Planifica tu modelo de datos de HubSpot

Si eres un administrador y estás configurando tu cuenta, debes decidir cómo vas a gestionar tus datos en HubSpot. ¿Qué datos vas a almacenar, qué formato tendrán y cómo se relacionarán entre sí? La arquitectura de datos que elijas para tu implementación de HubSpot es fundamental para ayudarte a alcanzar tus metas empresariales.

Sin un plan para tu arquitectura de datos, corres el riesgo de tener datos desorganizados, de introducir registros o propiedades duplicados en tu CRM y de tener que rehacer partes de tu CRM para solucionar problemas que se podrían haber previsto con una planificación adecuada. Puedes evitar estos problemas definiendo tus metas empresariales y lo que quieres que hagan tus usuarios en el CRM, determinando cómo se relacionan tus datos con esas metas y las acciones de los usuarios, y elaborando un plan para implementar ese modelo de datos específico. Crear este modelo antes de empezar a desarrollar procesos en HubSpot garantiza que tus equipos estén en sintonía con el plan desde el primer día.

Para ayudarte en estas tareas, esta guía incluye:

• Preguntas que te ayudarán a determinar tus necesidades en materia de datos.
• Pasos para elaborar un diagrama de relaciones entre entidades (ERD).
• Ejemplos de diagramas ERD para modelos de ingresos específicos.

Determina cuáles son tus necesidades en materia de datos

Antes de empezar a importar datos a HubSpot o a crear objetos personalizados, debes saber qué tipos de datos se adaptan mejor a tus metas.

Para ayudarte a comprender cuáles son tus necesidades en materia de datos, reflexiona sobre las preguntas de las categorías que figuran a continuación.

Generación de ingresos

Definir el modelo de ingresos de tu empresa puede ayudarte a comprender qué aspectos es importante supervisar para que tu negocio tenga éxito.

• ¿Cómo obtiene beneficios tu empresa?
• ¿Cuáles son las principales fuentes de ingresos de tu empresa (por ejemplo, ventas a través de comerciales, compra de autoservicio, contratos, suscripciones, etc.)?
• ¿Cómo lleváis el seguimiento de las ventas y los ingresos actualmente?

Ciclo de vida del cliente

Comprender cómo se mueve un cliente a lo largo del proceso de tu negocio te ayuda a determinar qué datos deben figurar en cada registro y qué objetos necesitan pipelines. Además, pone de manifiesto un error habitual: confundir la etapa del ciclo de vida con la etapa del negocio.

La etapa del ciclo de vida (por ejemplo, lead, cliente, cliente perdido, etc.) describe en qué punto se encuentra una persona en su relación general con tu empresa. La etapa del negocio permite realizar un seguimiento del avance de una oportunidad comercial concreta. Mezclar ambos conceptos hace que los informes pierdan fiabilidad, por lo que es fundamental comprender estos elementos antes de empezar a crear registros en HubSpot.

• ¿Cuáles son las principales etapas del ciclo de vida de tus clientes?
• ¿Qué acontecimientos hacen que un registro pase de una fase a otra? ¿Existen procesos de aprobación en determinadas fases?
• ¿Qué debe evaluar el equipo directivo en cada etapa?

Elementos empresariales

Una vez que comprendas tu modelo de ingresos y el recorrido ideal del cliente, podrás identificar los aspectos concretos que tu empresa necesita supervisar: los «sustantivos» de tu negocio. En HubSpot, estos sustantivos se representan mediante tipos de objeto (como contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados que tú mismo definas). Los registros que crees en HubSpot se clasificarán en uno de estos tipos de objeto, por lo que es importante tener unas definiciones claras de los mismos antes de empezar a importar datos.

La meta es crear una ficha para cada tipo de registro que necesitarás, sin decidir todavía si se trata de un objeto estándar o personalizado. Esa decisión se tomará más adelante. Una vez que hayas esbozado tu modelo de ingresos, puedes profundizar en los elementos concretos que lo sustentan.

