HubSpot 데이터 모델 계획 수립하기

관리자로서 계정을 설정하고 있다면, HubSpot에서 데이터를 어떻게 관리할지 결정해야 합니다. 어떤 데이터를 저장할지, 데이터 형식은 어떻게 할지, 그리고 데이터 간에는 어떤 관계가 있을지 고려해야 합니다. HubSpot 구현을 위해 선택하는 데이터 아키텍처는 비즈니스 목표를 달성하는 데 매우 중요합니다.

데이터 아키텍처에 대한 계획이 없다면, 데이터가 무질서해지거나 CRM에 중복된 레코드나 속성이 생성될 위험이 있으며, 적절한 계획을 통해 미리 예측할 수 있었던 문제를 해결하기 위해 CRM의 일부를 재구축해야 할 수도 있습니다. 이러한 문제를 피하려면 비즈니스 목표와 사용자가 CRM에서 수행하기를 원하는 작업을 명확히 정의하고, 데이터가 이러한 목표 및 사용자 행동과 어떻게 연관되는지 파악한 뒤, 해당 데이터 모델을 구현하기 위한 계획을 수립해야 합니다. HubSpot에서 프로세스를 구축하기 전에 이 모델을 미리 마련해 두면, 팀이 첫날부터 계획에 따라 일관되게 업무를 수행할 수 있습니다.

이러한 노력을 돕기 위해 이 가이드에는 다음 내용이 포함되어 있습니다:

• 데이터 요구 사항을 파악하는 데 도움이 되는 질문들.
• 엔티티 관계 다이어그램(ERD) 구축 단계.
• 특정 수익 모델에 대한 ERD 예시.

데이터 요구 사항 파악

HubSpot으로 데이터를 가져오거나 사용자 정의 개체를 생성하기 전에, 어떤 유형의 데이터가 목표 달성에 가장 도움이 될지 파악해야 합니다.

데이터 요구 사항을 파악하는 데 도움이 되도록 아래 범주에 포함된 질문들을 고려해 보십시오.

매출 창출

비즈니스의 수익 모델을 정리하면 비즈니스 성공을 위해 어떤 항목을 추적해야 하는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

• 귀사의 비즈니스는 어떻게 수익을 창출하나요?
• 귀사의 주요 수익 창출 방식은 무엇입니까(예: 영업 사원 주도 판매, 자체 구매, 계약, 구독 등)?
• 현재 판매/수익을 어떻게 추적하고 계신가요?

고객 라이프사이클

고객이 비즈니스 내에서 어떻게 이동하는지 이해하면 각 레코드에 어떤 데이터가 포함되어야 하고, 어떤 개체에 파이프라인이 필요한지 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한 라이프사이클 단계와 딜 단계를 동일한 것으로 취급하는 흔한 실수도 드러나게 됩니다.

라이프사이클 단계(예: 리드, 고객, 이탈 고객 등)는 고객이 귀사와의 전반적인 관계에서 현재 어떤 위치에 있는지를 나타냅니다. 거래 단계는 특정 영업 기회의 진행 상황을 추적합니다. 이 두 가지를 혼동하면 보고의 신뢰성이 떨어지므로, HubSpot에서 레코드를 생성하기 전에 이러한 요소를 이해하는 것이 매우 중요합니다.

• 고객 라이프사이클의 주요 단계는 무엇인가요?
• 어떤 이벤트가 발생해야 레코드가 한 단계에서 다른 단계로 이동하나요? 특정 단계에서 승인 절차가 있나요?
• 경영진은 각 단계에서 무엇을 측정해야 합니까?

비즈니스 요소

수익 모델과 이상적인 고객 여정을 이해했다면, 비즈니스가 추적해야 할 구체적인 요소, 즉 비즈니스의 ‘명사’를 파악할 수 있습니다. HubSpot에서 이러한 명사는 개체 유형 (예: 연락처, 기업, 거래, 티켓 또는 사용자가 정의한 사용자 정의 개체)으로 표현됩니다. HubSpot에서 생성하는 레코드는 이러한 개체 유형 중 하나에 속하게 되므로, 데이터 가져오기를 시작하기 전에 각 유형에 대한 명확한 정의를 마련하는 것이 중요합니다.

