Planejar seu modelo de dados do HubSpot

Se você é um administrador configurando sua conta, precisa decidir como vai lidar com seus dados no HubSpot. Quais dados você armazenará, como serão formatados e como se relacionarão entre si? A arquitetura de dados escolhida para a implementação do HubSpot é crucial para ajudá-lo a atingir suas metas de negócios.

Sem um plano para sua arquitetura de dados, você corre o risco de ter dados confusos, de introduzir registros ou propriedades duplicadas em seu CRM e de ter que reconstruir aspectos de seu CRM para corrigir problemas que poderiam ter sido previstos com planejamento adequado. Você pode evitar esses problemas descrevendo suas metas de negócios e o que deseja que seus usuários façam no CRM, determinando como seus dados se relacionam com essas metas e ações do usuário e criando um plano para implementar esse modelo de dados específico. Criar esse modelo antes de começar a construir processos no HubSpot garante que suas equipes estejam alinhadas com o plano desde o primeiro dia.

Para ajudá-lo nesses esforços, este guia inclui:

• Perguntas para ajudar a determinar suas necessidades de dados.
• Etapas para criar um diagrama de relacionamento de entidade (ERD).
• Exemplos de ERDs para modelos de receita específicos.

Determine suas necessidades de dados

Antes de começar a importar dados para o HubSpot ou criar objetos personalizados, você precisará entender quais tipos de dados servirão melhor para suas metas.

Para ajudar a entender suas necessidades de dados, considere as perguntas nas categorias abaixo.

Geração de receita

Descrever o modelo de receita da sua empresa pode ajudá-lo a entender o que é importante acompanhar para que sua empresa seja bem-sucedida.

• Como sua empresa ganha dinheiro?
• Quais são os principais movimentos de receita para sua empresa (por exemplo, vendas orientadas por representantes, autocompra, contratos, assinaturas, etc.)?
• Como você está acompanhando as vendas/receita atualmente?

ciclo de vida do cliente

Entender como um cliente se move em sua empresa ajuda você a descobrir quais dados precisam existir em cada registro e quais objetos precisam de pipelines. Ele também traz à tona um erro comum: tratar a fase do ciclo de vida e a fase do negócio como a mesma coisa.

A Fase do ciclo de vida (por exemplo, lead, cliente, rotativo etc.) descreve onde alguém está em seu relacionamento geral com sua empresa. A Fase do negócio rastreia o progresso de uma Oportunidade comercial específica. Confundir os dois torna os relatórios não confiáveis, por isso é crucial compreender esses elementos antes de começar a criar registros no HubSpot.

• Quais são as principais fases do ciclo de vida do cliente?
• Quais eventos fazem com que um registro se mova de uma fase para outra? Existem processos de aprovação em fases específicas?
• O que a liderança precisa medir em cada estágio?

Elementos de negócios

Depois de entender seu modelo de receita e sua jornada do cliente ideal, você pode identificar as coisas específicas que sua empresa precisa acompanhar: os "substantivos" do seu negócio. No HubSpot, esses substantivos são representados por tipos de objetos (como contatos, empresas, negócios, tickets ou objetos personalizados que você define). Os registros criados no HubSpot se enquadram em um desses tipos de objetos, por isso é importante ter definições claras deles antes de começar a importar dados.

A meta é listar todos os tipos de registro necessários, não decidir ainda se é um padrão ou objeto personalizado. Essa decisão vem depois. Depois de delinear seu modelo de receita, você pode expandir os elementos específicos que impulsionam esse modelo.

• Quais são os componentes principais do seu negócio (por exemplo, "contatos", "negócios", "assinaturas", "compromissos", etc.)?
• Você precisa rastrear entidades mais especializadas, como locais, implementações, fornecedores ou programas?
• Como essas entidades se relacionam entre si (por exemplo, um "compromisso" ocorrendo em um "local" específico, uma "remessa" individual que faz parte de um "pedido" maior, um "contrato" assinado como parte de um “negócio”)?

Permissões e uso

À medida que você começa a planejar as necessidades de dados para sua empresa, pode ser útil descobrir quais equipes serão responsáveis por processos específicos e a quais dados elas precisam ter acesso para atingir suas metas.

• Quais equipes confiarão no HubSpot como sistema de registro? Alguma equipe precisa de seu próprio tipo de registro para rastrear um processo específico (por exemplo, uma equipe de vendas rastreando um “lead” como um registro distinto de interações com um “contato” específico)?
• Quais são os pontos de dados cruciais sobre os quais essas equipes precisam agir ao realizar tarefas?
• Onde as responsabilidades mudam de mãos entre as equipes?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a começar a entender os tipos de dados que são importantes para sua empresa e como esses dados podem ser formatados. Na próxima etapa, você usará essas informações para criar um diagrama do seu modelo de dados, fornecendo à sua equipe um plano para o uso do CRM no HubSpot.