• ¿Cuáles son los componentes fundamentales de tu negocio (por ejemplo, «contactos», «negocios», «suscripciones», «citas», etc.)?
• ¿Necesitas realizar un seguimiento de entidades más específicas, como ubicaciones, implementaciones, proveedores o programas?
• ¿Cómo se relacionan entre sí estas entidades (por ejemplo, una «cita» que tiene lugar en un «lugar» concreto, un «envío» individual que forma parte de un «pedido» más amplio, un «contrato» firmado como parte de un «negocio»)?

Permisos y uso

A la hora de empezar a planificar las necesidades de datos de tu empresa, puede resultar útil determinar qué equipos se encargarán de procesos concretos y a qué datos deben tener acceso para alcanzar sus metas.

• ¿Qué equipos utilizarán HubSpot como sistema de registro? ¿Hay algún equipo que necesite su propio tipo de registro para realizar un seguimiento de un proceso concreto (por ejemplo, un equipo de ventas que registre un «lead» como un registro independiente de las interacciones con un «contacto» específico)?
• ¿Cuáles son los datos clave que esos equipos deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo sus tareas?
• ¿En qué momento se transfieren las responsabilidades entre equipos?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a empezar a comprender qué tipos de datos son importantes para tu empresa y cómo se pueden estructurar dichos datos. En el siguiente paso, utilizarás esta información para crear un diagrama de tu modelo de datos, lo que proporcionará a tu equipo un plan para el uso del CRM de HubSpot.

Elabora un diagrama de relaciones entre entidades (ERD)

Ahora que ya sabes qué tipos de datos quieres almacenar en HubSpot, puedes esbozar cómo se relacionan entre sí estos datos. Este mapa de datos y relaciones será el diagrama de relaciones entre entidades (ERD) de tu empresa. El ERD te ayuda a definir cómo se estructurarán tus datos en tu CRM.

Aunque HubSpot ofrece un generador de modelos de datos con el que puedes crear objetos personalizados, es importante planificar tu estrategia antes de empezar a crear los propios objetos personalizados. Crear un ERD fuera de HubSpot garantiza que tus equipos estén en sintonía con tu estrategia de datos y te ofrece un espacio para experimentar sin tener que comprometerte a crear tipos de objetos específicos. Una vez que hayas perfeccionado tu ERD, podrás poner en práctica esa estrategia en HubSpot de forma más eficaz.

1: Ficha de entidades empresariales (ejemplo)

Enumera todos los elementos de tu negocio. Puede resultar útil añadir una breve descripción de lo que «representa» la entidad.

Por ejemplo, si tu empresa se basa principalmente en un modelo de servicios, en el que te dedicas a la instalación y el mantenimiento de equipos industriales, podrías incluir las siguientes entidades en tu diagrama (entre otras):

• Registros de empresa, que representan a tus clientes finales.
• Registros de contacto, que representan a las personas de contacto de dichas empresas.
• Registros de negocios, que recogen las ventas de equipos que se instalarán y a los que se prestará servicio técnico durante un período contractual.
• Registros de ubicación, que indican los lugares concretos en los que se instalará el equipo.
• Registros de mantenimiento, que recogen las tareas de mantenimiento realizadas en máquinas concretas.

A continuación se muestran las fichas de las entidades empresariales de nuestra empresa hipotética:

2: Elegir entre objetos estándar y personalizados (ejemplo)

Revisa los elementos de tu negocio y determina cuáles de las entidades están cubiertas por los objetos estándar de HubSpot y cuáles requerirían la creación de objetos personalizados.

Por ejemplo, nuestra empresa de equipamiento industrial puede utilizar los objetos estándar de HubSpot para empresas, contactos, negocios y servicios. Decidirán crear un objeto personalizado para las ubicaciones.

3: Representación de las relaciones entre objetos (ejemplo)

Una vez que tengas la ficha de cada entidad, tendrás que relacionarlas entre sí mediante las relaciones adecuadas.

Por ejemplo, la empresa de equipamiento industrial señalaría las siguientes relaciones (entre otras):

• Una empresa puede tener uno o varios contactos. Cada contacto solo tiene una empresa.
• Una empresa puede tener cualquier número de negocios (o podría no tener ninguno). Cada negocio está vinculado a una única empresa.
• Los negocios también están asociados a al menos un contacto. Un contacto puede estar vinculado a cualquier número de negocios (o puede que no esté vinculado a ninguno).
• Cada negocio está asociado a al menos una ubicación. Una ubicación puede estar asociada a uno o varios negocios.
• Un registro de mantenimiento corresponde a un equipo concreto, por lo que solo puede tener una ubicación. Cada registro de servicio también está asociado a un único negocio.