목표는 필요한 모든 레코드 유형을 나열하는 것이지, 아직 표준 개체인지 사용자 정의 개체인지 결정하는 것이 아닙니다. 그 결정은 나중에 이루어집니다. 수익 모델을 개략적으로 정리한 후, 해당 모델을 주도하는 구체적인 요소들을 자세히 살펴볼 수 있습니다.

• 귀사의 비즈니스 핵심 구성 요소는 무엇입니까(예: “연락처”, “거래”, “구독”, “약속” 등)?
• 위치, 구현, 공급업체 또는 프로그램과 같은 보다 전문적인 개체를 추적해야 합니까?
• 이러한 엔티티들은 서로 어떻게 연관되어 있나요(예: 특정 “위치”에서 진행되는 “미팅”, 더 큰 “주문”의 일부인 개별 “배송”, “거래”의 일환으로 체결된 “계약”)?

권한 및 사용

비즈니스에 필요한 데이터를 계획하기 시작할 때, 특정 프로세스를 담당할 팀이 어디인지, 그리고 해당 팀이 목표를 달성하기 위해 어떤 데이터에 접근해야 하는지 파악하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

• 어떤 팀이 HubSpot을 공식 기록 시스템으로 사용할 예정입니까? 특정 프로세스를 추적하기 위해 자체 레코드 유형이 필요한 팀이 있습니까(예: 영업 팀이 특정 “연락처”와의 상호 작용을 별도의 레코드로 “리드”를 추적하는 경우)?
• 해당 팀들이 업무를 수행할 때 조치를 취해야 할 핵심 데이터 항목은 무엇인가요?
• 팀 간에 책임이 어디에서 이관됩니까?

이러한 질문에 대한 답변을 통해 비즈니스에 중요한 데이터 유형과 해당 데이터의 형식화 방식을 이해하기 시작할 수 있습니다. 다음 단계에서는 이 정보를 활용하여 데이터 모델 다이어그램을 작성하고, 팀원들에게 HubSpot에서 CRM을 활용하는 계획을 제시하게 됩니다.

엔티티 관계 다이어그램(ERD) 작성

이제 HubSpot에 저장할 데이터 유형을 파악했으므로, 이러한 데이터 포인트들이 서로 어떻게 연관되어 있는지 개요를 정리할 수 있습니다. 이 데이터 및 관계 지도는 귀사의 엔티티 관계 다이어그램(ERD)이 될 것입니다. ERD는 CRM 내에서 데이터가 어떻게 구조화될지 정의하는 데 도움이 됩니다.

HubSpot에는 사용자 정의 개체를 생성할 수 있는 데이터 모델 빌더가 제공되지만, 사용자 정의 개체 자체를 구축하기 전에 접근 방식을 미리 계획하는 것이 중요합니다. HubSpot 외부에서 ERD를 작성하면 팀원들이 데이터 전략에 대해 의견을 일치시킬 수 있을 뿐만 아니라, 특정 개체 유형을 확정하지 않고도 자유롭게 실험해 볼 수 있는 공간을 마련해 줍니다. ERD를 다듬은 후에는 HubSpot에서 해당 전략을 더 효율적으로 실행할 수 있습니다.

