre les entités peuvent s’avérer compliquées. Dans votre modèle entité-association, vous pouvez associer des libellés aux relations pour indiquer exactement de quelle manière une fiche d’informations particulière est associée à une autre.

Par exemple, notre entreprise d’équipement industriel peut travailler avec de nombreux contacts pour conclure une transaction, mais un seul contact est autorisé à approuver la vente. Ils peuvent ajouter un libellé à la relation entre les transactions et les contacts, en notant le « rôle » du contact :

Exemples de modèles entité-association par modèle de chiffre d’affaires

Vous trouverez ci-dessous quatre exemples de modèle entité-association, représentant des entreprises qui suivent des modèles de revenus différents. Chaque exemple de modèle entité-association est conçu comme une solution possible pour cette entreprise hypothétique.

De plus, chaque exemple se concentre sur un sous-ensemble des objets utilisés par l’entreprise. Dans son modèle entité-association complet, elle inclurait d’autres objets permettant de suivre d’autres aspects de son activité, tels que les efforts marketing et les processus du service client.

Chaque exemple comprend :

• Une entreprise hypothétique, avec une brève description de la façon dont elle opère son activité et une explication de certaines des décisions qu’elle a prises concernant l’utilisation des objets.
• Une liste des objets clés qu’il prévoit d’utiliser dans son CRM. En réalité, chacune de ces entreprises utiliserait plus de types d’objets que ceux répertoriés. L’objectif est de passer en revue la manière dont ces différentes entreprises peuvent organiser des objets standards et personnalisés pour répondre à leurs besoins spécifiques.
• Un aperçu du modèle entité-association Là encore, ces captures d’écran ne représentent qu’une partie de ce qu’inclut un modèle entité-association pour ces entreprises.

Exemple : SaaS/Abonnement/MRR

SPRKT est une société de logiciels qui fournit un studio de conception basé sur le cloud permettant aux inventeurs de modéliser de nouveaux gadgets portables. Le logiciel est vendu sur la base d’un abonnement avec différents niveaux d’abonnement.

Les inventeurs peuvent utiliser le logiciel pour créer plusieurs designs uniques pour leurs gadgets. Ces designs sont créés dans une instance spécifique du logiciel : le compte client. SPRKT a décidé de modéliser les comptes clients en tant qu’objet personnalisé, afin de pouvoir suivre les fonctionnalités utilisées par ses clients.

Objets utilisés :

• Contacts : représentent des individus.
• Entreprises : représente les entreprises.
• Transactions : représente les ventes d’abonnements logiciels.
• Abonnements : représentent les paiements récurrents pour le logiciel.
• Comptes clients : représentent les instances spécifiques des comptes logiciels des clients. Sur la fiche d’informations du compte client, ils peuvent suivre les événements liés à l’utilisation des logiciels (création de nouveaux designs, exploitation de fonctionnalités spécifiques, etc.).

Exemple : services/contrats de prestation de services

Logo hubspot Group est une société de conseil qui fournit des conseils commerciaux aux inventeurs de gadgets portables. Ils vendent des offres de conseil ponctuelles sur des sujets tels que la demande de brevets et la création d’une société. Ils fournissent également des services de conseil continus pour aider les inventeurs à commercialiser leurs inventions et à organiser leurs processus de vente.

Après avoir répertorié ses besoins en matière de données, elle s’est rendu compte que les objets standards dans HubSpot peuvent gérer exactement ce que son entreprise cherche à suivre. Ces objets standards peuvent toujours être personnalisés selon leurs besoins. Par exemple, ils peuvent s’appuyer sur des libellés d’associations pour différencier l’achat de services ponctuels par une entreprise et le service de consulting continu.

Objets utilisés :

• Contacts : représentent des individus.
• Entreprises : représente les entreprises.
• Transactions : représente les ventes de forfaits de conseil.
• Abonnements : représentent les frais pour les offres de consulting en cours.
• Services : représente la fourniture d’heures de consulting pour des services ponctuels ou des services continus. Sur la fiche d’informations de service, ils peuvent savoir quels consultants travaillent avec le client et combien d’heures il reste dans le package (pour les services ponctuels). Ils peuvent également utiliser l’objet service pour rassembler toutes leurs notes internes relatives au client.

Exemple : Transactions de e-commerce

Sprockets 'R' Us est une entreprise d’e-commerce qui vend des gadgets portables. Elles ont deux types de clients : les consommateurs directs (qui commandent directement sur leur site web) et les magasins de détail (qui achètent des stocks en vrac pour les revendre dans des magasins physiques).

Leurs ventes aux consommateurs directs sont relativement faciles à suivre, car ces achats sont petits et sont destinés à un seul endroit. Pour ces clients, ils peuvent inclure toutes les informations sur les achats sur la fiche d’informations de transaction standard. Cependant, les ventes aux magasins de détail sont plus complexes, nécessitant le suivi de plusieurs expéditions et une chaîne d’approvisionnement plus complexe. Ils ont décidé de modéliser ces données plus complexes avec des objets personnalisés.

Objets utilisés :

• Contacts : représentent des individus. La plupart de ses contacts seront des consommateurs directs qui effectuent des achats sur son site web.
• Entreprises : représente les magasins de détail qui achètent des stocks en gros.
• Transactions : représentent les ventes. Elle différencie ses ventes directes aux consommateurs de ses ventes au détail en utilisant deux pipelines différents.
• Envois au détail : représente les colis expédiés ensemble. Certaines de leurs ventes au détail nécessitent plusieurs expéditions, il est donc utile d’avoir les données d’expédition dans leur propre dossier. De cette façon, ils peuvent suivre efficacement les livraisons et les retours.
• Entrepôts : représente la source spécifique des expéditions et le suivi du stock disponible à cet emplacement.

Exemple : commissions de plateforme/marketplace

Sprocket-Mart est une plate-forme qui met en relation les inventeurs de gadgets avec les clients. La plate-forme permet aux inventeurs de créer des vitrines simples où ils peuvent répertorier leurs gadgets à vendre. Les clients peuvent rechercher et filtrer les listes du marché, comparer les vendeurs et acheter des gadgets. Un petit pourcentage de la vente va à Sprocket-Mart sous forme de commission.

Sprocket-Mart utilisera des objets HubSpot standard pour représenter les utilisateurs de son marketplace et les commissions qu’ils gagnent sur leurs ventes. Cependant, ils ont décidé d’utiliser des objets personnalisés pour représenter les profils publics des inventeurs et les avis que les clients peuvent laisser sur ces profils de vendeurs. De cette façon, ils peuvent séparer les données publiques (profils vendeurs et avis) des données internes de l’entreprise (informations sur les utilisateurs et commissions de vente).

Objets utilisés :

• Contacts : représente les inventeurs individuels et les clients.
• Transactions : représente les commissions gagnées sur les ventes réalisées via le marketplace.
• Profils : représentent les coordonnées d’un vendeur pour un marché particulier. Dans de rares cas, un inventeur individuel peut gérer plusieurs vitrines. Il est donc important que l’objet de contact ait une relation multiple avec l’objet de profil.
• Vente sur la place de marché : représente un échange spécifique entre un vendeur et un acheteur sur la place de marché. Les ventes du marketplace sont associées à la fiche d’informations de profil du vendeur, au contact effectuant l’achat et à la fiche d’informations de transaction où la commission du marketplace est stockée.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur la gestion de votre modèle de données dans HubSpot.
• Découvrez-en davantage sur la création et la modification d’objets personnalisés.