En este paso, las entidades empresariales (es decir, los objetos que se utilizarán en HubSpot) se han conectado mediante líneas que describen cómo se relacionan entre sí. Estas líneas también indican el tipo de asociación (por ejemplo, uno a muchos, muchos a muchos, etc.).

4: Cómo añadir etiquetas de asociación (ejemplo)

Algunas relaciones entre entidades pueden resultar complicadas. En tu ERD, puedes asignar etiquetas a las relaciones para indicar exactamente cómo se asocia un registro concreto con otro.

Por ejemplo, nuestra empresa de equipamiento industrial puede trabajar con muchos interlocutores para cerrar un negocio, pero solo uno de ellos está autorizado a firmar la venta. Pueden añadir una etiqueta a la relación entre los negocios y los contactos, indicando la «función» del contacto:

Ejemplos de diagramas ERD según el modelo de ingresos

A continuación se muestran cuatro ejemplos de diagramas ERD que representan a empresas que siguen distintos modelos de ingresos. Cada ejemplo de diagrama ERD se ha diseñado como una posible solución para esa empresa hipotética.

Además, cada ejemplo se centra únicamente en un subconjunto de los objetos que utiliza la empresa. En su ERD completo, incluirían otros objetos para hacer un seguimiento de otros aspectos de su negocio, como las iniciativas de marketing y los procesos de servicio al cliente.

Cada ejemplo incluye:

• Una empresa hipotética, con una breve descripción de cómo lleva a cabo su actividad y una explicación de algunas de las decisiones que tomó en relación con el uso de los objetos.
• Una ficha de los objetos clave que tienen previsto utilizar en su CRM. En realidad, cada una de estas empresas utilizaría más tipos de objetos de los que figuran en la ficha. La meta es analizar cómo estas diferentes empresas del sector de los ingresos pueden organizar los objetos estándar y personalizados para satisfacer sus necesidades específicas.
• Una instantánea de su ERD. Una vez más, estas capturas de pantalla solo representan una parte de lo que incluiría un ERD para estas empresas.

Ejemplo: SaaS/Suscripción/MRR

SPRKT es una empresa de software que ofrece un estudio de diseño en la nube para que los inventores puedan crear modelos de nuevos dispositivos portátiles. El software se comercializa mediante suscripción, con distintos niveles de suscripción.

Los inventores pueden utilizar el software para crear múltiples diseños únicos para sus dispositivos. Estos diseños se crean en una instancia concreta del software: la cuenta del cliente. SPRKT decidió modelar las cuentas de los clientes como un objeto personalizado, para poder hacer un seguimiento de las funciones que utilizan sus clientes.

Objetos utilizados:

• Contactos: se refiere a personas físicas.
• Empresas: representa a las empresas.
• Negocios: se refiere a las ventas de suscripciones de software.
• Suscripciones: son los pagos periódicos correspondientes al software.
• Cuentas de clientes: representan las instancias concretas de las cuentas de software de los clientes. En el registro de la cuenta del cliente, pueden realizar un seguimiento de los eventos relacionados con el uso del software (creación de nuevos diseños, uso de funciones específicas, etc.).

Ejemplo: Servicios/acuerdos de retención

The Sprocket Group es una empresa de consultoría que ofrece asesoramiento empresarial a los inventores de dispositivos portátiles. Ofrecen paquetes de asesoramiento puntuales sobre temas como la solicitud de patentes y la constitución de una sociedad. Además, ofrecen servicios de asesoramiento continuado para ayudar a los inventores a comercializar sus invenciones y a organizar sus procesos de venta.

Tras enumerar sus necesidades en materia de datos, se dieron cuenta de que los objetos estándar de HubSpot permiten gestionar exactamente lo que su empresa necesita monitorizar. Aún así, pueden personalizar estos objetos estándar según sea necesario. Por ejemplo, pueden basarse en las etiquetas de asociación para distinguir entre la contratación de servicios puntuales y la consultoría continua por parte de una empresa.