1: 비즈니스 엔티티 나열하기 (예시)

모든 비즈니스 요소를 나열하세요. 각 엔티티가 “무엇을 나타내는지”에 대한 간략한 설명을 추가하면 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 산업용 장비의 설치 및 유지보수를 주로 담당하는 서비스 모델로 운영되는 비즈니스라면, 다이어그램에 다음과 같은 엔티티(그 외 다른 것들 포함)를 포함할 수 있습니다:

• 최종 고객을 나타내는 회사 레코드.
• 해당 회사의 연락 창구를 나타내는 ‘연락처’ 레코드.
• 딜 레코드: 설치 후 계약 기간 동안 유지보수가 이루어지는 장비 판매를 나타냅니다.
• 장비가 설치될 구체적인 위치를 나타내는 위치 기록.
• 서비스 기록: 특정 기계에 대해 수행된 유지보수를 나타냅니다.

다음은 가상의 회사를 위해 나열한 비즈니스 엔티티 목록입니다:

2: 표준 개체와 사용자 정의 개체 중 선택하기 (예시)

비즈니스 요소를 검토하여 어떤 엔티티가 HubSpot의 표준 개체로 처리될 수 있는지, 어떤 엔티티는 사용자 정의 개체를 생성해야 하는지 결정하십시오.

예를 들어, 앞서 언급한 산업용 장비 회사는 회사, 연락처, 거래, 서비스에 대해 HubSpot의 표준 개체를 사용할 수 있습니다. 이 회사는 위치에 대해서는 사용자 정의 개체를 생성하기로 선택할 것입니다.

3: 개체 관계 매핑(예시)

엔티티 목록을 작성한 후에는 각 엔티티를 적절한 관계로 연결해야 합니다.

예를 들어, 앞서 언급한 산업 장비 회사는 다음과 같은 관계(그 외 여러 관계 포함)를 기록할 것입니다:

• 한 기업에는 하나 이상의 연락처가 있을 수 있습니다. 각 연락처는 오직 하나의 기업에만 속합니다.
• 한 회사는 거래 건수를 제한 없이 가질 수 있습니다(또는 거래가 전혀 없을 수도 있습니다). 각 거래는 정확히 하나의 회사와 연결됩니다.
• 거래는 또한 적어도 하나의 담당자와 연결됩니다. 한 담당자는 임의의 수의 거래와 연결될 수 있습니다(또는 거래가 하나도 없을 수도 있습니다).
• 각 거래는 최소 한 곳의 위치와 연결됩니다. 한 위치는 하나 이상의 거래와 연결될 수 있습니다.
• 서비스 기록은 특정 장비를 대상으로 하므로, 하나의 위치만 가질 수 있습니다. 또한 각 서비스 기록은 하나의 거래와만 연결됩니다.

이 단계에서는 비즈니스 엔티티(즉, HubSpot에서 사용될 객체)들이 서로 어떻게 연관되어 있는지를 나타내는 선으로 연결되었습니다. 이 선들은 또한 연관 유형(예: 일대다, 다대다 등)을 표시합니다.

4: 연관성 레이블 추가 (예시)

엔티티 간의 일부 관계는 복잡할 수 있습니다. ERD에서 관계에 레이블을 지정하여 특정 레코드가 다른 레코드와 정확히 어떻게 연관되어 있는지 표시할 수 있습니다.

예를 들어, 산업 장비 회사는 거래를 성사시키기 위해 여러 연락처와 협업할 수 있지만, 판매 계약에 서명할 권한이 있는 연락처는 단 한 명뿐입니다. 이 경우 거래와 연락처 간의 관계에 연락처의 “역할”을 나타내는 레이블을 추가할 수 있습니다:

수익 모델별 ERD 예시

아래에는 서로 다른 수익 모델을 따르는 기업들을 나타내는 네 가지 ERD 예시가 있습니다. 각 ERD 예시는 해당 가상의 기업에 대한 하나의 가능한 해결책으로 설계되었습니다.

또한, 각 예시는 해당 기업이 사용하는 객체 중 일부에만 초점을 맞추고 있습니다. 전체 ERD에는 마케팅 활동이나 고객 서비스 프로세스 등 비즈니스의 다른 측면을 추적하기 위한 다른 객체들이 포함될 것입니다.