Criar um diagrama de relacionamentos de entidades (ERD)

Agora que você conhece os tipos de dados que deseja armazenar no HubSpot, pode descrever como esses pontos de dados se relacionam entre si. Esse mapa de dados e relacionamentos será o diagrama de relacionamentos com entidades (ERD) da sua empresa. O ERD ajuda a definir como seus dados serão estruturados em seu CRM.

Embora a HubSpot forneça um criador de modelos de dados onde você pode criar objetos personalizados, é importante planejar sua abordagem antes de começar a criar os próprios objetos personalizados. Criar um ERD fora da HubSpot garante que suas equipes estejam alinhadas com sua estratégia de dados e pode fornecer a você um local para experimentar sem ter que se comprometer a criar tipos de objetos específicos. Depois de refinar seu ERD, você pode aplicar essa estratégia no HubSpot com mais eficiência.

1: Listando entidades comerciais (exemplo)

Escreva todos os seus elementos de negócios. Pode ser útil adicionar uma breve descrição do que a entidade "representa".

Por exemplo, se sua empresa for executada principalmente em um modelo de serviço, onde você instala e mantém equipamentos industriais, você pode incluir as seguintes entidades em seu diagrama (entre outras):

• Registros da Empresa, representando seus clientes finais.
• Registros de Contato, representando pontos de contato nessas empresas.
• Registros de Negócio, representando vendas de equipamentos a serem instalados e depois reparados por um período contratado.
• Registros de localização, representando os locais específicos onde o equipamento será instalado.
• Registros de serviço, representando a manutenção feita para máquinas específicas.

Aqui estão as entidades comerciais listadas para nossa empresa hipotética:

2: Decidindo entre objetos padrão e personalizados (exemplo)

Revise seus elementos de negócios e determine quais das entidades são cobertas pelos objetos padrão da HubSpot e quais exigiriam a criação de objetos personalizados.

Por exemplo, nossa empresa de equipamentos industriais pode usar os objetos padrão do HubSpot para empresas, contatos, negócios e serviços. Eles escolherão fazer um objeto personalizado para locais.

3: Mapeando relacionamentos de objetos (exemplo)

Depois que suas entidades estiverem listadas, você precisará conectá-las aos relacionamentos adequados.

Por exemplo, a empresa de equipamentos industriais observaria as seguintes relações (entre outras):

• Uma empresa pode ter um ou mais contatos. Cada contato tem apenas uma empresa.
• Uma empresa pode ter qualquer número de negócios (ou pode ter zero negócios). Cada negócio está associado a exatamente uma empresa.
• Os negócios também estão associados a, pelo menos, um contato. Um contato pode ser associado a qualquer número de negócios (ou pode estar associado a zero negócios).
• Cada negócio está associado a pelo menos um local. Um local pode ser associado a um ou mais negócios.
• Um registro de serviço é para um equipamento específico, portanto, ele pode ter apenas um local. Cada registro de serviço também está associado a um único negócio.

Nesta etapa, as entidades de negócios (ou seja, os objetos que serão usados no HubSpot) foram conectadas com linhas que descrevem como elas estão associadas entre si. Essas linhas também exibem o tipo de associação (por exemplo, um-para-muitos, muitos-para-muitos etc.).

4: Adicionando rótulos de associação (exemplo)

Alguns relacionamentos entre entidades podem ser complicados. Em seu ERD, você pode fornecer rótulos para os relacionamentos para marcar exatamente como um determinado registro está associado a outro.

Por exemplo, nossa empresa de equipamentos industriais pode trabalhar com muitos contatos para fechar um negócio, mas apenas um contato está autorizado a aprovar a venda. Eles podem adicionar um rótulo à relação entre negócios e contatos, observando a "Função" do contato:

Exemplos de ERDs por modelo de receita

Abaixo, há quatro exemplos de ERDs, representando empresas que seguem diferentes modelos de receita. Cada exemplo de ERD é projetado como uma solução possível para essa empresa hipotética.

Além disso, cada exemplo se concentra em apenas um subconjunto dos objetos usados pela empresa. Em seu ERD completo, eles incluiriam outros objetos para rastrear outros aspectos de seus negócios, como esforços de marketing e processos de atendimento ao cliente.

Cada exemplo inclui:

• Uma empresa hipotética, com uma breve descrição de como opera seus negócios e uma explicação de algumas das decisões que tomou relacionadas ao uso do objeto.
• Uma lista dos principais objetos que eles planejam usar em seu CRM. Na realidade, cada uma dessas empresas usaria mais tipos de objetos do que os listados. O meta aqui é analisar como essas diferentes empresas de receita podem organizar objetos padrão e personalizados para atender às suas necessidades específicas.
• Um instantâneo de seu ERD. Novamente, essas capturas de tela representarão apenas uma parte do que um ERD para essas empresas incluiria.

Exemplo: SaaS/Assinatura/receita mensal recorrente

A SPRKT é uma empresa de software que fornece um estúdio de design baseado em nuvem para inventores modelarem novos gadgets portáteis. O software é vendido por assinatura com vários níveis de assinatura.