Objetos utilizados:

• Contactos: se refiere a personas físicas.
• Empresas: representa a las empresas.
• Negocios: se refiere a las ventas de paquetes de consultoría.
• Suscripciones: corresponden a las cuotas de los paquetes de consultoría de carácter recurrente.
• Servicios: se refiere a la prestación de horas de consultoría para servicios puntuales o de asesoramiento continuo. En el historial de servicios, pueden consultar qué consultores están trabajando con el cliente y cuántas horas quedan en el paquete (en el caso de los servicios puntuales). También pueden utilizar el objeto de servicio para recopilar todas sus notas internas relacionadas con el cliente.

Ejemplo: Transacciones de comercio electrónico

Sprockets ‘R’ Us es una empresa de comercio electrónico dedicada a la venta de dispositivos portátiles. Tienen dos tipos de clientes: los consumidores directos (que realizan sus pedidos directamente a través de su página web) y las tiendas minoristas (que compran productos al por mayor para revenderlos en tiendas físicas).

Sus ventas a consumidores directos son relativamente fáciles de rastrear, ya que se trata de compras de pequeña cuantía y destinadas a un único destino. En el caso de estos clientes, pueden incluir toda la información del negocio en el registro de negocio estándar. Sin embargo, sus ventas a tiendas minoristas son más complejas, ya que requieren el seguimiento de múltiples envíos y una cadena de suministro más compleja. Han decidido modelar estos datos más complejos mediante objetos personalizados.

Objetos utilizados:

• Contactos: se refiere a personas físicas. La mayoría de sus contactos serán consumidores directos que compran a través de su página web.
• Empresas: son las tiendas minoristas que compran productos al por mayor.
• Negocios: se refiere a las ventas. Distinguen entre sus ventas directas al consumidor y sus ventas al por menor mediante el uso de dos pipelines diferentes.
• Envíos minoristas: se refiere a los paquetes enviados juntos. Algunas de sus ventas al por menor requieren varios envíos, por lo que resulta útil disponer de los datos de envío en un registro independiente. De esta forma, pueden realizar un seguimiento eficaz de los envíos y las devoluciones.
• Almacenes: representan el origen concreto de los envíos y permiten realizar un seguimiento de las existencias disponibles en esa ubicación.

Ejemplo: Comisiones de la plataforma o del mercado

Sprocket-Mart es una plataforma que pone en contacto a los creadores de gadgets con los clientes. La plataforma permite a los inventores crear tiendas virtuales sencillas en las que pueden crear fichas para vender sus artilugios. Los clientes pueden buscar y filtrar las fichas del mercado, comparar vendedores y comprar gadgets. Un pequeño porcentaje de la venta se destina a Sprocket-Mart en concepto de comisión.

Sprocket-Mart utilizará objetos estándar de HubSpot para representar a los usuarios de su mercado y las comisiones que obtienen por las ventas. Sin embargo, decidieron utilizar objetos personalizados para representar los perfiles públicos de los inventores y las valoraciones que los clientes pueden dejar en los perfiles de dichos vendedores. De ese modo, pueden separar los datos públicos (perfiles de vendedores y valoraciones) de los datos internos de la empresa (información de los usuarios y comisiones por ventas).

Objetos utilizados:

• Contactos: representa a inventores particulares y a clientes.
• Negocios: representa las comisiones obtenidas por las ventas realizadas a través del mercado.
• Perfiles: recoge los datos de un vendedor para un mercado concreto. En casos excepcionales, un inventor individual podría gestionar varias tiendas, por lo que es importante que el objeto «contacto» tenga una relación de uno a muchos con el objeto «perfil».
• Venta en el mercado: se refiere a una transacción concreta entre un vendedor y un comprador en el mercado. Las ventas en el mercado están vinculadas al perfil del vendedor, al contacto que realiza la compra y al registro del negocio, donde se almacena la comisión del mercado.

Pasos siguientes

• Obtén más información sobre cómo gestionar tu modelo de datos en HubSpot.
• Obtén más información sobre cómo crear y editar objetos personalizados.