각 예시에는 다음이 포함됩니다:

• 가상의 기업을 예로 들어, 해당 기업의 사업 운영 방식에 대한 간략한 설명과 객체 사용과 관련하여 내린 몇 가지 결정에 대한 설명을 제시합니다.
• 이 회사가 CRM에서 사용할 계획인 주요 객체 목록입니다. 실제로는 나열된 것보다 더 많은 객체 유형을 사용할 것입니다. 여기서의 목표는 다양한 수익 창출 기업들이 각자의 특정 요구 사항을 충족하기 위해 표준 및 사용자 정의 객체를 어떻게 구성할 수 있는지 살펴보는 것입니다.
• 해당 기업의 ERD(엔티티-관계 다이어그램) 스냅샷입니다. 다시 말해, 이 스크린샷들은 해당 기업들의 ERD에 포함될 내용의 일부만을 보여줍니다.

예시: SaaS/구독/MRR

SPRKT는 발명가들이 새로운 휴대용 기기를 모델링할 수 있도록 클라우드 기반 디자인 스튜디오를 제공하는 소프트웨어 기업입니다. 이 소프트웨어는 다양한 구독 등급을 통해 구독 방식으로 판매됩니다.

발명가들은 이 소프트웨어를 사용하여 자신의 기기에 대한 여러 가지 독창적인 디자인을 만들 수 있습니다. 이러한 디자인은 소프트웨어의 특정 인스턴스인 ‘고객 계정’에서 생성됩니다. SPRKT는 고객이 어떤 기능을 사용하고 있는지 추적할 수 있도록 고객 계정을 사용자 정의 객체로 모델링하기로 결정했습니다.

사용된 객체:

• 연락처(Contacts): 개인을 나타냅니다.
• 기업(Companies): 기업을 나타냅니다.
• 거래(Deals): 소프트웨어 구독 판매를 나타냅니다.
• 구독(Subscriptions): 소프트웨어에 대한 정기 결제를 나타냅니다.
• 고객 계정: 고객의 소프트웨어 계정 중 특정 인스턴스를 나타냅니다. 고객 계정 레코드에서 소프트웨어 사용 내역(새로운 디자인 생성, 특정 기능 활용 등)을 추적할 수 있습니다.

예시: 서비스/정기 자문

The Sprocket Group은 휴대용 기기 발명가들에게 비즈니스 자문을 제공하는 컨설팅 회사입니다. 이 회사는 특허 출원 및 법인 설립과 같은 주제에 대한 일회성 컨설팅 패키지를 판매합니다. 또한 발명가들이 발명품을 마케팅하고 영업 프로세스를 체계화할 수 있도록 지속적인 컨설팅 서비스도 제공합니다.

데이터 요구 사항을 정리한 후, 그들은 HubSpot의 표준 객체만으로도 자사가 추적하고자 하는 내용을 정확히 처리할 수 있다는 사실을 깨달았습니다. 필요에 따라 이러한 표준 객체를 사용자 정의할 수도 있습니다. 예를 들어, 연관 레이블을 활용하여 기업의 일회성 서비스 구매와 지속적인 컨설팅을 구분할 수 있습니다.

사용된 객체:

• 연락처: 개인을 나타냅니다.
• 회사: 회사를 나타냅니다.
• 거래(Deals): 컨설팅 패키지 판매를 나타냅니다.
• 구독: 지속적인 컨설팅 패키지에 대한 요금을 나타냅니다.
• 서비스: 일회성 서비스 또는 지속적인 컨설팅에 대한 컨설팅 시간 제공을 나타냅니다. 서비스 레코드에서는 어떤 컨설턴트가 해당 고객과 작업 중인지, 그리고 패키지에 남은 시간이 얼마나 되는지(일회성 서비스의 경우) 추적할 수 있습니다. 또한 서비스 개체를 사용하여 고객과 관련된 모든 내부 메모를 수집할 수도 있습니다.