Os inventores podem usar o software para criar vários designs exclusivos para seus gadgets. Esses designs são criados em uma instância específica do software: a conta do cliente. A SPRKT decidiu modelar contas de clientes como um objeto personalizado, para que eles possam rastrear quais recursos seus clientes estão usando.

Objetos usados:

• Contatos: representa indivíduos.
• Empresas: representa empresas.
• Negócios: representa as vendas de assinaturas de software.
• Assinaturas: representa os pagamentos recorrentes do software.
• Contas de clientes: representa as instâncias específicas das contas de software dos clientes. No registro da conta do cliente, eles podem rastrear eventos de uso de software (criação de novos designs, aproveitamento de recursos específicos etc.).

Exemplo: Serviços/retentores

O Sprocket Group é uma empresa de consultoria que oferece consultoria de negócios para inventores de gadgets portáteis. Eles vendem pacotes de consultoria únicos sobre tópicos como solicitação de patentes e criação de uma corporação. Eles também fornecem serviços de consultoria contínuos para ajudar os inventores a comercializar suas invenções e organizar seus processos de vendas.

Depois de listar suas necessidades de dados, eles perceberam que os objetos padrão no HubSpot podem lidar exatamente com o que sua empresa deseja rastrear. Eles ainda podem personalizar esses objetos padrão conforme necessário. Por exemplo, eles podem contar com rótulos de associação para diferenciar entre a compra de serviços únicos por uma empresa e a consultoria contínua.

Objetos usados:

• Contatos: representa indivíduos.
• Empresas: representa empresas.
• Negócios: representa as vendas de pacotes de consultoria.
• Assinaturas: representa as taxas dos pacotes de consultoria em andamento.
• Serviços: representa a entrega de horas de consultoria para serviços únicos ou consultoria contínua. No registro de serviço, eles podem acompanhar quais consultores estão trabalhando com o cliente e quantas horas restam no pacote (para serviços únicos). Eles também podem usar o objeto de serviço para reunir todas as suas observações internas relacionadas ao cliente.

Exemplo: transações de Comércio eletrônico

Sprockets 'R' Us é uma comércio eletrônico empresa que vende gadgets portáteis. Eles têm dois tipos de clientes: consumidores diretos (que fazem pedidos diretamente de seu site) e lojas de varejo (que compram estoque a granel para revenda em lojas físicas).

Suas vendas para consumidores diretos são relativamente fáceis de rastrear, uma vez que essas compras são pequenas e estão indo para um único local. Para esses clientes, eles podem incluir todas as informações de compra no registro de negócio padrão. Suas vendas para lojas de varejo, no entanto, são mais complexas, exigindo o rastreamento de várias remessas e uma cadeia de suprimentos mais envolvida. Eles decidiram modelar esses dados mais complexos com objetos personalizados.

Objetos usados:

• Contatos: representa indivíduos. A maioria de seus contatos serão consumidores diretos que compram em seu site.
• Empresas: representa as lojas de varejo que compram ações a granel.
• Negócios: representa vendas. Eles diferenciam entre suas vendas diretas ao consumidor e suas vendas no varejo usando dois pipelines diferentes.
• Remessas de varejo: representa pacotes enviados juntos. Algumas de suas vendas no varejo exigem várias remessas, por isso é útil ter os dados da remessa em seu próprio registro. Dessa forma, eles podem rastrear entregas e devoluções com eficiência.
• Depósitos: representa a origem específica das remessas e o rastreamento do estoque disponível naquele local.

Exemplo: comissões de plataforma/Marketplace

Sprocket-Mart é uma plataforma que conecta inventores de gadgets com clientes. A plataforma permite que os inventores criem vitrines simples onde podem listar seus gadgets para venda. Os clientes podem pesquisar e filtrar as listagens do marketplace, comparar vendedores e comprar gadgets. Uma pequena porcentagem da venda vai para a Sprocket-Mart como comissão.

A Sprocket-Mart usará objetos padrão do HubSpot para representar os usuários de seu marketplace e as comissões que eles ganham sobre as vendas. No entanto, eles decidiram usar objetos personalizados para representar os perfis públicos dos inventores e as avaliações que os clientes podem deixar nesses perfis de vendedor. Dessa forma, eles podem separar os dados públicos (perfis e avaliações de vendedores) dos dados comerciais internos (informações do usuário e comissões de vendas).

Objetos usados:

• Contatos: representa inventores e clientes individuais.
• Negócios: representa as comissões recebidas sobre as vendas realizadas através do marketplace.
• Perfis: representa os detalhes de um vendedor para um mercado específico. Em casos raros, um inventor individual pode administrar várias vitrines, por isso é importante que o contato objeto tenha uma relação de um para muitos com o perfil objeto.
• Venda no Marketplace: representa uma troca específica entre um vendedor e um comprador no marketplace. As vendas do Marketplace estão associadas ao registro de perfil do vendedor, ao contato que faz a compra e ao registro de negócio onde a comissão do marketplace está armazenada.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre como gerenciar seu modelo de dados no HubSpot.
• Saiba mais sobre como criar e editar objetos personalizados.