예시: 전자상거래 거래

Sprockets ‘R’ Us는 휴대용 기기를 판매하는 전자상거래 기업입니다. 이 회사의 고객은 웹사이트에서 직접 주문하는 일반 소비자와 오프라인 매장에서 재판매할 목적으로 대량으로 재고를 구매하는 소매점, 이렇게 두 가지 유형으로 나뉩니다.

직접 소비자에 대한 판매는 구매 규모가 작고 단일 위치로 배송되기 때문에 추적하기가 비교적 쉽습니다. 이러한 고객의 경우, 모든 구매 정보를 표준 거래 레코드에 포함시킬 수 있습니다. 반면, 소매점에 대한 판매는 더 복잡하여 여러 번의 배송을 추적해야 하고 공급망도 더 복잡합니다. 따라서 이 회사는 이러한 복잡한 데이터를 사용자 정의 객체를 사용하여 모델링하기로 결정했습니다.

사용된 객체:

• 연락처: 개인을 나타냅니다. 대부분의 연락처는 웹사이트에서 상품을 구매하는 직접 소비자가 될 것입니다.
• 기업: 재고를 대량으로 구매하는 소매점을 나타냅니다.
• 거래: 판매를 나타냅니다. 두 가지 서로 다른 파이프라인을 사용하여 소비자 직접 판매와 소매 판매를 구분합니다.
• 소매 배송: 함께 발송된 패키지를 나타냅니다. 일부 소매 판매는 여러 번의 배송이 필요하므로, 배송 데이터를 별도의 레코드로 관리하는 것이 유용합니다. 이를 통해 배송 및 반품을 효율적으로 추적할 수 있습니다.
• 창고: 발송의 구체적인 출처를 나타내며, 해당 위치에서 이용 가능한 재고를 추적합니다.

예시: 플랫폼/마켓플레이스 수수료

Sprocket-Mart는 가젯 발명가와 고객을 연결해 주는 플랫폼입니다. 이 플랫폼을 통해 발명가들은 자신의 가젯을 판매 목록에 올릴 수 있는 간단한 온라인 상점을 만들 수 있습니다. 고객은 마켓플레이스 목록을 검색하고 필터링하며, 판매자를 비교하고 가젯을 구매할 수 있습니다. 판매 금액의 소액이 수수료로 Sprocket-Mart에 지급됩니다.

Sprocket-Mart는 마켓플레이스 사용자와 판매로 발생하는 수수료를 표현하기 위해 표준 HubSpot 객체를 사용할 예정입니다. 하지만 발명가의 공개 프로필과 고객이 해당 판매자 프로필에 남길 수 있는 리뷰를 표현하기 위해 사용자 정의 객체를 사용하기로 결정했습니다. 이를 통해 대외적으로 공개되는 데이터(판매자 프로필 및 리뷰)와 내부 비즈니스 데이터(사용자 정보 및 판매 수수료)를 분리할 수 있습니다.

사용된 객체:

• 연락처: 개별 발명가 및 고객을 나타냅니다.
• 거래(Deals): 마켓플레이스를 통해 이루어진 판매로 발생한 수수료를 나타냅니다.
• 프로필: 특정 시장에 대한 판매자의 세부 정보를 나타냅니다. 드물게 개별 발명가가 여러 매장을 운영할 수 있으므로, 연락처 객체가 프로필 객체와 일대다 관계를 맺는 것이 중요합니다.
• 마켓플레이스 판매: 마켓플레이스에서 판매자와 구매자 간의 구체적인 거래를 나타냅니다. 마켓플레이스 판매는 판매자의 프로필 레코드, 구매를 진행한 연락처, 그리고 마켓플레이스 수수료가 저장된 거래 레코드와 연결됩니다.

다음 단계

• HubSpot에서 데이터 모델 관리에 대해 자세히 알아보세요.
• 사용자 정의 개체 생성 및 편집에 대해 자세히 알아보세요.